Aufgaben

  1. Übersicht über Aufgaben
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Neue Aufgaben erstellen
  6. Über den Menüpunkt Aufgaben
  7. Aufgabe duplizieren
  8. Aus der Seitenleiste eines Dokuments heraus
  9. Inhalte einer Aufgabe
  10. Allgemein
  11. Beschreibung und Zuordnung
  12. Kommentare
  13. Kompakte Inhalte über die Seitenleiste
  14. Seitenleiste
  15. Aktivitäten
  16. Dateien
  17. Als erledigt markieren oder Löschen

Nutzen Sie das interne Aufgaben-System, um Aufgaben zu verwalten und zu protokollieren. Sie können Aufgaben erstellen, zuweisen, kommentieren und so die Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutz-Team koordinieren.

Übersicht über Aufgaben

Um zur Übersicht Ihrer Aufgaben zu gelangen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Aufgaben unter der Kategorie Übersicht. Sie gelangen zu einer Auflistung von allen Aufgaben, die Sie einsehen dürfen.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Aufgabe:

  • Status
  • Datum der letzten Aktualisierung
  • Titel der Aufgabe
  • Das Dokument, mit dem die Aufgabe verknüpft ist
  • Den Ersteller der Aufgabe
  • Den Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist
  • Ob eine Wiedervorlage aktiv ist oder inaktiv

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Die Stichwort-Filterung kann bei Aufgaben auf folgende Spalten angewandt werden:

  • Letzte Aktualisierung
  • Titel
  • Verknüpft mit
  • Zugewiesen an
  • Erstellt von

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Die Aufgaben-Auflistung können Sie anhand folgender Kriterien sortieren:

  • Letzte Aktualisierung
  • Titel der Aufgabe
  • Zugewiesen an
  • Erstellt von

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Aufgaben können Sie nicht exportieren.

Neue Aufgaben erstellen

In preeco können Sie Aufgaben für sich selbst, Ihr Team oder auch Ihre Mandanten schnell und einfach erstellen.

Über den Menüpunkt Aufgaben

Aus der Übersicht der Aufgaben heraus können Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie auf den Button Neue Aufgabe klicken. Dieser befindet sich rechts oben. Sie gelangen anschließend zu einer Eingabemaske.

Aufgabe duplizieren

Aus der Übersicht Ihrer Aufgaben können Sie bestehende ebenfalls duplizieren. Klicken Sie dazu die Aufgabe an, die Sie kopieren möchten. So gelangen Sie in die Lese-Ansicht. Hier gelangen Sie über das 3-Punkte-Menü am oberen rechten Rand auf die Funktion Duplizieren.

Es wird automatisch eine Kopie erstellt, die Sie anschließend editieren können.

So können Sie wiederholende Aufgaben oder Aufgaben, die sich inhaltlich stark ähneln effizient neu erstellen.

Aus der Seitenleiste eines Dokuments heraus

Häufig stellen Sie bei der Sichtung oder beim Bearbeiten eines Dokuments fest, dass Sie in Bezug auf das Dokument noch eine Aufgabe zu erledigen haben oder einem Kollegen eine Aufgabe diesbezüglich zuweisen möchten. Zum Beispiel um die Inhalte gemeinsam zu vervollständigen.

In diesen Fällen können Sie, ohne das Dokument zu verlassen, direkt in der rechten Seitenleiste auf den Reiter mit dem Aufgaben Icon klicken. Dort finden Sie ein Formular vor, welches Ihnen die schnelle und umstandslose Erstellung einer Aufgabe ermöglicht.

Beachten Sie: Das Erstellen einer Aufgabe ist nur möglich, wenn das Dokument bereits gespeichert wurde. Nach dem Speichern gelangen Sie über den Bearbeiten-Button zurück in den Editor. Nun sehen Sie rechts in der Seitenleiste unter dem Aufgaben Icon bestehende Aufgaben ein und können neue erstellen.

Inhalte einer Aufgabe

Aufgaben können neben allgemeinen Angaben wie Titel, Status und Unternehmenszugehörigkeit weitere Angaben beinhalten. Je nachdem ob Sie die Aufgabe über die Seitenleiste oder die Übersicht erstellen, haben Sie umfangreichere Optionen, um die Aufgabe zu präzisieren.

Allgemein

Klicken Sie in der Übersicht rechts oben auf Neue Aufgabe. Das erscheinende Formular gibt Ihnen zahlreiche ausfüllbare Felder vor.

Links im Editor sehen Sie ein Inhaltsverzeichnis, das das Formular in prägnante Abschnitte untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt Inhalte bearbeiten.

Mittig im Editor finden Sie ein Formular. Dieses führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer Aufgabe. In die einzelnen Felder lässt sich ein Freitext einfügen. Darüber hinaus steht Ihnen an bestimmten Stellen die Option zur Verfügung, die Eingabebereiche mit vordefinierten Schnellbausteinen, verknüpften Dokumenten oder bereits eingepflegten Daten zu füllen.

Auf der rechten Seite haben Sie darüber hinaus verschiedenene Verwaltungsoptionen. Sie wechseln zwischen diesen, indem Sie auf die Icons klicken.

Das Formular, sowie die rechte Seitenleiste sind im Folgenden genauer beschrieb

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche unter den genannten Stichworten und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzer unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Sie möchten Ihren Benutzer nachträglich als Beobachter für eine Aufgabe einstellen? Klicken Sie in der Übersicht auf ein gespeichteres Dokument. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) gelangen Sie zu der Funktion Beobachten. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Beobachten aus wird Ihr preeco-Benutzer unmittelbar als Beobachter für dieses Dokument gespeichert.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Widervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status der Aufgabe ein. Der Aufgabe wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Aufgaben in der Übersicht und auf dem Dashboard auch visuell einschätzen können. Sie finden eine Erläuterung der Stufen, sowie die dazugehörigen Farben im Folgenden:

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Geschlossen (grün)

Der Status Neu gibt an, dass die Aufgabe vor kurzem erstellt wurde und noch nicht bearbeitet wird.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüll-Prozess, der jedoch nicht nicht final abgeschlossen ist.

Wählen Sie Geschlossen aus, wenn die Aufgabe erfolgreich erfüllt wurde.

Beschreibung und Zuordnung

Aufgaben erhalten darüber hinaus eine Beschreibung, ein verknüpftes Dokument sowie eine Zuweisung an einen Benutzer, der die Aufgabe bearbeiten soll.

Sie können Aufgaben an preeco Benutzer vergeben, die Zugriff auf das entsprechende Unternehmen und Dokument haben.

Kommentare

Der letzte inhaltliche Punkt des Aufgaben-Formulars ist der Bereich Kommentare. Hier können Sie einen Freitext oder einen Textbaustein einfügen. Die Kommentare geben den Korrespondenzverlauf einer Aufgabe wieder und werden in der Regel von jedem Benutzer ergänzt, der eine Aufgabe bearbeitet.

Kompakte Inhalte über die Seitenleiste

Nutzen Sie die Seitenleiste Ihres Dokumente-Editors zum Erstellen einer Aufgabe: Die inhaltlichen Optionen sind hier auf ein Wesentliches beschränkt, um Sie nicht von Ihrer eigentlichen Handlung abzulenken. Sie tragen den Titel der Aufgabe ein, definieren die Aufgabe selbst, weisen sie zu und legen einen Beobachter fest.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Dateien

Sie möchten Ihre Aufgabe mit beliebigen Anhängen verknüpfen? Die Dateien laden Sie über das zweite Symbol von rechts einfach hoch und ordnen es damit dem erstellten Dokument zu. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und entspricht nicht einem Dokument im Abrechnungssinn.

Als erledigt markieren oder Löschen

Um eine Aufgabe zu löschen oder als erledigt zu kennzeichnen, wählen Sie zunächst die bestehende Aufgabe aus. Anschließend gelangen Sie über den Bearbeiten-Button in den Editor. Der Button befindet sich in der Kopfzeile rechtsbündig. Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich ebenfalls in der Kopfzeile und sollte nun rechts neben dem Speichern Button für Sie erkennbar sein. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Als erledigt kennzeichnen und Löschen auswählen.

Möchten Sie die Aufgabe löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen.

Wählen Sie die Option Als erledigt kennzeichnen aus, verändert sich der Status Ihrer Aufgabe dementsprechend. Möchten Sie eine bereits erledigte Aufgabe weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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