Einstellungen

  1. Einstellungen bearbeiten
  2. Oberfläche
  3. Oberflächen-Farben einstellen
  4. Logo einstellen
  5. Standard verwenden
  6. Sprachen
  7. Sprachen einstellen
  8. Sprachen im Dokument verwenden
  9. E-Mail
  10. Absender E-Mail festlegen
  11. E-Mail Signatur individualisieren
  12. Test E-Mail senden
  13. Dokumente
  14. Kopf-, Fußzeile und Logo-Position einstellen
  15. Platzhalter in Kopf- und Fußzeile verwenden
  16. Kontakte löschen
  17. Nicht verwendete Kontakte nach 30 Tagen löschen

Die Oberfläche von preeco, die versandten E-Mails sowie die generierten Dokumente können in weiten Teilen auf Ihr Unternehmen individuell angepasst werden. Die nötigen Einstellungen können Sie in diesem Bereich vornehmen.

Einstellungen bearbeiten

In dem Kapitel Einstellungen können verschiedene Stammdaten zu diesem Thema festgelegt werden. Sie finden in der Übersicht links und farblich hinterlegt den Titel der Daten. Rechts daneben befindet sich eine kurze Beschreibung. Der Titel dient zudem als Link.

Sie bearbeiten hier die folgenden Punkte:

  • Oberfläche (Individualisieren Sie Oberfläche passend zu Ihrer Marke)
  • Sprachen (Verwalten Sie die verfügbaren Sprachen für Ihre Dokumente)
  • E-Mail (Individualisieren Sie die E-Mail Signatur)
  • Dokumente (Individualisieren Sie Kopf- und Fußzeile der Dokumente)

Oberfläche

preeco passt sich Ihrer Organisation an. Verwenden Sie die von Ihnen gewünschten Farben in der Oberfläche von preeco und tauschen Sie unser Logo gegen Ihr eigenes aus.

Klicken Sie auf den Titel Oberfläche sehen Sie die aktuell verwendete Farbe als Hex-Angabe inklusive Farbvorschau ein, sowie das eingestellte Logo.

Oberflächen-Farben einstellen

Klicken Sie auf den Bearbeiten Button rechts oben. Als ersten Inhaltspunkt können Sie nun Ihre Firmenfarbe und Akzentfarbe ändern. Tragen Sie dazu die von Ihnen gewünschte Farbe als Hex-Code ein. Links von Ihrem Hex-Code sehen Sie unmittelbar eine Farbvorschau.

Klicken Sie auf Speichern, um den Prozess zu beenden.

Die Farben finden in der Software-Oberfläche und in den versandten E-Mails Verwendung. Diese Einstellungen gelten für Ihr gesamtes Paket. Sie können diese Einstellungen nicht für jedes Unternehmen, das Sie unter Stammdaten > Unternehmen angelegt haben, individuell vornehmen.

Logo einstellen

In der Bearbeiten-Ansicht können Sie das preeco Logo gegen Ihr eigenes austauschen. Klicken Sie auf den Bearbeiten Button rechts oben, um aus der Übersicht in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier können Sie nun ein Logo hochladen. Klicken Sie dazu auf den Durchsuchen Button und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus. Es können nur Dateien im SVG-Format hochgeladen werden.

Klicken Sie auf Speichern, um den Prozess zu beenden.

Das Logo findet in der Software-Oberfläche und in den versandten E-Mails Verwendung. Diese Einstellung gilt für Ihr gesamtes Paket. Sie können darüber hinaus für jedes Unternehmen, das Sie unter Stammdaten > Unternehmen anlegen, ein eigenes Logo einstellen. Wenn Sie dort ein Logo hinterlegt haben, wird dieses in Dokumenten des Unternehmens in der Kopfzeile verwendet.

Was ist eine SVG Datei und warum muss diese verwendet werden?

SVG-Dateien sind vektorbasiert und können deshalb ohne Qualitätsverlust vergrößert und auch verkleinert werden. Diesen Vorteil nutzen wir in preeco.

Sofern Sie Ihr Logo nicht als SVG-Datei haben, fragen Sie bei Ihrer Marketing-Abteilung oder Werbeagentur nach. SVG-Dateien können aus vielen, vektorbasierten Formaten leicht erzeugt werden.

Sie können SVG-Dateien in der Regel nicht aus Bitmap-Formaten wie JPG oder PNG erzeugen. Achten Sie bitte außerdem darauf, dass Ihre SVG-Datei nicht nur aus Pfaden besteht bzw. fügen Sie hier Outlines hinzu.

Gerne können Sie uns Ihre Datei auch zur Überprüfung an support@preeco.de senden.

Standard verwenden

Um die Einstellungen zur Oberfläche zurückzusetzen, klicken Sie in der Bearbeiten-Ansicht auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich rechts neben dem Speichern Button.

Wählen Sie nun die Option Standard verwenden aus.

Sie müssen diesen Vorgang bestätigen, da sowohl das Logo, als auch die Farben bei diesem Vorgang überschrieben werden. Klicken Sie auf Ja, Standard, um den Prozess abzuschließen.

Sie verwenden nun in Ihrer Oberfläche erneut das preeco Logo und die folgenden Farben:

Firmenfarbe: #1DA9B8 Akzentfarbe: #02558C

Sprachen

Stellen Sie ein, in welchen Sprachen Sie Dokumente erstellen wollen. Diese Einstellung gilt nur für die zu erstellenden Dokumente, nicht für die Sprache der Software-Oberfläche.

Klicken Sie auf den Titel Sprachen, um Ihre Spracheinstellungen zu editieren. Sie gelangen in die Lese-Ansicht und sehen hier die Sprachen aufgelistet, die Sie aktuell verwenden.

Sprachen einstellen

Um aus Ihrer Auswahl Sprachen zu löschen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf den Bearbeiten Button. Sie können nun über Checkboxen auswählen, welche Sprachen Sie verwenden möchten.

Verfügbare Sprachen

Es stehen aktuell folgende Sprachen zur Verfügung:

  • Deutsch
  • Englisch
  • Französisch
  • Italienisch
  • Polnisch
  • Portugiesisch
  • Spanisch

Auswahl löschen oder alle Sprachen wählen

Sie können auf Keine auswählen klicken, um Ihre aktuelle Auswahl zurückzusetzen. Diese Option finden Sie als farblich hinterlegte Worte unter dem Titel Sprachen.

Wenn Sie keine Checkbox aktiviert haben, färbt sich die Liste rot. Sie müssen mindestens eine Sprache auswählen. Ist die Auswahl gänzlich aufgehoben, können Sie nun die Option Alle auswählen nutzen, um alle Checkboxen zu aktivieren.

Einzelne Checkboxen deaktivieren Sie, indem Sie erneut auf die Checkbox klicken. Das Hacken Icon verschwindet anschließend.

Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellung zu sichern.

Sprachen im Dokument verwenden

Wenn Sie mehr als eine Sprache unter Stammdaten > Einstellungen > Oberfläche > Sprachen ausgewählt haben, erhalten Sie beim Erstellen Ihrer Dokumente eine zusätzliche Option: Ein Auswahlfeld für die Spracheinstellung. Diese finden Sie im Allgemeinen-Abschnitt der Bearbeiten-Ansicht. Das Auswahlfeld inkludiert die Sprachen, die Sie in den Einstellungen über die Checkbox aktiviert haben. Haben Sie nur eine Sprache aktiviert, fällt das Feld weg und die Sprache ist automatisch eingestellt.

An Ihrer Oberfläche und den Menüpunkten des Erstellformulars ändert sich dabei nichts. Sie sehen das übersetzte Dokument in der Live-Vorschau in der gewählten Sprache ein.

Bitte beachten Sie, dass Textbausteine ebenso wie Musterdokumente aktuell von preeco nur in Deutsch zur Verfügung gestellt werden.

E-Mail

Geben Sie hier die Informationen an, welche in der E-Mail Signatur stehen sollen, wenn Sie Mails aus preeco heraus versenden. Ebenso haben Sie die Möglichkeit eine Absenderadresse einzustellen, die für die Korrespondenz genutzt werden soll.

Um die Einstellungen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Titel E-Mail und anschließend auf den Bearbeiten Button in der rechten oberen Ecke der Lese-Ansicht.

Absender E-Mail festlegen

Tragen Sie eine Absender E-Mail ein. Diese wird für alle Mails genutzt, die Sie aus Ihrem preeco Paket heraus versenden.

Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu den sogenannten SPF Record Ihrer Domain entsprechend ergänzen müssen. Sie speichern Ihre neue Absender E-Mail über den Speichern Button oben rechts.

Was ist ein SPF Record und wie ist er anzupassen?

SPF steht für "Sender Policy Framework" und verhindert das Fälschen von Absender E-Mail Adressen. Wenn Sie möchten, dass Benachrichtigungen von preeco mit Ihrer eigenen E-Mail Adresse versandt werden, dann müssen Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihren IT-Dienstleister bitten, diesen "SPF Record" zu setzen. Der SPF Record autorisiert den Mailserver "mail.preeco.de" dazu, Ihre E-Mail Adresse als Absender zu verwenden.

Beispiel: Ihre gewünschte Absender E-Mail Adresse ist "info@datenschutz-mustermann.de". Dann müssen Sie für die Domain "datenschutz-mustermann.de" den SPF Record um "a:mail.preeco.de" erweitern. Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen:

v=spf1 a mx a:mail.preeco.de ~all

E-Mail Signatur individualisieren

Individualisieren Sie Ihre Signatur, indem Sie das Freitextfeld mit der Bezeichnung E-Mail Footer Text ausfüllen. Die Signatur wird gespeichert, wenn Sie anschließend auf den Speichern Button oben rechts klicken.

Das Design Ihrer aus preeco heraus versendeten E-Mail passt sich dem Farbspektrum an, das Sie im Rahmen der Oberfläche individuell einstellen können. Dies hat auch optische Auswirkungen auf die Signatur.

Test E-Mail senden

Um zu kontrollieren, ob Ihre Signatur und Absender E-Mail Adresse korrekt von preeco verwendet wird und Ihren Anforderungen gerecht wird, können Sie eine Test E-Mail versenden. Diese geht an die E-Mail Adresse, mit der Ihr Account eröffnet wurde.

Klicken Sie in der Lese-Ansicht auf den Button Test E-Mail senden. Sie finden diesen oben rechts.

Dokumente

Für alle erstellten Dokumente können Sie je nach Dokumenttyp bestimmte Einstellungen vornehmen. Klicken Sie auf den Titel Dokumente, sehen Sie Ihre aktuellen Einstellungen übersichtlich ein.

Das Inhaltsverzeichnis am linken Rand hilft Ihnen dabei, die Einstellungen für einen bestimmten Dokumenttyp schneller zu finden. Diese Orientierungshilfe finden Sie auch während der Bearbeitung der einzelnen Segmente.

Kopf-, Fußzeile und Logo-Position einstellen

Klicken Sie auf den Bearbeiten Button oben rechts, um Änderungen an den Einstellungen vorzunehmen. Sie beenden die Bearbeitung stets mit dem Speichern Button, den Sie an derselben Stelle finden.

Sie können hier die folgenden Einstellungen vornehmen:

  • Bestimmen Sie die Inhalte der Kopfzeile (Freitextfeld)
  • Bestimmen Sie die Inhalte der Fußzeile (Freitextfeld)
  • Geben Sie an, ob und wo das Logo eines Unternehmens in der Kopfzeile angezeigt werden soll (Auswahlfeld)

Logo Position

Sie können das Logo wie folgt positionieren:

  • Keine Anzeige
  • Kopfzeile links
  • Kopfzeile rechts
  • Kopfzeile mittig

Die Einstellungen für Kopf- und Fußzeile stehen Ihnen in allen aktivierten Sprachen zur Verfügung.

Editierbare Einstellungen für Dokumenttypen

Sie können die oben genannten Einstellungen für diese Dokumenttypen vornehmen:

  • Checklisten
  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
  • Informationspflichten
  • Datenschutz-Folgeabschätzungen
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Gemeinsame Verantwortlichkeiten
  • Umfragen

Kopf- und Fußzeile

Je nachdem, welchen Dokumenttyp Sie bearbeiten, stehen Ihnen verschiedene Platzhalter für die Gestaltung der Kopf- und Fußzeile zur Verfügung.

Platzhalter in Kopf- und Fußzeile verwenden

Sie können innerhalb der Einstellungen verschiedene Platzhalter verwenden. Dort, wo Sie Platzhalter setzen, werden die Informationen zur Bezeichnung (DESCRIPTION), Unternehmen (COMPANY), Partner (PARTNER) und dem Status (STATUS) des Dokuments so übernommen, wie Sie es im Dokument eingepflegt haben.

Tragen Sie zur Verwendung der Platzhalter die in Klammern stehenden Worte in Großbuchstaben und in geschwungenen Klammern in die Freitextfelder für Kopf- und Fußzeile ein.

Sie können für diese Dokumenttypen die Platzhalter {DESCRIPTION}, {COMPANY}, {STATUS} nutzen:

  • Checklisten
  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Informationspflichten
  • Datenschutz-Folgeabschätzungen
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Gemeinsame Verantwortlichkeiten
  • Umfragen

Für Verträge zur Auftragsverarbeitung stehen Ihnen diese Platzhalter zur Verfügung: {DESCRIPTION}, {COMPANY}, {PARTNER}.

Beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nutzen Sie bei Bedarf den Platzhalter {COMPANY}.

Kontakte löschen

Automatisches Löschen von nicht verwendeten Kontakten einschalten oder ausschalten.

Nicht verwendete Kontakte nach 30 Tagen löschen

Kontakte in Ihrem zentralen Adressbuch (Werzeuge > Kontakte) können Sie automatisch löschen lassen sofern diese innerhalb der letzten 30 Tage nicht verwendet wurden. Ein Kontakt ist in Verwendung, wenn er in einem Dokument geladen oder gespeichert wird. Einzige Ausnahme hierbei ist die Teilnahme an einer Schulung, welche nicht als Verwendung gewertet wird.

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