Funktionen

Die Datenschutzmanagement-Software preeco bietet Ihrem Unternehmen umfassende Funktionen für Ihre Dokumentation, Organisation und Zusammenarbeit im Datenschutzmanagement.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll hält Sie über Änderungen an Ihren Dokumenten auf dem Laufenden. Die angezeigten Änderungen beziehen sich ausschließlich auf Dokumente, auf die Ihr Benutzer Zugriff hat. Selbstverständlich kann der Zugriff in den Benutzerrechten komplett ausgeschlossen werden.

Audit-Kataloge

Audit-Kataloge dienen als Vorlagen für Audits und sammeln die Prüfliste, Anforderungen und elementaren Gefährdungen, welche einzelnen Audits zum Einsatz kommen.

Audits

Führen Sie Audits übersichtlich und effizient direkt in preeco durch und nutzen Sie die integrierte Möglichkeit zur Inventarisierung und zum Aufgabenmanagement.

Aufgaben

Nutzen Sie das interne Aufgaben-System, um Aufgaben zu verwalten und zu protokollieren. Sie können Aufgaben erstellen, zuweisen, kommentieren und so die Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutz-Team koordinieren.

Betroffenenanfragen

In preeco können Sie Betroffenenanfragen dokumentieren und per E-Mail beantworten. Setzen Sie die Anfragen direkt in Beziehung zu einer Verarbeitungstätigkeit und leiten Sie relevante Informationen zu den Löschfristen und Datenverarbeitungssystemen ab, die mit den angefragten Daten im Zusammenhang stehen. Bei der Erfassung von Betroffenenanfragen unterstützt Sie preeco durch ein intelligentes Zusatztool: Ein entsprechendes Formular können Sie direkt auf Ihrer Internetseite oder in Ihrem Intranet einbinden, um die Anfragen schnell und direkt zu erfassen.

Checklisten

Die Checkliste ist in preeco Ihre Funktion für das Erarbeiten von Informationen, gemeinsam mit weiteren preeco Benutzern. Sie können eine Checkliste mit verschiedenen Erläuterungen und verschiedensten Frage-Antwort-Typen versehen. Nutzen Sie Checklisten beispielsweise als Prüflisten zu einem bestimmten Dokument, indem Sie eine Verknüpfung zu diesem erstellen.

Dashboard

Das Dashboard zeigt Ihnen den Stand Ihrer Dokumentation. Was Ihnen auf dem Dashboard angezeigt wird, richtet sich sowohl nach Ihren Zugriffsrechten als auch nach Ihrer Auswahl im globalen Unternehmensfilter. Die prägnanten Ampelfarben zeigen Ihnen visuell den Fortschritt Ihrer Dokumentation.

Dateiablage

Die Dateiablage dient als zusätzlicher Ort, um für Ihre Dokumentation relevante Dateien abzulegen. Die hier abgelegten Dateien unterliegen, wie alle Dokumente in preeco, dem Rollen- und Rechtesystem. Optional können Sie die in der Dateiablage gespeicherten Einträge mit Hilfe eines öffentlichen Links auch z.B. per E-Mail versenden oder als Link auf Ihrer Intranet- oder Internetseiten einbauen.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Erstellen Sie in preeco Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) mit Hilfe von Textbausteinen in einer übersichtlichen und strukturierten Oberfläche. Selbstverständlich begleitet preeco den gesamten Lebenszyklus einer DSFA von der initialen Festlegung der Rahmenbedingung über die Definition der umzusetzenden Maßnahmen bis hin zu einem abschließenden Urteil über die Zulässigkeit der geprüften Verarbeitungstätigkeit(en). Entscheiden Sie selbst, ob Ihre DSFA ausführlich oder minimalistisch ausfallen soll.

Datenschutzerklärung

Die nach dem Telemediendienstgesetz nötigen Informationen zum Datenschutz können Sie über diese Funktion erstellen. Bei der Veröffentlichung der Datenschutzerklärung auf Ihrer Website unterstützt Sie preeco mit einem komfortablen Einbettungs-Code.

Datenschutzverletzungen

Halten Sie alle nötigen Informationen zu Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DSGVO in preeco fest. Darüber hinaus stehen Ihnen Funktionalitäten zur Verfügung, um Hinweis auf Datenschutzverletzungen festzuhalten und smarte Widgets unterstützen Sie bei der zentralen Erfassung dieser Hinweise.

Datenverarbeitungssysteme

Die Dokumentation der verwendeten Software und Hardware in einem Unternehmen hilft Ihnen dabei, den Überblick über den Fluss von persönlichen Informationen in einem Unternehmen zu behalten. Durch eine smarte Bezugnahme zu Verarbeitungstätigkeiten und indirekt zu Betroffenenanfragen können Sie darüber hinaus einen erweiterten Einblick für die Bearbeitung von Anfragen durch betroffene Personen erhalten.

Einwilligungserklärungen

Erstellen Sie Einwilligungserklärungen mit dem preeco Vertragseditor und lassen Sie diese online per Link oder über ein mehrfach verwendbares Formular unterzeichnen. Natürlich steht Ihnen für Einwilligungserklärungen auch eines der smarten preeco Widgets zur Einbindung in Ihre Website zur Verfügung.

Informationspflichten

Erstellen Sie transparente Dokumente für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und/oder Art. 14 der DSGVO. Dabei können Sie Daten aus Ihren vorhandenen Verarbeitungstätigkeiten automatisch übernehmen. Das fertige Dokument können Sie wahlweise als öffentlichen PDF-Link oder über einen Einbettungs-Code direkt auf Ihre Website oder z.B. in Ihrer E-Mail-Signatur einbinden.

Kontakte

Das zentrale Adressbuch in preeco dient der Ablage von Kontaktinformationen zur weiteren Verwendung. Die hier gespeicherten Kontakte können Sie an vielen Stellen schnell und einfach laden. Der Zugriff auf jeden einzelnen Kontakt kann dabei ebenso wie alle Dokumente in preeco über die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen und Abteilungen feingranular gesteuert werden.

Löschkonzept

Erstellen Sie umfassende und trotzdem übersichtliche und durchführbare Löschkonzepte für Ihr Unternehmen.

Nachrichten

Erledigen Sie auch allgemeine Korrespondenzen über preeco. Mit der Nachrichten Funktion können Sie mit externen Personen über E-Mail kommunizieren und diese Nachrichten in preeco speichern. Bei Bedarf können Sie auch Formulare für Nachrichten mit individuellen Feldern erzeugen, welche Sie als Widget auf Internetseiten oder Intranetseiten einbinden können.

Regelwerke

Allgemeine Leitlinien und Handbücher erstellen Sie mit unserem Dokumenteneditor schnell und komfortabel in preeco. Die Veröffentlichung mit einem Permanenten-Link macht die Verbreitung und die Aktualisierung zu einem extrem leichten Prozess.

Schulungen

Hier verwalten Sie Ihre Schulungen und deren Eigenschaften. Laden Sie Schulungsvorlagen, fügen Sie Teilnehmer hinzu und versenden Sie Einladungen zur Teilnahme.

Schulungsteilnahmen

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Teilnehmer und die Möglichkeit Bescheinigungen als PDF jederzeit herunterzuladen. Eine Teilnahme entsteht immer, wenn ein Teilnehmer an einer Schulung teilnimmt. Die Übersichtsliste können Sie selbstverständlich filtern und exportieren.

Schulungsvorlagen

Schulungsvorlagen sind Ihre Bibliothek an durchführbaren Schulungen. Hier können Sie Ihr Schulungsmaterial in aller Ruhe vorbereiten oder die von preeco zur Verfügung gestellten, praxisbewährten Musterschulungen laden und - falls gewünscht - anpassen.

Tags

Haben Sie eine interne Klassifizierung, die Sie gerne in preeco abbilden möchten? Dann nutzen Sie die praktischen Tags, um über alle Dokumentenarten hinweg die Taxonomie zu verwenden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Dokumentation des Ist-Zustands Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) optimieren Sie in preeco mithilfe von praxisbewährten Textbausteinen. Sie können mehrere TOM Dokumente erstellen, um z.B. die Maßnahmen für verschiedene Firmen, Firmengebäude oder auch verschiedene Anwendungen oder Rechenzentren separat abzubilden.

Textbausteine

Textbausteinen helfen Ihnen und Ihren Kollegen oder Mandanten dabei, die nötigen Dokumente für den Datenschutz maximal effizient zu erstellen. In diesem Bereich finden Sie alle in Ihrem Paket vorhandenen Textbausteine und können diese bequem ändern, löschen oder neue hinzufügen. Für eine bessere Übersicht sind die Textbausteine nach ihrem Verwendungszweck gegliedert.

Umfragen

Erstellen Sie individuell aufgebaute Fragenkataloge und versenden Sie diese zur Teilnahme an beliebig viele E-Mail-Empfänger. Die Ergebnisse können Sie einzeln und akkumuliert in preeco einsehen.

Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO stellt einen zentralen Punkt für die Pflege Ihrer Datenschutz-Dokumentation dar. Die Verarbeitungstätigkeiten stehen in preeco mit den Datenverarbeitungssystemen, den Informationspflichten oder den Datenschutz-Folgenabschätzungen intelligent in Beziehung zueinander. Ebenso können Sie die Verarbeitungstätigkeiten direkt bei Betroffenenanfragen angeben und so einen schnellen Überblick über betroffene Systeme erhalten.

Verträge zur Auftragsverarbeitung

Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung erstellen und unterzeichnen Sie mit preeco direkt online. Sie sparen Papier und Arbeitsschritte. Auch der Feedbackprozess läuft über das System: Ihr Vertragspartner kann unkompliziert Informationen und Anhänge über Online-Formulare beisteuern.

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit (GV) können mit dem preeco Vertragseditor individuell gestaltet und von allen Vertragspartnern unterzeichnet werden. Über einen Online-Feedback-Prozess können Sie darüber hinaus die Korrespondenz zum Inhalt des Vertrags online abwickeln und sparen so wertvolle Ressourcen.

Vordefinierte Berichte

In diesem Bereich erhalten Sie von preeco vorgegebene Berichte im gewünschten Dateiformat mit Ihren Daten vorausgefüllt direkt zum Download. Den Umfang dieses Bereichs bauen wir beständig aus. Die erzeugten Dokumente werden in preeco für Sie gespeichert.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen helfen Ihnen dabei, Dokumente in regelmäßigen und konstanten Zeitintervallen erneut zu begutachten. Nutzen Sie Wiedervorlagen für Aufgaben, um diese bis zu einem bestimmten Datum zu terminieren.

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