Schulungen

  1. Übersicht über Schulungen
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen einer Schulung
  6. Inhalte einer Schulung
  7. Allgemein
  8. Einstellungen
  9. Schulungsvorlage
  10. Teilnehmer
  11. Verwaltung von Teilnehmern
  12. Freigeben der Schulung und Versenden der Einladungen
  13. Seitenleiste
  14. Aktivitäten
  15. Aufgaben
  16. Checklisten
  17. Umfragen
  18. Dateien
  19. Kommentare / Notizen

Hier verwalten Sie Ihre Schulungen und deren Eigenschaften. Laden Sie Schulungsvorlagen, fügen Sie Teilnehmer hinzu und versenden Sie Einladungen zur Teilnahme.

Übersicht über Schulungen

Um zur Übersicht Ihrer Schulungen zu gelangen, klicken Sie auf Schulungen im Hauptmenü. Sie gelangen zu einer Auflistung aller Schulungen, auf die Sie Zugriff haben.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Schulungsvorlage:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Zugeordnete/s Unternehmen/Behörde
  • Zugeordnete Abteilungen/Ämter
  • Verfügbar
  • Teilnahmestatus
  • Tags

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Die Übersicht der Schulungen können Sie nach folgenden Spalten sortieren:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Unternehmen

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts oberhalb der Tabelle.

Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon.

Anlegen einer Schulung

Um eine neue Schulung zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf Schulung. In der nun geöffneten Übersicht klicken Sie rechts oben auf den Button Neu.

Duplizieren einer vorhandenen Datenschutzschulung

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts oben.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

preeco-Vorlagen für Schulungen

Die von preeco zur Verfügung gestellten Datenschutzschulungen können Sie im Bereich Schulungsvorlagen über den Button Neu unter Mustervorlagen laden finden.

Inhalte einer Schulung

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren allerdings für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Einstellungen

Legen Sie allgemeine Einstellungen für Ihre Schulung fest.

Verfügbar ab

Tragen Sie hier ein, ab wann Ihre Schulung für Teilnehmer verfügbar sein soll. Sie können vorab die Einladungen versenden aber Ihr Teilnehmer können erst ab diesem Datum auf die Online-Schulung zugreifen.

Verfügbar bis

Tragen Sie hier ein, bis wann Ihre Schulung für Teilnehmer verfügbar sein soll. Nach Ablauf dieses Datums haben Teilnehmer keinen Zugriff mehr auf die Schulung.

Teilnahmebescheinigung

Aktivieren Sie diese Checkbox, um den Teilnehmern automatisch am Ende einer Schulung bei erfolgreicher Teilnahme eine entsprechende PDF Bescheinigung zur Verfügung zu stellen.

Anteil der richtigen Antworten zum Bestehen

Wählen Sie im Auswahlfeld die Prozentzahl der richtig zu beantworteten Fragen aus oder wählen Sie Immer bestanden, falls die Teilnehmer unabhängig von ihrem Ergebnis eine Teilnahmebescheinigung erhalten sollen.

Beschreibung auf Zertifikat

Tragen Sie in dieses Textfeld eine Beschreibung oder sonstige Informationen ein, die auf der Bescheinigung aufgedruckt werden sollen.

Dauer der Schulung

Tragen Sie hier den ungefähren Umfang der Schulung für Ihre Teilnehmer ein. Diese Information wird auf der Teilnahmebescheinigung zu finden sein. Beispiel: "ca. 8 Stunden"

Schulungsvorlage

Legen Sie hier fest, welche Schulungsinhalte Ihren Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden sollen.

Schulungsvorlage

Wählen Sie aus dem Auswahlfeld die Schulungen aus, die Ihre Teilnehmer absolvieren können sollen. Es stehen nur Schulungen zur Auswahl, welche allen Unternehmen oder dem oben ausgewählten Unternehmen zur Verfügung stehen.

Teilnehmer

Bitte beachten Sie, dass das Verwalten von Teilnehmern nur in der Lese-Ansicht einer Datenschutzschulung möglich ist. Sie müsse Ihre Datenschutzschulung deshalb mind. einmal speichern, bevor Sie Teilnehmer hinzufügen können.

Die Teilnahme an einer Schulung ist entweder per E-Mail Einladung möglich oder durch die Verwendung von Teilnahme-Codes. Sie können innerhalb einer Schulung auch sowohl mit E-Mail Einladungen als auch mit Teilnahme-Codes arbeiten. Teilnehmer, deren E-Mail-Adresse hinterlegt ist, erhalten bei Freigabe der Schulung automatische eine E-Mail mit dem Link zur Teilnahme an der Schulung.

Teilnahme per E-Mail Einladung

Um Teilnehmer per E-Mail zur Teilnahme an einer Schulung einzuladen, fügen Sie diese entweder aus den Kontakten hinzu oder importieren Sie direkt die Teilnehmer aus einer Excel-Liste. Beide Funktionen stehen Ihnen im Bereich Teilnehmer bei Klick auf den Button Neu zur Verfügung.

Teilnahme-Codes

Möchten Sie Teilnehmer zur Schulung auffordern, indem Sie Ihnen einen Teilnahme-Code aushändigen, klicken Sie bitte auf Neu und anschließend auf Teilnahme-Codes generieren. Im nun erscheinenden Dialog geben Sie die Anzahl der gewünschten Teilnahme-Codes ein.

Teilnahme-Codes verwenden

Teilnehmer gehen dazu auf die Seite https://web.preeco.de/training und geben Ihren Teilnahme-Code, Ihren Vornamen und Nachnamen an.

Wie können Teilnahme-Codes verwendet werden?

Verteilen Sie die Codes an Ihre Teilnehmer. Sie können die Liste der Teilnehmer als PDF, DOCX oder XLSX Datei herunterladen.

Bitte geben Sie Ihren Teilnehmern die folgende Adresse weiter:

https://web.preeco.de/training

Die Teilnehmer rufen die Adresse auf, geben Ihren Teilnahme-Code ein und können im Anschluss an der Schulung teilnehmen. Sollten ein Teilnehmer die Schulung unterbrechen und später fortsetzen wollen, ist dies problemlos möglich. preeco merkt sich automatisch die Stelle, an der der Teilnehmer die Schulung verlassen hat und bei erneutem Aufruf der oben genannten Adresse und Eingaben des Codes, Vornamen und Nachnamens gelangt der Teilnehmer direkt zu der entsprechenden Stelle in der Schulung.

Verwaltung von Teilnehmern

Über das 3-Punkte-Menü im Bereich Teilnehmer haben Sie die Möglichkeit folgende Funktionen auszuführen:

  • Alle Teilnehmer löschen
  • Neue/aktive Teilnehmer löschen
  • Link an alle neuen/aktiven Teilnehmer erneut versenden

Import von Kontakten

Nutzen Sie die Import-Funktion für Teilnehmer, um eine Vielzahl von Teilnehmern direkt aus einer Excel-Datei (XLSX) hinzuzufügen.

Freigeben der Schulung und Versenden der Einladungen

Haben Sie alle Einstellungen wunschgemäß durchgeführt und alle Teilnehmer hinzugefügt, können Sie die Einladungen zur Schulung versenden. Gehen Sie hierzu in die Lese-Ansicht der betreffenden Datenschutzschulung und klicken Sie auf den Button Freigeben.

Erst nach der Freigabe einer Schulung können die Teilnehmer über die E-Mail Einladung oder den Teilnahme-Code an der Schulung teilnehmen.

Im sich öffnenden Dialog haben Sie die Möglichkeit eine optionale Nachricht für die Teilnehmer hinzuzufügen. Durch Klick auf Freigaben bestätigen Sie den Versand. Der Dialog schließt sich und das preeco System beginnt im Hintergrund damit die Einladungen per E-Mail an alle Teilnehmer zu versenden, für welche eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechts die sogenannte Seitenleiste. Sie können die Seitenleiste über den Button mit dem Pfeil ein- und ausklappen. In der Seitenleiste finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie im Hauptmenü unter Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben und die zum Unternehmen des Dokumentes zugehörig sind. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Paketverwaltung > Benutzer.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auswählen, ob eine neue Checkliste erstellt werden soll oder Sie eine vorhandene Checkliste Duplizieren und für das aktuelle Dokument verwenden möchten.

Wie Sie Checklisten mit Ihren gewünschten Inhalten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und sich für einen Neue Umfrage oder das Duplizieren einer vorhandenen Umfrage entscheiden.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Die Datei wird in der Seitenleiste hinterlegt aber nicht in das erzeugte Dokument integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch Klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

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