Einwilligungserklärungen

Übersicht der gespeicherten Einwilligungserklärungen

Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt Einwilligungserklärungen, um auf die Übersicht der gespeicherten Einwilligungserklärungen zu gelangen.

Sie sehen wesentliche Informationen tabellarisch ein:

• Bezeichnung
• Organisationseinheiten
• Verbundene Informationspflichten
• Vor- und Nachname der einwilligenden Person
• Sprache
• Tags
• Download-Button

Anlegen einer neuen Einwilligungserklärung oder eines mehrfach verwendbaren Formulars

Sie können in preeco | datenschutz und informationssicherheit über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Existierenden Einwilligungserklärung hochladen

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco | datenschutz und informationssicherheit hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht den Button Neu und wählen dann Datei hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr bearbeiten. Sie können die Datei aber natürlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Nachdem Sie eine Einwilligungserklärung über diesen Weg hochgeladen haben, können Sie durch Klick auf den Button Als unterzeichnet markieren den Status der Einwilligungserklärung auf Unterzeichnet stellen.

Duplizieren einer Einwilligungserklärung

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Organisationsübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als eine Organisationseinheit Zugriff haben, können Sie auswählen, für welche Organisationseinheit das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Duplizieren einer Einwilligungserklärung und Unterschrift anfordern

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine erstellte Einwilligung für beliebig viele Kontakte duplizieren und direkt die Unterschrift anfordern. Die Kontakte können Sie zuvor z.B. aus einer Excel-Datei auch im Bereich Kontakte importieren.

Inhalt einer Einwilligungserklärung

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeiner Teil in den Einwilligungserklärungen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für die Einwilligungserklärung.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für der Einwilligungserklärung. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

• Neu (rot)
• In Bearbeitung (gelb)
• Archiviert (grau)
• Zur Unterschrift vorliegend (gelb)
• Unterzeichnet (grün)
• Widerrufen (rot)
• Webformular (grün)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihre Einwilligungserklärung erstellt aber noch nicht bearbeitet haben.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüllprozess, der jedoch nicht final abgeschlossen ist.

Mit dem Status Archiviert können Sie die Einwilligungserklärung für das Archiv kennzeichnen.

Sobald Sie die Unterschrift der einwilligenden Person anfordern, ändert sich der Status automatisch in Zur Unterschrift vorliegend. Sie können diesen Status nicht manuell vergeben.

Wurde das Dokument unterzeichnet, wechselt der Status automatisch in Unterzeichnet. Auch diesen Status können Sie nicht manuell zuordnen.

Sie können eine Einwilligungserklärung nach Unterzeichnung auch in den Status Widerrufen setzen. Anschließend können Sie Änderungen durchführen und die Unterschrift erneut anfordern.

Um Einwilligungserklärungen über Ihre Webseite oder ein mehrfach verwendbares Formular abzuschließen, können Sie die Funktion Webformular erstellen verwenden. Diese Funktion erzeugt sowohl das smarte Widget zur Einbettung in Ihrer Website als auch einen öffentlichen Link, der auf das mehrfach verwendbare Online-Formular führt.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Zugehörigkeit der Einwilligungserklärung

Wählen Sie, zu welchen Organisationseinheiten ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Organisationseinheiten beschränkt sein können.

Die Software trifft für Sie anhand des in der Navigation ausgewählten globalen Filters eine Vorauswahl für das Dokument.

Standard Rechtesystem

Im Standard Rechtesystem können Sie ein Dokument einem Unternehmen/Behörde oder einem Bereich zuordnen sowie beliebig vielen jeweils untergeordneten Abteilungen/Ämter. Bei der Zuordnung der Abteilungen/Ämter wird immer das übergeordnete Unternehmen/Behörde oder der übergeordnete Bereich automatisch mit ausgewählt. Über die Auswahl Alle Organisationseinheiten weisen Sie das Dokument entsprechend allen im Paket erfassten Organisationseinheiten zu.

Erweiteres Rechtesystem

Im Erweiterten Rechtesystem können Sie das Dokument auch feingranular den betreffenden Organisationseinheiten aus Unternehmen/Behörden, Bereichen und Abteilungen/Ämter einzeln zuordnen und eine beliebige Zuweisung vornehmen. Über den Alle-Schalter wählen Sie alle untergeordneten Organisationseinheiten der übergeordneten Organisationseinheit aus.

Hinweis zu den Benutzerrechten

Im Standard Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit dem zugewiesenen Unternehmen/Behörde bzw. dem zugewiesenen Bereich des Dokuments gehören, um entsprechend seine Benutzerrechte der Funktion anwenden zu können. Die Abteilungen/Ämter werden bei der Rechteprüfung im Standard Rechtesystem nicht beachtet und dienen Ihrer internen Zuordnung.

Im Erweiterten Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit für die in den Benutzerrechten erteilte Bearbeitung mindestens allen dem Dokument zugewiesenen Organisationseinheiten angehören. Falls er dies nicht erfüllt und nicht allen zugewiesenen Organisationseinheiten des Dokuments angehört, aber mindestens einer, kann er das Dokument zumindest lesen.

Betroffene / erklärende Person einer Einwilligungserklärung

Geben Sie hier die Daten der betroffenen / erklärenden Person ein oder laden Sie diese aus den Kontakten, insofern Ihnen diese bekannt sind.

Sie können die folgenden Daten zur betroffenen / erklärenden Person angeben:

• Name des Unternehmens / der Behörde
• Vorname
• Nachname
• Position
• Straße
• Hausnummer
• PLZ
• Ort
• Land
• Telefon
• Fax
• E-Mail für Dokumentenzusendung

Die eingetragene E-Mail Adresse wird auch für den Unterschriften-Prozess verwendet

Inhalte einer Einwilligungserklärung

Die Inhalte können Sie völlig frei gestalten. Verwenden Sie dazu den Vertragseditor. Klicken Sie auf das Neu Icon, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen. Jeder Abschnitt kann dabei entweder ein Freitext, Textbaustein oder Daten aus den Stammdaten beinhalten. Jeder Abschnitt stellt eine Überschrift im Dokument dar.

Sie können beliebig viele Abschnitte einfügen und diese über das Verschieben Icon auch in Bezug auf die Reihenfolge und Hierarchie beliebig anordnen.

Eine Besonderheit bildet die Option "Informationspflicht" eines Stammdaten Abschnitts. Damit haben Sie die Möglichkeit den gesamten Inhalt der unter Informationspflicht ausgewählten Informationspflicht direkt und automatisch in Ihre Einwilligungserklärung zu übernehmen.

Einwilligungen abschließen

preeco | datenschutz unterstützt papierlose Prozesse zur Unterzeichnung der Einwilligung durch eine betroffene Person. Dabei haben Sie sowohl die Möglichkeit eine einzelne Unterschrift anzufordern, als auch die Option ein Widget zur Einbettung in Ihre Website oder auch einen mehrfach verwendbaren, öffentlichen Link zu einem Webformular zu verwenden.

Unterschrift für Einwilligungserklärung anfordern

Wenn die Einwilligungserklärung bereit zur Unterschrift ist, können Sie über den Button Unterschrift anfordern in der Lese-Ansicht des Dokuments den Online-Unterschriftenprozess starten.

Im sich öffnenden Fenster können Sie eine Nachricht für die einwilligende Person eintragen. Diese Nachricht wird dem Empfänger zusammen mit dem Einmal-Link per E-Mail zugesandt.

Das Dokument wechselt nach dem Absenden in den Status Zur Unterschrift vorliegend und nach Unterzeichnung durch die einwilligende Person in den Status Unterzeichnet. Zu diesem Zeitpunkt wird auch eine Revision des Dokuments erstellt und in der Seitenleiste für Sie zur Verfügung gestellt.

Möchten Sie die Unterschrift erneut anfordern, steht Ihnen über das 3-Punkte Menü in der Lese-Ansicht der Button Unterschrift erneut anfordern bereit.

Duplizieren und Unterschrift für Einwilligungserklärung anfordern

Über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht einer Einwilligungserklärung können Sie die Option Duplizieren und Unterschriften anfordern verwenden, um eine bereits erstellte Einwilligungserklärung von weiteren Personen anzufordern.
Hinterlegen Sie im sich nun öffnenden Fenster eine Optionale Nachricht, welche den Einwilligenden mit dem Einmal-Link per Mail zugesendet wird.
Wählen Sie anschließend aus der Liste der Kontakte die zur Einwilligung benötigten Personen aus und leiten Sie den Unterschriftenprozess mit Klick auf Duplizieren und Unterschriften anfordern ein.
Die duplizierten Einwilligungserklärungen finden Sie nun in der Übersicht im Status Zur Unterschrift vorliegend bis zur Unterzeichnung durch die einwilligenden Personen.
Diese werden mittels (Kopie) gekennzeichnet und können durch Vor- und Nachname der einwilligenden Person zugeordnet werden.

Webformular einer Einwilligungserklärung für Ihre Website erzeugen

Sollten Sie eine große Anzahl gleichartiger Einwilligungen erstellen müssen, können Sie die Funktion Webformular erstellen nutzen. Diese finden Sie im 3-Punkte-Menü der Lese-Ansicht eines Dokuments.

Nach der Ausführung der Funktion hat die Einwilligungserklärung den Status Webformular und Sie finden im Abschnitt Webformular eine Öffentliche URL sowie den Einbettungs-Code, die Sie nun auf Ihre Internet- oder Intranetseite einbinden können. An der Stelle der Einbindung erscheint die erstellte Einwilligungserklärung und alle nötigen Formularfelder, um die Einwilligung abzuschließen.

Füllt eine betroffene Person dieses Formular nun aus und klickt auf Unterzeichnen so erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung und ebenso haben Sie eine neue, unterzeichnete Einwilliungserklärung direkt in Ihrer Übersicht.

Revision und Bearbeitung unterzeichneter Einwilligungen

Eine Revision wird immer dann erstellt, wenn eine Einwilligungserklärung den Status Unterzeichnet erreicht.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit. Hat Ihr Dokument den Status Unterzeichnet erreicht, ist eine Bearbeitung der Inhalte nicht mehr möglich ohne den Status Unterzeichnet zu entfernen. So wird das Dokument in der unterzeichneten Version final abgespeichert und es kommt nicht zu Missverständnissen aufgrund verschiedener Versionen.

Revisionen sind keine Dokumente im Abrechnungssinn.

Verknüpfungen der Einwilligungserklärungen mit anderen Dokumenten

Die Einwilligungserklärung kann mit einer Informationspflicht verknüpft werden und damit indirekt mit einer Verarbeitungstätigkeit. Durch die Angabe der Informationspflicht erhalten Sie außerdem die Möglichkeit automatisch die gesamten Inhalte der Informationspflicht in die Einwilligungserklärung zu übernehmen.
In der Lese-Ansicht der Einwilligungserklärung können Sie neben der verknüpften Informationspflicht auch die indirekt verknüpfte Verarbeitungstätigkeit und deren Datenfelder einsehen und direkt ansteuern.

Hinweise zur Einbindung einer Einwilligungserklärung als Webformular

Der Einbettungs-Code wird beim Erstellen des Webformulars, nicht beim Erstellen des Dokuments als solches erzeugt.

Welches Dokument wird über den Code geladen?

Sie generieren das Webformular im Zusammenhang mit einem in preeco | datenschutz erstellten Dokument. Der Code steht folglich mit diesem Dokument in Beziehung. Der eingebettete Code zeigt demnach die Inhalte genau dieses Dokuments.

Wollen Sie das Webformular bearbeiten, nehmen Sie zunächst die gewünschten Änderungen an der Einwilligungserkärung vor und speichern Sie das Dokument im Status "In Bearbeitung". Im Anschluss führen Sie nun erneut die Option Webformular erstellen aus, um eine aktualisierte Version zu erhalten. Der Einbettungs-Code ändert sich dabei nicht.

Was wird über den Code angezeigt, wenn der Status nicht auf Webformular steht?

Der Code wird ungültig, wenn das Dokument zu dem er führt, nicht in dem Status Webformular gespeichert ist.

Wie findet die Authentifizierung/ der Zugriff statt?

Wir verwenden eine tokenbasierte Authentifizierung, um einer Anwendung den Zugriff auf eine API zu ermöglichen. Dieses Access Token werden einmal erstellt und nicht mehr gelöscht. Achten Sie beim Einbetten in eine Website darauf, dass ggf. die Content Security Policy den Zugriff auf widget.preeco.de aktiv erlauben muss.