Datenschutzschulungen

  1. Übersicht über Datenschutzschulungen
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen einer Datenschutzschulung
  6. Inhalte einer Datenschutzschulung
  7. Allgemein
  8. Einstellungen
  9. Schulungsvorlage
  10. Teilnehmer
  11. Freigeben der Schulung und Versenden der Einladungen
  12. Seitenleiste
  13. Aktivitäten
  14. Aufgaben
  15. Checklisten
  16. Umfragen
  17. Dateien
  18. Kommentare / Notizen

Hier verwalten Sie Ihre Schulungen und deren Eigenschaften. Laden Sie Schulungsvorlagen, fügen Sie Teilnehmer hinzu und versenden Sie Einladungen zur Teilnahme.

Übersicht über Datenschutzschulungen

Um zur Übersicht Ihrer Datenschutzschulungen zu gelangen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Datenschutzschulungen unter der Kategorie Datenschutzschulungen. Sie gelangen zu einer Auflistung von allen Datenschutzschulungen auf die Sie Zugriff haben.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Schulungsvorlage:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Zugeordnete/s Unternehmen/Behörde
  • Zugeordnete Abteilungen/Ämter
  • Verfügbar
  • Teilnahmestatus
  • Tags

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Die Übersicht der Datenschutzschulungen können Sie nach folgenden Spalten sortieren:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Unternehmen

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Anlegen einer Datenschutzschulung

Um eine neue Datenschutzschulung zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf Datenschutzschulungen. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button Neue Datenschutzschulung.

Duplizieren einer vorhandenen Datenschutzschulung

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

preeco Vorlagen für Schulungen

Die von preeco zur Verfügung gestellten Datenschutzschulungen können Sie im Bereich Schulungsvorlagen über das 3-Punkte-Menü laden.

Inhalte einer Datenschutzschulung

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Einstellungen

Legen Sie allgemeine Einstellungen für Ihre Schulung fest.

Verfügbar ab

Tragen Sie hier ein, ab wann Ihre Schulung für Teilnehmer verfügbar sein soll. Sie können vorab die Einladungen versenden aber Ihr Teilnehmer können erst ab diesem Datum auf die Online-Schulung zugreifen.

Verfügbar bis

Tragen Sie hier ein, bis wann Ihre Schulung für Teilnehmer verfügbar sein soll. Nach Ablauf dieses Datums haben Teilnehmer keinen Zugriff mehr auf die Schulung.

Teilnahmebescheinigung

Aktivieren Sie diese Checkbox, um den Teilnehmern automatisch am Ende einer Schulung bei erfoglreicher Teilnahme eine entsprechende PDF Bescheinigung zu Verfügung zu stellen.

Anteil der richtigen Antworten zum Bestehen

Wählen Sie im Auswahlfeld die Prozentzahl der richtig zu beantworteten Fragen aus oder wählen Sie Immer bestanden, falls die Teilnehmer unabhängig von ihrem Ergebnis eine Teilnahmebescheinigung erhalten sollen.

Beschreibung auf Zertifikat

Tragen Sie in dieses Textfeld eine Beschreibung oder sonstige Informationen ein, die auf der Bescheinigung aufgedruckt werden sollen.

Dauer der Schulung

Tragen Sie hier den ungefähren Umfang der Schulung für Ihre Teilnehmer ein. Diese Information wird auf der Teilnahmebescheinigung zu finden sein. Beispiel: "ca. 8 Stunden"

Schulungsvorlage

Legen Sie hier fest, welche Schulungsinhalte Ihren Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden sollen.

Schulungsvorlage

Wählen Sie aus dem Auswahlfeld die Schulungen aus, die Ihre Teilnehmer absolvieren können sollen. Es stehen nur Schulungen zur Auswahl, welche allen Unternehmen oder dem oben ausgewählten Unternehmen zur Verfügung stehen.

Teilnehmer

Bitte beachten Sie, dass das Hinzufügen von Teilnehmern nur in der Lese-Ansicht einer Datenschutzschulung möglich ist. Sie müsse Ihre Datenschutzschulung deshalb mind. einmal speichern, bevor Sie Teilnehmer hinzufügen können.

Teilnehmer können aus der Liste der Kontakte hinzugefügt werden. Es stehen nur Kontakte zur Verfügung, die für alle Unternehmen sichtbar sind oder zu dem in der Datenschutzschulung ausgewählten Unternehmen gehören. Im Bereich Kontakte haben Sie die Möglichkeit eine Excel-Tabelle mit Adressen hochzuladen.

Import von Kontakten

Nutzen Sie die Import-Funktion im Bereich Kontakte, um eine Vielzahl von Kontakteinträgen aus einer Excel-Datei (xlsx) hinzuzufügen.

Freigeben der Schulung und Versenden der Einladungen

Haben Sie alle Einstellungen wunschgemäß durchgeführt und alle Teilnehmer hinzugefügt, können Sie die Einladungen zur Schulung versenden. Gehen Sie hierzu in die Lese-Ansicht der betreffenden Datenschutzschulung und klicken Sie auf den Button Freigeben und versenden. Im sich öffnenden Dialog haben Sie die Möglichkeit eine optionale Nachricht für die Teilnehmer hinzuzufügen. Durch Klick auf Freigaben und versenden bestätigen Sie den Versand. Der Dialog schließt sich und das preeco System beginnt im Hintergrund damit die Einladungen per E-Mail an alle Teilnehmer zu versenden.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

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