Halten Sie alle nötigen Informationen zu Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DSGVO in preeco fest. Darüber hinaus stehen Ihnen Funktionalitäten zur Verfügung, um Hinweis auf Datenschutzverletzungen festzuhalten und smarte Widgets unterstützen Sie bei der zentralen Erfassung dieser Hinweise.
Nutzen Sie die Übersicht über Datenschutzverletzungen, indem Sie in der Seitenleiste Datenschutzverletzungen auswählen.
Sie sehen wesentliche Informationen tabellarisch ein:
Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.
Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.
Filtern nach Stichworten
Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.
Filtern nach Status
In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.
Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.
Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.
Im Bereich Datenschutzverletzungen sortieren Sie wahlweise nach dem Status, der Bezeichnung (alphabetisch) oder dem zugeordneten Unternehmen bzw. der Behörde.
Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts oberhalb der Tabelle.
Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen.
Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon.
Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.
Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.
Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht klicken Sie rechts oben auf den Button Neu. Bei Klick auf den Button Neu erscheinen ggf. verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie ein neues Dokument erstellen können. Wählen Sie Leeres Dokument um direkt mit Ihren individuellen Eingaben zu beginnen.
preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf den Button Neu klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.
In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.
Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts oben.
Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.
Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.
Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.
Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.
Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.
Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.
Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren allerdings für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.
Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.
Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.
Möglichst treffender Name für den Eintrag
Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.
Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.
Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.
Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.
Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.
Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.
Status vergeben
Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Das bedeuten die verschiedenen Farben:
Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.
In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.
Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.
Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.
Unter dem Punkt Darstellung wählen Sie aus, wie Ihr erstelltes Dokument visuell aussehen soll und können eine optionale Dokumenten-ID vergeben, welche auf dem Deckblatt eines Dokumentes angezeigt wird.
Die hier getätigte Auswahl entspricht auch der Darstellung Ihrer erzeugten Revision. Sie können zwischen den folgenden Varianten wählen:
Die Darstellung wählen Sie wie folgt aus:
Wählen Sie in den Feldern Verarbeitungstätigkeiten und Persönliche Informationen die mit dieser Datenschutzverletzung in Zusammenhang stehenden Einträge aus. Diese Information dient nicht nur der Übersichtlichkeit, sondern führt auch dazu, dass Sie weiter unten z.B. die Kategorien der Betroffenen Personen automatisch übernehmen können.
Halten Sie in diesem Bereich die Chronologie der Datenschutzverletzung fest. Geben Sie an, wann das Vorkommnis Ihres Wissens nach begonnen und geendet hat. Ebenso dokumentieren Sie an dieser Stelle das Datum der Kenntnisnahme sowie die Angaben zur Fristeinhaltung.
Legen Sie fest, wer in die Meldung der Datenschutzverletzung involviert ist. Neben dem Verantwortlichen, dem Meldenden, dem Datenschutzbeauftragten und der zuständigen Aufsichtsbehörde haben Sie die Möglichkeit alle weiteren Beteiligten, wie z.B. Auftragsverarbeiter oder gemeinsame Verantwortliche, festzuhalten.
Die Einträge hierzu können Sie entweder direkt eingeben oder über das Kontakte-Icon laden.
Dieser Bereich dient einer allgemeinen Beschreibung der Datenschutzverletzung selbst sowie der weiterführenden Umstände. Tragen Sie die Angaben möglichst vollständig in die dafür vorgesehenen Felder ein. Wie bei den Angaben zu Datenkategorie und Betroffene Personen haben Sie die Möglichkeit die Angaben aus den weiter oben angegebenen Verarbeitungstätigkeiten oder Datenverarbeitungssystemen zu übernehmen.
Im Rahmen der Meldung Ihrer Datenschutzverletzungen sollten Sie die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen möglichst exakt abschätzen. Hierzu können Sie in diesem Abschnitt die denkbaren Risiken festhalten und mit den bekannten Kenngrößen der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung bewerten.
Dokumentieren Sie hier die Bereits existierenden Maßnahmen durch Auswahl der TOMs oder Eingabe der entsprechenden Maßnahmen in das Textfeld. Diese Maßnahmen können Sie automatisch übernehmen, sofern Sie weiter oben den Bezug auf Verarbeitungstätigkeiten vorgenommen haben.
Im Bereich Geplante Maßnahmen halten Sie fest, was Sie in Folge der Datenschutzverletzung zur Minderung oder Beseitigung der festgestellten Risiken unternehmen werden oder bereits unternommen haben. Hier können Sie für jede Maßnahme auch die Zuständigkeit und den Status der Umsetzung festhalten, um eine Historie der Änderungen zu erhalten.
Sofern Sie Dateien mit weiteren Informationen zu Ihrer Datenschutzverletzung anfügen möchten, können Sie diese hier als Anhang hochladen.
Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechts die sogenannte Seitenleiste. Sie können die Seitenleiste über den Button mit dem Pfeil ein- und ausklappen. In der Seitenleiste finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.
Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.
Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei aussehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Live-Vorschau übernimmt auch die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.
Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.
So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.
Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.
Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie im Hauptmenü unter Aktivitäten.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.
Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben und die zum Unternehmen des Dokumentes zugehörig sind. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Paketverwaltung > Benutzer.
Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auswählen, ob eine neue Checkliste erstellt werden soll oder Sie eine vorhandene Checkliste Duplizieren und für das aktuelle Dokument verwenden möchten.
Wie Sie Checklisten mit Ihren gewünschten Inhalten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Checklisten.
Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und sich für einen Neue Umfrage oder das Duplizieren einer vorhandenen Umfrage entscheiden.
Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Umfragen.
Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Die Datei wird in der Seitenleiste hinterlegt aber nicht in das erzeugte Dokument integriert.
Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch Klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.
Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.
Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.
Geben Sie in Verarbeitungstätigkeiten die verwendeten persönlichen Informationen der Datenverarbeitungssysteme an, um diese sowohl im Bereich Datenlöschrichtlinie sowie bei den Betroffenenanfragen als zusätzliche, wichtige Information einsehen zu können.
Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.
Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern-Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.
Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.
Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.
Sofern Sie auf Datenschutzverletzungen aufmerksam gemacht werden, können Sie diese in einem ersten Schritt als Hinweis auf eine Datenschutzverletzung festhalten und bewerten, ob es sich wirklich um eine Datenschutzverletzung handelt.
Die Übersicht zeigt Ihnen alle gespeicherten Hinweise in einer Liste. Sie können diese Tabelle natürlich wie in preeco üblich sortieren, filtern und bei Bedarf auch als PDF, DOCX oder XLSX Datei exportieren.
Klicken Sie auf Neuer Hinweis, um manuell einen Hinweis auf eine Datenschutzverletzung zu erfassen.
Wenn Sie die preeco Funktion Formular für Hinweise auf Datenschutzverletzungen verwenden und ein Hinweis über ein Formular eingetragen wird, wird dieser automatisch in diesem Bereich erfasst und Sie werden über den Eingang an die gewünschte E-Mail-Adresse per E-Mail informiert.
Ebenso wie die meisten anderen Dokumente in preeco haben Hinweise auf Datenschutzverletzungen einen Abschnitt Allgemein in welchem neben der Bezeichnung u.a. auch die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen/Behörde bzw. zu Abteilungen/Ämtern eingestellt werden. Die Informationen zum Hinweis selbst können Sie im Abschnitt Hinweis auf eine Datenschutzverletzung eingeben. Dort können Sie auch die Beschreibung der angeblichen Datenschutzverletzung festhalten und auch die Art der Mitwirkung des Hinweisgebers. Um Ihre Ergänzungen und Erkenntnisse zu einem Hinweis zu dokumentieren, steht Ihnen der Abschnitt Notizen zur Verfügung. Klicken Sie hier auf das Plus-Icon, um einen weiteren Eintrag hinzuzufügen. Sofern der Hinweis in eine Datenschutzverletzung mündet oder sich auf eine bereits bekannte und dokumentierte Datenschutzverletzung bezieht, können Sie diese durch Verknüpfung im Bereich Verknüpfte Datenschutzverletzung zum Ausdruck bringen.
Die Übersicht zeigt Ihnen alle angelegten Formulare inkl. der Angabe der E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen. Sie können diese Tabelle nach Bezeichnung oder Unternehmen sortieren und filtern, sowie bei Bedarf auch als PDF, DOCX oder XLSX Datei exportieren.
Klicken Sie auf Neues Formular, um ein neues Formular zu erzeugen. Neben einer Bezeichnung legen Sie auch hier den Status und die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen/Behörde fest.
Darüber hinaus können Sie festhalten, auf welcher Domain Sie vorhaben das Formular einzubinden und ebenso könnten Sie eine oder mehrere Empfänger für Benachrichtigungen festlegen.
Formulare werden auf einer Internetseite nur angezeigt, wenn Sie den Status aktiv besitzen.