Wiedervorlagen

  1. Übersicht über alle Wiedervorlagen
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Wiedervorlagen erstellen
  6. Wiedervorlage deaktivieren
  7. Verknüpfungen mit anderen Dokumenten

Wiedervorlagen helfen Ihnen dabei, Dokumente in regelmäßigen und konstanten Zeitintervallen erneut zu begutachten. Nutzen Sie Wiedervorlagen für Aufgaben, um diese bis zu einem bestimmten Datum zu terminieren.

Übersicht über alle Wiedervorlagen

Um alle erstellten Wiedervorlagen gebündelt einzusehen, klicken Sie unter der Rubrik Überblick auf Wiedervorlagen. Sie gelangen in eine Übersicht, in der die Wiedervorlagen inklusive entscheidender Informationen tabellarisch aufgelistet sind.

Wiedervorlagen sind mit Dokumenten verknüpft. Ihre Übersicht zeigt Ihnen alle aktiven Wiedervorlagen für die Dokumente, auf die Sie Zugriff haben und die zu der Organisation beziehungsweise dem Unternehmen / der Behörden gehören, in der Sie sich zurzeit befinden.

Folgende Informationen können Sie der Übersicht entnehmen:

  • Datum der nächsten Fälligkeit
  • Das Wiederholungsintervall
  • Das zugewiesene Dokument inkl. Verklinkung
  • Den zugewiesenen Benutzer
  • Das zugewiesene Unternehmen

Durch Klicken auf das verknüpfte Dokument gelangen Sie direkt zu diesem.

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Dokumententtyp

Klicken Sie auf das Feld Alle Dokumenttypen. Dieses befindet sich links vom Mein Profil Icon. Beim Klicken öffnet sich eine Auswahl. Wählen Sie den Typ aus, für den Sie alle aktivierten Wiedervorlagen einsehen möchten.

Filtern nach Benutzer

Der Benutzer-Filter befindet sich rechts neben dem Filter nach Dokumenttyp. Auch hier öffnet sich per Klick eine Auswahl. Diese inkludiert alle Benutzer, denen Wiedervorlagen zugeordnet wurden und auf deren zugehörige Dokumente Sie Zugriff haben.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

In der Übersicht der Wiedervorlagen ist eine Sortierung nach Datum der nächsten Fälligkeit möglich oder nach dem zugewiesenen Benutzer.

Exportieren

Wiedervorlagen können nicht in einer Übersicht exportiert werden.

Wiedervorlagen erstellen

Wiedervorlagen werden direkt aus der Bearbeiten-Ansicht eines Dokuments, wie z.B. einer technischen und organisatorischen Maßnahme (TOM) oder Verarbeitungstätigkeit, festgelegt. Die Wiedervorlage ist ein ausfüllbares Feld in der Eingabemaske im Bereich Allgemein. Hier können Sie die Wiedervorlage aktivieren, das Zeitintervall festlegen und auswählen, welchem preeco Benutzer das Dokument zur nächsten angegebenen Fälligkeit vorgelegt wird.

Wiedervorlage deaktivieren

Wenn Sie eine Wiedervorlage aus der Übersicht löschen, wird diese deaktiviert. Eine Erinnerung findet nicht mehr statt.

Zum Löschen klicken Sie in der Zeile der entsprechenden Wiedervorlage auf das Papierkorb Icon in der Spalte Deaktivieren. Die Wiedervorlage wird gelöscht, ohne dass Sie dies zusätzlich bestätigen müssen.

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