Technische und organisatorische Maßnahmen

  1. Übersicht über alle TOMs
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen eines TOM Dokuments
  6. Neues (leeres) TOM Dokument
  7. Musterdokumente laden
  8. Duplizieren eines vorhandenen TOM Dokuments
  9. Existierendes TOM Dokument hochladen
  10. Verbundenes TOM Dokument erstellen
  11. Inhalte einer technischen und organisatorischen Maßnahme
  12. Allgemein
  13. Darstellung des Dokumentes
  14. Gewährleistung der Vertraulichkeit
  15. Gewährleistung der Integrität
  16. Pseudonymisierung und Verschlüsselung
  17. Gewährleistung der Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellbarkeit
  18. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
  19. Seitenleiste
  20. Live-Vorschau
  21. Revisionen
  22. Aktivitäten
  23. Aufgaben
  24. Checklisten
  25. Umfragen
  26. Dateien
  27. Kommentare / Notizen
  28. Freigeben und Erzeugung von Revisionen
  29. Verknüpfen mit anderen Dokumenten
  30. Archivieren oder Löschen

Die Dokumentation des Ist-Zustands Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) optimieren Sie in preeco mithilfe von praxisbewährten Textbausteinen. Sie können mehrere TOM Dokumente erstellen, um z.B. die Maßnahmen für verschiedene Firmen, Firmengebäude oder auch verschiedene Anwendungen oder Rechenzentren separat abzubilden.

Mehrere TOM Dokumente für ein Unternehmen?

In der praktischen Umsetzung kann es sinnvoll sein, für verschiedene Gebäude und für verschiedene Rechenzentren oder Online-Dienste separate TOM Dokumente zu erstellen. Im Anschluss können Sie z.B. bei der Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten oder Datenverarbeitungssysteme auf mehrere TOM Dokumente verweisen.

Übersicht über alle TOMs

In der Übersicht Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen sehen Sie den Status, die Bezeichnung und das zugehörige Unternehmen sowie die Tags des TOM Dokuments.

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Die TOM-Übersicht können Sie nach folgenden Spalten sortieren:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Unternehmen

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts oberhalb der Tabelle.

Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon.

Anlegen eines TOM Dokuments

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neues (leeres) TOM Dokument

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht klicken Sie rechts oben auf den Button Neu. Bei Klick auf den Button Neu erscheinen ggf. verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie ein neues Dokument erstellen können. Wählen Sie Leeres Dokument um direkt mit Ihren individuellen Eingaben zu beginnen.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf den Button Neu klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Duplizieren eines vorhandenen TOM Dokuments

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts oben.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Existierendes TOM Dokument hochladen

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht den Button Neu und wählen dann Datei hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr in preeco bearbeiten. Sie können die Datei aber natürlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Verbundenes TOM Dokument erstellen

Um ein verbundenes Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf Neu und wählen die Option Verbundenes Dokument aus.

Wählen Sie nun aus, welches Dokument das Quelldokument für Ihre Verbindung sein soll. Haben Sie Zugriff auf mehrere Unternehmen/Behörden, können Sie die Dokumente auch unternehmensübergreifend verbinden.

Die Verbindung ist dauerhaft. Es werden wesentliche Inhalte aus dem Quelldokument in das neu erstellte Dokument übernommen. Zudem sind die Inhalte fortwährend synchronisiert. Änderungen, die Sie an diesen Inhalten vornehmen, wirken sich auf alle verbundenen Dokumente aus. Beim Bearbeiten des verbundenen Dokuments können Sie nur jene Inhalte editieren, die nicht durch die Verbindung synchronisiert sind. Änderungen an diesen nehmen Sie über das Quelldokument vor.

Bei verbundenen TOMs werden die folgenden Inhalte übernommen und dauerhaft synchronisiert:

  • Allgemein (nur der Status wird hier übernommen)
  • Darstellung des Dokumentes
  • Gewährleistung der Vertraulichkeit
  • Gewährleistung der Integrität
  • Pseudonymisierung und Verschlüsselung
  • Gewährleistung der Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellbarkeit
  • Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Verbindungen lösen

Sie können die Verbindung zwischen den Dokumenten jederzeit wieder lösen. Wechseln Sie dazu in die Lese-Ansicht. Wählen Sie hier die Option, Verbindung lösen aus. Sie finden diese im 3-Punkte-Menü oben rechts.

Verbindungen über Quelldokumente erstellen

Verbundene Dokumente können über das Quelldokument erstellt werden oder über die Auswahl _Verbundenes Dokument_ nach dem Klick auf _Neu_ in einer Übersicht.

Die Option ist nicht über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht eines bereits verbundenen Dokuments verfügbar. Ob es sich um ein Dokument handelt, das Sie als verbundenes Dokument erstellt haben, erkennen Sie an der Bemerkung (verbunden) neben der Bezeichnung des Dokuments oder der Angabe im Bereich Dokumentenverbindung in der Lese-Ansicht eines Dokuments.

Inhalte einer technischen und organisatorischen Maßnahme

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren allerdings für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Darstellung des Dokumentes

Unter dem Punkt Darstellung wählen Sie aus, wie Ihr erstelltes Dokument visuell aussehen soll und können eine optionale Dokumenten-ID vergeben, welche auf dem Deckblatt eines Dokumentes angezeigt wird.

Die hier getätigte Auswahl entspricht auch der Darstellung Ihrer erzeugten Revision. Sie können zwischen den folgenden Varianten wählen:

  • Ausführlich inklusive Inhaltsverzeichnis und Einleitungstext
  • In Form einer tabellarischen Darstellung
  • In einer minimalistischen Darstellung

Die Darstellung wählen Sie wie folgt aus:

  1. Bearbeiten Sie Ihr bestehendes Dokument oder erstellen Sie ein neues.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf Darstellung.
  3. Das Formular springt an die entsprechende Stelle, wo Sie die Eingabe vornehmen können.
  4. Nun haben Sie die Möglichkeit, hier zwischen den drei Varianten zu wählen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil nach unten, der sich rechts im Eingabefeld befindet.

Gewährleistung der Vertraulichkeit

Definieren Sie hier die Maßnahmen, die dazu beitragen, die Vertraulichkeit der verarbeiteten persönlichen Daten zu gewährleisten. Das Formular unterteilt sich in die Angaben zur Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle und Trennungskontrolle.

Gewährleistung der Integrität

In diesem Bereich legen Sie Ihre organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Weitergabekontrolle und Eingabekontrolle fest.

Pseudonymisierung und Verschlüsselung

Geben Sie hier an, ob und welche Maßnahmen Sie zum Zweck der Pseudonymisierung von persönlichen Daten ergreifen. Ebenso fügen Sie in diesem Bereich die Informationen zum Thema Verschlüsselung ein.

Gewährleistung der Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellbarkeit

Bestandteil Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen sollten ebenso die Punkte zur Sicherstellung der Verfügbarkeit, der Belastbarkeit und der Wiederherstellbarkeit der in Ihrem Unternehmen verarbeiteten persönlichen Informationen sein.

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Im letzten Abschnitt eines TOM Dokumentes geben Sie an, welche Prozesse und technischen Vorkehrungen Sie im Bereich der Auftragskontrolle, des Datenschutz-Managements, des Incident-Response-Managements etabliert haben und wie Sie Datenschutzfreundliche Voreinstellungen sicherstellen.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechts die sogenannte Seitenleiste. Sie können die Seitenleiste über den Button mit dem Pfeil ein- und ausklappen. In der Seitenleiste finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei aussehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Live-Vorschau übernimmt auch die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie im Hauptmenü unter Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben und die zum Unternehmen des Dokumentes zugehörig sind. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Paketverwaltung > Benutzer.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auswählen, ob eine neue Checkliste erstellt werden soll oder Sie eine vorhandene Checkliste Duplizieren und für das aktuelle Dokument verwenden möchten.

Wie Sie Checklisten mit Ihren gewünschten Inhalten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und sich für einen Neue Umfrage oder das Duplizieren einer vorhandenen Umfrage entscheiden.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Die Datei wird in der Seitenleiste hinterlegt aber nicht in das erzeugte Dokument integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch Klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Freigeben und Erzeugung von Revisionen

Eine Revision wird in preeco immer dann erstellt, wenn das Dokument im Status Freigegeben abgespeichert wird. Darüber hinaus gibt es einen zusätzlichen Button, der Ihnen die Möglichkeit zum Freigeben eröffnet.

Wählen Sie in der Übersicht das Dokument aus, das Sie freigeben wollen. Klicken Sie oben rechts auf den Freigeben Button. Ist das Dokument bereits freigegeben, steht Ihnen diese Option nicht mehr zur Verfügung und der Button verschwindet. Möchten Sie den Status Freigegeben wieder aufheben, editieren Sie dazu den Status des Dokuments wie gewohnt in der Bearbeiten-Ansicht im Teil Allgemein.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit Ihres Datenschutzmanagements. Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn und kann beliebig oft erzeugt werden. So können Sie chronologisch Änderungen an Ihrem Dokument nachvollziehen.

Verknüpfen mit anderen Dokumenten

Auf die angelegten TOM Dokumente können Sie in den Verarbeitungstätigkeiten, den Datenverarbeitungssystemen oder auch innerhalb der Datenschutz-Folgenabschätzung verweisen.

Archivieren oder Löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern-Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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