Datenverarbeitungssysteme

  1. Übersicht über alle Datenverarbeitungssysteme
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen eines Datenverarbeitungssystems
  6. Neues (leeres) Datenverarbeitungssystem
  7. Musterdokumente laden
  8. Duplizieren eines Datenverarbeitungssystems
  9. Verbundene Datenverarbeitungssysteme erstellen
  10. Inhalte eines Datenverarbeitungssystems
  11. Allgemein
  12. Einstellungen
  13. Schutzmaßnahmen
  14. Unterstützung der Betroffenenrechte
  15. Verarbeitungstätigkeiten
  16. Persönliche Informationen
  17. Benutzer
  18. Rollen
  19. Clients
  20. Administration und Management
  21. Seitenleiste
  22. Live-Vorschau
  23. Revisionen
  24. Aktivitäten
  25. Aufgaben
  26. Checklisten
  27. Umfragen
  28. Dateien
  29. Kommentare / Notizen
  30. Freigeben und Erzeugen einer Revision
  31. Verknüpfen mit anderen Dokumenten
  32. Archivieren oder löschen

Die Dokumentation der verwendeten Software und Hardware in einem Unternehmen hilft Ihnen dabei, den Überblick über den Fluss von persönlichen Informationen in einem Unternehmen zu behalten. Durch eine smarte Bezugnahme zu Verarbeitungstätigkeiten und indirekt zu Betroffenenanfragen können Sie darüber hinaus einen erweiterten Einblick für die Bearbeitung von Anfragen durch betroffene Personen erhalten.

Übersicht über alle Datenverarbeitungssysteme

Nutzen Sie die Übersicht über Ihre Datenverarbeitungssysteme, indem Sie in der Seitenleiste Datenverarbeitungssysteme auswählen.

Sie sehen wesentliche Informationen tabellarisch ein:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Typ
  • Zugeordnetes Unternehmen / Behörde
  • Land, in dem das Datenverarbeitungssystem angesiedelt ist
  • Anzahl der dokumentierten Benutzer
  • Anzahl der dokumentierten Rollen
  • Tags

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

In den Datenverarbeitungssystemen sortieren Sie nach der Bezeichnung (alphabetisch), der Anzahl der Benutzer oder der Anzahl der Rollen.

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Anlegen eines Datenverarbeitungssystems

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neues (leeres) Datenverarbeitungssystem

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Duplizieren eines Datenverarbeitungssystems

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Verbundene Datenverarbeitungssysteme erstellen

Bei verbundenen Datenverarbeitungssystemen werden die folgenden Inhalte übernommen und dauerhaft synchronisiert:

  • Allgemein (nur der Status wird hier übernommen)
  • Einstellungen
  • Unterstützung der Betroffenenrechte
  • Persönliche Informationen
  • Benutzer
  • Rollen
  • Clients
  • Administration und Management

Verbindungen lösen

Sie können die Verbindung zwischen den Dokumenten jederzeit wieder lösen. Wechseln Sie dazu in die Lese-Ansicht. Wählen Sie hier die Option, Verbindung lösen aus. Sie finden diese im 3-Punkte-Menü oben rechts.

Verbindungen über Quelldokumente erstellen

Verbundene Dokumente können nur über das Quelldokument erstellt werden. Die Option ist nicht über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht eines bereits verbundenen Dokuments verfügbar. Ob es sich um ein Dokument handelt, das Sie als verbundenes Dokument erstellt haben, erkennen Sie an der Bemerkung (verbunden) neben der Bezeichnung des Dokuments.

Inhalte eines Datenverarbeitungssystems

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Einstellungen

Im Bereich Einstellungen können Sie eine detaillierte Beschreibung des eingesetzten Datenverarbeitungssystems vornehmen. Darüber hinaus stehen Ihnen verschiedenen Auswahlmöglichkeiten für den Typ des Systems zur Verfügung. Geben Sie an, an welchem Ort der Daten (Land) das System zu finden ist und verweisen Sie direkt auf die für das Datenverarbeitungssystem verwendeten TOM Dokumente, indem Sie ein oder mehrere Dokumente aus der Liste auswählen.

Schutzmaßnahmen

Unter dem Punkt Schutzmaßnahmen können Sie über ein Auswahlfeld auf bestehende TOM Dokumente verweisen und dadurch eine Beziehung zwischen den Dokumenten herstellen.

Darüber hinaus können Sie hier weitere Maßnahmen über ein Freitextfeld notieren.

Unterstützung der Betroffenenrechte

Dokumentieren Sie in diesem Bereich, wie die Rechte von Betroffenen in einem System umgesetzt werden. Dies erleichtert die Durchführung.

Verarbeitungstätigkeiten

In diesem Abschnitt sehen Sie die Verarbeitungstätigkeiten, in denen das Datenverarbeitungssystem verwendet wird. Durch Klick auf die Bezeichnung einer Verarbeitungstätigkeit gelangen Sie zur Lese-Ansicht der Verarbeitungstätigkeit.

Persönliche Informationen

Pflegen Sie in dieser Tabelle die persönlichen Informationen, welche in diesem Datenverarbeitungssystem gespeichert werden. Die persönlichen Informationen können Sie anschließend in einer Verarbeitungstätigkeit auswählen.

Über das Feld Filter nach Stichwort können Sie in den bereits gespeicherten persönlichen Informationen nach der Beschreibung und der Datenkategorie suchen.

Um eine neue persönliche Information zu erstellen, klicken Sie auf den Button Neu in der Kopfzeile dieses Abschnitts.

Eine persönliche Information besteht aus folgenden Attributen:

  • Beschreibung ist ein möglichst treffender Name für die persönlichen Informationen.
  • Der Schlüssel dient der Vereinheitlichung von persönlichen Informationen über mehrere Datenverarbeitungssysteme hinweg und sollte für dasselbe Datum in verschiedenen Systemen identisch vergeben werden.
  • Wählen Sie bei Art der Datenspeicherung aus, wie die Informationen abgelegt werden.
  • Geben Sie an zu welchen/r Datenkategorie diese persönliche Information gehört. Diese Angaben können Sie durch Einbindung in die Verarbeitungstätigkeit automatisch dorthin übernehmen.

Benutzer

Für Ihre Dokumentation im Bereich der Informationssicherheit kann es wichtig sein, festzuhalten, welche Benutzer eines Unternehmens auf ein Datenverarbeitungssystem Zugriff haben. Diese Information können Sie im Bereich Benutzer festhalten.

Über das Feld Filter nach Stichwort können Sie die Liste nach Name, Vorname, Rolle und Verpflichtung durchsuchen.

Um die Daten eines neuen Benutzers einzugeben, klicken Sie auf den Button Neu in der Kopfzeile dieses Abschnitts.

Die Kontaktdaten eines Benutzers können Sie in der Bearbeiten-Ansicht auch aus dem Adressbuch laden. Für Benutzer eines Datenverarbeitungssystems können Sie folgende Informationen hinterlegen:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • Benutzername
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail
  • Unter Rollen können Sie eine oder mehrere der für das Datenverarbeitungssystem angelegte Rollen auswählen, die dem Benutzer zugewiesen sind.
  • Im Feld Verpflichtungen können Sie dokumentieren, welche speziellen Aufgaben ein Benutzer im System zu erledigen hat.
  • Erfassen Sie sonstige Informationen im Feld Notizen.

Rollen

Sofern Sie die Benutzer eines Datenverarbeitungssystems erfassen, empfiehlt es sich, auch die im System angegebenen Benutzergruppen, sprich Rollen, zu dokumentieren und diese den Benutzern auch zuzuweisen.

Über das Feld Filter nach Stichwort können Sie die Liste nach den Spalten Bezeichnung und Weitere Rechte durchsuchen.

Klicken Sie auf den Button Neu in der Kopfzeile dieses Abschnitts, um eine neue Rolle hinzuzufügen.

Für eine Rolle können Sie folgende Informationen erfassen:

  • Bezeichnung der Rolle
  • Beschreibung als erweiterte Information für nicht selbst sprechende Bezeichnungen.
  • Unter Rechte können Sie auswählen, welche Standardrechte auf Daten ein Benutzer durch diese Rolle erlangt.
  • Weitere Rechte bezeichnen alle Rechte, die nicht in den Standardrechten enthalten sind und können frei eingetragen werden.
  • Geben Sie an, welche Passwortakzeptanzregeln für diese Rolle gelten.
  • Beschreiben Sie den Prozess um Benutzern Zugang zu diesem Datenverarbeitungssystem zu gewähren / zu verweigern.

Clients

Im Abschnitt Clients können Sie angeben, mit welchen Geräten auf das Datenverarbeitungssystem zugegriffen wird.

Über das Feld Filter nach Stichwort können Sie die Liste nach der Spalte Bezeichnung durchsuchen.

Klicken Sie auf den Button Neu in der Kopfzeile dieses Abschnitts, um einen neuen Client hinzuzufügen.

Für einen Client können Sie folgende Informationen erfassen:

  • Geben Sie eine Bezeichnung ein.
  • Wählen Sie den Typ des Clients.
  • Nehmen Sie eine Referenz zur Dokumentation vor.

Administration und Management

Halten Sie in diesem Bereich wichtige Kontakte zum Datenverarbeitungssystem fest.

Um die Daten eines neuen Kontaktes einzugeben, klicken Sie auf den Button Neu in der Kopfzeile dieses Abschnitts.

Die Kontaktdaten eines Eintrags in diesem Bereich können Sie in der Bearbeiten-Ansicht auch aus dem Adressbuch laden. Sie können folgende Informationen hinterlegen:

  • Typ des Kontakts
  • Name des/der Unternehmen / Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei ausehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Live-Vorschau übernimmt dabei die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.

Darüber hinaus können Sie über die Live-Vorschau Ihr aktuelles Dokument exportieren, ohne in die Übersicht zurückkehren zu müssen. Rechts neben dem Wort Dokumentenvorschau finden Sie die drei Dateiformat Icons, über die Sie den Download im jeweiligen Format starten.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Aufgaben sind Teil der Dokumentation eines Datenverarbeitungssystems

Die Aufgaben, die Sie in Bezug zu einem Datenverarbeitungssystem erstellen, werden Bestandteil der generierten Dokumente:

Hierbei handelt es sich um eine Besonderheit im Bereich der Datenverarbeitungssysteme. Sie können diese nutzen, um die Veränderungen der zugriffsberechtigten Benutzer und Rollen in einem System zu dokumentieren.

Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter kommt in ein Unternehmen. Ein Abteilungsleiter oder die Personalabteilung legen in preeco eine Aufgabe für die IT Abteilung beim entsprechenden Datenverarbeitungssystem an, um den Zugang für den neuen Mitarbeiter zu beantragen. Die IT Abteilung führt die Aufgabe durch und gibt diese kommentiert an den Ersteller zurück. Diese Aufgabe wird im für das Datenverarbeitungssystems generierten Dokument unter Punkt 8. festgehalten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Freigeben und Erzeugen einer Revision

Eine Revision wird in preeco immer dann erstellt, wenn das Dokument im Status Freigegeben abgespeichert wird. Darüber hinaus gibt es einen zusätzlichen Button, der Ihnen die Möglichkeit zum Freigeben eröffnet.

Wählen Sie in der Übersicht das Dokument aus, das Sie freigeben wollen. Klicken Sie oben rechts auf den Freigeben Button. Ist das Dokument bereits freigegeben, steht Ihnen diese Option nicht mehr zur Verfügung und der Button verschwindet. Möchten Sie den Status Freigegeben wieder aufheben, editieren Sie dazu den Status des Dokuments wie gewohnt in der Bearbeiten-Ansicht im Teil Allgemein.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit Ihres Datenschutzmanagements. Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn und kann beliebig oft erzeugt werden. So können Sie chronologisch Änderungen an Ihrem Dokument nachvollziehen.

Verknüpfen mit anderen Dokumenten

Geben Sie in Verarbeitungstätigkeiten die verwendeten persönlichen Informationen der Datenverarbeitungssysteme an, um diese sowohl im Bereich Datenlöschrichtlinie sowie bei den Betroffenenanfragen als zusätzliche, wichtige Information einsehen zu können.

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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