Löschkonzept

  1. Übersicht der Löschkonzepte
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Bestandteile eines Löschkonzeptes
  6. Löschklassen
  7. Löschregeln

Erstellen Sie umfassende und trotzdem übersichtliche und durchführbare Löschkonzepte für Ihr Unternehmen.

Übersicht der Löschkonzepte

In der Übersicht sehen Sie alle erstellen Löschkonzepte und wählen das gewünschte Konzept zur Ansicht oder Bearbeitung aus. Rechts oben können Sie auch in diesem Bereich durch Klick auf Neu ein neues Löschkonzept erstellen.

Sie erhalten folgende Informationen über die Tabelle:

  • Bezeichnung des Löschkonzeptes
  • Unternehmen / Behörde zum dem das Dokument zugeordnet ist
  • Abteilungen / Ämter zum denen das Dokument zugeordnet ist
  • Tags die zu dem Dokument vergeben wurden

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Sortieren Sie gerne nach den folgenden Kriterien:

  • Bezeichnung
  • Unternehmen

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Um ein ganzes Löschkonzept als Datei zu erhalten, klicken Sie auf den entsprechenden Dateiformat-Button am Ende der Zeile eines Löschkonzeptes.

Bestandteile eines Löschkonzeptes

Das Löschkonzept beinhaltet neben den allgemeinen Angaben, wie Bezeichnung, Tags, Beobachter, usw., vor allem zwei essentielle Angaben: Eine Reihe von Löschklassen und die zugehörigen Löschregeln.

Aufgaben zu Löschregeln werden im Dokument protokolliert

Damit Sie die Durchführung eines Löschregeln ebenfalls im Dokument protokolliert finden, werden alle Aufgaben (egal ob manuell zur Löschregel erstellt oder über die Wiedervorlagen-Funktion) im Dokument des Löschkonzeptes gelistet.

Löschklassen

In einer Löschklasse fassen Sie personenbezogenen Daten zusammen, die sich durch gemeinsame Eigenschaften (z.B. Zugehörigkeit zu einer Verarbeitung) für eine gemeinsame oder voneinander abhängig Löschung eignen.

Dabei können Sie natürlich auf bereits in preeco dokumentierte Informationen zurückgreifen und auch automatische Daten aus Verarbeitungstätigkeiten übernehmen. Der Verweis auf die Verarbeitungstätigkeiten hat darüber hinaus den Effekt, dass Sie in der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten in der Spalte Löschklassen sehen können, dass Sie die Daten einer Verarbeitungstätigkeit bereits in einer Löschklasse erfasst haben.

Geben Sie neben den betroffenen Datenkategorien auch direkt an, in welchen Datenverarbeitungssystemen sich die Daten befinden. Sie können auch exakte Datenfelder in den Datenverarbeitungssystemen angeben, um das Löschen der entsprechenden Daten noch übersichtlicher für die Ausführung vorzubereiten.

Neben den technischen Details der Löschklasse geben Sie auch die gemeinsamen Regelfristen zur Löschung und weiteren Normangaben zur Löschpflicht- und evtl. Ausnahmen an.

Löschregeln

In einer Löschregel dokumentierem Sie nun die genauen Parameter zur Löschung der Daten einer oder mehrere Löschklassen. Löschregeln sind also die genauen Anweisungen zur Ausführung der Löschung.

Über die Wiedervorlagen-Funktion können Sie auch bequem regelmäßige Erinnerungen an die Löschregeln erhalten. Die so erstellen Aufgaben werden auch im Dokument des Löschkonzeptes gelistet und protokollieren damit auch die gewissenhafte Durchführung des Löschregel.

Neben einer Bezeichnung und eine genaueren Beschreibung der Parameter für die Löschung enthält jede Löschregel auch den Verweis auf eine oder mehrere Löschklassen.

Die Einführung und Angabe von Standardlöschfristen hilft Ihnen in der Praxis geeignete Zyklen zur Durchführung der Löschung von Daten zu finden. Es empfiehlt sich die Anzahl der pro Unternehmen verwendeten Standardlöschfristen minimal zu halten.

Im Feld Konkretes Ereignis für Löschung können Sie noch einmal detailliert angeben, wann genau die Löschregel Daten mit welchen Parametern löschen soll.

Über Art des Vorgangs können Sie festlegen, welche Tätigkeiten durchgeführt werden soll. Es kann z.B. auch Löschregeln geben, welche die Anonymisierung von Daten nach einem bestimmten Zeitraum vorsehen oder die Einschränkung des Zugriffs auf die Daten zur Folge haben.

Mit der Art der Durchführung halten Sie fest, ob Daten automatisch oder manuell bearbeitet werden und ob die Bearbeitung intern oder unter zu Hilfenahme von externen Auftragsverarbeitern statt finden soll bzw. muss.

Nutzen Sie die Wiedervorlage um an die Löschregel regelmäßig erinnert zu werden und die Aufgaben zur Löschregeln zur protokollieren.

Im Bereich Durchführer legen Sie ggf. die zuständigen Personen an, welche für die Durchführung der Löschregeln verantwortlich sind. Dies ist v.a. für ggf. einzubindende Auftragsverarbeiter sehr hilfreich.

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