Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

  1. Übersicht Ihrer Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen eines Vertrags zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  6. Neuen (leeren) Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  7. Musterdokumente laden
  8. Duplizieren von vorhandenen Verträgen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  9. Inhalte Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  10. Allgemein
  11. Vertragspartner
  12. Vertragsinhalte
  13. Anhang: Prozessschritte und Verantwortliche
  14. Feedback der Vertragspartner
  15. Seitenleiste
  16. Live-Vorschau
  17. Revisionen
  18. Aktivitäten
  19. Aufgaben
  20. Checklisten
  21. Umfragen
  22. Dateien
  23. Kommentare / Notizen
  24. Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit abschließen
  25. Feedback von Vertragspartner einholen
  26. Unterzeichnen
  27. Verträge als unterzeichnet markieren
  28. Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge
  29. Verknüpfungen mit anderen Dokumenten
  30. Archivieren oder löschen

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit (GV) können mit dem preeco Vertragseditor individuell gestaltet und von allen Vertragspartnern unterzeichnet werden. Über einen Online-Feedback Prozess können Sie darüber hinaus die Korrespondenz zum Inhalt des Vertrags online abwickeln und sparen so wertvolle Ressourcen.

Übersicht Ihrer Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Ohne einen bestimmten Vertrag aufrufen zu müssen, sehen Sie auf der Übersichtsseite zu Ihren GV-Verträgen die Bezeichnung, das zugeordnete Unternehmen und den Vertragspartner übersichtlich ein. Die Informationen sind tabellarisch dargestellt, sodass die Verträge untereinander aufgelistet werden können. Eine zusätzliche Spalte geben zur besseren Auffindbarkeit die vergebenen Tags wieder.

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Je nach Belieben sortieren Sie Ihre Liste nach der Bezeichnung des Vertrags oder dem dazugehörigen Unternehme oder Status.

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Anlegen eines Vertrags zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neuen (leeren) Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Duplizieren von vorhandenen Verträgen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Inhalte Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Vertragsrolle definieren

Sie können den Vertrag als Auftragnehmer/ Auftragsverarbeiter oder als Auftraggeber/ Verantwortlicher erstellen. Legen Sie Ihre Rolle fest, indem Sie das Auswahlfeld Vertragsrolle entsprechend ausfüllen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Zur Unterschrift vorliegend (gelb)
  • Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument erstellt aber noch nicht bearbeitet haben.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüll-Prozess, der jedoch nicht nicht final abgeschlossen ist. Es fand noch keine Interaktion mit dem Vertragspartner statt.

Sobald Sie den Vertrag selber unterzeichnet und Ihrem Vertragspartnern zum Unterzeichnen zugesandt haben, ändert sich der Status automatisch in Zur Unterschrift vorliegend. Sie können diesen Status nicht manuell vergeben.

Wurde der Vertrag von allen Vertragspartnern unterzeichnet, wechselt der Status automatisch in Unterzeichnet. Auch diesen Status können Sie nicht manuell zuordnen.

Die Gemeinsame Verantworltichkeit ist abgeschlossen oder der Vertrag nicht mehr relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Vertragspartner

Geben Sie hier Ihre Vertragspartner ein oder laden Sie diese aus den Kontakten. Klicken Sie auf das + Icon, um einen Vertragspartner hinzuzufügen. Die Reihenfolge der Vertragspartner können Sie per Drag-and-Drop mit dem Verschieben Icon ändern.

Um eine automatische Verknüpfung mit dem in den Verarbeitungstätigkeiten angegebenen Datenempfänger herzustellen, achten Sie bitte auf die Verwendung derselben Inhalte in den Feldern für Name des Unternehmens / der Behörde, Vorname und Nachname.

Geben Sie folgende Informationen zu Ihrem Vertragspartner ein:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • Benutzername
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail für Feedback einholen und digitale Unterschrift

Vertragsinhalte

Die Vertragsinhalte können Sie völlig frei gestalten. Verwenden Sie dazu den preeco Vertragseditor. Klicken Sie auf das + Icon, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen. Jeder Abschnitt kann dabei entweder ein Freitext, Textbaustein oder Daten aus den Stammdaten beinhalten. Jeder Abschnitt stellt eine Überschrift im Dokument dar.

Sie können beliebig viele Abschnitt einfügen und diese über das Verschieben Icon auch in Bezug auf die Reihenfolge und Hierarche beliebig anordnen.

Anhang: Prozessschritte und Verantwortliche

Die Dokumentation der Verteilung der Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Schritte einer gemeinsam verantworteten Datenverarbeitungstätigkeit ist in preeco in einen ausführlichen Anhang ausgelagert. Diese Informationen können Sie auch automatisiert in eine Informationspflicht übernehmen.

Klicken Sie auf das + Icon, um einen Prozessschritt hinzuzufügen und geben Sie die folgenden Daten ein:

  • Name des Prozessschrittes
  • Beschreibung des Prozessschrittes
  • Betroffene Personen
  • Datenkategorien
  • Rechtsgrundlage zur Durchführung der Verarbeitung
  • Verantwortliche Partei (diese stehen erst zur Auswahl, wenn Sie den Vertrag bereits einmal gespeichert haben)
  • Primärer Ansprechpartner für den Datenschutz für diesen Prozessschritt

Die hier eingetragenen Informationen werden als tabellarischer Anhang in Ihren Vertrag integriert.

Feedback der Vertragspartner

In diesem Abschnitt sehen Sie die vom Vertragspartner über die Funktion Feedback von Vertragspartnern einholen eingetragenen Rückmeldungen zu Ihrem Vertrag.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei ausehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie in der Bearbeiten-Ansicht vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt.

Anders als bei anderen preeco Dokumenten wählen Sie die Darstellung Ihrer Verträge nicht im Formular selbstständig aus. Die Darstellung passt sich an die formellen Anforderungen an einen Vertrag an.

Darüber hinaus können Sie über die Live-Vorschau Ihr aktuelles Dokument exportieren, ohne in die Übersicht zurückkehren zu müssen. Rechts neben dem Wort Dokumentenvorschau finden Sie die drei Dateiformat-Icons, über die Sie den Download im jeweiligen Format starten.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch von preeco für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit abschließen

preeco unterstützt papierlose Prozesse für das Einholen von Feedback zu den GV-Verträgen und auch die Unterzeichnung dieser.

Feedback von Vertragspartner einholen

Haben Sie einen ersten Entwurf Ihres Vertrags fertig, können Sie sich über den von preeco angebotenen Online-Prozess Feedback von Ihren Vertragspartnern einholen.

Starten Sie den Feedback-Prozess aus der Lese-Ansicht des Vertrags heraus, indem Sie im 3-Punkte-Menü die Option Feedback von Vertragspartnern einholen aufrufen. Im erscheinenden Fenster können Sie auswählen, welchem der Vertragspartner der Vertrag zum Feedback zugesandt werden soll. Beachten Sie bitte, dass Vertragspartner ohne eingetragene E-Mail Adresse nicht gewählt werden können.

Geben Sie eine optionale Nachricht für die Empfänger ein und klicken Sie auf Feedback-Anfrage senden, um die ausgewählten Vertragspartner zu informieren.

Die Vertragspartner erhalten daraufhin einen Einmal-Link zu einem Online-Formular, welches den Vertragsentwurf zeigt und ebenso die Möglichkeit bietet, einen Freitext einzugeben. Über eingehendes Feedback zu Ihrem Vertrag werden Sie per E-Mail informiert. Die eingetragenen Nachrichten Ihrer Vertragspartner finden Sie gesammelt im Abschnitt Feedback der Vertragspartner in der Lese-Ansicht des Vertrags.

Diesen Prozess können Sie natürlich beliebig oft wiederholen.

Unterzeichnen

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit können Sie mit preeco online unterzeichnen. Dazu klicken Sie in der Lese-Ansicht des Vertrags auf den Button Unterzeichnen.

Im sich öffnenden Fester zur Unterzeichnung können Sie eine Nachricht für die Vertragspartner eintragen. Diese Nachricht wird den Vertragspartnern zusammen mit dem Einmal-Link per E-Mail zugesandt. Außerdem geben Sie Ihren Ort, Ihren Namen und Ihre Position ein. Die Unterschrift können Sie entweder direkt mit der Maus durch Klicken und Ziehen durchführen oder Sie laden Ihre eingescannte Unterschrift als PNG-Bild über Bild hochladen hinein.

Die Vertragspartner erhalten im Anschluss einen Einmal-Link zur Ansicht und Unterzeichnung des Vertrages. Der Vertrag wechselt nach dem Absenden mit Ihrer Unterschrift in den Status Zur Unterzeichnung vorliegend und nach Unterzeichnung durch alle Vertragspartner in den Status Unterzeichnet. Zu diesem Zeitpunkt wird auch eine Revision des Vertrages erstellt und in der Seitenleiste für Sie zur Verfügung gestellt. Ebenfalls erhalten die Vertragspartner zu diesem Zeitpunkt eine Kopie des Vertrages per E-Mail.

Verträge als unterzeichnet markieren

Sofern ein Vertrag nicht online unterzeichnet werden soll, können Sie das offline unterzeichnete Papier auch einscannen und als Dateianhang dem Vertrag zufügen. Stellen Sie dazu den Status manuell um. Dazu gehen Sie in die Lese-Ansicht und auf das nun verfügbare 3-Punkte-Menü. Hier wählen Sie die OptionAls unterzeichnet markieren aus. Es erscheint ein neues Fenster. In dieses können Sie die unterzeichnete, eingescannte PDF-Datei hochladen.

Anschließend können und sollten Sie nun eine Kopie des Vertrags an die Vertragspartner senden. Wählen Sie die gewünschten Vertragspartner aus, indem Sie die Checkbox aktivieren. Geben Sie zudem eine Optionale Nachricht ein, um Ihre Vertragspartner mit einer entsprechenden Nachricht anzusprechen. Diese Nachricht wird zur E-Mail an die Vertragspartner zugefügt.

Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge

Eine Revision wird in preeco immer dann erstellt, wenn ein Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit. Hat Ihr Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht, ist eine Bearbeitung der Inhalte nicht mehr möglich. So wird der Vertrag in der unterzeichneten Version final abgespeichert und es kommt nicht zu Misverständnissen aufgrund verschiedener Versionen.

Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Verknüpfungen mit anderen Dokumenten

In der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten sehen Sie für dort angegebene Empfänger von persönlichen Informationen je einen Punkt in der Spalte Verträge. Für Empfänger, die Sie als gemeinsame Verantwortliche gekennzeichnet haben, überprüft preeco nun automatisch, ob ein GV-Vertrag mit dem Vertragspartner vorhanden ist und zeigt entsprechend den Punkt in der Farbe des Vertragsstatus an. Achten Sie darauf, dass die Felder Unternehmen / Behörde, Name und Vorname in den Daten des Vertragspartners und den Daten des Datenempfängers gleich sind.

Die im Rahmen des GV-Vertrags definierten Prozesse und Zuständigkeiten können, genau wie die Daten zum Vertragspartner selbst, auf Wunsch automatisiert in ein Dokument zur Erfüllung der Informationspflicht übernommen werden.

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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