Organisationsstruktur

  1. Organisationsstruktur bearbeiten
  2. Organisation
  3. Datenschutzbeauftragte (DSB)
  4. Übersicht Ihrer DSBs
  5. Datenschutzbeauftragten oder mit Datenschutz beauftragte Person anlegen
  6. Bestehenden Datenschutzbeauftragten bearbeiten
  7. Bestehenden Datenschutzbeauftragten löschen
  8. Unternehmen / Behörden
  9. Übersicht Ihrer Unternehmen
  10. Unternehmen anlegen
  11. Informationen zu Ihrem Unternehmen
  12. Neue Abteilungen und Ämter anlegen
  13. Neue Benutzer anlegen
  14. Unternehmen löschen

preeco ist mandantenfähig. Legen Sie im Bereich Organisationsstruktur alle Unternehmen beziehungsweise Behörden an, die Sie mit Ihrem preeco Paket verwalten wollen. Unterteilen Sie bei Bedarf in Abteilungen und ordnen Sie Ihrem Paket namentlicher einer Organisation und den entsprechenden Datenschutzbeauftragten zu.

Organisationsstruktur bearbeiten

In dem Kapitel Organisationsstruktur können verschiedene Stammdaten festgelegt werden. Sie finden in der Übersicht links und farblich hinterlegt den Titel der Daten. Rechts daneben befindet sich eine kurze Beschreibung. Der Titel dient als Link. Klicken Sie auf den Link, um die entsprechenden Stammdaten zu editieren.

Sie bearbeiten auf diese Weise die folgenden Punkte:

  • Organisation (Geben Sie hier Ihrer Organisation (preeco Paket) einen Namen)
  • Datenschutzbeauftragte (Verwalten Sie hier die mit dem Datenschutz beauftragten Personen in oder außerhalb Ihres Unternehmens / Ihrer Behörde)
  • Unternehmen / Behörden (Legen Sie hier Ihre Organisationsstruktur mit Unternehmen / Behörden, Abteilungen / Ämtern und Verantwortlichkeiten fest)

Organisation

Hier legen Sie den Namen Ihrer Organisation fest. Gemeint ist damit der Name des preeco Pakets, indem Sie sich befinden. Dieser wird nur in der preeco Oberfläche verwendet und ist für die Dokumente nicht relevant.

Um Ihr Paket umzubenennen, klicken Sie auf den Bearbeiten Button. Dieser befindet sich oben rechts. Klicken Sie auf Speichern, um den Prozess abzuschließen.

Datenschutzbeauftragte (DSB)

Sie können einen oder mehrere Datenschutzbeauftragte in preeco anlegen. Einem Unternehmen muss mindestens ein Datenschutzbeauftragter oder eine mit dem Datenschutz beauftragte Person zugewiesen sein. Legen Sie diese Person bzw. den Datenschutzbeauftragten deshalb immer als ersten Schritt in preeco an, noch bevor Sie ein Unternehmen anlegen.

Übersicht Ihrer DSBs

Klicken Sie unter Administration > Stammdaten auf den Titel Datenschutzbeauftragte, um bestehende DSBs zu bearbeiten oder neue anzulegen. Sie gelangen zunächst in eine Übersicht.

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen:

  • Name des DSBs
  • Das Unternehmen, das ihm zugeordnet ist
  • Telefonnummer des DSBs
  • E-Mail Adresse des DSBs
  • Die Anzahl der Rollen, die der DSB in preeco innehat (Einzusehen unter Anzahl Funktion/en)

Filtern nach Stichwort

Geben Sie in das Feld Filter nach Stichwort einen Suchbegriff ein. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

In der Übersicht der DSBs sortieren sie nach folgenden Spalten:

  • Name des DSBs
  • Zugeordnetes Unternehmen
  • Telefonnummer
  • E-Mail Adresse
  • Anzahl der Funktionen

Datenschutzbeauftragten oder mit Datenschutz beauftragte Person anlegen

Klicken Sie rechts oben auf den Button Neuer Datenschutzbeauftragter, um einen Datenschutzbeauftragten hinzuzufügen. Sie gelangen in die Bearbeiten-Ansicht und hinterlegen hier Kontaktinformationen sowie das Unternehmen und die Position, die Sie dem Datenschutzbeauftragten zuordnen können.

Sie pflegen die Informationen mithilfe eines ausfüllbaren Formulars Schritt für Schritt ein.

Daten aus der Kontaktliste laden

Um das Formular automatisch auszufüllen, können Sie Daten aus der zentralen Kontaktliste laden.

Klicken Sie dazu auf das Kontakt Icon. Dieses befindet sich am Anfang des Formulars links neben dem Wort Vorname.

Es öffnet sich Ihre Kontaktliste. Wählen Sie aus dieser den entsprechenden Kontakt aus. Um die Suche zu erleichtern, können Sie nach einem bestimmten Namen, Tag oder Stichwort über das Feld Filter nach Stichwort suchen.

Befindet sich Ihr DSB nicht in den Kontakten, füllen Sie das Formular Schritt für Schritt aus. Der neu angelegte DSB wird automatisch Ihren Kontakten zugefügt.

Ihr Unternehmen ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet?

In diesem Fall legen Sie trotzdem in der Liste Datenschutzbeauftragte einen Eintrag mit den Daten der Person an, welche in Ihrem Unternehmen als Ansprechpartner für Datenschutz-Themen zuständig ist.

Beim Anlegen eines Unternehmens haben Sie dann die Möglichkeit als Typ des Datenschutzbeauftragten die Formulierung Mit dem Datenschutz beauftragte Person des Unternehmens / der Behörde auszuwählen.

Bestehenden Datenschutzbeauftragten bearbeiten

Um die Daten zu einem DSB zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf den Namen des Datenschutzbeauftragten. Sie gelangen in die Lese-Ansicht. Nun klicken Sie auf den Bearbeiten Button oben rechts. Sie können nun die Informationen beliebig editieren und den Prozess anschließend über den Speichern Button abschließen.

Bestehenden Datenschutzbeauftragten löschen

Um einen Datenschutzbeauftragten zu löschen, müssen Sie zunächst den entsprechenden Datenschutzbeauftragten aus der Übersicht auswählen. In der Lese-Ansicht klicken Sie auf den Bearbeiten Button in der rechten oberen Ecke. Nun befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht. Über das 3-Punkte-Menü neben dem Speichern Button wählen Sie die Option Löschen aus.

Diese Aktion wird protokolliert, aber kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie müssen den Vorgang deshalb mit dem Ja, Löschen Button bestätigen.

Unternehmen / Behörden

Klicken Sie unter Administration > Stammdaten auf Unternehmen/Behörden und legen Sie hier jedes Unternehmen an, welches Sie in Ihrem preeco Paket verwalten möchten. Es gibt mit preeco keine Beschränkung der Unternehmens-Anzahl, die in einem Paket verwaltet werden können.

Nach dem Klick auf Unternehmen/Behörden gelangen Sie zunächst in die Übersicht über alle Unternehmen, die zu ihrem Paket gehören.

Übersicht Ihrer Unternehmen

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen zu Ihren Unternehmen ein:

  • Bezeichnung des Unternehmens/Behörde
  • Die zugeordnete Muttergesellschaft
  • Das Land, in dem das Unternehmen sitzt
  • Den Geschäftsführer/in / Leitung
  • Den zugeordneten DSB
  • Anzahl der Abteilungen und Ämter
  • Anzahl der Benutzer

Filtern

Um die Unternehmens-Übersicht zu strukturieren, können Sie nach Suchbegriffen filtern. Nutzen Sie dafür das Feld Filter nach Stichwort. Dieses befindet sich rechtsbündig. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen anschließend die Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

In der Übersicht der Unternehmen sortieren sie nach folgenden Spalten:

  • Bezeichnung des Unternehmens/Behörde
  • Die zugeordnete Muttergesellschaft
  • Das Land, in dem das Unternehmen sitzt
  • Den Geschäftsführer/in / Leitung
  • Den zugeordneten DSB
  • Anzahl der Abteilungen und Ämter
  • Anzahl der Benutzer

Unternehmen anlegen

Sie können ein neues Unternehmen mithilfe eines leeren Formulars neu anlegen oder ein bestehendes duplizieren und anschließend bearbeiten.

Neues Unternehmen anlegen

Um ein neues Unternehmen anzulegen, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf den Button Neues Unternehmen / Neue Behörde. Sie gelangen anschließend in die Bearbeiten-Ansicht. Hier steht Ihnen ein Formular mit vordefinierten Inhaltsabschnitten zur Verfügung. Mit diesem pflegen Sie Schritt für Schritt alle Informationen zu Ihrem neuen Unternehmen ein.

Unternehmen duplizieren

Wählen Sie aus der Übersicht ein bestehendes Unternehmen aus, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken. Es öffnet sich die Lese-Ansicht. Rechts oben neben dem Bearbeiten Button finden Sie nun ein 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dieses an und klicken Sie auf Duplizieren.

Anschließend öffnet sich die Bearbeiten-Ansicht. Das Formular ist nun mit den duplizierten Inhalten vorausgefüllt. Sie können die Informationen beliebig editieren. Klicken Sie auf Speichern, um das neue Unternehmen anzulegen.

Informationen zu Ihrem Unternehmen

Befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht, sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis. Dieses untergliedert das Formular in prägnante Kapitel. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können, per Klick auf das gewünschte Thema, gezielt zu den Inhalten springen.

Unternehmen/Behörde

Im ersten Abschnitt des Formulars tragen Sie die Kontaktinformationen des Unternehmens sowie Vorname, Nachname und Position des Ansprechpartners ein.

Sie können dazu einen Kontakt aus Ihrer zentralen Kontaktliste auswählen, um die Informationen automatisch zu übernehmen. Klicken Sie dazu auf den Kontakt Icon links neben dem Punkt Name des Unternehmens/der Behörde.

Es öffnet sich Ihre Kontaktliste. Wählen Sie aus dieser den entsprechenden Kontakt aus. Um die Suche zu erleichtern, können Sie nach einem bestimmten Namen, Tag oder Stichwort über das Feld Filter nach Stichwort suchen.

Rechtliche Informationen

Unter den rechtlichen Informationen machen Sie über ein Freitextfeld Angaben zu Geschäftsführer/in / Leitung, Registergericht und Registernummer.

Darüber hinaus nutzen Sie die Auswahlfelder für Angaben zu dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens. Unter Datenschutzbeauftragter wählen Sie einen Datenschutzbeauftragten aus, den Sie zuvor als solchen in den Stammdaten angelegt haben. Als Typbezeichnung für Ihren Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Externer Datenschutzbeauftragter
  • Interner Datenschutzbeauftragter
  • Mit dem Datenschutz beauftragte Person

Pflichtfelder: Datenschutzbeauftragter

Bei den Feldern Datenschutzbeauftragte/r und Typ des Datenschutzbeauftragten handelt es sich um Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, bevor Sie das Unternehmen speichern können. Legen Sie folglich immer als ersten Schritt den Datenschutzbeauftragten über den Punkt Administration > Stammdaten > Organisationsstruktur > Datenschutzbeauftragte an.

Organisationsstruktur

Sie können die Organisationsstruktur von Konzerne und Gesellschaften feingranular in preeco abbilden. Dazu geben Sie in unter dem Punkt Organisationsstruktur an, ob das Unternehmen, das Sie anlegen, die Tochter eines bereits bestehenden Unternehmens ist. Auf diese Weise ordnen Sie Tochterunternehmen einer Muttergesellschaft zu.

Wählen Sie dazu unter Muttergesellschaft ein bestehendes Unternehmen über das Auswahlfeld aus.

Anschließend können Sie zudem festlegen, ob Sie dadurch die Zugehörigkeiten übernehmen wollen. Wählen Sie unter Benutzer der Muttergesellschaft automatisch übertragen die Antwort Ja aus, werden die Benutzer des bereits bestehenden Unternehmens inklusive Ihrer Rollen und Rechte auf die neu angelegte Tochter übertragen. Ändern sich diese Rechte für die Muttergesellschaft, werden diese Änderungen auch für das Tochterunternehmen gültig.

Logo

Bei jedem Unternehmen können Sie ein Logo im SVG-Format hochladen. Dieses Logo wird in Dokumenten des Unternehmens in der Kopfzeile verwendet - sofern Sie die entsprechenden Einstellungen in Stammdaten > Einstellungen > Dokumente vorgenommen haben.

Was ist eine SVG Datei und warum muss diese verwendet werden?

SVG-Dateien sind vektorbasiert und können deshalb ohne Qualitätsverlust vergrößert und auch verkleinert werden. Diesen Vorteil nutzen wir in preeco.

Sofern Sie Ihr Logo nicht als SVG-Datei haben, fragen Sie bei Ihrer Marketing-Abteilung oder Werbeagentur nach. SVG-Dateien können aus vielen, vektorbasierten Formaten leicht erzeugt werden.

Sie können SVG-Dateien in der Regel nicht aus Bitmap-Formaten wie JPG oder PNG erzeugen. Achten Sie bitte außerdem darauf, dass Ihre SVG-Datei nicht nur aus Pfaden besteht bzw. fügen Sie hier Outlines hinzu.

Gerne können Sie uns Ihre Datei auch zur Überprüfung an support@preeco.de senden.

Neue Abteilungen und Ämter anlegen

Haben Sie Ihr Unternehmen gespeichert, stehen Ihnen über die Lese-Ansicht weitere Optionen zur Verfügung. Legen Sie wie folgt neue Abteilungen / Ämter an:

  1. Wählen Sie ein Unternehmen aus der Übersicht aus.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Punkt Abteilungen/Ämter.
  3. Klicken Sie auf den Button Neue Abteilung/Neues Amt, welches sich im Formular rechts oben neben der Überschrift des Abschnitts befindet.
  4. Tragen Sie den Namen der Abteilung ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Übersicht über Abteilungen und Ämter

Alle Abteilungen und Ämter, die Sie angelegt haben, sehen Sie als Teil der Lese-Ansicht Ihres Unternehmens in Form einer Übersicht ein. Die Übersicht können Sie wie gewohnt nach Stichwort filtern, um eine bestimmte Abteilung zu suchen. Zudem sehen Sie hier auch ein, wie viele Verarbeitungstätigkeiten zu dieser Abteilung gehören.

Abteilung und Ämter löschen

Um Abteilungen/Ämter zu löschen, wählen Sie diese/s aus der Übersicht aus. Klicken Sie anschließend auf den Bearbeiten-Button. Nun erscheint oben rechts ein 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dieses an und klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang, um die Abteilung/ das Amt zu löschen.

Neue Benutzer anlegen

Über die Lese-Ansicht können Sie ebenfalls neue Benutzer dem Unternehmen zuordnen. Legen Sie wie folgt einen neuen Benutzer an:

  1. Wählen Sie ein Unternehmen aus der Übersicht aus.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Punkt Benutzer.
  3. Klicken Sie auf den Button Neuer Benutzer, welches sich im Formular rechts oben neben der Überschrift des Abschnitts befindet.
  4. Füllen Sie das Formular aus. Vergessen Sie bitte die Auswahl der Zugehörigkeit nicht.
  5. Klicken Sie auf Einladung versenden.

Nach dem Speichern dieses Eintrages gelangen Sie in die Lese-Ansicht des soeben neu angelegten Benutzers.

Informationen zu den Benutzern

Sie machen zunächst allgemeine Angaben zu dem neuen Benutzer: Tragen Sie eine E-Mail Adresse ein und wählen Sie die Sprache aus, in der der neue Benutzer preeco nutzen soll. An die hier eingetragene E-Mail Adresse wir eine Einladung versandt. Die Adresse dient später zudem dem Login.

Ordnen Sie dem Benutzer einer Benutzergruppe zu.

Legen Sie fest zu welchen Unternehmen und Abteilungen/Ämtern der Benutzer zugehört.

Sie beenden den Vorgang, indem Sie auf den Button Einladung versenden klicken.

Weitere Details zum Anlegen neuer Benutzer finden Sie in dieser Anleitung unter Administration > Stammdaten > Benutzer, Benutzergruppen und Rechte.

Übersicht über die Benutzer

Alle Benutzer, die dem Unternehmen zugeordnet sind, sehen Sie in einer Übersicht in der Lese-Ansicht ein. Hier finden Sie auf einen Blick den Namen des Benutzers sowie E-Mail Adresse und Benutzergruppe. Die Übersicht können Sie wie gewohnt nach Stichwort filtern und nach den verschiedenen Spalten sortieren.

Benutzer löschen

Um einen Benutzer zu löschen, wählen Sie diesen aus der Übersicht aus. Klicken Sie anschließend auf den Bearbeiten-Button. Nun erscheint oben rechts ein 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dieses an und klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang, um den Benutzer zu löschen.

Unternehmen löschen

Um ein Unternehmen zu löschen, müssen Sie dieses zunächst aus der Übersicht auswählen. In der Lese-Ansicht klicken Sie auf den Bearbeiten Button in der rechten oberen Ecke. Nun befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht. Über das 3-Punkte-Menü neben dem Speichern Button wählen Sie die Option Löschen aus.

In dem nun erscheinenden Dialog müssen Sie zur Bestätigung des Löschvorgangs den Namen des Unternehmens bzw. der Behörde eintragen und den Vorgang durch Klick auf den Ja, Löschen Button bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Unternnehmens alle dem Unternehmen zugeordneten Dokumente ebenfalls gelöscht werden.

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