Benutzer, Benutzergruppen und Rechte

  1. Benutzer, Benutzergruppen und Rechte bearbeiten
  2. Benutzer
  3. Übersicht über Benutzer
  4. Neuen Benutzer erstellen
  5. Informationen zu den Benutzern
  6. Aktivitäten einsehen
  7. Benutzer bearbeiten oder löschen
  8. Benutzergruppen und Rechte
  9. Übersicht über die Benutzergruppen
  10. Neue Benutzergruppe erstellen
  11. Benutzergruppe duplizieren
  12. Rechte definieren
  13. Die verschiedenen Rechte
  14. Benutzergruppe bearbeiten oder löschen

preeco ermöglicht es Ihnen, in allen Paketen ab preeco Basic beliebig viele Benutzer zur Mitarbeit in das System einzuladen. Die Verwaltung der zugriffsberechtigten Benutzer sowie die Definition der feingranular festlegbaren Rechte erfolgt unter diesem Abschnitt.

Benutzer, Benutzergruppen und Rechte bearbeiten

In dem Kapitel Benutzer, Benutzergruppen und Rechte können verschiedene Stammdaten zu diesem Thema festgelegt werden. Sie finden in der Übersicht links und farblich hinterlegt den Titel der Daten. Rechts daneben befindet sich eine kurze Beschreibung. Der Titel dient zudem als Link.

Sie bearbeiten unter diesem Punkt die folgenden Details:

  • Benutzer (Verwalten Sie die Zugangsberechtigungen zur Ihrer preeco Organisation)
  • Benutzergruppen und Rechte (Verwalten Sie die Benutzergruppen und Rechte)

Benutzer

Verwalten Sie hier alle preeco Benutzer mit Zugriff auf Ihr Paket.

Übersicht über Benutzer

Klicken Sie auf den Titel Benutzer, um in die Übersicht all Ihrer in preeco angelegten Benutzer zu gelangen. Mit preeco haben Sie keine Zusatzkosten für zusätzliche Benutzer. Ihnen stehen unbeschränkt viele Benutzer in jedem bezahlten preeco Paket zur Verfügung.

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen tabellarisch aufgeschlüsselt ein:

  • Name
  • E-Mail
  • Benutzergruppe
  • Zugehörigkeit

Filtern

Geben Sie in das Feld Filter nach Stichwort einen Suchbegriff ein. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

In der Übersicht der Benutzer sortieren sie nach folgenden Spalten:

  • Name
  • E-Mail
  • Benutzergruppe

Neuen Benutzer erstellen

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht auf den Button Neuer Benutzer. Sie gelangen anschließend in die Bearbeiten-Ansicht, mit der Sie auch Dokumente in preeco erstellen. Hier steht Ihnen ein vorstrukturiertes Formular zur Verfügung, über das Sie Schritt für Schritte die Informationen zu Ihrem Benutzer eintragen.

Sie beenden den Prozess, indem Sie auf den Button Einladung versenden (oben rechts) klicken. Der neue Benutzer erhält nun per E-Mail eine Einladung. Akzeptiert er diese, kann er sich mit derselben E-Mail Adresse bei preeco einloggen. Die E-Mail Adresse ist mit dem Account verknüpft und kann anschließend nicht mehr geändert werden.

Informationen zu den Benutzern

In dem Formular machen Sie Angaben zu verschiedenen Punkten. Sie können zwischen diesen wechseln, indem Sie das Inhaltsverzeichnis am linken Rand nutzen. Hier sind die Abschnitte aufgezeigt. Klicken Sie auf den entsprechenden Inhaltspunkt, um an eine bestimmte Stelle des Formulars zu springen.

Benutzer

Unter Benutzer tragen Sie die E-Mail Adresse ein, mit der sich der Benutzer in preeco registrieren soll. Über diese erhält er eine Einladungs-Mail. Die Adresse kann anschließend nicht mehr geändert werden.

Wählen Sie zudem die Sprache aus, in der der Nutzer preeco verwenden kann.

Benutzergruppe

Die Zuordnung des Benutzers zu einer Benutzergruppe ist ein Pflichtfeld. Sie wählen die zutreffende Option mithilfe einer Liste aus Ihren angelegten Benutzergruppen aus.

Diese Gruppe dient dazu, den neuen Nutzer im Rahmen des Rollen- und Rechtesystems einzuordnen. Legen Sie eine entsprechende Benutzergruppe an. Details dazu finden Sie weiter unten.

Zugehörigkeit

Welche Zugriffsrechte ein Benutzer auf das System hat, hängt von der angegebenen Zugehörigkeit zu Unternehmen und Abteilungen und von den Rechten der vergebenen Benutzergruppe ab. Nehmen Sie Einstellungen zur Zugehörigkeit vor, indem Sie die Checkbox neben dem/den entsprechenden Unternehmen und Abteilungen/Ämtern aktivieren (Mehrfachauswahl ist möglich).

Die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen / einer Behörde schränkt einen Benutzer nur dann ein, wenn die zuvor gewählte Benutzergruppe auch Einschränkungen für eine Funktion in preeco festlegt. Wenn keine Einschränkungen in der Benutzergruppe festgelegt wurden, dann unterliegt ein Benutzer keiner Einschränkung auch wenn Sie hier eine Zugehörigkeit festlegen.

Benutzer mehreren Benutzergruppen zuordnen

Ein Benutzer wird in preeco immer zu genau einer Benutzergruppe zugewiesen, um klare Strukturen zu schaffen. Eine Zuordnung zu mehr als einer Benutzergruppe ist nicht vorgesehen.

Innerhalb einer Benutzergruppe können Sie entsprechende Berechtigungsstufen definieren, sowie die Ausübung dieser Berechtigungen auf die Zugehörigkeit eines Unternehmens / Behörde und weitergehend auf eine Abteilung / ein Amt einschränken.

Zugehörigkeiten verbinden

Ordnen Sie Ihrem Benutzer einem Unternehmen und einer Abteilung zu (oder mehreren). Legen Sie nun ein neues Unternehmen an und definieren Sie dieses als Tochterunternehmen einer bereits angelegten Muttergesellschaft. In diesem Schritt können Sie auch Zugehörigkeiten übertragen. Ist Ihr Benutzer der Muttergesellschaft zugehörig, erhält er dadurch auch die Zugehörigkeit zu dem Tochterunternehmen. Die Rollen und Rechte gelten für beide Unternehmen.

Aktivitäten einsehen

Rufen Sie einen Benutzer aus der Übersicht auf, um die Details zu diesem einzusehen. Zusätzlich erhalten Sie hier Informationen zum preeco Support, der für diesen Nutzer bereitsteht. Darüber hinaus sehen Sie eine Liste aller Aktivitäten ein, die von diesem Benutzer ausgeführt wurden. Sie können diese anhand des Datums sortieren.

Benutzer bearbeiten oder löschen

Um die Details zu einem Benutzer zu bearbeiten klicken Sie in der Übersicht den entsprechenden Namen an. Nun befinden Sie sich in der Lese-Ansicht. Klicken Sie anschließend auf den Bearbeiten Button, um Details zu editieren. Die E-Mail, sowie Name und Vorname können Sie nicht bearbeiten.

Sie beenden den Prozess, indem Sie rechts oben auf den Speichern Button klicken.

Um den Benutzer zu löschen, klicken Sie stattdessen auf Löschen und bestätigen diesen Vorgang. Diese Option finden Sie rechts neben dem Speichern Button im 3-Punkte-Menü.

Benutzergruppen und Rechte

Sie können in preeco die vorgegebenen Benutzergruppen verwenden oder auch neue Benutzergruppen mit spezifischen Rechten erstellen. Klicken Sie dafür in den Stammdaten auf den Titel Benutzergruppen und Rechte.

Übersicht über die Benutzergruppen

Sie gelangen zunächst in eine Übersicht, in der Sie die folgenden Informationen zu Ihren Benutzergruppen tabellarisch ablesen:

  • Bezeichnung
  • Anzahl der zugehörigen Benutzer

Filtern

Geben Sie in das Feld Filter nach Stichwort einen Suchbegriff ein. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

In der Übersicht der Benutzergruppen sortieren sie nach folgenden Spalten:

  • Bezeichnung
  • Anzahl der Benutzer

Neue Benutzergruppe erstellen

Für jede Benutzergruppe können Sie einstellen, welche Funktionen ein Benutzer dieser Gruppe sehen darf. Beim Erteilen von Zugriff auf eine Funktion können Sie neben den Standardrechten auch Spezialrechte vergeben und jedes Recht darüber hinaus noch auf bestimmte Unternehmen oder sogar Abteilungen einschränken.

Klicken Sie auf den Bearbeiten Button, um eine neue Benutzergruppe anzulegen.

Benutzergruppe duplizieren

Sie können eine Benutzergruppe alternativ auch duplizieren und anschließend bearbeiten.

Wählen Sie eine gespeicherte Benutzergruppe aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um die Gruppe automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt.

Rechte definieren

Befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht der Benutzergruppe, können Sie über ein Formular Angaben zu verschiedenen Punkten eintragen. Sie können zwischen diesen wechseln, indem Sie das Inhaltsverzeichnis am linken Rand nutzen. Hier sind die Abschnitte aufgezeigt. Klicken Sie auf den entsprechenden Inhaltspunkt, um an eine bestimmte Stelle des Formulars zu springen.

Allgemein

Geben Sie zunächst eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein.

Administration

Entscheiden Sie als zweiten Schritt, ob die Benutzergruppe administrative Rechte erhält. Aktivieren Sie die Checkbox neben Ja, Alle Rechte einschließlich Benutzerverwaltung. Anschließend stehen Ihnen keine weiteren Optionen zur Verfügung. Die Rollen und Rechte entsprechen denen eines Administrators.

Rechte zu verschiedenen Funktionen

Aktivieren Sie die Administrations-Rechte nicht findet die Eintragungen der Rechte über Checkboxen für jede einzelne Funktion statt. Funktion für Funktion entscheiden Sie, welche Rechte die Benutzergruppe erhalten soll.

Achten Sie auf eine korrekte Konfiguration

Die Einstellungen in diesem Bereich haben Auswirkungen auf den Zugriff und die Benutzeroberfläche in preeco. Die Oberfläche reduziert sich in preeco auf die Funktionen, auf die ein Benutzer Zugriff hat. Dementsprechend werden dem Benutzer auch nur jene Dokument angezeigt, die er nur lesen oder auch bearbeiten darf. Nehmen Sie Änderungen bitte mit Vorsicht vor und kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zur Vergabe von Rechten haben.

Die verschiedenen Rechte

Sie können für die Funktionen die folgenden Rechte verteilen.

Rechte zur Oberfläche

  • Geben Sie an, ob diese Funktion im Menü eingblendet werden soll
  • Geben Sie an, ob diese Funktion auf dem Dashboard des Benutzers angezeigt werden soll

Berechtigungen

  • Darf der Benutzer die Dokumente zu dieser Funktion lesen?
  • Darf der Benutzer die Dokumente zu dieser Funktion bearbeiten?
  • Darf der Benutzer die Dokumente zu dieser Funktion erstellen?
  • Darf der Benutzer die Dokumente zu dieser Funktion löschen?
  • Darf der Benutzer die Dokumente zu dieser Funktion freigeben?

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie diese Rechte erteilen wollen. Beachten Sie: Natürlich schließ das Lösch-Recht auch die Optionen bearbeiten, erstellen und lesen ein.

Einschränkungen

Anschließen entscheiden Sie, ob die zuvor definierte Berechtigung auf Unternehmensebene / Behördenebene oder auf Abteilungsebene / Ämterebene beschränkt sind.

Musterdokumente

Geben Sie an, ob der Benutzer die Musterdokumente nutzen darf.

Stammdaten

Darf der Benutzer Änderungen innerhalb der Stammdaten zu dem preeco Paket vornehmen? Dieses Recht bezieht sich auf die Einstellungen zu Unternehmen/Behörden, Abteilungen/Ämter und Datenschutzbeauftragten.

Textbausteine

Hier legen Sie fest, ob der Benutzer die Textbausteine nutzen und editieren darf.

Benutzergruppe bearbeiten oder löschen

Um eine Benutzergruppe zu bearbeiten klicken Sie in der Übersicht die entsprechende Benutzergruppe an. Nun befinden Sie sich in der Lese-Ansicht. Klicken Sie anschließend auf den Bearbeiten Button, um Details der Benutzergruppe zu editieren.

Sie beenden den Prozess, indem Sie rechts oben auf den Speichern Button klicken.

Um die Benutzergruppe zu löschen, klicken Sie stattdessen auf Löschen und bestätigen diesen Vorgang. Diese Option finden Sie rechts neben dem Speichern Button im 3-Punkte-Menü.

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