Dokumentation

Mit der preeco Datenschutzmanagement-Software können Sie alle Dokumente leicht erstellen und dauerhaft aktuell halten, die für die DSGVO-Konformität Ihres Unternehmens nötig sind.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Dokumentation des Ist-Zustands Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) optimieren Sie in preeco mithilfe von praxisbewährten Textbausteinen. Sie können mehrere TOM Dokumente erstellen, um z.B. die Maßnahmen für verschiedene Firmen, Firmengebäude oder auch verschiedene Anwendungen oder Rechenzentren separat abzubilden.

Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO stellt einen zentralen Punkt für die Pflege Ihrer Datenschutz-Dokumentation dar. Die Verarbeitungstätigkeiten stehen in preeco mit den Datenverarbeitungssystemen, den Informationspflichten oder den Datenschutz-Folgenabschätzungen Intelligent in Beziehung zueinander. Ebenso können Sie die Verarbeitungstätigkeiten direkt bei Betroffenenanfragen angeben und so einen schnellen Überblick über betroffene Systeme erhalten.

Informationspflichten

Erstellen Sie transparente Dokumente für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und/oder Art. 14 der DSGVO. Dabei können Sie Daten aus Ihren vorhandenen Verarbeitungstätigkeiten automatisch übernehmen. Das fertige Dokument können Sie wahlweise als öffentlichen PDF-Link oder über einen Einbettungscode direkt auf Ihre Website oder z.B. in Ihrer E-Mail Signatur einbinden.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Erstellen Sie in preeco Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) mit Hilfe von Textbausteinen in einer übersichtlichen und strukturierten Oberfläche. Selbstverständlich begleitet preeco den gesamten Lebenszyklus einer DSFA von der initialen Festlegung der Rahmenbedingung über die Definition der umzusetzenden Maßnahmen bis hin zu einem abschließenden Urteil über die Zulässigkeit der geprüften Verarbeitungstätigkeit(en). Entscheiden Sie selbst, ob Ihre DSFA ausführlich oder minimalistisch ausfallen soll.

Betroffenenanfragen

In preeco können Sie Betroffenenanfragen dokumentieren und per E-Mail beantworten. Setzen Sie die Anfragen direkt in Beziehung zu einer Verarbeitungstätigkeit und leiten Sie relevante Informationen zu den Löschfristen und Datenverarbeitungssystemen ab, die mit den angefragten Daten im Zusammenhang stehen. Bei der Erfassung von Betroffenenanfragen unterstützt Sie preeco durch ein intelligentes Zusatztool: Ein entsprechendes Formular können Sie direkt auf Ihrer Internetseite oder in Ihrem Intranet einbinden, um die Anfragen schnell und direkt zu erfassen.

Datenverarbeitungssysteme

Die Dokumentation der verwendeten Software und Hardware in einem Unternehmen hilft Ihnen dabei, den Überblick über den Fluss von persönlichen Informationen in einem Unternehmen zu behalten. Durch eine smarte Bezugnahme zu Verarbeitungstätigkeiten und indirekt zu Betroffenenanfragen können Sie darüber hinaus einen erweiterten Einblick für die Bearbeitung von Anfragen durch betroffene Personen erhalten.

Datenschutzverletzungen

Halten Sie alle nötigen Informationen zu Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DSGVO in preeco fest. Darüber hinaus stehen Ihnen Funktionalitäten zur Verfügung, um Hinweis auf Datenschutzverletzungen festzuhalten und smarte Widgets unterstützen Sie bei der zentralen Erfassung dieser Hinweise.

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