Nachrichten
Erledigen Sie auch allgemeine Korrespondenzen über preeco | datenschutz und informationssicherheit. Mit der Nachrichten Funktion können Sie mit externen Personen über E-Mail kommunizieren und diese Nachrichten in preeco | datenschutz und informationssicherheit speichern. Bei Bedarf können Sie auch Formulare für Nachrichten mit individuellen Feldern erzeugen, welche Sie als Widget auf Internetseiten oder Intranetseiten einbinden können.
Bedienoberfläche
Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.
Übersicht über alle Nachrichten
Wählen Sie die Nachrichten im Hauptmenü aus, gelangen Sie in die Übersicht. Die Nachrichten und das Nachrichten-Formular werden Ihnen in zwei gesonderten Tabellen aufgelistet.
In der Übersicht zu Ihren Nachrichten sehen Sie die wichtigsten Informationen ein:
- Bezeichnung
- Organisationseinheiten
- E-Mail (des Empfängers)
- Letzte Aktivität
- Zugewiesen an
- Tags
Anlegen einer neuen Nachricht
Um Nachricht in preeco | datenschutz und informationssicherheit zu erfassen und zu versenden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Manuelles Anlegen einer Nachricht über die Software
Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf Nachrichten und anschließend rechts oben auf den Button Neu. Ggf. müssen Sie nun das gewünschte Unternehmen auswählen, zu dem die Nachricht gehört oder Sie gelangen direkt in die Bearbeiten-Ansicht.
Anlegen über das preeco-Widget: Nachrichten-Formulare
Um den Prozess der strukturierten Erfassung einer Nachricht zu unterstützen, stellt Ihnen preeco | datenschutz und informationssicherheit die Möglichkeit der Einbindung eines individuellen Formulars für Nachrichten direkt auf Ihre Intra- oder Internetseite zur Verfügung. Man kann sich das am besten als Kontaktformular vorstellen, bei dem Sie selbst die Felder bestimmen.
Nachrichten, die in ein solches Formular eingetragen werden, werden automatisch direkt gespeichert. Dabei wird die definierten Personen per E-Mail natürlich über die neue Nachricht informiert.
Die Erstellung und Einbindung eines Formulars für Nachrichten wird im entsprechenden Kapitel weiter unten auf dieser Seite beschrieben.
Nachrichten per E-Mail beantworten
Aus der Lese-Ansicht einer Nachricht heraus können Sie über den Button Per E-Mail antworten dem Empfänger eine Nachricht per E-Mail senden. Klicken Sie auf den Button, gelangen Sie in die Korrespondenz-Ansicht. Oben stehen die Informationen aus den Bereichen Allgemein und Empfänger. Darunter finden Sie die Möglichkeit, eine Nachricht einzugeben und ebenso auch eine Möglichkeit, eine Datei an die Nachricht anzuhängen.
preeco | datenschutz und informationssicherheit versendet sowohl den Text als auch die Datei nicht direkt als Inhalt einer E-Mail an einen Empfänger. Stattdessen erhält die Person nur die Benachrichtigung und einen Einmal-Link zu einer verschlüsselten Seite. Der Link ist gültig, solange die Nachricht bearbeitet wird und nach dem Schließen der Nachricht für weitere 14 Tage. Diese Einstellungen sind fest hinterlegt und können nicht geändert werden.
Nachrichten schließen oder löschen
Nachrichten können Sie über das 3-Punkte-Menü aus der Bearbeiten-Ansicht heraus entweder Schließen oder vollständig Löschen.
Darüber hinaus können Sie auch über die Änderung des Feldes Status im Bereich Allgemein die Nachricht auf Geschlossen stellen.
Wenn Sie eine Nachricht schließen bleibt der Link zur Korrespondenz für den Empfänger noch 14 Tage gültig.
Übersicht Formulare für Nachrichten
Die Übersicht zu den Formularen für Nachrichten umschließt drei wesentliche Eckdaten:
- Bezeichnung
- Domains
- Empfänger E-Mail-Adresse
Nachrichten-Formular anlegen
Sie können beliebig viele Formulare für Nachrichten in preeco erstellen. Es wird empfohlen, für jedes Unternehmen oder für jede Domain ein separates Formular zu verwenden, um die Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten entsprechend steuern zu können.
Klicken Sie in der Übersichts-Tabelle auf den Button Neue im Bereich der Nachrichten-Formulare, um ein neues Formular zu erstellen. Sie gelangen direkt in die Bearbeiten-Ansicht des neu erstellen Formulars.
Inhalte eines Nachrichten-Formulars
Der Editor, über den Sie Ihr Formular erstellen, ist in drei Abschnitte untergliedert: Allgemeine Angaben, Formulareigenschaften und der Inhalt des Formulars.
Allgemeine Angaben
Geben Sie hier die Bezeichnung, den Status oder auch die Beobachter des Formulars ein.
Formulareigenschaften
Die Angabe der Domains ist nur zur Dokumentation der Domains, auf denen Sie das Formular verwenden möchten und hat keine ausschließende Wirkung.
Bei Empfänger für Benachrichtigungen geben Sie die E-Mail-Adressen ein, welche über neue Nachrichten informiert werden sollen. Bestätigen Sie die Eingabe einer E-Mail-Adresse in diesem Feld bitte immer mit der Enter-Taste.
Inhalt
Legen Sie hier die Felder fest, welche im Formular erscheinen sollen. Das Feld E-Mail ist obligatorisch und kann nicht entfernt werden. Ebenso ist das Feld das einzige Pflichtfeld für die Anwender, welche das Formular später ausfüllen.
Nachrichten-Formular einbetten
In der Lese-Ansicht eines Formulars finden Sie den Einbettungs-Code im Feld Einbetten. Klicken Sie auf den Button In Zwischenablage kopieren, um den gesamten Inhalt des nebenstehenden Textfelds in den Zwischenspeicher zu kopieren.
Der Einbettungs-Code kann auf jede beliebige Internet- oder Intranetseite integriert werden. Beim Aufruf dieser Seite wird dann entsprechend eine Verbindung zu den Servern von preeco | datenschutz und informationssicherheit hergestellt und das Formular nachgeladen und angezeigt. Beim Absenden des Formulars werden die Daten an die Server übertragen.
Nachrichten-Formulare löschen oder inaktiv schalten
Formulare können Sie über das 3-Punkte-Menü in der Bearbeiten-Ansicht wahlweise Löschen oder Deaktivieren. In beiden Fällen wird das Formular nicht mehr auf Ihren Intra- oder Internetseiten angezeigt.