Dokumente kopieren

  1. Übersicht über die Kopiervorgänge
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen eines neuen Kopiervorgangs
  6. Kopierauftrag definieren
  7. Quelle und Ziel
  8. Beschreibung
  9. Dokumente
  10. Kopiervorgang durchführen

Möchten Sie zahlreiche Dokumente direkt für ein weiteres Unternehmen verwenden? Nutzen Sie die smarte Funktion, Dokumente kopieren. Mit wenigen Klicks duplizieren Sie eine Vielzahl an Dokumenten in nur einem Durchgang. Der Vorgang beachtet dabei alle verknüpften Dokumente und kopiert die Verknüpfungen mit. Diese Funktion eignet sich ideal zum On-Boarding neuer Mandaten oder zur Übertragung von Dokumenten auf andere Unternehmen einer Unternehmensgruppe.

Übersicht über die Kopiervorgänge

Auch für die Rubrik, Dokumente kopieren zeigt preeco Ihnen zunächst eine Übersicht an. Hier sind alle Ihre persönlichen Kopiervorgänge zusammengefasst und aufgelistet. Sie sehen tabellarisch zahlreiche Informationen ein, die den Kopiervorgang genauer beschreiben:

  • Datum der Durchführung
  • Benutzer, der den Vorgang durchführte (Durchgeführt von)
  • Beschreibung des Vorgangs
  • Von welcher Organisation kopiert wurde
  • Zu welcher Organisation kopiert wurde
  • Wie viele Dokumente der Kopiervorgang umfasste

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Nach diesen Eckdaten können Sie Ihre Kopiervorgänge sortieren:

  • Datum der Durchführung
  • Benutzer, der den Vorgang durchführte
  • Beschreibung des Vorgangs
  • Organisation, von der kopiert wurde
  • Organisation, zu der kopiert wurde
  • Anzahl der kopierten Dokumente
  • Status des Vorgangs, aufgeschlüsselt in Farben

Exportieren

Sie können weder die Übersicht über Ihre Kopiervorgänge exportieren, noch einzelne Vorgänge selbst.

Anlegen eines neuen Kopiervorgangs

Legen Sie einen neuen Kopiervorgang an, indem Sie in der Übersicht auf den Button Neuer Kopiervorgang klicken. Dieser befindet sich oben rechts.

Sie gelangen in das Formular, das Sie bei der Definition Ihres Kopierauftrags unterstützt.

Kopierauftrag definieren

Nach dem Klick auf Neuer Kopiervorgang gelangen Sie in die Bearbeiten-Ansicht des entsprechenden Formulars. Hier können Sie Informationen zu Ihrem gewünschten Kopiervorgang einstellen.

Nutzen Sie das Inhaltsverzeichnis am linken Rand, um zwischen den Einstellungen zu springen.

Die rechte Sektion der Bearbeiten-Ansicht stellt das Formular dar, welches Sie durch die inhaltliche Gestaltung führt. Sie tragen die nötigen Informationen in die entsprechenden Felder ein.

Quelle und Ziel

Möchten Sie Daten von einer Organisation zu einer anderen kopieren? Dieser Vorgang steht Ihnen dann offen, wenn Sie in beiden entsprechenden Paketen die Rolle des Administrators innehaben. Ist dies nicht der Fall, steht Ihnen hier lediglich die Möglichkeit offen, von einem Unternehmen zu einem anderen zu kopieren.

Möchten Sie die Daten zu einem neuen, noch nicht angelegten Unternehmen kopieren, können Sie den Vorgang des Anlegens mit dem Kopierprozess verbinden. Klicken Sie dafür auf den Button Neues Unternehmen / Neue Behörde. Nun können Sie hier alle Informationen zu dem neuen Unternehmen einfügen und das Unternehmen im System speichern.

Diesen Vorgang würden Sie normalerweise unter Administration > Stammdaten vornehmen.

Beschreibung

Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung Ihres Kopiervorgangs ein. Die Beschreibung findet sich auch in der Übersicht wieder und sollte Ihnen prägnant ermöglichen, den Kopiervorgang wiederzuerkennen.

Einzelne Dokumente von Unternehmen zu Unternehmen kopieren

Möchten Sie ein einzelnes Dokument von einem Unternehmen zu einem anderen kopieren, steht Ihnen diese Option in der Lese-Ansicht Ihrer Dokumente zur Verfügung. Wählen Sie dafür das gewünschte Dokument aus. Klicken Sie in der Lese-Ansicht auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie hier die Option Duplizieren. Nun können Sie über ein Auswahlfeld das Unternehmen aussuchen, zu dem Sie das Dokument kopieren wollen.

Voraussetzung ist immer, dass Ihr preeco Benutzer zum Quell- und Ziel-Unternehmen Zugriff hat.

Dokumente

Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente Sie genau kopieren wollen. Damit Sie die gewünschten Dateien besser finden, stellt Ihnen preeco verschiedene Optionen zur Verfügung, um die Auffindbarkeit zu verbessern.

  • Ihre Dokumente werden, in Dokumenttypen untergliedert, aufgelistet
  • Sie können die Liste variabel auf 10, 25, 50 oder 100 Dokumente beschränken oder sich Alle anzeigen lassen. Die entsprechende Wahloption finden Sie unterhalb der jeweiligen Liste.
  • Filtern Sie nach Stichwort, um ein bestimmtes Dokument zu finden.

Auch in der Lese-Ansicht stehen Ihnen die Optionen zur Verfügung, die kopierten Dokumente anhand von Stichworten zu durchsuchen.

Kopiervorgang durchführen

Um den Kopiervorgang durchzuführen, klicken Sie auf den Kopiervorgang starten Button am rechten oberen Rand. Der Vorgang kann je nach Umfang der gewählten Dokumente einen Augenblick dauern.

Sobald alle gewünschten Kopien erstellt wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

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