Checklisten

  1. Übersicht über Ihre Checklisten
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen einer Checkliste
  6. Neue, leere Checkliste anlegen
  7. Vorhandene Checklisten duplizieren
  8. Musterchecklisten laden
  9. Inhalte einer Checkliste
  10. Allgemein
  11. Einleitung
  12. Fragen und Antworten (Inhalt)
  13. Seitenleiste
  14. Aktivitäten
  15. Aufgaben
  16. Dateien
  17. Kommentare / Notizen
  18. Checklisten beantworten
  19. Zusammenarbeit an der Checkliste
  20. Freigeben von Checklisten zur Beantwortung
  21. Zusätzliche Informationen einfügen
  22. Verknüpfen mit anderen Dokumenten
  23. Archivieren oder löschen

Die Checkliste ist in preeco Ihre Funktion für das Erarbeiten von Informationen, gemeinsam mit weiteren preeco Benutzern. Sie können eine Checkliste mit verschiedenen Erläuterungen und verschiedensten Frage-Antwort-Typen versehen. Nutzen Sie Checklisten beispielsweise als Prüflisten zu einem bestimmten Dokument, indem Sie eine Verknüpfung zu diesem erstellen.

Übersicht über Ihre Checklisten

Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Checklisten aus, gelangen Sie in eine Übersicht über alle Checklisten, auf die Sie Zugriff haben. Von hier können Sie zu verknüpften Dokumenten gelangen und neue Checklisten erstellen.

Die Übersicht über alle gespeicherten Checklisten zeigt Ihnen folgende Informationen:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Datum der letzten Beantwortung
  • Zugehörigkeit zu einem Unternehmen
  • Zugehörigkeit zu Abteilungen
  • Das Dokument, mit dem die Checkliste verknüpft ist
  • Die verwendeten Tags

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Checklisten können nach den folgenden Aspekten sortiert werden:

  • Bezeichnung
  • Letzte Antwort am
  • Unternehmen / Behörde
  • Ämter / Abteilung

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Die Antworten, die sich aus Ihren Checklisten ergeben stehen Ihnen zur Einsicht ebenfalls als Download über die Übersicht zur Verfügung. Die Download-Optionen finden Sie in der Übersicht in der Spalte Ergebnisse in der jeweiligen Zeile Ihrer Checkliste.

Beachten Sie: Nicht alle preeco Benutzer haben Zugriff auf die Antworten. Sehen Sie die Ergebnisse nicht in der Übersicht ein und können diese hier auch nicht downloaden, fehlen Ihnen die entsprechenden Rechte.

Anlegen einer Checkliste

Erstellen Sie Checklisten, um alleine oder gemeinsam mit anderen preeco Benutzern strukturiert bestimmte Informationen oder Aufgaben für Ihre Dokumentation zu erarbeiten.

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neue, leere Checkliste anlegen

Erstellen Sie eine neue Checkliste, indem Sie in der Übersicht auf den Button Neue Checkliste klicken. Der Button befindet sich rechtsbündig und oberhalb der Liste. Nach dem Anklicken gelangen Sie direkt zum Editor, mit dem Sie anhand einer Eingabemaske Ihre Checkliste erstellen können.

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button Neu, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Vorhandene Checklisten duplizieren

Nutzen Sie die Checklisten beispielsweise als Prüflisten, wird für Sie vermehrt der Fall zutreffen, dass Sie diese mehrfach nutzen möchten. Wählen Sie zu diesem Zweck die Funktion Duplizieren.

Wird eine Checkliste über diese Funktion erstellt, werden die allgemeinen Angaben und die Definition der Fragen in das neue Dokument übertragen. Bereits eingetragene Antworten werden nicht mit dupliziert.

Zum Duplizieren gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Musterchecklisten laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Inhalte einer Checkliste

Die Checklisten sind flexibel gestaltet, sodass Sie verschiedenste Informationen mit Ihnen erarbeiten können.

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Typ der Verknüpfung

Tragen Sie unter Typ der Verknüpfung zunächst ein, mit welchem Dokumenttyp Ihre Umfrage verknüpft werden soll. Wählen Sie anschließend unter Verknüpft mit das gewünschte Dokument aus.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Einleitung

Der Einleitungstext dient der Erläuterung der Checkliste und soll den Benutzern dabei helfen, die Checkliste zu verstehen und richtig auszufüllen.

Definition nachträglich editieren

Bitte beachten Sie, dass Sie die Einleitung final definieren, bevor Sie sie zur Beantwortung freigeben. Das Ändern der Definition ist nachträglich nicht ohne Datenverlust möglich.

Fragen und Antworten (Inhalt)

Der ausfüllbare Teil Ihrer Checkliste wird in der Bearbeiten- und Lese-Ansicht als Inhalt bezeichnet. Sie können völlig frei definieren, wie Ihre Checkliste am Ende aussehen wird: Legen Sie beliebig viele Fragen-Antwort-Paare an. Zum Anlegen eines neuen Paares klicken Sie unter Inhalte auf den + Button.

Formulieren Sie die Frage und wählen Sie einen Antworttyp aus. Für jedes Paar können Sie optional einen erläuternden Text einfügen. Im Rahmen Ihrer Teamarbeit vermeiden Sie so Missverständnisse.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie für jede Option ein Kommentarfeld einschalten, welches dem Benutzer bei der Auswahl der entsprechenden Option die Möglichkeit bietet, einen zusätzlichen, eigenen Text einzugeben.

Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Typen von Antworten. In der rechten Spalte sehen Sie, was das für die Eingabe der Antwort im Detail bedeutet:

Antworttyp

Eingabemöglichkeit

Datumseingabe

Zeigt ein Datumsauswahlfeld.

Eingabe

Stellt ein einzeiliges Freitextfeld zur Verfügung.

Einfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer eine Auswahl treffen kann.

Mehrfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer mehrere auswählen kann.

Textfeld

Stellt ein mehrzeiliges Freitextfeld zur Verfügung, in das die Benutzer beliebige Texte eingeben können.

Zwischenüberschriften setzen

Setzen Sie Zwischenüberschriften, zwischen den Frage-Antwort-Paaren, um Ihr Dokument zu strukturieren und thematisch zu untergliedern.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Checklisten beantworten

Checklisten können gemeinsam mit anderen preeco Benutzern beantwortet werden.

Zusammenarbeit an der Checkliste

Im Detail bedeutet die Zusammenarbeit an Checklisten, dass pro Frage nur eine Antwort erstellt werden kann. Auf diese Weise arbeiten Sie delegiert und bearbeiten die Punkte nicht mehrfach.

Umfragen können an beliebige E-Mail Adressen versandt werden

Sofern Sie Antworten von Nutzern benötigen, die keinen preeco Account haben, verwenden Sie die Funktion Umfragen. Hier können Sie ebenso frei definierte Fragebögen erstellen und diese an beliebige E-Mail Adressen zur Beantwortung senden. Die Antworten von Umfragen werden - im Gegensatz zu den Antworten einer Checkliste - einzeln abgespeichert und können ebenso einzeln eingesehen werden.

Freigeben von Checklisten zur Beantwortung

Bevor eine Checkliste von anderen preeco Benutzern beantwortet werden kann, müssen Sie diese freigeben. Nach der Freigabe einer Checkliste kann deren Definition nicht ohne Datenverlust geändert werden!

  1. Um eine Checkliste freizugeben, wählen Sie aus der Übersicht der Checklisten die gewünschte Liste aus.
  2. In der Ansicht finden Sie rechts oben den Button Freigeben und versenden.
  3. Klicken Sie darauf und wählen Sie im nun erscheinenden Fenster die gewünschten Benutzer (Mitwirkenden).
  4. Geben Sie eine optionale Nachricht ein.
  5. In der Liste der Mitwirkenden finden Sie alle Benutzer, welche dem ausgewählten Unternehmen zugehörig sind.
  6. Klicken Sie auf Freigeben und versenden, um die Benutzer per E-Mail zu informieren und die Beantwortung der Checkliste zu ermöglichen.

Zusätzliche Informationen einfügen

Wählen Sie aus der Übersicht eine bestehende Checkliste aus, erhalten Sie wie in preeo üblich in der rechten Seitenleiste zusätzliche Funktionen: Um die Checkliste im Team abzuarbeiten und dabei den Überblick zu behalten, sehen Sie alle Vorgänge als Aktivitäten protokolliert unter dem Aktivitäten-Icon ein. Vergeben Sie darüber hinaus präzise Aufgaben, machen Sie Kommentare und fügen Sie Dateien als Anhang hinzu.

Verknüpfen mit anderen Dokumenten

Eine Checkliste kann selbstständig oder im Kontext eines anderen Dokuments erstellt werden. Als Bestandteil der Seitenleiste ist die Checkliste in preeco mit folgenden Dokumenttypen verknüpfbar:

  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Informationspflichten
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Betroffenenanfragen
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Gemeinsame Verantwortlichkeiten
  • Dateiablage
  • Datenschutzerklärungen

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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