Datenschutz-Folgenabschätzung

  1. Übersicht über alle Datenschutz-Folgenabschätzungen
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen einer Datenschutz-Folgenabschätzungen
  6. Neue (leere) Datenschutz-Folgenabschätzung anlegen
  7. Musterdokumente laden
  8. Duplizieren von vorhandenen Datenschutz-Folgenabschätzungen
  9. Inhalt der Datenschutz-Folgenabschätzungen
  10. Allgemein
  11. Kontext
  12. Schwellwert-Analyse
  13. Beschreibung
  14. Beurteilung
  15. Bewältigung der Risiken
  16. Bericht
  17. Seitenleiste
  18. Live-Vorschau
  19. Revisionen
  20. Aktivitäten
  21. Aufgaben
  22. Checklisten
  23. Umfragen
  24. Dateien
  25. Kommentare / Notizen
  26. Erzeugen einer Revision
  27. Verknüpfungen mit anderen Dokumenten
  28. Archivieren oder löschen

Erstellen Sie in preeco Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) mit Hilfe von Textbausteinen in einer übersichtlichen und strukturierten Oberfläche. Selbstverständlich begleitet preeco den gesamten Lebenszyklus einer DSFA von der initialen Festlegung der Rahmenbedingung über die Definition der umzusetzenden Maßnahmen bis hin zu einem abschließenden Urteil über die Zulässigkeit der geprüften Verarbeitungstätigkeit(en). Entscheiden Sie selbst, ob Ihre DSFA ausführlich oder minimalistisch ausfallen soll.

Übersicht über alle Datenschutz-Folgenabschätzungen

Klicken Sie unter der Rubrik Dokumentation auf Datenschutz-Folgenabschätzungen, gelangen Sie zunächst auf eine Übersichtsseite. Hier sehen Sie die folgenden Informationen zu den bereits existierenden Datenschutz-Folgenabschätzungen tabellarisch ein:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Das zugeordnete Unternehmen/ die zugehörige Behörde
  • Verknüpfung mit einer oder mehreren Verarbeitungstätigkeiten
  • Tags

Die Spalte Verarbeitungstätigkeite/n zeigt einen Punkt für jede Verarbeitungstätigkeit mit der die DSFA verbunden wurde. Die Farbe des Punkts zeigt Ihnen den Status der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit.

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Die Übersicht kann anhand der Bezeichnung, dem Status und auch nach der Spalte Unternehmen / Behörde sortiert werden.

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Anlegen einer Datenschutz-Folgenabschätzungen

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neue (leere) Datenschutz-Folgenabschätzung anlegen

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Duplizieren von vorhandenen Datenschutz-Folgenabschätzungen

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Inhalt der Datenschutz-Folgenabschätzungen

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Archiviert (grau)
  • Akzeptabel (grün)
  • Handeln/Prüfen (gelb)
  • Inakzeptabel (rot)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht finalisiert sind.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung hat darüber hinaus noch drei weitere Status, die sich auf die Beurteilung der Verarbeitungstätigkeiten beziehen. Bei der Speicherung der DSFA in einem dieser drei Status wird automatisch einen Revision der DSFA erzeugt.

Als Akzeptabel kennzeichnen Sie eine DSFA sofern Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass die Verarbeitungstätigkeit/en legitim unter den betrachteten Umständen durchführbar ist. Inakzeptabel setzt den Schluss voraus, dass dies nicht der Fall ist.

Sofern die DSFA die Notwendigkeit zur Umsetzung weiterer Maßnahmen ergeben hat und damit eine weitere Evaluierung der Risiken notwendig wird, wählen Sie den Status Handeln/Prüfen.

Kontext

Im Bereich Kontext geben Sie die Rahmenbedingungen der durchgeführten Datenschutz-Folgenabschätzung an. Sie können mit Hilfe von Textbausteinen angeben warum die DSFA durchgeführt wird. Geben Sie zudem an, auf welche Verarbeitungstätigkeit/en sich die DSFA bezieht.

Nicht unwesentlich ist es zudem, zu dokumentieren, wer an der Erstellung der DSFA teilnimmt. Durch Klicken auf das + Icon können Sie Akteure hinzufügen. Geben Sie für jeden Akteur an, welcher Typ des Akteurs zutreffend ist. Klicken Sie auf das Kontakte Icon (links neben dem Wort Kontaktdaten), um die Kontaktdaten nicht manuell einzugeben sondern aus dem preeco Adressbuch zu laden. Darüber hinaus können Sie für jeden Akteure eine Beschreibung der Rolle und einen Standpunkt des Akteurs angeben.

Schwellwert-Analyse

Im Rahmen der Verarbeitungstätigkeiten haben Sie idealerweise bereits für jede einzelne Verarbeitungstätigkeit eine Schwellwert-Analyse durchgeführt. Diese Daten können Sie nun automatisch in die Felder für Risikoerhöhende Aspekte und Risikoreduzierende Aspekte übernehmen oder die gewünschten Merkmalen in die entsprechenden Felder manuell eintragen.

Die Beurteilung aufgrund der Aspekte können Sie nicht automatisch übernehmen, da diese bei den betrachteten Verarbeitungstätigkeiten unterschiedlich ausfallen kann. Geben Sie deshalb bitte hier nun eine Begründung an und machen Sie Angaben zur Notwendigkeit der Erstellung einer DSFA.

Anhänge

In jedem Kapitel einer DSFA haben Sie die Möglichkeit, beliebige Dateien anzuhängen. Diese werden im erzeugten Dokument als Anhang benannt und als Teil der Revision mit in die ZIP-Datei geschrieben. Klicken Sie auf das + Icon, um eine Datei hinzuzufügen. Wählen Sie über Durchsuchen die Datei aus, geben Sie einen Bezeichnung ein und klicken Sie anschließend auf Hochladen, um den Prozess abzuschließen.

Beschreibung

Fahren Sie nun damit fort, die entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten detailliert zu beschreiben. Dank der Verknüpfung zur Verarbeitungstätigkeit/en können Sie die Informationen zu Zwecke der Datenverarbeitung, Datenkategorien, Rechtsgrundlage und Regelfristen für die Löschung automatisch in Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung übernehmen. Alternativ können Sie die Informationen auch manuell eintragen, indem Sie das Textfeld Suche nach Textbausteinen über die Checkbox aktivieren.

Systematische Beschreibung

Um die Verarbeitungstätigkeiten besser beurteilen zu können, beschreiben Sie im Rahmen der DSFA die einzelnen Geschäftsprozesse detailliert. Um einen neuen Prozessschritt hinzuzufügen, klicken Sie auf das + Icon. Tragen Sie den Namen der Prozessphase ein und geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Phase ein. Machen Sie zudem Angaben dazu, welche Informationssysteme, für die Prozessphase relevant sind.

Schutzmaßnahmen

Die Beschreibung der betrachteteten Verarbeitungstätigkeiten schließt mit der Angabe der bereits umgesetzten Schutzmaßnahmen ab. Auch die hier verknüpften TOM Dokumente und die weiteren speziellen Maßnahmen können Sie automatisch übernehmen oder an dieser Stelle manuell pflegen.

Anhänge

In jedem Kapitel einer DSFA haben Sie die Möglichkeit, beliebige Dateien anzuhängen. Diese werden im erzeugten Dokument als Anhang benannt und als Teil der Revision mit in die ZIP-Datei geschrieben. Klicken Sie auf das + Icon, um eine Datei hinzuzufügen. Wählen Sie über Durchsuchen die Datei aus, geben Sie einen Bezeichnung ein und klicken Sie anschließend auf Hochladen, um den Prozess abzuschließen.

Beurteilung

Das Kapitel Beurteilung widmet sich der Eruierung und Einschätzung der vorhanden Risiken. Klicken Sie auf das + Icon um einen Risiko hinzuzufügen.

Zu jedem Risiko können Sie die folgenden Angaben hinterlegen:

  • Bezeichnung ist eine frei wählbarer Benennung für das Risiko.
  • Art der Bedrohung dient der Kategorisierungen von Risiken nach Auswirkung auf die verarbeiteten Daten.
  • Beschreibung des Risikos sollte eine möglichst aussagekräftige Beschreibung der Umstände des Bedrohungsszenarios liefern.
  • Im Feld Angreifer bzw. relevante Risikoquellen können Sie mit Hilfe von Textbausteinen festlegen, von welcher Quelle das Risiko ausgeht.
  • Mögliche Schäden (Physisch, materiell, immateriell) geben an, welche Schäden die betroffenen Personen durch einen Eintritt des Risikos erleiden könnten.
  • Die Bewertung des Risikos für die Risikomatrix mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung nehmen Sie in der Regel unter Einbeziehung der Akteure und unter Beachtung der aktuell bestehenden Schutzmaßnahmen vor.

Sollten Sie Maßnahmen zur Bewältigung vorgenommen haben, welche Ihre Beuteilung ändern, dann ändern Sie diese Beurteilung, geben im Abschnitt Bericht eine Bemerkung ein und erzeugen von der DSFA durch Speichern im Status Akzeptabel, Inakzeptabel oder Prüfen / Handeln eine neue Revision der DSFA.

Anhänge

In jedem Kapitel einer DSFA haben Sie die Möglichkeit, beliebige Dateien anzuhängen. Diese werden im erzeugten Dokument als Anhang benannt und als Teil der Revision mit in die ZIP-Datei geschrieben. Klicken Sie auf das + Icon, um eine Datei hinzuzufügen. Wählen Sie über Durchsuchen die Datei aus, geben Sie einen Bezeichnung ein und klicken Sie anschließend auf Hochladen, um den Prozess abzuschließen.

Bewältigung der Risiken

Sollten Sie festgestellt haben, welche Risiken in Bezug auf Eintrittswahrscheinlichkeit oder Schwere der Auswirkung ein (mindestens) wesentliches Risiko für die betroffenen Personen darstellen, werden Sie in aller Regel Maßnahmen ergreifen müssen. Diese Maßnahmen sollten geeignet sein, um die Risiken entsprechend zu mildern, sodass die Verarbeitungstätigkeiten rechtskonform durchgeführt werden können.

Die durchzuführenden Maßnahmen erfassen Sie in diesem Kapitel. Klicken Sie auf das + Icon, um eine weitere Maßnahme hinzuzufügen. Bei jeder Maßnahme können Sie die folgenden Attribute hinterlegen:

  • Die Bezeichnung der Maßnahme sollte eine treffende Benennung habe.
  • Wählen Sie das betreffenden Schutzziel der Maßnahme aus.
  • Sie können die Maßnahme direkt auf eines der im Schritt zuvor festgestellten Risiken beziehen. Wählen Sie dieses Risiko im Auswahlfeld aus. Bitte beachten Sie, dass Risiken dort erst erscheinen können nachdem Sie das Risiko unter Beurteilung eingetragen und auch gespeichert haben.
  • Bei der Dokumentation der Maßnahme unterstützt preeco Sie mit vorgefertigten, praxisbewährten Textbausteinen.
  • Die Beschreibung dient der Erläuterung der umzusetzenden Maßnahme.
  • Sie können ebenfalls angeben, wer für die Umsetzung zuständig ist.
  • Im Feld Planung der Umsetzung bis können Sie ein Datum zur Zieldefinition eingeben.
  • Der Status der Umsetzung gibt an, ob sich die geplant Maßnahme noch in der Umsetzung befindet oder ggf. bereits umgesetzt ist. Im Anschluss an eine Umsetung sollten Sie das entsprechende Risiko neu einschätzen und eine neue Revision der DSFA erzeugen.

Wiedervorlage zum entsprechenden Planungs-Datum

Definieren Sie eine Wiedervorlage zum gleichen Datum, welches Sie unter dem Punkt Planung der Umsetzung bis eingetragen haben. So werden Sie terminiert an das Dokument erinnert.

Anhänge

In jedem Kapitel einer DSFA haben Sie die Möglichkeit, beliebige Dateien anzuhängen. Diese werden im erzeugten Dokument als Anhang benannt und als Teil der Revision mit in die ZIP-Datei geschrieben. Klicken Sie auf das + Icon, um eine Datei hinzuzufügen. Wählen Sie über Durchsuchen die Datei aus, geben Sie einen Bezeichnung ein und klicken Sie anschließend auf Hochladen, um den Prozess abzuschließen.

Bericht

Bei der Durchführung wichtiger Schritte im Lebenszyklus einer DSFA empiehlt es einen Bericht einzutragen. Diese Bericht kann dabei helfen, die gemachten Schritte zu verdeutlichen und Einschätzungn und Änderungen nachvollziehbar aufzuschlüsseln. Die Beschreibungen werden immer zusammen mit dem aktuellen Datum und dem aktuell angemeldeten preeco Benutzer gespeichert.

Anhänge

In jedem Kapitel einer DSFA haben Sie die Möglichkeit, beliebige Dateien anzuhängen. Diese werden im erzeugten Dokument als Anhang benannt und als Teil der Revision mit in die ZIP-Datei geschrieben. Klicken Sie auf das + Icon, um eine Datei hinzuzufügen. Wählen Sie über Durchsuchen die Datei aus, geben Sie einen Bezeichnung ein und klicken Sie anschließend auf Hochladen, um den Prozess abzuschließen.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei ausehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt.

Anders als bei anderen preeco Dokumenten wählen Sie die Darstellung Ihrer Datenschutz-Folgenabschätzung nicht im Formular selbstständig aus. Um den Anforderungen an eine DSFA gerecht zu werden, nutzt preeco hier immer die ausführliche Darstellungsform inklusive Inhaltsverzeichnis und Einleitungstext.

Darüber hinaus können Sie über die Live-Vorschau Ihr aktuelles Dokument exportieren, ohne in die Übersicht zurückkehren zu müssen. Rechts neben dem Wort Dokumentenvorschau finden Sie die drei Dateiformat Icons, über die Sie den Download im jeweiligen Format starten.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Erzeugen einer Revision

Eine Revision wird in preeco immer dann erstellt, wenn die DSFA in einem der Status Akzeptabel, Inakzeptabel oder Prüfen/Handeln abgespeichert wird. Die Revision einer DSFA wird als ZIP-Datei generiert und beinhaltet neben dem PDF-Dokument auch die Anhänge, welche bei den einzelnen Kapiteln angefügt wurden.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit Ihres Datenschutzmanagements. Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn und kann beliebig oft erzeugt werden. So können Sie chronologisch Änderungen an Ihrem Dokument nachvollziehen.

Verknüpfungen mit anderen Dokumenten

Datenschutz-Folgenabschätzungen beziehen sich in der Regel auf eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten. Darüber hinaus können Sie in der DSFA Bezug auf TOM Dokumente nehmen, die den Stand der derzeitigen Schutzmaßnahmen wiederspiegeln.

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

Diese Seite bewerten oder Frage stellen

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Datenschutz.

Die Inhalte dieser Seite und die beschrieben Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.