Organisationseinheiten

Organisationseinheiten und Datenschutzbeauftragte verwalten

Die Übersicht zeigt Ihnen sowohl eine Liste von angelegten Organisationseinheiten als auch darunter die Liste der angelegten Datenschutzbeauftragten.

Organisationseinheiten

Klicken Sie auf Paketverwaltung > Organisationseinheiten und legen Sie hier jede Organisationseinheit an, welche Sie in Ihrem Paket verwalten möchten.

Nach dem Klick auf Organisationseinheiten gelangen Sie zunächst in die Übersicht über alle Organisationseinheiten, die zu ihrem Paket gehören.

Übersicht Ihrer Organisationseinheiten

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen zu Ihren Organisationseinheiten ein:

• Bezeichnung der Organisationseinheit
• Den Typ der Organisationseinheit (Unternehmen/Behörde, Bereich, Abteilung/Amt)
• Die übergeordnete Organisationseinheit
• Das Land, in dem die Organisationseinheit sitzt
• Den Geschäftsführer/in / Leitung
• Das Unternehmen oder die Behörde des Datenschutzbeauftragten
• Der Vor, und Nachname des Datenschutzbeauftragten
• Mandantennummer
• Anzahl der verwendeten Dokumente
• Anzahl der Benutzer

Sie haben oberhalb der Übersicht die Option Abteilungen / Ämter ein-/auszublenden.

Organisationseinheiten anlegen

Sie können ein neue Organisationseinheiten mithilfe eines leeren Formulars neu anlegen oder ein bestehendes duplizieren und anschließend bearbeiten.

Neue Organisationseinheiten anlegen

Um ein neue Organisationseinheiten anzulegen, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf den Button Neu. Sie haben nun die Auswahl zwischen Unternehmen/Behörde, Bereich oder Abteilung/Amt. Sie gelangen anschließend in die Bearbeiten-Ansicht. Hier steht Ihnen ein Formular mit vordefinierten Inhaltsabschnitten zur Verfügung. Mit diesem pflegen Sie Schritt für Schritt alle Informationen zu Ihrer Organisationseinheit ein.

Organisationsstruktur abbilden

Folgende Regelungen sind zu beachten:

• Auf oberster Ebene können Unternehmen / Behörden oder Bereiche stehen.
• Unternehmen / Behörden können auf nächster Ebene Bereiche und Abteilungen enthalten.
• Einem Bereich können auf folgender Ebene Unternehmen / Behörden zugeordnet werden.
• Abteilungen / Ämter bilden immer die unterste Ebene.

Beispiele einer Unternehmensstruktur

1.
Ebene 1 - Unternehmen / Behörde
Ebene 2 - Abteilung / Amt
Ebene 2 - Bereich
Ebene 3 - Unternehmen / Behörde
Ebene 4 - Abteilung / Amt

2.
Ebene 1 - Bereich
Ebene 2 - Unternehmen / Behörde
Ebene 3 - Abteilungen / Amt

Organisationseinheit duplizieren

Wählen Sie aus der Übersicht eine bestehende Organisationseinheit aus, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken. Es öffnet sich die Lese-Ansicht. Rechts oben neben dem Bearbeiten-Button finden Sie nun ein 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dieses an und klicken Sie auf Duplizieren.

Anschließend öffnet sich die Bearbeiten-Ansicht. Das Formular ist nun mit den duplizierten Inhalten vorausgefüllt. Sie können die Informationen beliebig editieren. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Organisationseinheit anzulegen.

Informationen zu Ihrer Organisationseinheit (Unternehmen / Behörden)

Befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht, sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis. Dieses untergliedert das Formular in prägnante Kapitel. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können, per Klick auf das gewünschte Thema, gezielt zu den Inhalten springen.

Allgemein

Im ersten Abschnitt des Formulars tragen Sie die Kontaktinformationen des Unternehmens sowie Vorname, Nachname und Position des Ansprechpartners ein.

Sie können dazu einen Kontakt aus Ihrer zentralen Kontaktliste auswählen, um die Informationen automatisch zu übernehmen. Klicken Sie dazu auf den Kontakt-Icon links neben dem Punkt Name des Unternehmens/der Behörde.

Es öffnet sich Ihre Kontaktliste. Wählen Sie aus dieser den entsprechenden Kontakt aus. Um die Suche zu erleichtern, können Sie nach einem bestimmten Namen, Tag oder Stichwort über das Feld Filter nach Stichwort suchen.

Rechtliche Informationen

Unter den rechtlichen Informationen machen Sie über ein Freitextfeld Angaben zu Geschäftsführer/in / Leitung, Registergericht und Registernummer.

Darüber hinaus nutzen Sie die Auswahlfelder für Angaben zu dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens. Unter Datenschutzbeauftragter wählen Sie einen Datenschutzbeauftragten aus, den Sie zuvor als solchen in den Stammdaten angelegt haben. Als Typbezeichnung für Ihren Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Externer Datenschutzbeauftragter
• Interner Datenschutzbeauftragter
• Mit dem Datenschutz beauftragte Person

Interne Informationen

In diesem Abschnitt können Sie für Ihren Mandanten eine entsprechende Mandantennummer hinterlegen. Diese interne Information kann Ihnen behilflich sein, wenn Sie beispielsweise mehrere Unternehmen / Behörden für Ihren Mandanten verwalten.

Organisationsstruktur

Sie können die Organisationsstruktur von Konzerne und Gesellschaften feingranular in preeco | datenschutz und informationssicherheit abbilden. Dazu geben Sie unter dem Punkt Organisationsstruktur an, ob das Unternehmen / Behörde, welches Sie anlegen, einer übergeordneten Organisationseinheit angehört.

Wählen Sie dazu bestehende Unternehmen / Behörden über das Auswahlfeld aus.

Logo

Bei jedem Unternehmen können Sie ein Logo im SVG-Format hochladen. Dieses Logo wird in Dokumenten des Unternehmens in der Kopfzeile verwendet - sofern Sie die entsprechenden Einstellungen in Stammdaten > Einstellungen > Dokumente vorgenommen haben.

Layout

Sie können das Dokumenten-Layout für Datenschutzverletzungen, Informationspflichten, Technische und organisatorische Maßnahmen sowie Verarbeitungstätigkeiten für Ihr Unternehmen / Behörde voreinstellen.

Sie haben hierbei folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Ausführliche Darstellung (Inhaltsverzeichnis, Einleitungstexte, Kopf- und Fußzeile)
• Tabellarische Darstellung (Kopf- und Fußzeile)
• Minimalistische Darstellung
• Individuell im Dokument einstellbar
• Layout aus Paketverwaltung übernehmen

Die Einstellung Layout aus Paketverwaltung übernehmen ist immer voreingestellt. Das Layout in der Paketverwaltung ändern Sie über Paketverwaltung > Einstellungen > Dokumente.

Wie das entsprechende Dokumenten-Layout aussehen wird, können Sie in der Bearbeiten-Ansicht des Dokumententyps unter Darstellung einstellen und auf der rechten Seite unter Vorschau einsehen. Das Drop-Down-Menü Layout steht im entsprechenden Dokumententyp aber nur zur Verfügung, sofern Individuell im Dokument einstellbar ausgewählt wurde. Andernfalls entfällt das Drop-Down-Menü Layout und das Dokument wird automatisch im voreingestellten Dokumenten-Layout erstellt und angezeigt.

Informationen zu Ihrer Organisationseinheit (Bereiche, Abteilungen / Ämter)

Befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht, sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis. Dieses untergliedert das Formular in prägnante Kapitel. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können, per Klick auf das gewünschte Thema, gezielt zu den Inhalten springen.

Allgemein

Ihnen wird die Bezeichnung sowie der Typ der Organisationseinheit angezeigt.

Organisationsstruktur

Die über- und untergeordneten Organisationseinheiten der betreffenden Organisationseinheit werden hier aufgelistet und sind durch Klick ansteuerbar.

Neue Abteilungen und Ämter aus der Lese-Ansicht eines Unternehmens / Behörde heraus anlegen

Haben Sie Ihr Unternehmen gespeichert, stehen Ihnen über die Lese-Ansicht weitere Optionen zur Verfügung. Legen Sie wie folgt neue Abteilungen / Ämter an:

1. Wählen Sie ein Unternehmen aus der Übersicht aus.
2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Punkt Abteilungen/Ämter.
3. Klicken Sie auf den Button Neue Abteilung/Neues Amt, welches sich im Formular rechts oben neben der Überschrift des Abschnitts befindet.
4. Tragen Sie den Namen der Abteilung ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Übersicht über Abteilungen und Ämter

Alle Abteilungen und Ämter, die Sie angelegt haben, sehen Sie als Teil der Lese-Ansicht Ihres Unternehmens in Form einer Übersicht ein. Die Übersicht können Sie wie gewohnt nach Stichwort filtern, um eine bestimmte Abteilung zu suchen. Zudem sehen Sie hier auch ein, wie viele Verarbeitungstätigkeiten zu dieser Abteilung gehören.

Abteilung und Ämter löschen

Um Abteilungen/Ämter zu löschen, wählen Sie diese/s aus der Übersicht aus. Klicken Sie anschließend auf den Bearbeiten-Button. Nun erscheint oben rechts ein 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dieses an und klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang, um die Abteilung/ das Amt zu löschen.

Neue Benutzer aus der Lese-Ansicht der Organisationseinheiten heraus anlegen

Über die Lese-Ansicht können Sie ebenfalls neue Benutzer zuordnen. Legen Sie wie folgt einen neuen Benutzer an:

1. Wählen Sie ein Unternehmen aus der Übersicht aus.
2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Punkt Benutzer.
3. Klicken Sie auf den Button Neuer Benutzer, welches sich im Formular rechts oben neben der Überschrift des Abschnitts befindet.
4. Füllen Sie das Formular aus. Vergessen Sie bitte die Auswahl der Zugehörigkeit nicht.
5. Klicken Sie auf Einladung versenden.

Nach dem Speichern dieses Eintrages gelangen Sie in die Lese-Ansicht des soeben neu angelegten Benutzers.

Seitenleiste der Organisationseinheiten

Nutzen Sie die Funktionen der Seitenleiste. Legen Sie hier wichtige Dateien zu Organisationseinheiten ab. Über das Durchsuchen Icon können Sie Dateien Ihres Endgeräts hochladen und mit einer Bezeichnung passend kennzeichnen. Für Kommentare können Sie das Textfeld oder die Suche nach Textbausteinen nutzen, um wichtige Informationen zu Organisationseinheiten hinterlegen.

Organisationseinheit löschen

Um eine Organisationseinheit zu löschen, müssen Sie dieses zunächst aus der Übersicht auswählen. In der Lese-Ansicht klicken Sie auf den Bearbeiten-Button in der rechten oberen Ecke. Nun befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht. Über das 3-Punkte-Menü neben dem Speichern-Button wählen Sie die Option Löschen aus.

In dem nun erscheinenden Dialog müssen Sie zur Bestätigung des Löschvorgangs den Namen der Organisationseinheit eintragen und den Vorgang durch Klick auf den Ja, Löschen Button bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass beim Löschen einer Organisationseinheit zugeordneten Dokumente ebenfalls gelöscht werden.

Datenschutzbeauftragte (DSB)

Sie können einen oder mehrere Datenschutzbeauftragte in preeco | datenschutz und informationssicherheit anlegen. Einem Unternehmen muss mindestens ein Datenschutzbeauftragter oder eine mit dem Datenschutz beauftragte Person zugewiesen sein. Legen Sie diese Person bzw. den Datenschutzbeauftragten deshalb immer als ersten Schritt an, noch bevor Sie ein Unternehmen anlegen.

Übersicht Ihrer Datenschutzbeauftragten

Klicken Sie auf Paketverwaltung > Unternehmen/Behörden auf den Titel Datenschutzbeauftragte, um bestehende DSBs zu bearbeiten oder neue anzulegen. Sie gelangen zunächst in eine Übersicht.

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen:

• Name des Datenschutzbeauftragten
• Das Unternehmen, das ihm zugeordnet ist
• Telefonnummer des Datenschutzbeauftragten
• E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten
• Die Anzahl der Rollen, die der Datenschutzbeauftragten in preeco | datenschutz und informationssicherheit innehat (Einzusehen unter Anzahl Funktion/en)

Datenschutzbeauftragten oder mit Datenschutz beauftragte Person anlegen

Klicken Sie rechts oben im entsprechenden Abschnitt auf den Button Neu, um einen Datenschutzbeauftragten hinzuzufügen. Sie gelangen in die Bearbeiten-Ansicht und hinterlegen hier Kontaktinformationen sowie das Unternehmen / Behörde und die Position, die Sie dem Datenschutzbeauftragten zuordnen können.

Sie pflegen die Informationen mithilfe eines ausfüllbaren Formulars Schritt für Schritt ein.

Daten aus der Kontaktliste laden

Um das Formular automatisch auszufüllen, können Sie Daten aus der zentralen Kontaktliste laden.

Klicken Sie dazu auf das Kontakt Icon. Dieses befindet sich am Anfang des Formulars links neben dem Wort Vorname.

Es öffnet sich Ihre Kontaktliste. Wählen Sie aus dieser den entsprechenden Kontakt aus. Um die Suche zu erleichtern, können Sie nach einem bestimmten Namen, Tag oder Stichwort über das Feld Filter nach Stichwort suchen.

Befindet sich Ihr Datenschutzbeauftragter nicht in den Kontakten, füllen Sie das Formular Schritt für Schritt aus. Der neu angelegte Datenschutzbeauftragte wird automatisch Ihren Kontakten zugefügt.

Seitenleiste der Datenschutzbeauftragten

Nutzen Sie die Funktionen der Seitenleiste. Legen Sie hier wichtige Dateien zu Datenschutzbeauftragten ab. Über das Durchsuchen Icon können Sie Dateien Ihres Endgeräts hochladen und mit einer Bezeichnung passend kennzeichnen. Für Kommentare können Sie das Textfeld oder die Suche nach Textbausteinen nutzen, um wichtige Informationen zu Datenschutzbeauftragten zu hinterlegen.

Bestehenden Datenschutzbeauftragten bearbeiten

Um die Daten zu einem Datenschutzbeauftragten zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf den Namen des Datenschutzbeauftragten. Sie gelangen in die Lese-Ansicht. Nun klicken Sie auf den Bearbeiten Button oben rechts. Sie können nun die Informationen beliebig editieren und den Prozess anschließend über den Speichern Button abschließen.

Bestehenden Datenschutzbeauftragten löschen

Um einen Datenschutzbeauftragten zu löschen, müssen Sie zunächst den entsprechenden Datenschutzbeauftragten aus der Übersicht auswählen. In der Lese-Ansicht klicken Sie auf den Bearbeiten Button in der rechten oberen Ecke. Nun befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht. Über das 3-Punkte-Menü neben dem Speichern Button wählen Sie die Option Löschen aus.

Diese Aktion wird protokolliert, aber kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie müssen den Vorgang deshalb mit dem Ja, Löschen Button bestätigen.