Verträge zur Auftragsverarbeitung

  1. Übersicht Ihrer Verträge zur Auftragsverarbeitung
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  6. Neuen (leeren) Auftragsverarbeitungsvertrag
  7. Musterdokumente laden
  8. Existierenden Auftragsverarbeitungsvertrag hochladen
  9. Duplizieren eines Auftragsverarbeitungsvertrags
  10. Inhalte Vertrag zur Auftragsverarbeitung
  11. Allgemein
  12. Vertragspartner
  13. Vertragsinhalte
  14. Anhang: Technisch und organisatorische Maßnahmen
  15. Anhang: Subunternehmer
  16. Anhang: Gegenstand der Auftragsverarbeitung
  17. Anhang: Weisungsberechtigte Person/en des Vertragspartners
  18. Anhang: Datenschutzbeauftragter des Vertragspartners
  19. Seitenleiste
  20. Live-Vorschau
  21. Revisionen
  22. Aktivitäten
  23. Aufgaben
  24. Checklisten
  25. Umfragen
  26. Dateien
  27. Kommentare / Notizen
  28. Auftragsverarbeitungsverträge abschließen
  29. Zum Vertragspartner senden
  30. Unterzeichnen
  31. Webformular erzeugen
  32. Hinweise zur Einbindung eines AVV als Webformular
  33. Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge
  34. Verknüpfungen mit anderen Dokumenten
  35. Archivieren oder löschen

Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung erstellen und unterzeichnen Sie \bmit preeco direkt online. Sie sparen Papier und Arbeitsschritte. Auch der Feedbackprozess läuft über das System: Ihr Vertragspartner kann unkompliziert Informationen und Anhänge über Online-Formulare beisteuern.

Übersicht Ihrer Verträge zur Auftragsverarbeitung

Klicken Sie auf den Reiter Verträge zur Auftragsverarbeitung, gelangen Sie zunächst in die Übersicht. Hier sehen Sie alle angelegten Verträge ein, inklusive Informationen zur Bezeichnung, Ihrer Vertragsrolle, dem Status des Vertrags, das zugehörige Unternehmen und den Vertragspartner. Für eine bessere Auffindbarkeit bei einer Suche nach einem bestimmten Vertrag sehen Sie die Tags in der letzten Spalte.

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Die Übersicht zu Ihren AVVs sortieren Sie nach:

  • Bezeichnung
  • Unternehmen / Behörde oder
  • dem Vertragspartner
  • Status

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Anlegen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neuen (leeren) Auftragsverarbeitungsvertrag

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button Neu, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Existierenden Auftragsverarbeitungsvertrag hochladen

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht über das 3-Punkte-Menü die Option Existierendes Dokument hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Über das Formular tragen Sie zusätzliche Informationen wie beispielsweise den Status und das Datum ein.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr in preeco bearbeiten. Sie können die Datei aber natütlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Nachdem Sie einen AVV über diesen Weg hochgeladen haben, können Sie durch Klick auf den Button Als unterzeichnet markieren des Status des AVV auf Unterzeichnet stellen und im diesem Zuge wird auch eine Revision für Sie erstellt.

Duplizieren eines Auftragsverarbeitungsvertrags

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Inhalte Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Vertragsrolle definieren

Sie können den Vertrag als Auftragnehmer/ Auftragsverarbeiter oder als Auftraggeber/ Verantwortlicher erstellen. Legen Sie Ihre Rolle fest, indem Sie das Auswahlfeld Vertragsrolle entsprechend ausfüllen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Zur Unterzeichnung vorliegend (gelb)
  • Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)
  • Webformular (grün)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument erstellt aber noch nicht bearbeitet haben.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüll-Prozess, der jedoch nicht nicht final abgeschlossen ist. Es fand noch keine Interaktion mit dem Vertragspartner statt.

Sobald Sie den Vertrag selber unterzeichnet und Ihrem Vertragspartner zum Unterzeichnen seinerseits zugesandt haben, ändert sich der Status automatisch in Zur Unterzeichnung vorliegend. Sie können diesen Status nicht manuell vergeben.

Wurde der Vertrag von Ihrem Vertragspartner unterzeichnet, wechselt der Status automatisch in Unterzeichnet. Auch diesen Status können Sie nicht manuell zuordnen.

Die Auftragverarbeitung ist abgeschlossen oder der Vertrag nicht mehr relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Um Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs) auch über Ihre Webseite abzuschließen, können Sie ein Webformular des Vertrags auf Ihrer Seite einbetten. Ist ein solches Webformular aktiv, wechselt der Status entsprechend.

Vertragspartner

Geben Sie hier Ihren Vertragspartner ein oder laden Sie diesen aus den Kontakten. Um eine automatische Verknüpfung mit den in einer Verarbeitungstätigkeit angegebenen Datenempfänger herzustellen, achten Sie bitte auf die Verwendung der selben Inhalte in den Feldern für Name des Unternehmens / der Behörde, Vorname und Nachname.

Geben Sie folgende Informationen zu Ihrem Vertragspartner ein:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • Benutzername
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail

Die E-Mail für Vertragszusendung wird auch für den Feedback- und den Unterschriften-Prozess verwendet

Vertragsinhalte

Die Vertragsinhalte können Sie völlig frei gestalten. Verwenden Sie dazu den preeco Vertragseditor. Klicken Sie auf das + Icon, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen. Jeder Abschnitt kann dabei entweder ein Freitext, Textbaustein oder Daten aus den Stammdaten beinhalten. Jeder Abschnitt stellt eine Überschrift im Dokument dar.

Sie können beliebig viele Abschnitte einfügen und diese über das Verschieben Icon auch in Bezug auf die Reihenfolge und Hierarche beliebig anordnen.

Anhang: Technisch und organisatorische Maßnahmen

Sie haben je nach Vertragsrolle verschiedene Möglichkeiten, die TOM Dokumente an den AVV anzuhängen. Wählen Sie die für Sie passende Option aus diesen Möglichkeiten aus:

  • Keine TOM hinzufügen
  • Vorhandene TOM für das oben ausgewählte Unternehmen / die oben ausgewählte Behörde als Anhang anfügen
  • Vertragspartner soll TOM hochladen. Die Option ermöglicht das Befüllen des TOM Feldes durch den Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses.
  • Durch Auswahl von Existierende Dateien als Anhang hochladen haben Sie die Möglichkeit, eine Datei direkt hier hochzuladen.

Anhang: Subunternehmer

Tragen Sie hier, falls bekannt, die Subunternehmer des Auftragnehmers ein. Klicken Sie auf das + Icon, um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie für jeden Subunternehmer die folgenden Informationen ein:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • Benutzername
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail
  • Leistung, die der Subunternehmer erbringt

Anhang: Gegenstand der Auftragsverarbeitung

In diesem Abschnitt tragen Sie die Informationen zum Gegenstand der Auftragsverarbeitung ein.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie Art der Daten, Art und Zweck der Datenverarbeitung und die Kategorien der betroffenen Personen ein.

Anhang: Weisungsberechtigte Person/en des Vertragspartners

Sofern Sie Auftragnehmer sind, sollten Sie die weisungsberechtigten Personen Ihres Vertragspartners dokumentieren.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie in das Textfeld die Namen und Kontaktdaten der weisungsberechtigten Person oder Personen ein.

Anhang: Datenschutzbeauftragter des Vertragspartners

Dokumentieren Sie hier die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Ihres Vertragspartners.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie in das Textfeld den Namen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Ihres Vertragspartners ein.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei ausehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie in der Bearbeiten-Ansicht vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt.

Anders als bei anderen preeco Dokumenten wählen Sie die Darstellung Ihrer Verträge nicht im Formular selbstständig aus. Die Darstellung passt sich an die formellen Anforderungen an einen Vertrag an.

Darüber hinaus können Sie über die Live-Vorschau Ihr aktuelles Dokument exportieren, ohne in die Übersicht zurückkehren zu müssen. Rechts neben dem Wort Dokumentenvorschau finden Sie die drei Dateiformat-Icons, über die Sie den Download im jeweiligen Format starten.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Auftragsverarbeitungsverträge abschließen

preeco unterstützt papierlose Prozesse für die Vervollständigung und auch die Unterzeichnung von AV-Verträgen.

Zum Vertragspartner senden

Die Funktion Zum Vertragspartner senden startet den Feedback-Prozess zu einem Vertrag. Dabei wird dem Vertragspartner eine E-Mail mit einem Einmal-Link zu einem Online-Formular für diesen Vertrag geschickt. Für Anhänge, bei denen Sie die Option zur Vervollständigung durch den Vertragspartner aktiviert haben, erhält der Vertragspartner in dem Online-Formular Felder zur Bearbeitung der gewünschten Informationen.

Rufen Sie diese Funktion über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht eines AV-Vertrages auf. Nachdem Sie auf Zum Vertragspartner senden geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie hier eine Nachricht für den Vertragspartner ein. Diese Nachricht wird dem Vertragspartner zusammen mit dem Einmal-Link per E-Mail zugesandt.

Sobald der Vertragspartner das Online-Formular ausgefüllt und gespeichert hat, erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung.

Unterzeichnen

Wenn der AVV bereit zur Unterschrift ist, können Sie über den Button Unterzeichnen in der Lese-Ansicht des Vertrages den Online Unterschriftenprozess starten.

Im sich öffnenden Fenster zur Unterzeichnung können Sie eine Nachricht für den Vertragspartner eintragen. Diese Nachricht wird dem Vertragspartner zusammen mit dem Einmal-Link per E-Mail zugesandt. Außerdem geben Sie Ihren Ort, Ihren Namen und Ihre Position ein. Die Unterschrift können Sie entweder direkt mit der Maus durch Klicken und Ziehen durchführen oder Sie laden Ihre eingescannte Unterschrift als PNG-Bild über Bild hochladen hinein.

Der Vertragspartner erhält im Anschluss einen Einmal-Link zur Ansicht und Unterzeichnung des Vertrages. Der Vertrag wechselt nach dem Absenden Ihrer Unterschrift in den Status Zur Unterschrift vorliegend und nach Unterzeichnung durch den Vertragspartner in den Status Unterzeichnet. Zu diesem Zeitpunkt wird auch eine Revision des Vertrages erstellt und in der Seitenleiste für Sie zur Verfügung gestellt.

Unterzeichnung durch einen anderen Benutzer

Sollten Sie die Unterschrift nicht selbst durchführen, empfiehlt sich an dieser Stelle über die Seitenleiste eine entsprechende Aufgabe direkt in preeco für den Mandaten oder Vorgesetzten zu erstellen.

Webformular erzeugen

Sollten Sie eine große Anzahl gleichartiger AV-Veträge erstellen müssen, in denen Sie die Auftragsrolle "Auftragnehmer" haben, können Sie die preeco Funktion Webformular erstellen nutzen. Diese finden Sie im 3-Punkte-Menü der Lese-Ansicht eines Vertrags.

Wählen Sie die Funktion aus, und geben Sie im erscheinenden Fenster für die Felder Ort, Name und Position die Daten des Unterzeichners auf Ihrer Seite des Vertrages ein. Klicken Sie anschließend auf Webformular erstellen. Der AV-Vertrag hat nun den Status Webformular und Sie finden unter dem Kapitel Allgemein den neuen Bereich Webformular. Darin enthalten ist der Einbettungs-Code, den Sie nun auf Ihre Internet- oder Intranetseite einbinden können. An der Stelle der Einbindung erscheint eine Vorschau auf den erstellen Vertrag und alle nötigen Formularfelder, um den AV-Vertrag mit Ihnen abzuschließen. Das sind vor allem die Felder für die Angabe des Vertragspartners und natürlich alle Felder für die Bearbeitung der Informationen von Anhängen, die Sie per Checkbox im AV-Vertrag für die Bearbeitung durch den Vertragspartner freigeschaltet haben.

Füllt ein Vertragspartner dieses Formular nun aus und klickt auf Unterzeichnen und zum Vertragspartner senden so erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung und ebenso haben Sie einen neuen AV-Vertrag in Ihrer Übersicht direkt in preeco.

Hinweise zur Einbindung eines AVV als Webformular

Der Einbettungs-Code wird beim Erstellen des Webformulars, nicht beim Erstellen des Dokuments als solches erzeugt.

Welches Dokument wird über den Code geladen?

Sie generieren das Webformular im Zusammenhang mit einem in preeco erstellten AVV. Der Code steht folglich mit diesem AVV in Beziehung. Der eingebettete Code nutzt immer das Webformular, das Sie zuletzt im Kontext dieses AVVs erzeugt haben.

Wollen Sie das Webformular bearbeiten, bearbeiten Sie zunächst den AVV. Sie speichern diesen ab und wählen erst anschließend erneut die Option Webformular erstellen, um eine aktualisierte Version zu hinterlegen.

Was wird über den Code angezeigt, wenn der Status nicht auf Webformular steht?

Der Code wird ungültig, wenn der AVV zu dem er führt nicht in dem Status Webformular gespeichert ist.

Wie findet die Authentifizierung/ der Zugriff statt?

Wir verwenden eine tokenbasierten Authentifizierung, um einer Anwendung den Zugriff auf eine API zu ermöglichen. Dieses Access Token werden einmal erstellt und nicht mehr gelöscht. Achten Sie beim Einbetten in eine Website darauf, dass ggf. die Content Security Policy den Zugriff auf widget.preeco.de aktiv erlauben muss.

Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge

Eine Revision wird in preeco immer dann erstellt, wenn ein Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit. Hat Ihr Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht, ist eine Bearbeitung der Inhalte nicht mehr möglich. So wird der Vertrag in der unterzeichneten Version final abgespeichert und es kommt nicht zu Missverständnissen aufgrund verschiedener Versionen.

Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Verknüpfungen mit anderen Dokumenten

In der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten sehen Sie für dort angegebene Empfänger von persönlichen Informationen je einen Punkt in der Spalte Verträge. Für Empfänger, die sich als Auftragsverarbeiter gekennzeichnet haben, überprüft preeco nun automatisch, ob ein AV-Vertrag mit dem Vertragspartner vorhanden ist und zeigt entsprechend den Punkt in der Farbe des Vertragsstatus an. Achten Sie hier darauf, dass die Felder Unternehmen / Behörde, Name und Vorname in der Daten des Vertragspartners und den Daten des Datenempfängers gleich sein müssen.

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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