Aktivitäten

  1. Übersicht über Aktivitäten
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Neue Aktivitäten erstellen

Das Aktivitätenprotokoll hält Sie über Änderungen an Ihren Dokumenten auf dem Laufenden. Die angezeigten Änderungen beziehen sich ausschließlich auf Dokumente, auf die Ihr Benutzer Zugriff hat. Selbstverständlich kann der Zugriff in den Benutzerrechten komplett ausgeschlossen werden.

Übersicht über Aktivitäten

Wenn Sie auf Überblick > Aktivitäten klicken, sehen Sie eine Übersicht aller Änderungen ein. Die Liste beschränkt sich anhand Ihrer Zugriffsrechte und dem globalen Filter, mit dem Sie festgelegt haben, ob Sie alle Ihre Unternehmen oder nur ein bestimmtes betrachten möchten.

In der Übersicht Ihrer Aktivitäten sehen Sie die folgenden Informationen:

  • Das zugeordnete Unternehmen
  • Datum der Änderung
  • Den Benutzter, der die Aktivität ausgelöst hat
  • Den Namen des dazugehörigen Dokuments
  • Den Dokumententyp
  • Die letzte Revision des Dokuments

Die Aktivitäten repräsentieren vorgenommene Änderungen an den Dokumenten. Dementsprechend sind sie mit diesen verknüpft. Möchten Sie zum dazugehörigen Dokument gelangen, klicken Sie auf die entsprechende Zeile.

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Die Stichwort-Filterung kann bei Aktivitäten auf folgende Spalten angewandt werden:

Filtern nach Datum

Nutzen Sie das Feld links neben dem Stichwort-Filter, um zusätzlich oder ausschließlich nach Aktivitäten zu suchen, die in einen bestimmten Datumsbereich fallen.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Innerhalb der Aktivitäten-Übersicht sortieren Sie nach:

  • Datum oder
  • Benutzer

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Aktivitäten können Sie nicht exportieren.

Neue Aktivitäten erstellen

Aktivitäten werden von preeco automatisch erzeugt. Sie müssen dafür nichts gesondert einstellen.

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