Textbausteine

  1. Übersicht aller Textbausteine
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Erstellen von Textbausteinen
  6. Neue (leere) Textbausteine erstellen
  7. Duplizieren von vorhandenen Textbausteinen
  8. Bearbeiten von Textbausteinen

Textbausteinen helfen Ihnen und Ihren Kollegen oder Mandaten dabei, die nötigen Dokumente für den Datenschutz maximal effizient zu erstellen. In diesem Bereich finden Sie alle in Ihrem Paket vorhandenen Textbausteine und können diese bequem ändern, löschen oder neue hinzufügen. Für eine bessere Übersicht sind die Textbausteine nach ihrem Verwendungszweck gegliedert.

Übersicht aller Textbausteine

Unter der Rubrik Administration finden Sie alle Textbausteine, die Ihnen in preeco zur Verfügung stehen. Für die Übersichtlichkeit sind die Textbausteine anhand Ihrer Zugehörigkeit zu einem bestimmten Dokumenttyp untergliedert.

Sie gelangen in die Übersicht über alle Textbausteine zu einem Dokumenttyp, indem Sie die folgenden Schritte gehen:

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Textbausteine im Hauptmenü aus.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Dokumenttyp links in der Tabelle.
  3. Sie gelangen, wie Sie es mit preeco gewohnt sind, zu einer Übersicht.

Die Übersicht listet tabellarisch alle Textbausteine dieses Dokumenttyps auf, inklusive der dazugehörigen Kurzbeschreibung, ein Auszug des Texts und zugeordnete Tags. In der letzten Spalte sehen Sie zudem, wie oft dieser Textbaustein in Ihrer Dokumentation im Einsatz ist.

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Sie sortieren Ihre Textbausteine anhand der Bezeichnung oder des Texts. So finden Sie zügig den gewünschten Baustein.

Exportieren

Textbausteine beschleunigen Ihre Arbeit in preeco und ermöglichen ein zuverlässiges Erstellen qualifizierter Dokumente. Ein Export ist deshalb nicht vorgesehen.

Erstellen von Textbausteinen

Sie nutzen in preeco zahlreiche Textbausteine, die wir gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten und Juristen für Sie entworfen haben. Sie können darüber hinaus neue erstellen.

Neue (leere) Textbausteine erstellen

Klicken Sie in der Kopfzeile auf Neuer Textbaustein, um einen individualisierten Baustein zu erstellen.

Geben Sie Ihrem Textbaustein eine aussagereiche Bezeichnung. So kann auch ein fachfremder Kollege oder Mandant zuverlässig den richtigen Baustein wählen und Dokumente qualifiziert ausfüllen.

Vergeben Sie Tags zur besseren Auffindbarkeit des Bausteins in der Suche.

Tragen Sie nun den Text ein, der in Ihren Dokumenten verwendet werden soll und beenden Sie den Vorgang, indem Sie in der Kopfzeile auf den Speichern-Button klicken.

Duplizieren von vorhandenen Textbausteinen

Möchten Sie einen bestehenden Textbaustein als Grundlage für einen neuen nutzen, können Sie eine Kopie anlegen und anschließend bearbeiten. Klicken Sie dazu in der Übersicht die Zeile des gewünschten Bausteins an. Wählen Sie nun über das 3-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke der Kopfzeile die Option Duplizieren. Sie gelangen automatisch in die Bearbeiten-Ansicht, wo Sie die erzeugte Kopie bearbeiten.

Bearbeiten von Textbausteinen

Sie können sowohl Ihre als auch die bestehenden Textbausteine jederzeit editieren. Wählen Sie dafür in der Übersicht einen Textbaustein aus, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken. Wählen Sie in der Kopfzeile die Option Bearbeiten aus.

Nun können Sie Tags, Bezeichnung und den Text bearbeiten. Beenden Sie den Prozess über den Speichern Button.

Über das 3-Punkte-Menü können Sie den Textbaustein, anstatt zu speichern, auch löschen. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte rechts neben dem Speichern Button und wählen Sie löschen. Sie müssen die Löschanfrage anschließend bestätigen.

Bearbeiten von Textbausteinen direkt während der Dokumenten-Bearbeitung

Wenn Sie Textbausteine innerhalb eines Dokuments verwenden, können Sie diese auch direkt dort bearbeiten, ohne zuerst in die Stammdaten zu gehen. Klicken Sie hierzu bitte auf den Bleistift Icon direkt bei dem gewünschten Textbaustein. Im erscheinenden Dialog können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen.

Bitte achten Sie auf die Checkbox Textbaustein in allen Dokumenten ersetzen (n mal in Verwendung). Wenn Sie diese nicht aktivieren, wird der Textbaustein als neuer Textbaustein angelegt und der bisher bestehende bleibt erhalten.

Bausteine in Nachrichten und weiteren Textelementen

Ihnen stehen neben den Textbausteinen, die Sie bei der inhaltlichen Erstellung von Textbausteinen nutzen können, zudem weitere Schnellbausteine zur Verfügung. Diese beschleunigen Ihre Arbeit an all jenen Stellen in preeco, an denen Sie außerhalb der Bearbeiten-Ansicht Texte einpflegen. Dazu zählen bspw. Aufgaben und Nachrichten.

Diese Seite bewerten oder Frage stellen

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Datenschutz.

Die Inhalte dieser Seite und die beschrieben Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.