Aufgaben

  1. Übersicht über Aufgaben
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Neue Aufgaben erstellen
  6. Über den Menüpunkt Aufgaben
  7. Aufgabe duplizieren
  8. Aus der Seitenleiste eines Dokuments heraus
  9. Inhalte einer Aufgabe
  10. Allgemein
  11. Beschreibung und Zuordnung
  12. Kommentare
  13. Kompakte Inhalte über die Seitenleiste
  14. Seitenleiste
  15. Aktivitäten
  16. Dateien
  17. Als erledigt markieren oder Löschen

Nutzen Sie das interne Aufgaben-System, um Aufgaben zu verwalten und zu protokollieren. Sie können Aufgaben erstellen, zuweisen, kommentieren und so die Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutz-Team koordinieren.

Übersicht über Aufgaben

Um zur Übersicht Ihrer Aufgaben zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü auf Aufgaben. Sie gelangen zu einer Auflistung von allen Aufgaben, die Sie einsehen dürfen.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Aufgabe:

  • Status
  • Datum der letzten Aktualisierung
  • Titel der Aufgabe
  • Das Dokument, mit dem die Aufgabe verknüpft ist
  • Den Ersteller der Aufgabe
  • Den Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist
  • Ob eine Wiedervorlage aktiv ist oder inaktiv

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Die Stichwort-Filterung kann bei Aufgaben auf folgende Spalten angewandt werden:

  • Letzte Aktualisierung
  • Titel
  • Verknüpft mit
  • Zugewiesen an
  • Erstellt von

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Die Aufgaben-Auflistung können Sie anhand folgender Kriterien sortieren:

  • Letzte Aktualisierung
  • Titel der Aufgabe
  • Zugewiesen an
  • Erstellt von

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf den Dateiformat Button rechts oben über der Tabelle. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Neue Aufgaben erstellen

In preeco können Sie Aufgaben für sich selbst, Ihr Team oder auch Ihre Mandanten schnell und einfach erstellen.

Über den Menüpunkt Aufgaben

Aus der Übersicht der Aufgaben heraus können Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie auf den Button Neu klicken. Dieser befindet sich rechts oben. Sie gelangen anschließend zu einer Eingabemaske.

Aufgabe duplizieren

Aus der Übersicht Ihrer Aufgaben können Sie bestehende ebenfalls duplizieren. Klicken Sie dazu die Aufgabe an, die Sie kopieren möchten. So gelangen Sie in die Lese-Ansicht. Hier gelangen Sie über das 3-Punkte-Menü am oberen rechten Rand auf die Funktion Duplizieren.

Es wird automatisch eine Kopie erstellt, die Sie anschließend editieren können.

So können Sie wiederholende Aufgaben oder Aufgaben, die sich inhaltlich stark ähneln, effizient neu erstellen.

Aus der Seitenleiste eines Dokuments heraus

Häufig stellen Sie bei der Sichtung oder beim Bearbeiten eines Dokuments fest, dass Sie in Bezug auf das Dokument noch eine Aufgabe zu erledigen haben oder einem Kollegen eine Aufgabe diesbezüglich zuweisen möchten. Zum Beispiel um die Inhalte gemeinsam zu vervollständigen.

In diesen Fällen können Sie, ohne das Dokument zu verlassen, direkt in der rechten Seitenleiste die Option Aufgaben auswählen. Dort finden Sie ein Formular vor, welches Ihnen die schnelle und umstandslose Erstellung einer Aufgabe ermöglicht.

Beachten Sie: Das Erstellen einer Aufgabe ist nur möglich, wenn das Dokument bereits mind. einmal gespeichert wurde.

Inhalte einer Aufgabe

Aufgaben können neben allgemeinen Angaben wie Titel, Status und Unternehmenszugehörigkeit weitere Angaben beinhalten. Je nachdem ob Sie die Aufgabe über die Seitenleiste oder die Übersicht erstellen, haben Sie umfangreichere Optionen, um die Aufgabe zu präzisieren.

Allgemein

Klicken Sie in der Übersicht rechts oben auf Neu. Das erscheinende Formular gibt Ihnen zahlreiche ausfüllbare Felder vor.

Links im Editor sehen Sie ein Inhaltsverzeichnis, welches das Formular in prägnante Abschnitte untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt Inhalte bearbeiten.

Mittig im Editor finden Sie ein Formular. Dieses führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer Aufgabe. In die einzelnen Felder lässt sich ein Freitext einfügen. Darüber hinaus steht Ihnen an bestimmten Stellen die Option zur Verfügung, die Eingabebereiche mit vordefinierten Schnellbausteinen, verknüpften Dokumenten oder bereits eingepflegten Daten zu füllen.

Auf der rechten Seite haben Sie darüber hinaus verschiedene Optionen. Sie wechseln zwischen diesen, indem Sie aus dem Auswahlfeld den gewünschten Bereich auswählen.

Das Formular, sowie die rechte Seitenleiste werden im Folgenden genauer beschrieben

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status der Aufgabe ein. Der Aufgabe wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Aufgaben in der Übersicht und auf dem Dashboard auch visuell einschätzen können. Sie finden eine Erläuterung der Stufen, sowie die dazugehörigen Farben im Folgenden:

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Geschlossen (grün)

Der Status Neu gibt an, dass die Aufgabe vor kurzem erstellt wurde und noch nicht bearbeitet wird.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüll-Prozess, der jedoch nicht final abgeschlossen ist.

Wählen Sie Geschlossen aus, wenn die Aufgabe erfolgreich erfüllt wurde.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche unter den genannten Stichworten und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Sie möchten Ihren Benutzer nachträglich als Beobachter für eine Aufgabe einstellen? Klicken Sie in der Übersicht auf ein gespeichertes Dokument. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) gelangen Sie zu der Funktion Beobachten. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten-Button.

Wählen Sie Beobachten aus wird Ihr preeco-Benutzer unmittelbar als Beobachter für dieses Dokument gespeichert.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Beschreibung und Zuordnung

Aufgaben erhalten darüber hinaus eine Beschreibung, ein verknüpftes Dokument sowie eine Zuweisung an einen Benutzer, der die Aufgabe bearbeiten soll.

Sie können Aufgaben an preeco Benutzer vergeben, die Zugriff auf das entsprechende Unternehmen und Dokument haben.

Kommentare

Der letzte inhaltliche Punkt des Aufgaben-Formulars ist der Bereich Kommentare. Hier können Sie einen Freitext oder einen Textbaustein einfügen. Die Kommentare geben den Korrespondenzverlauf einer Aufgabe wieder und werden in der Regel von jedem Benutzer ergänzt, der eine Aufgabe bearbeitet.

Kompakte Inhalte über die Seitenleiste

Nutzen Sie die Seitenleiste Ihres Dokumente-Editors zum Erstellen einer Aufgabe: Die inhaltlichen Optionen sind hier auf das Wesentliche beschränkt, um Sie nicht von Ihrer eigentlichen Handlung abzulenken. Sie tragen den Titel der Aufgabe ein, definieren die Aufgabe selbst, weisen sie zu und legen einen Beobachter fest.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechts die sogenannte Seitenleiste. Sie können die Seitenleiste über den Button mit dem Pfeil ein- und ausklappen. In der Seitenleiste finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie im Hauptmenü unter Aktivitäten.

Dateien

Sie möchten Ihre Aufgabe mit beliebigen Anhängen verknüpfen? Die Dateien laden Sie über das zweite Symbol von rechts einfach hoch.

Hinweis: Dateianhänge werden nicht als Dokument in Ihr Dokumentenkontingent eingerechnet.

Als erledigt markieren oder Löschen

Um eine Aufgabe zu löschen oder direkt als erledigt zu kennzeichnen, wählen Sie zunächst die bestehende Aufgabe aus. Anschließend gelangen Sie über den Bearbeiten-Button in den Editor. Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie die Optionen Als erledigt kennzeichnen oder Löschen auswählen.

Möchten Sie die Aufgabe löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen.

Wählen Sie die Option Als erledigt kennzeichnen aus, verändert sich der Status Ihrer Aufgabe dementsprechend. Möchten Sie eine bereits erledigte Aufgabe weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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