Dateiablage

  1. Übersicht über hochgeladene Dateien
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen einer Datei
  6. Neue (leere) Datei anlegen
  7. Musterdokumente laden
  8. Duplizieren einer vorhandenen Datei
  9. Inhalte einer Datei
  10. Allgemeine Informationen zur Datei
  11. Datei auswählen
  12. Seitenleiste
  13. Aktivitäten
  14. Aufgaben
  15. Checklisten
  16. Umfragen
  17. Kommentare / Notizen
  18. Öffentlichen Link nutzen
  19. Archivieren oder löschen

Die Dateiablage dient als zusätzlicher Ort, um für Ihre Dokumentation relevante Dateien abzulegen. Die hier abgelegten Dateien unterliegen, wie alle Dokumente in preeco, dem Rollen- und Rechtesystem. Optional können Sie die in der Dateiablage gespeicherten Einträge mithilfe eines öffentlichen Links auch z.B. per E-Mail versenden oder als Link auf Ihrer Intranet- oder Internetseiten einbauen.

Übersicht über hochgeladene Dateien

Überblicken Sie alle Dateien, die Sie in die Dateiablage gelegt haben in der Übersicht. Hier wird Ihnen tabellarisch eine Liste aller hochgeladenen Dokumente angezeigt, inklusive der folgenden Angaben:

  • Bezeichnung
  • Zugehöriges _Unternehmen / Behörde
  • Öffentliche URL zum Kopieren in die Zwischenablage
  • Tags

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

In der Dateiablage sortieren Sie alphabetisch anhand der Bezeichnung und anhand des Status.

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Einzelne Dateien exportieren Sie aus der Ablage über das Download Icon, welches sich in jeder Zeile rechts in der tabellarischen Übersicht befindet. Sie können hier kein Dateiformat wählen. Der Download entspricht einer PDF-Datei.

Anlegen einer Datei

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neue (leere) Datei anlegen

Um eine neue Datei zur Dateiablage hinzuzufügen, klicken Sie im Hauptmenü auf Dateiablage. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button Neue Datei.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Duplizieren einer vorhandenen Datei

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Inhalte einer Datei

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen in preeco zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den + Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button. Ändern Sie hier den Text, steht Ihnen die Option offen, die Änderungen global zu übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Textbausteine in allen Dokumenten ersetzten bevor Sie auf Speichern klicken.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemeine Informationen zur Datei

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

In der Lese-Ansicht finden Sie zudem unter dem Punkt Erstellt am, das Datum, an dem die Datei in preeco erstellt wurde.

Datei auswählen

Unter dem Punkt Datei laden Sie die gewünschte Datei hoch. Klicken Sie dafür auf den Durchsuchen Button und wählen Sie die Datei aus. Sie können Dateien mit einer Größe von bis zu 20 MB hochladen.

Neben dem Hochladen haben Sie unter Datei die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie eine öffentliche URL zu diesem Dokument erzeugen möchten. Aktivieren Sie die Checkbox neben dem Ja, können Sie den Link nach dem Speichern über die Lese-Ansicht abrufen. Den öffentlichen Link können Sie natürlich jederzeit auch wieder deaktivieren oder auch nachträglich erstellen.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Wie Sie Checklisten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Überblick > Checklisten.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Werkzeuge > Umfragen.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Öffentlichen Link nutzen

Möchten Sie den erzeugten öffentlichen Link auf Ihrer Intra- oder Internetseite oder beispielsweise in einer E-Mail Signatur einbinden, steht Ihnen dieser in der Lese-Ansicht unter dem Punkt Datei > Öffentlicher Link zur Verfügung. Klicken Sie auf den Button mit der Aufschrift In die Zwischenablage kopieren, um den Link zu kopieren.

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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