Begriffe

Wichtige Begriffe, die Sie in der Software an zahlreichen Stellen wiederfinden oder die für Ihren preeco Vertrag wichtig sind, finden Sie hier verständlich erklärt.

3-Punkte-Menü

Unser 3-Punkte-Menü begegnet Ihnen in preeco an zahlreichen Stellen und bietet Ihnen zusätzliche Handlungsmöglichkeiten an. Um diese einzusehen, klicken Sie auf den Button, der senkrecht untereinander drei Punkte beinhaltet. Das 3-Punkte-Menü finden Sie meist unter dem Paragraf Icon rechtsbündig im Header Ihrer Oberfläche.

Unter anderem finden Sie hier die folgenden Funktionen:

  • Musterdokumente laden (in den Übersichten)
  • Existierende Dokumente hochladen (in den Übersichten)
  • Duplizieren (im Dokumente-Editor)
  • Beobachten (im Dokumente-Editor)
  • Webformular erstellen (im Vertrags-Editor)
  • Zum Vertragspartner senden (im Vertrags-Editor)

Bearbeiten-Ansicht

Die Bearbeiten-Ansicht bezeichnet die Ansicht eines Dokumentes in preeco in der eine Bearbeitung möglich ist. Auf diese gelangen Sie in der Regel, indem Sie in der Lese-Ansicht oben rechts auf den Bearbeiten Button klicken.

Benutzer

Mit der Anmeldung bei preeco erstellen Sie Ihren persönlichen Benutzer und können mit diesem auf mehrere Pakete zugreifen.

Ihr Benutzername entspricht Ihrer E-Mail Adresse. Dadurch erkennt das System, wenn Sie über diese Adresse ein zusätzliches Paket kaufen oder zu einem eingeladen werden. Dadurch können wir Ihnen zuverlässig alle Ihre Organisationen in einem Account zur Verfügung stellen.

Laden Sie selbst jemanden zur Mitarbeit mit preeco ein, legen Sie für diesen ebenfalls einen Benutzer an. Mehr dazu erfahren Sie in dieser Anleitung unter Administration > Stammdaten.

Beziehungen zwischen Dokumenten (Verknüpfungen)

Sie können in preeco Dokumente miteinander in Beziehung setzen. Diese Beziehungen werden Ihnen an verschiedenen Stellen angezeigt (bspw. in Übersichten oder als Anhang in Ihrer Revision). Zudem ist es dadurch möglich, Inhalte aus anderen Dokumenten zu übernehmen.

Anders als die Verbindung von Dokumenten ist die Beziehung zwischen Dokumenten nicht auf denselben Dokumenttyp beschränkt. Die Übernahme von Informationen aus anderen Dokumenten geht nicht mit einer Synchronisation der Inhalte einher. Änderungen an den übertragenen Inhalten müssen Sie in jedem Dokument einzeln vorgenommen.

Bei preeco sprechen wir in diesem Zusammenhang auch von Verknüpfungen.

Dokument

Ein Dokument in preeco entspricht allen erstellten oder hochgeladenen Verträgen zur Auftragsverarbeitung und zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit. Darüber hinaus sind alle erstellten, oder hochgeladenen Datenschutz-Folgenabschätzungen, Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, Informationspflichten, Checklisten, Umfragen, Datenverarbeitungssysteme und Datenschutzerklärungen ein Dokument.

Aufgaben, Kontakte, Betroffenenanfragen und Uploads in der Dateiablage werden nicht als Dokument gewertet. Revisionen, Berichte und Übersichten stellen ebenfalls keine Dokumente im Abrechnungssinn dar. Duplizierte oder verbundene Dokumente sind Dokumente im Abrechnungssinn.

Lese-Ansicht

Die Lese-Ansicht bezeichnet die Ansicht eines Dokuments in der keine Bearbeitung möglich ist aber das Dokument mit allen Inhalten angezeigt wird. Die Lese-Ansicht öffnet sich in preeco in der Regel dann, wenn Sie ein Dokument aus der Übersicht auswählen und anklicken.

Mandant

Treffen Sie in preeco auf die Bezeichnung Unternehmen/ Behörde sind damit Ihre Mandanten gemeint. Diese können Sie wiederum in Abteilungen und Ämter untergliedern. Durch diese Aufschlüsselung sehen Sie den Stand Ihrer Dokumentation präziser ein und arbeiten dadurch übersichtlicher.

Organisation

Eine Organisation entspricht einem preeco Paket. Die Bezeichnung ergibt sich aus dem Fallbeispiel, dass Sie als externer Datenschutzbeauftragter für eine große Organisation ggf. ein extra Paket anlegen wollen. Auf diese Weise können Sie die Kosten gezielter mit Ihrem Mandanten teilen und die Dokumentation im Corporate Design der Organisation umsetzen.

Infos zu möglichen Design-Einstellungen finden Sie unter Administration > Stammdaten in dieser Anleitung.

Paket

Sie möchten preeco cloudbasiert nutzen? Wir bieten Ihnen insgesamt drei Pakete zu unterschiedlichen Preisen an. Die einzelnen Pakete unterscheiden sich ausschließlich im Dokumente-Kontingent. Sie zahlen, was Sie verbrauchen.

Gekaufte Pakete werden im System als Organisationen bezeichnet.

Details zu den Verträgen, Preisen und Paketen finden Sie in den FAQs.

Revision

Eine Revision kennzeichnet im technischen Bereich einen bestimmten Änderungsstand eines Dokuments. Gemeint ist folglich die Erzeugung einer Dokumenten-Version zum aktuellen Stand. Geben Sie beispielsweise ein TOM Dokument frei, wird eine Revision erzeugt. Wird das TOM Dokument anschließend bearbeitet und erneut als freigegeben gespeichert, wird eine weitere Revision erzeugt. Diese Revisionen werden nicht als zusätzliche Dokumente im Abrechnungssinn gezählt. Sie dienen dazu, Ihre Arbeitsschritte auch im Nachhinein nachvollziehen zu können.

Testversion

Unsere Testversion ist für Sie kostenlos. Mit der kostenlosen Version verwalten Sie dauerhaft zehn Dokumente und testen den Funktionsumfang mit wenigen Einschränkungen. Die Testversion ist Ihr idealer Einstieg in preeco. Das Upgrade auf Ihr bezahltes Paket findet ohne Datenverlust statt.

Verbindung zwischen Dokumenten

Erstellen Sie ein verbundenes Dokument, werden bestimmte Inhalte aus einem bestehenden Dokument des gleichen Typs in Ihr neues Dokument übernommen. Gleichzeitig werden die Inhalte miteinander verbunden, wodurch eine dauerhafte Synchronisation der Inhalte untereinander entsteht. Änderungen, die Sie an diesen Inhalten im Quelldokument vornehmen, wirken sich auf alle verbundenen Dokumente aus.

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