Informationspflichten

  1. Übersicht über alle Informationspflichten
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen einer Informationspflicht
  6. Neue, leere Informationspflicht anlegen
  7. Musterdokumente laden
  8. Duplizieren von vorhandenen Informationspflichten
  9. Verbundene Informationspflichten erstellen
  10. Inhalt einer Informationspflicht
  11. Allgemein
  12. Darstellung
  13. Veröffentlichung
  14. Erhebung der Daten
  15. Bezug auf Verarbeitungstätigkeit
  16. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
  17. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  18. Zweck der Datenverarbeitung
  19. Rechtsgrundlage
  20. Berechtigte Interessen
  21. Empfänger der personenbezogenen Daten
  22. Absicht der Übermittlung an ein Drittland oder internationale Organisation
  23. Speicherdauer
  24. Rechte der Betroffenen
  25. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
  26. Angaben im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit
  27. Seitenleiste
  28. Live-Vorschau
  29. Revisionen
  30. Aktivitäten
  31. Aufgaben
  32. Checklisten
  33. Umfragen
  34. Dateien
  35. Kommentare / Notizen
  36. Freigeben und Erzeugen einer Revision
  37. Informationspflicht veröffentlichen
  38. Hinweise zur Veröffentlichung per Einbettung-Code oder öffentlichem Link
  39. Verknüpfen mit anderen Dokumenten
  40. Archivieren oder Löschen

Erstellen Sie transparente Dokumente für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und/oder Art. 14 der DSGVO. Dabei können Sie Daten aus Ihren vorhandenen Verarbeitungstätigkeiten automatisch übernehmen. Das fertige Dokument können Sie wahlweise als öffentlichen PDF-Link oder über einen Einbettungscode direkt auf Ihre Website oder z.B. in Ihrer E-Mail Signatur einbinden.

Übersicht über alle Informationspflichten

Die Übersicht der Informationspflichten zeigt Ihnen alle im System gespeicherten Dokumente bzgl. Ihrer Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen. Im Detail sehen Sie in der Übersicht folgende Informationen:

  • Status der Informationspflicht
  • Bezeichnung des Dokuments
  • Zugehöriges Unternehmen
  • Status der zugehörigen Verarbeitungstätigkeit
  • Tags zur leichteren Wiederauffindbarkeit

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Informationspflichten können nach den folgenden Aspekten sortiert werden:

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Anlegen einer Informationspflicht

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neue, leere Informationspflicht anlegen

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Duplizieren von vorhandenen Informationspflichten

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Verbundene Informationspflichten erstellen

Um ein verbundenes Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf das 3-Punkte-Menü und wählen die Option verbundenes Dokument erstellen aus.

Wählen Sie nun aus, welches Dokument des gleichen Typs das Quelldokument für Ihre Verbindung sein soll. Haben Sie Zugriff auf mehrere Unternehmen/Behörden, können Sie die Dokumente auch unternehmensübergreifend verbinden.

Die Verbindung ist dauerhaft. Es werden wesentliche Inhalte aus dem Quelldokument in das neu erstellte Dokument übernommen. Zudem sind die Inhalte fortwährend synchronisiert. Änderungen, die Sie an diesen Inhalten vornehmen, wirken sich auf alle verbundenen Dokumente aus. Beim Bearbeiten des verbundenen Dokuments können Sie nur jene Inhalte editieren, die nicht durch die Verbindung synchronisiert sind. Änderungen an diesen nehmen Sie über das Quelldokument vor.

Bei verbundenen Informationspflichten werden die folgenden Inhalte übernommen und dauerhaft synchronisiert:

  • Allgemein (nur der Status wird hier übernommen)
  • Darstellung
  • Veröffentlichung
  • Erhebung der Daten
  • Zweck der Datenverarbeitung
  • Rechtsgrundlage
  • Berechtigte Interessen
  • Absicht der Übermittlung an ein Drittland oder internationale Organisation
  • Speicherdauer
  • Rechte der Betroffenen
  • Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Verbindungen lösen

Sie können die Verbindung zwischen den Dokumenten jederzeit wieder lösen. Wechseln Sie dazu in die Lese-Ansicht. Wählen Sie hier die Option, Verbindung lösen aus. Sie finden diese im 3-Punkte-Menü oben rechts.

Verbindungen über Quelldokumente erstellen

Verbundene Dokumente können nur über das Quelldokument erstellt werden. Die Option ist nicht über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht eines bereits verbundenen Dokuments verfügbar. Ob es sich um ein Dokument handelt, das Sie als verbundenes Dokument erstellt haben, erkennen Sie an der Bemerkung (verbunden) neben der Bezeichnung des Dokuments.

Inhalt einer Informationspflicht

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Darstellung

Unter dem Punkt Darstellung wählen Sie aus, wie Ihr erstelltes Dokument visuell aussehen soll. Die hier getätigte Auswahl entspricht auch der Darstellung Ihrer erzeugten Revision. Sie können zwischen den folgenden Varianten wählen:

  • Ausführlich inklusive Inhaltsverzeichnis und Einleitungstext
  • In Form einer tabellarischen Darstellung
  • In einer minimalistischen Darstellung

Die Darstellung wählen Sie wie folgt aus:

  1. Bearbeiten Sie Ihr bestehendes Dokument oder erstellen Sie ein neues.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf Darstellung.
  3. Das Formular springt an die entsprechende Stelle, wo Sie die Eingabe vornehmen können.
  4. Nun haben Sie die Möglichkeit, hier zwischen den drei Varianten zu wählen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil nach unten, der sich rechts im Eingabefeld befindet.

Veröffentlichung

Geben Sie in diesem Bereich an, welche Maßnahmen Sie ergreifen, um die betroffenen Personen über die Datenverarbeitung in Kenntnis zu setzen. Dabei stehen Ihnen hilfreiche Textbausteinen zur Verfügung.

Um Ihre Informationspflicht zu erfüllen, können Sie das mit preeco erstellte Dokument direkt aus dem System heraus veröffentlichen. Die Optionen dazu ergeben sich aus den Angaben, die Sie unter Veröffentlichung auswählen. Wollen Sie eine öffentliche URL und/oder einen Einbettungscode nutzen? Ist die Antwort ja, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

Weitere Details zur Veröffentlichung finden Sie weiter unten in dieser Anleitung.

Erhebung der Daten

Geben Sie hier an, wie Ihre Daten erhoben werden. Findet eine Direkterhebung oder eine Erhebung durch Dritte statt? Oder nutzen Sie beide Wege? Die Auswahl hat Auswirkungen auf die im weiteren Formular angezeigten Felder. Das Formular wird um die Inhaltspunkte Datenkategorie und Datenquelle ergänzt, wenn Sie hier eine Auswahl tätigen, die eine Datenerhebung nach Art. 14 der DSGVO inkludiert.

Bezug auf Verarbeitungstätigkeit

In preeco können Sie eine Informationspflicht optional auf eine Verarbeitungstätigkeit beziehen und durch diesen Bezug automatisch Daten aus der Verarbeitungstätigkeit in die Informationspflicht übernehmen. Übertragbare Felder werden nicht automatisch ausgefüllt. Tragen Sie hier eine Verarbeitungstätigkeit ein, erhalten Sie bei bestimmten Rubriken per Checkbox die Option, die Felder anhand dieser Verarbeitungstätigkeit zu befüllen.

Sofern Sie eine generische Informationspflicht erzeugen möchten, lassen Sie diese Auswahl frei und tragen Sie die gewünschten Informationen manuell in das Formular ein.

Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Tragen Sie hier die Adress- und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und die Ansprechpartner für weitere Fragen zur Datenverarbeitung ein.

Sofern Sie den Bezug zu einer Verarbeitungstätigkeit weiter oben ausgewählt haben, können Sie durch das Setzen der Checkbox Datenübernahme aus Verarbeitungstätigkeit automatisch die Daten der Verarbeitungstätigkeit in das Dokument einfügen. Das Ergebnis sehen Sie immer direkt in der Live-Vorschau in der Seitenleiste.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Tragen Sie hier die Adress- und Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten oder der mit dem Datenschutz betrauten Person in Ihrem Unternehmen ein.

Optional können Sie auch diese Information direkt aus der Verarbeitungstätigkeit übernehmen. Dafür müssen Sie die Informationspflicht zuvor mit einer Verarbeitungstätigkeit in Beziehung gesetzt haben.

Zweck der Datenverarbeitung

Übernehmen Sie die Zwecke der Datenverarbeitung entweder direkt aus der Verarbeitungstätigkeit oder fügen Sie die nötigen Informationen mithilfe von Textbausteinen an dieser Stelle in Ihr Dokument ein.

Rechtsgrundlage

Informieren Sie die betroffenen Personen auch über die rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung. Verwenden Sie für diese Inhalte die Textbausteine oder übernehmen Sie diese Informationen ebenso aus der Verarbeitungstätigkeit.

Berechtigte Interessen

Die Angaben unter Berechtigte Interessen bezieht sich auf den Zweck der Datenerhebung beziehungsweise die Nutzung der Daten. Die hier nutzbaren Textbausteine beziehen sich folglich auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Sofern es Datenempfänger gibt, die sich außerhalb des Unternehmens/ der Behörde befinden, geben Sie diese bitte in das Freitextfeld ein. Alternativ übernehmen Sie diese Informationen aus der Verarbeitungstätigkeit.

Absicht der Übermittlung an ein Drittland oder internationale Organisation

Die Übermittlung personenbezogener Daten an eine "internationale Organisation" (Vgl. Begriffsbestimmung Art. 4 Nr. 26 DSGVO) oder an Verantwortliche, Auftragsverarbeiter oder sonstige Empfänger in einem Land außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) birgt aus Sicht der betroffenen Person besondere Datenschutzrisiken.

Geben Sie deshalb in diesem Bereich an, ob eine Absicht der Übermittlung an in ein Drittland oder eine internationale Organisation besteht und ob Sie dies ggf. auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission beziehen können. Ebenso ist es wichtig, darüber zu informieren, welche Punkte im Bereich Garantien und Erhalt der Garantien genannt werden können.

Speicherdauer

Informieren Sie die betroffenen Personen über die Dauer der Datenspeicherung. Optional übernehmen Sie diese Information auch aus den Angaben zu Regelfristen für die Löschung aus der Verarbeitungstätigkeit.

Rechte der Betroffenen

Geben Sie an, welche Rechte eine betroffene Person wahrnehmen kann und ggf. auch warum bestimmte Rechte hier nicht wirksam sind bzw. durch andere Rechtsnormen negiert werden. Sie können Informationen zu folgenden Rechten eintragen:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung
  • Recht auf Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Möchten Sie nicht in dieser Ausführlichkeit informieren?

Wählen Sie unter Darstellung entweder die tabellarische oder minimalistische Darstellung, um nur die ausgefüllten Informationen in das erzeugte Dokument zu integrieren. Nur in der ausführlichen Darstellung werden alle Kapitel angezeigt, auch wenn diese nicht befüllt sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Geben Sie in diesem Bereich an, ob für die Verarbeitung der Daten automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling verwendet werden. Es kann auch eine wichtige Information sein, dass keine entsprechenden Verarbeitungen durchgeführt werden.

Angaben im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit

Sofern die Informationspflicht für eine Verarbeitung gedacht ist, die einer Gemeinsamen Verantwortlichkeit unterliegt, können Sie weitere Informationen angeben. Um den Vorgang leichter zu gestalten, ist es in preeco möglich, einige der nötigen Angaben aus einem Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit zu übernehmen.

Wählen Sie die Checkbox Ja, zusätzliche Informationen für Gemeinsame Verantwortlichkeiten hinzufügen, um den Bereich freizuschalten.

Sofern Sie Bezug auf einen Vertrag nehmen möchten, wählen Sie diesen bitte im Feld Gemeinsame Verantwortlichkeit aus. Durch diese Auswahl können Sie die Angaben zu den Gemeinsam Verantwortlichen und auch die Definition und Verteilung der Prozessschritte und Verantwortlichen automatisch übernehmen. Alternativ können Sie diese Daten in die entsprechenden Textfelder eintragen.

Für die Information Zusätzliche Informationen für die Datenverarbeitung gemäß Art. 26 Abs. 2 S. 2 DSGVO stehen Ihnen wieder praktische Textbausteine zur Verfügung.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei ausehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Live-Vorschau übernimmt dabei die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.

Darüber hinaus können Sie über die Live-Vorschau Ihr aktuelles Dokument exportieren, ohne in die Übersicht zurückkehren zu müssen. Rechts neben dem Wort Dokumentenvorschau finden Sie die drei Dateiformat Icons, über die Sie den Download im jeweiligen Format starten.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Freigeben und Erzeugen einer Revision

Eine Revision wird in preeco immer dann erstellt, wenn das Dokument im Status Freigegeben abgespeichert wird. Darüber hinaus gibt es einen zusätzlichen Button, der Ihnen die Möglichkeit zum Freigeben eröffnet.

Wählen Sie in der Übersicht das Dokument aus, das Sie freigeben wollen. Klicken Sie oben rechts auf den Freigeben Button. Ist das Dokument bereits freigegeben, steht Ihnen diese Option nicht mehr zur Verfügung und der Button verschwindet. Möchten Sie den Status Freigegeben wieder aufheben, editieren Sie dazu den Status des Dokuments wie gewohnt in der Bearbeiten-Ansicht im Teil Allgemein.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit Ihres Datenschutzmanagements. Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn und kann beliebig oft erzeugt werden. So können Sie chronologisch Änderungen an Ihrem Dokument nachvollziehen.

Informationspflicht veröffentlichen

Die in preeco erstellen Informationspflichten können Sie direkt aus preeco heraus veröffentlichen. Wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen per Ceckbox in der Bearbeiten-Ansicht unter Veröffentlichung aus:

Öffentliche URL bereitstellen?

Sie erhalten nach dem Speichern und Freigeben einer Informationspflicht einen Link, der immer zur letzten freigegebenen PDF-Version der Informationspflicht führt. Diesen Link rufen Sie in der Lese-Ansicht unter dem Inhaltspunkt Veröffentlichung ab. Sie können diesen sowohl per E-Mail versenden als auch auf einer Internet- oder Intranet-Seite einbauen.

Einbetten erlaubt?

Aktivieren Sie diese Checkbox, um in der Lese-Ansicht einen Einbettungs-Code für das Dokument zu erhalten. Diesen Einbettungs-Code können Sie anschließend auf Ihrer Internet- oder Intranet-Seite einfügen. An der Stelle, an der Sie den Code einfügen, wird automatisch zur Ladezeit der Seite der Inhalt der zuletzt freigegebenen Version Ihrer Informationspflicht als HTML ausgegeben. Das Erscheinungsbild kann dabei von Ihren seitenindividuellen Stylesheets bestimmt werden.

Beide Möglichkeiten bieten Ihnen den Vorteil, bei Änderungen am Dokument außer einer Freigabe in preeco keine weiteren Schritte mehr durchführen zu müssen, um die Dokumente zu veröffentlichen. Der Klick Freigeben in preeco genügt und der Link oder Einbettungscode führt immer zur aktuellsten Version.

Hinweise zur Veröffentlichung per Einbettung-Code oder öffentlichem Link

Der Einbettungs-Code und der öffentliche Link zu einem Dokument werden erstellt, wenn die Optionen im Dokument angehakt sind und das Dokument gespeichert wird. Es wird ab diesem Zeitpunkt immer die letzte Revision angezeigt. Auch wenn Sie das Dokument wieder auf einen Status wie z.B. in Bearbeitung setzen, ist der Link/Code folglich nicht deaktiviert, sondern zeigt immer die letzte Revision. Möchten Sie den öffentlichen Link deaktivieren oder die Einbettung beenden, deaktivieren Sie die Option in Dokument und speichern es erneut.

Hinweis Achten Sie beim Einbetten in eine Website darauf, dass ggf. die Content Security Policy den Zugriff auf widget.preeco.de aktiv erlauben muss.

Verknüpfen mit anderen Dokumenten

Informationspflichten können Daten sowohl aus Verarbeitungstätigkeiten übernehmen als auch Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit als Quelle für automatische Datenübernahmen heranziehen.

Archivieren oder Löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

Diese Seite bewerten oder Frage stellen

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Datenschutz.

Die Inhalte dieser Seite und die beschrieben Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.