Datenlöschrichtlinie

  1. Übersicht der Datenlöschrichtlinie
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Erzeugen einer Datenlöschrichtlinie
  6. Verknüpfungen mit anderen Dokumenten

Die Übersicht zu Ihren Datenlöschrichtlinien zeigt alle in Ihren Datenverarbeitungssystemen angegeben persönlichen Informationen in Verbindung mit den Verarbeitungstätigkeiten und den dort hinterlegten Löschfristen. So können Sie übersichtlich und zeitsparend prüfen, welche Informationen in welchen Systemen verarbeitet werden und welche Löschfristen sich für welche personenbezogenen Daten ergeben. Sie müssen nicht jede Verarbeitungstätigkeit extra dafür anwählen.

Übersicht der Datenlöschrichtlinie

Der Bericht Datenlöschrichtlinien stellt eine Übersicht über Löschfristen dar, die sich aus Datenverarbeitungssystemen und Verarbeitungstätigkeiten ableiten lassen.

Diese Übersicht sehen Sie über Berichte > Datenlöschrichtlinien ein. Hier sind Sie alle Informationen tabellarisch aufgelistet. Sie erhalten folgende Informationen über die Tabelle:

  • Unternehmen / Behörde
  • Personenbezogene Daten
  • Schlüssel
  • Datenverarbeitungssystem
  • Verarbeitungstätigkeit
  • Regelfristen für die Löschung

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Sortieren Sie gerne nach den folgenden Kriterien:

  • Unternehmen
  • Personenbezogene Daten
  • Schlüssel
  • Datenverarbeitungssystem
  • Verarbeitungstätigkeit

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Erzeugen einer Datenlöschrichtlinie

Die Datenlöschrichtlinie erzeugen Sie nicht manuell. Aus den an anderen Stellen bereits gepflegten Daten erstellt preeco Ihnen eine vollständige Übersicht.

Damit diese Übersicht korrekt erstellt werden kann, hinterlegen Sie alle verwendeten Datenverarbeitungssysteme und verknüpfen diese mit Ihren Verarbeitungstätigkeiten.

Verknüpfungen mit anderen Dokumenten

Die Datenlöschrichtlinie verwendet die in den Verarbeitungstätigkeiten und den Datenverarbeitungssystemen gepflegten Informationen.

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