Verarbeitungstätigkeiten

  1. Übersicht über alle Verarbeitungstätigkeiten
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Liste alle Verarbeitungstätigkeiten exportieren
  5. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten exportieren
  6. Anlegen einer Verarbeitungstätigkeit
  7. Neue (leere) Verarbeitungstätigkeit
  8. Musterdokumente laden
  9. Existierende Verarbeitungstätigkeiten hochladen
  10. Duplizieren von vorhandenen Verarbeitungstätigkeiten
  11. Verbundene Verarbeitungstätigkeiten erstellen
  12. Inhalte einer Verarbeitungstätigkeit
  13. Allgemein
  14. Verfahrensakte
  15. Darstellung
  16. Zuständigkeiten
  17. Verarbeitungstätigkeit
  18. Schutzmaßnahmen
  19. Datenverarbeitungssystem und persönliche Informationen
  20. Empfänger der personenbezogenen Daten
  21. Schwellwert-Analyse
  22. Seitenleiste
  23. Live-Vorschau
  24. Revisionen
  25. Aktivitäten
  26. Aufgaben
  27. Checklisten
  28. Umfragen
  29. Dateien
  30. Kommentare / Notizen
  31. Freigeben und Erzeugen einer Revision
  32. Verknüpfen mit anderen Dokumenten
  33. Archivieren oder löschen

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO stellt einen zentralen Punkt für die Pflege Ihrer Datenschutz-Dokumentation dar. Die Verarbeitungstätigkeiten stehen in preeco mit den Datenverarbeitungssystemen, den Informationspflichten oder den Datenschutz-Folgenabschätzungen Intelligent in Beziehung zueinander. Ebenso können Sie die Verarbeitungstätigkeiten direkt bei Betroffenenanfragen angeben und so einen schnellen Überblick über betroffene Systeme erhalten.

Übersicht über alle Verarbeitungstätigkeiten

Wählen Sie unter den Dokumenten die Verarbeitungstätigkeit aus, gelangen Sie zunächst in die Übersicht. In dieser sehen Sie folgende Informationen tabellarisch ein:

  • Status der Verarbeitungstätigkeit
  • Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
  • Zugeordnetes Unternehmen / Behörde
  • Zugeordnete Abteilung/en
  • Status der für eine Verarbeitungstätigkeit erstellten Informationspflicht
  • Status der Verträge für eingetragene, explizite Datenempfänger falls diese Auftragsverarbeiter oder gemeinsame Verantwortliche sind
  • Tags des Dokuments

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Verarbeitungstätigkeiten können Sie nach Unternehmen/Behörde oder nach ihrer Bezeichnung sortieren.

Liste alle Verarbeitungstätigkeiten exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten exportieren

Das gesamte Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten finden Sie unter Verzeichnis herunterladen. Das Verzeichnis beinhaltet alle Verarbeitungstätigkeiten, welche den Status Freigegeben haben. Sie können das Verzeichnis pro Unternehmen in den Formaten PDF, DOCX oder XLSX herunterladen.

Anlegen einer Verarbeitungstätigkeit

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neue (leere) Verarbeitungstätigkeit

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Musterdokumente laden

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht über das 3-Punkte-Menü die Option Existierendes Dokument hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Über das Formular tragen Sie zusätzliche Informationen wie beispielsweise den Status und das Datum ein.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr in preeco bearbeiten. Sie können die Datei aber natütlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Existierende Verarbeitungstätigkeiten hochladen

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht über das 3-Punkte-Menü die Option Existierendes Dokument hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Über das Formular tragen Sie zusätzliche Informationen wie beispielsweise den Status und das Datum ein.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr in preeco bearbeiten. Sie können die Datei aber natütlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Duplizieren von vorhandenen Verarbeitungstätigkeiten

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Verbundene Verarbeitungstätigkeiten erstellen

Bei verbundenen Verarbeitungstätigkeiten werden die folgenden Inhalte übernommen und dauerhaft synchronisiert:

  • Allgemein (nur der Status wird hier übernommen)
  • Verfahrensakte
  • Darstellung
  • Verarbeitungstätigkeit
  • Schwellwert-Analyse

Verbindungen lösen

Sie können die Verbindung zwischen den Dokumenten jederzeit wieder lösen. Wechseln Sie dazu in die Lese-Ansicht. Wählen Sie hier die Option, Verbindung lösen aus. Sie finden diese im 3-Punkte-Menü oben rechts.

Verbindungen über Quelldokumente erstellen

Verbundene Dokumente können nur über das Quelldokument erstellt werden. Die Option ist nicht über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht eines bereits verbundenen Dokuments verfügbar. Ob es sich um ein Dokument handelt, das Sie als verbundenes Dokument erstellt haben, erkennen Sie an der Bemerkung (verbunden) neben der Bezeichnung des Dokuments.

Inhalte einer Verarbeitungstätigkeit

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Die inhaltlichen Anforderungen an eine Verarbeitungstätigkeit sind in Art. 30 DSGVO geregelt. Alle dort geforderten Angaben können in preeco eingetragen werden. Dabei unterstützen Sie die vorgegebene und/oder selbst angelegten Textbausteine und ein klar strukturiertes Formular.

Sollte dieser Button bei Ihnen nicht erscheinen, haben Sie vermutlich nicht die nötigen Rechte zur Bearbeitung von Ihrem Addministrator erhalten.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Verfahrensakte

Falls zu Ihrer Verarbeitungstätigkeit eine anderweitige Akte existieren sollte, können Sie hier den Standort und das Aktenzeichen angeben. Diese Angaben sind systemintern und tauchen nicht in dem generierten Dokument auf.

Darstellung

Unter dem Punkt Darstellung wählen Sie aus, wie Ihr erstelltes Dokument visuell aussehen soll. Die hier getätigte Auswahl entspricht auch der Darstellung Ihrer erzeugten Revision. Sie können zwischen den folgenden Varianten wählen:

  • Ausführlich inklusive Inhaltsverzeichnis und Einleitungstext
  • In Form einer tabellarischen Darstellung
  • In einer minimalistischen Darstellung

Die Darstellung wählen Sie wie folgt aus:

  1. Bearbeiten Sie Ihr bestehendes Dokument oder erstellen Sie ein neues.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf Darstellung.
  3. Das Formular springt an die entsprechende Stelle, wo Sie die Eingabe vornehmen können.
  4. Nun haben Sie die Möglichkeit, hier zwischen den drei Varianten zu wählen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil nach unten, der sich rechts im Eingabefeld befindet.

Zuständigkeiten

Tragen Sie hier die Ansprechpartner für die Verarbeitungstätigkeit ein. Sie können zwischen Ansprechpartner für fachliche und technische Themen unterscheiden. Ebenso steht es Ihnen frei, Vertreter anzugeben oder weitere Ansprechpartner zu benennen.

Verarbeitungstätigkeit

Um Informationen zur Verarbeitungstätigkeit vorzunehmen, beginnen Sie mit der Angabe des Datums, ab dem die Verarbeitungstätigkeit eingesetzt werden soll oder eingesetzt wird. Die weiteren Angaben erledigen Sie mit Hilfe der Textbausteine in preeco schnell und einfach.

Die verarbeiteten Datenkategorien können Sie an dieser Stelle wählen und/oder aus den weiter unten im Dokument angegebenen Datenverarbeitungssystemen automatisch übernehmen bzw. ergänzen lassen.

Schutzmaßnahmen

Unter dem Punkt Schutzmaßnahmen können Sie über ein Auswahlfeld auf bestehende TOM Dokumente verweisen und dadurch eine Beziehung zwischen den Dokumenten herstellen.

Darüber hinaus können Sie hier weitere Maßnahmen über ein Freitextfeld notieren.

Datenverarbeitungssystem und persönliche Informationen

Legen Sie in diesem Bereich fest, welche persönlichen Informationen in der Verarbeitungstätigkeit verwendet werden. Die Auswahl zeigt Ihnen die in den Datenverarbeitungssystemen angelegten persönlichen Informationen des Unternehmens an, welches auch bei der Verarbeitungstätigkeit im Bereich Allgemein ausgewählt wurde.

Warum Datenverarbeitungssysteme dokumentieren?

Durch die Dokumentation der Datenverarbeitungssysteme erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wo in Ihrem Unternehmen persönliche Informationen gespeichert und verarbeitet werden. Darüber hinaus können Sie in preeco bei Betroffenenanfragen auch sehen, in welchen Systemen potentiell Daten der betroffenen Person zu finden sind.

Datenverarbeitungssysteme vor oder zeitgleich mit den Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren

Sie können bestimmte Informationen automatisiert in eine Verarbeitungstätigkeit übernehmen, wenn Sie zuvor die Datenverarbeitungssysteme dokumentieren. Die Dokumentation der Datenverarbeitungssysteme ist optional, kann aber den Überblick über den Datenfluss in einem Unternehmen immens erhöhen und wird empfohlen.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Ergänzen Sie in diesem Bereich die expliziten Empfänger von persönlichen Daten im Rahmen Ihrer Verarbeitungstätigkeit. Geben Sie dabei die Datenkategorie und den Zweck der Weitergabe an. Zudem können Sie durch die Auswahl des Typ des Datenempfängers auch angeben, ob für den Empfänger ein entsprechender Vertrag notwendig ist. preeco zeigt Ihnen das Vorhandensein und den Status eines entsprechenden Vertrags in der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten in der Spalte Verträge an.

Die Datenempfänger werden nicht in die generierten Dokumente eingetragen sondern dienen der internen Dokumentation und Organisation.

Schwellwert-Analyse

Die Dokumentation Ihrer Verarbeitungstätigkeiten können Sie in preeco mit der sogenannten Schwellwert-Analyse abschließen. Hier können Sie mit Hilfe von risikoreduzierenden Aspekten und risikoerhöhenden Aspekten eine erste Einschätzung zur Notwendigkeit der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung abgeben.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei ausehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Live-Vorschau übernimmt dabei die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.

Darüber hinaus können Sie über die Live-Vorschau Ihr aktuelles Dokument exportieren, ohne in die Übersicht zurückkehren zu müssen. Rechts neben dem Wort Dokumentenvorschau finden Sie die drei Dateiformat Icons, über die Sie den Download im jeweiligen Format starten.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Freigeben und Erzeugen einer Revision

Eine Revision wird in preeco immer dann erstellt, wenn das Dokument im Status Freigegeben abgespeichert wird. Darüber hinaus gibt es einen zusätzlichen Button, der Ihnen die Möglichkeit zum Freigeben eröffnet.

Wählen Sie in der Übersicht das Dokument aus, das Sie freigeben wollen. Klicken Sie oben rechts auf den Freigeben Button. Ist das Dokument bereits freigegeben, steht Ihnen diese Option nicht mehr zur Verfügung und der Button verschwindet. Möchten Sie den Status Freigegeben wieder aufheben, editieren Sie dazu den Status des Dokuments wie gewohnt in der Bearbeiten-Ansicht im Teil Allgemein.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit Ihres Datenschutzmanagements. Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn und kann beliebig oft erzeugt werden. So können Sie chronologisch Änderungen an Ihrem Dokument nachvollziehen.

Verknüpfen mit anderen Dokumenten

In Verarbeitungstätigkeiten verweisen Sie in der Regel auf TOM Dokumente. Ebenso geben Sie an, welche Datenverarbeitungssysteme für diese Verarbeitungstätigkeit verwendet werden und können so automatisiert Daten in eine Verarbeitungstätigkeit übernehmen. Durch die Angabe von Datenempfängern können Sie darüber hinaus einen Bezug zum Stand der Verträge zur Auftragsverarbeitung oder auch zu Verträgen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit herstellen.

Auf der anderen Seite können Verarbeitungstätigkeiten als Basis für Informationspflichten dienen und auch bei Betroffenenanfragen in Beziehung gesetzt werden, um hier eine Übersicht darüber zu erhalten, mit welchen Verarbeitungstätigkeiten und damit Datenverarbeitungssystemen eine betroffenen Person potentiell in Kontakt kam. Diese Informationen sehen Sie auch gebündelt in den Datenlöschrichtlinien ein.

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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