Nachrichten

  1. Übersicht über alle Nachrichten
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Anlegen einer neuen Nachricht
  5. Manuelles Anlegen über preeco
  6. Anlegen über das preeco-Widget: Nachrichten-Formulare
  7. Nachrichten per E-Mail beantworten
  8. Nachrichten schließen oder löschen
  9. Übersicht Formulare für Nachrichten
  10. Filtern
  11. Sortieren
  12. Formular anlegen
  13. Inhalte eines Formulars
  14. Formular einbetten
  15. Formulare löschen oder inaktiv schalten
  16. Seitenleiste
  17. Live-Vorschau
  18. Revisionen
  19. Aktivitäten
  20. Aufgaben
  21. Checklisten
  22. Umfragen
  23. Dateien
  24. Kommentare / Notizen

Erledigen Sie auch allgemeine Korrespondenzen über preeco. Mit der Nachrichten Funktion können Sie mit externen Personen über E-Mail kommunizieren und diese Nachrichten in preeco speichern. Bei Bedarf können Sie auch Formulare für Nachrichten mit individuellen Feldern erzeugen, welche Sie als Widget auf Internetseiten oder Intranetseiten einbinden können.

Übersicht über alle Nachrichten

Wählen Sie die Nachrichten im Hauptmenü aus, gelangen Sie in die Übersicht. Die Nachrichten und das Nachrichten-Formular werden Ihnen in zwei gesonderten Tabellen aufgelistet.

In der Übersicht zu Ihren Nachrichten sehen Sie die wichtigsten Informationen ein:

  • Bezeichnung
  • E-Mail (des Empfängers)
  • Letzte Aktualisierung
  • Zugewiesen an
  • Tags

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Sie können die Liste der Anfragen nach folgenden Kriterien sortieren:

  • Status
  • Bezeichnung
  • E-Mail
  • Letzte Aktualisierung
  • Zugewiesen

Die Liste der Nachrichten-Formulare sortieren Sie bei Bedarf nach der Bezeichnung und anhand des Status.

Anlegen einer neuen Nachricht

Um Nachricht in preeco zu erfassen und zu versenden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Manuelles Anlegen über preeco

Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf Nachrichten und anschließend rechts oben auf den Button Neu. Ggf. müssen Sie nun das gewünschte Unternehmen auswählen, zu dem die Nachricht gehört oder Sie gelangen direkt in die Bearbeiten-Ansicht.

Anlegen über das preeco-Widget: Nachrichten-Formulare

Um den Prozess der strukturierten Erfassung einer Nachricht zu unterstützen, stellt Ihnen preeco die Möglichkeit der Einbindung eines individuellen Formulars für Nachrichten direkt auf Ihre Intra- oder Internetseite zur Verfügung. Man kann sich das am besten als Kontaktformular vorstellen, bei dem Sie selbst die Felder bestimmen.

Nachrichten, die in ein solches Formular eingetragen werden, werden automatisch direkt in preeco gespeichert. Dabei wird die definierten Personen per E-Mail natürlich über die neue Nachricht informiert.

Die Erstellung und Einbindung eines Formulars für Nachrichten wird im entsprechenden Kapitel weiter unten auf dieser Seite beschrieben.

Nachrichten per E-Mail beantworten

Aus der Lese-Ansicht einer Nachricht heraus können Sie über den Button Per E-Mail antworten dem Empfänger eine Nachricht per E-Mail senden. Klicken Sie auf den Button, gelangen Sie in die Korrespondenz-Ansicht. Oben stehen die Informationen aus den Bereichen Allgemein und Empfänger. Darunter finden Sie die Möglichkeit, eine Nachricht einzugeben und ebenso auch eine Möglichkeit, eine Datei an die Nachricht anzuhängen.

preeco versendet sowohl den Text als auch die Datei nicht direkt als Inhalt einer E-Mail an einen Empfänger. Stattdessen erhält die Person nur die Benachrichtigung und einen Einmal-Link zu einer verschlüsselten Seite. Der Link ist gültig, solange die Nachricht bearbeitet wird und nach dem Schließen der Nachricht für weitere 14 Tage. Diese Einstellungen sind fest hinterlegt und können nicht geändert werden.

Nachrichten schließen oder löschen

Nachrichten können Sie über das 3-Punkte-Menü aus der Bearbeiten-Ansicht heraus entweder Schließen oder vollständig Löschen.

Darüber hinaus können Sie auch über die Änderung des Feldes Status im Bereich Allgemein die Nachricht auf Geschlossen stellen.

Wenn Sie eine Nachricht schließen bleibt der Link zur Korrespondenz für den Empfänger noch 14 Tage gültig.

Übersicht Formulare für Nachrichten

Die Übersicht zu den Formularen für Nachrichten umschließt drei wesentliche Eckdaten:

  • Bezeichnung
  • Domains
  • Empfänger E-Mail-Adresse

Filtern

Auch in der Übersicht über Ihre Formulare filtern Sie nach Stichwort oder Status.

Sortieren

Sortieren Sie die Übersicht Ihrer Formulare nach der Spalte Bezeichnung oder anhand des Status Aktiv oder Inaktiv. Sie erkennen die Sortieroption auch hier an den beiden Pfeilen neben der Spalten-Bezeichnung. Die Spalte, nach der Sie aktuell sortieren, erkennen Sie daran, dass in der entsprechenden Kopfspalte nur ein Pfeil erkennbar ist.

Formular anlegen

Sie können beliebig viele Formulare für Nachrichten in preeco erstellen. Es wird empfohlen, für jedes Unternehmen oder für jede Domain ein separates Formular zu verwenden, um die Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten entsprechend steuern zu können.

Klicken Sie in der Übersichts-Tabelle auf den Button Neue im Bereich der Nachrichten-Formulare, um ein neues Formular zu erstellen. Sie gelangen direkt in die Bearbeiten-Ansicht des neu erstellen Formulars.

Inhalte eines Formulars

Der Editor, über den Sie Ihr Formular erstellen, ist in drei Abschnitte untergliedert: Allgemeine Angaben, Formulareigenschaften und der Inhalt des Formulars.

Allgemeine Angaben

Geben Sie hier die Bezeichnung, den Status oder auch die Beobachter des Formulars ein.

Formulareigenschaften

Die Angabe der Domains ist nur zur Dokumentation der Domains, auf denen Sie das Formular verwenden möchten und hat keine ausschließende Wirkung.

Bei Empfänger für Benachrichtigungen geben Sie die E-Mail-Adressen ein, welche über neue Nachrichten informiert werden sollen. Bestätigen Sie die Eingabe einer E-Mail-Adresse in diesem Feld bitte immer mit der Enter-Taste.

Inhalt

Legen Sie hier die Felder fest, welche im Formular erscheinen sollen. Das Feld E-Mail ist obligatorisch und kann nicht entfernt werden. Ebenso ist das Feld das einzige Pflichtfeld für die Anwender, welche das Formular später ausfüllen.

Formular einbetten

In der Lese-Ansicht eines Formulars finden Sie den Einbettungs-Code im Feld Einbetten. Klicken Sie auf den Button In Zwischenablage kopieren, um den gesamten Inhalt des nebenstehenden Textfelds in den Zwischenspeicher zu kopieren.

Der Einbettungs-Code kann auf jede beliebige Internet- oder Intranetseite integriert werden. Beim Aufruf dieser Seite wird dann entsprechend eine Verbindung zu den Servern von preeco hergestellt und das Formular nachgeladen und angezeigt. Beim Absenden des Formulars werden die Daten an die preeco Server übertragen.

Formulare löschen oder inaktiv schalten

Formulare können Sie über das 3-Punkte-Menü in der Bearbeiten-Ansicht wahlweise Löschen oder Deaktivieren. In beiden Fällen wird das Formular nicht mehr auf Ihren Intra- oder Internetseiten angezeigt.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechts die sogenannte Seitenleiste. Sie können die Seitenleiste über den Button mit dem Pfeil ein- und ausklappen. In der Seitenleiste finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei aussehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Live-Vorschau übernimmt auch die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie im Hauptmenü unter Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben und die zum Unternehmen des Dokumentes zugehörig sind. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Paketverwaltung > Benutzer.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auswählen, ob eine neue Checkliste erstellt werden soll oder Sie eine vorhandene Checkliste Duplizieren und für das aktuelle Dokument verwenden möchten.

Wie Sie Checklisten mit Ihren gewünschten Inhalten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und sich für einen Neue Umfrage oder das Duplizieren einer vorhandenen Umfrage entscheiden.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Die Datei wird in der Seitenleiste hinterlegt aber nicht in das erzeugte Dokument integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch Klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

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