Aufgaben

Übersicht über Aufgaben

Um zur Übersicht Ihrer Aufgaben zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü auf Aufgaben. Sie gelangen zu einer Auflistung von allen Aufgaben, die Sie einsehen dürfen.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Aufgabe:

• Status
• Datum der letzten Aktivität
• Titel der Aufgabe
• Das Dokument, mit dem die Aufgabe verknüpft ist
• Den Ersteller der Aufgabe
• Den Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist
• Ob eine Wiedervorlage aktiv ist oder inaktiv

Neue Aufgaben erstellen

Sie können Aufgaben für sich selbst, Ihr Team oder auch Ihre Mandanten schnell und einfach erstellen.

Über den Menüpunkt Aufgaben

Aus der Übersicht der Aufgaben heraus können Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie auf den Button Neu klicken. Dieser befindet sich rechts oben. Sie gelangen anschließend zu einer Eingabemaske.

Aufgabe duplizieren

Aus der Übersicht Ihrer Aufgaben können Sie bestehende ebenfalls duplizieren. Klicken Sie dazu die Aufgabe an, die Sie kopieren möchten. So gelangen Sie in die Lese-Ansicht. Hier gelangen Sie über das 3-Punkte-Menü am oberen rechten Rand auf die Funktion Duplizieren.

Es wird automatisch eine Kopie erstellt, die Sie anschließend editieren können.

So können Sie wiederholende Aufgaben oder Aufgaben, die sich inhaltlich stark ähneln, effizient neu erstellen.

Aufgaben aus der Seitenleiste eines Dokuments heraus

Häufig stellen Sie bei der Sichtung oder beim Bearbeiten eines Dokuments fest, dass Sie in Bezug auf das Dokument noch eine Aufgabe zu erledigen haben oder einem Kollegen eine Aufgabe diesbezüglich zuweisen möchten. Zum Beispiel um die Inhalte gemeinsam zu vervollständigen.

In diesen Fällen können Sie, ohne das Dokument zu verlassen, direkt in der rechten Seitenleiste die Option Aufgaben auswählen. Dort finden Sie ein Formular vor, welches Ihnen die schnelle und umstandslose Erstellung einer Aufgabe ermöglicht.

Beachten Sie: Das Erstellen einer Aufgabe ist nur möglich, wenn das Dokument bereits mind. einmal gespeichert wurde.

Inhalte einer Aufgabe

Aufgaben können neben allgemeinen Angaben wie Titel, Status und Unternehmenszugehörigkeit weitere Angaben beinhalten. Je nachdem ob Sie die Aufgabe über die Seitenleiste oder die Übersicht erstellen, haben Sie umfangreichere Optionen, um die Aufgabe zu präzisieren.

Allgemeiner Teil in den Aufgaben

Klicken Sie in der Übersicht rechts oben auf Neu. Das erscheinende Formular gibt Ihnen zahlreiche ausfüllbare Felder vor.

Links im Editor sehen Sie ein Inhaltsverzeichnis, welches das Formular in prägnante Abschnitte untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt Inhalte bearbeiten.

Mittig im Editor finden Sie ein Formular. Dieses führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer Aufgabe. In die einzelnen Felder lässt sich ein Freitext einfügen. Darüber hinaus steht Ihnen an bestimmten Stellen die Option zur Verfügung, die Eingabebereiche mit vordefinierten Schnellbausteinen, verknüpften Dokumenten oder bereits eingepflegten Daten zu füllen.

Auf der rechten Seite haben Sie darüber hinaus verschiedene Optionen. Sie wechseln zwischen diesen, indem Sie aus dem Auswahlfeld den gewünschten Bereich auswählen.

Das Formular, sowie die rechte Seitenleiste werden im Folgenden genauer beschrieben.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status der Aufgabe ein. Der Aufgabe wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Aufgaben in der Übersicht und auf dem Dashboard auch visuell einschätzen können.

• Neu (rot)
• In Bearbeitung (gelb)
• Geschlossen (grün)

Der Status Neu gibt an, dass die Aufgabe vor kurzem erstellt wurde und noch nicht bearbeitet wird.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüll-Prozess, der jedoch nicht final abgeschlossen ist.

Wählen Sie Geschlossen aus, wenn die Aufgabe erfolgreich erfüllt wurde.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Sie möchten Ihren Benutzer nachträglich als Beobachter für eine Aufgabe einstellen? Klicken Sie in der Übersicht auf ein gespeichertes Dokument. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) gelangen Sie zu der Funktion Beobachten. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten-Button.

Wählen Sie Beobachten aus wird Ihr Benutzer unmittelbar als Beobachter für dieses Dokument gespeichert.

Zugehörigkeit der Aufgabe

Wählen Sie, zu welchen Organisationseinheiten ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Organisationseinheiten beschränkt sein können.

Die Software trifft für Sie anhand des in der Navigation ausgewählten globalen Filters eine Vorauswahl für das Dokument.

Standard Rechtesystem

Im Standard Rechtesystem können Sie ein Dokument einem Unternehmen/Behörde oder einem Bereich zuordnen sowie beliebig vielen jeweils untergeordneten Abteilungen/Ämter. Bei der Zuordnung der Abteilungen/Ämter wird immer das übergeordnete Unternehmen/Behörde oder der übergeordnete Bereich automatisch mit ausgewählt. Über die Auswahl Alle Organisationseinheiten weisen Sie das Dokument entsprechend allen im Paket erfassten Organisationseinheiten zu.

Erweiteres Rechtesystem

Im Erweiterten Rechtesystem können Sie das Dokument auch feingranular den betreffenden Organisationseinheiten aus Unternehmen/Behörden, Bereichen und Abteilungen/Ämter einzeln zuordnen und eine beliebige Zuweisung vornehmen. Über den Alle-Schalter wählen Sie alle untergeordneten Organisationseinheiten der übergeordneten Organisationseinheit aus.

Hinweis zu den Benutzerrechten

Im Standard Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit dem zugewiesenen Unternehmen/Behörde bzw. dem zugewiesenen Bereich des Dokuments gehören, um entsprechend seine Benutzerrechte der Funktion anwenden zu können. Die Abteilungen/Ämter werden bei der Rechteprüfung im Standard Rechtesystem nicht beachtet und dienen Ihrer internen Zuordnung.

Im Erweiterten Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit für die in den Benutzerrechten erteilte Bearbeitung mindestens allen dem Dokument zugewiesenen Organisationseinheiten angehören. Falls er dies nicht erfüllt und nicht allen zugewiesenen Organisationseinheiten des Dokuments angehört, aber mindestens einer, kann er das Dokument zumindest lesen.

Beschreibung und Zuordnung der Aufgaben

Aufgaben erhalten darüber hinaus eine Beschreibung, ein verknüpftes Dokument sowie eine Zuweisung an einen Benutzer, der die Aufgabe bearbeiten soll.

Sie können Aufgaben an Benutzer vergeben, die Zugriff auf das entsprechende Unternehmen und Dokument haben.

Kommentare in den Aufgaben

Der letzte inhaltliche Punkt des Aufgaben-Formulars ist der Bereich Kommentare. Hier können Sie einen Freitext oder einen Textbaustein einfügen. Die Kommentare geben den Korrespondenzverlauf einer Aufgabe wieder und werden in der Regel von jedem Benutzer ergänzt, der eine Aufgabe bearbeitet.

Kompakte Inhalte über die Seitenleiste der Aufgaben

Nutzen Sie die Seitenleiste Ihres Dokumente-Editors zum Erstellen einer Aufgabe: Die inhaltlichen Optionen sind hier auf das Wesentliche beschränkt, um Sie nicht von Ihrer eigentlichen Handlung abzulenken. Sie tragen den Titel der Aufgabe ein, definieren die Aufgabe selbst, weisen sie zu und legen einen Beobachter fest.