Kontakte

  1. Übersicht über Kontakte
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Neuen Kontakt anlegen
  6. Kontakt neu erstellen
  7. Bestehenden Kontakt duplizieren
  8. Informationen zum Kontakt
  9. Allgemein
  10. Kontaktinformationen
  11. Verknüpfungen mit anderen Dokumenten
  12. Kontakt löschen

Das zentrale Adressbuch in preeco dient der Ablage von Kontaktinformationen zur weiteren Verwendung. Die hier gespeicherten Kontakte können Sie an vielen Stellen schnell und einfach laden. Der Zugriff auf jeden einzelnen Kontakt kann dabei ebenso wie alle Dokumente in preeco über die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen und Abteilungen feingranular gesteuert werden.

Übersicht über Kontakte

Nutzen Sie die Übersicht, in die Sie gelangen, wenn Sie auf Kontakte klicken, um einige Details zu Ihren Kontakten tabellarisch einzusehen. Für detaillierte Informationen wählen Sie den entsprechenden Kontakt per Klick aus.

In der Übersicht sehen Sie den Vornamen und Nachnamen ein, das zugeordnete Unternehmen und auf welche Unternehmen / Behörden der Kontakt Zugriff hat. Für eine bessere Auffindbarkeit sind in der tabellarischen Darstellung ebenfalls die Tags vermerkt.

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Sortieren Sie nach:

Exportieren

Alle Ihre Kontakte können Sie in einer Übersicht und im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Automatische Erstellung von Kontakten

Kontakte werden automatisch in die Liste aufgenommen, wenn diese in einem Dokument verwendet wurden und noch nicht vorhanden waren.

Als "noch nicht vorhanden" gilt ein Kontakt, wenn bisher noch kein Kontakt mit identischen Angaben bei Name und Vorname und identischem zugeordneten Unternehmen vorhanden ist. Falls ein entsprechender Kontakt bereits vorhanden war, so werden die Adressinformationen des Kontaktes aktualisiert.

Es kann folglich passieren, dass Sie einen Kontakt mehrfach in der Liste finden, wenn Sie die Angaben zu Unternehmen/Behörde variabel gewählt haben oder beispielsweise Rechtschreibfehler in Vorname oder Nachname entstanden sind.

Neuen Kontakt anlegen

Wie beim Anlegen von Dokumenten haben Sie auch bei den Kontakten verschiedene Möglichkeiten, um einen Kontakt anzulegen.

Kontakt neu erstellen

Wenn Sie in der Übersicht auf den Button oben rechts in der Ecke klicken, legen Sie einen neuen Kontakt an.

Dokumente, ebenso wie Kontakte, werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt. Ein solches Blanko-Formular öffnet sich, wenn sie auf Neuer Kontakt klicken.

Bestehenden Kontakt duplizieren

Möchten Sie einen Kontakt duplizieren, weil der neue Kontakt mit einem bestehenden in zahlreichen Daten übereinstimmt, können Sie dies tun, indem Sie die Option Duplizieren auswählen.

Wählen Sie dazu einen gespeicherten Kontakt aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktionen Duplizieren.

Informationen zum Kontakt

Die Informationen zu einem Kontakt tragen Sie in preeco über ein Formular in der Bearbeiten-Ansicht ein. Diese öffnet sich automatisch, wenn Sie auf Duplizieren oder Neuer Kontakt klicken. Möchten Sie nachträglich Informationen editieren, gelangen Sie in das Formular, indem Sie den Kontakt aus der Übersicht auswählen und anschließend in der Lese-Ansicht oben rechts auf den Bearbeiten Button klicken.

In der Bearbeiten-Ansicht sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das das Formular in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Rechts davon finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert.

Änderungen werden nicht auf Dokumente übertragen

Wenn Sie einen Kontakt unter Werkzeuge > Kontakte ändern, so werden dessen Eigenschaften nicht automatisch in Dokumenten aktualisiert, in denen der Kontakt einmal geladen worden ist. Gleiches gilt für das Löschen eines Kontakts.

Allgemein

Unter dem Inhaltspunkt Allgemein tragen Sie ein, zu welchem Unternehmen/ welcher Behörde Ihr Kontakt gehört und zu welcher Abteilung/ welchem Amt. Kontakte können darüber hinaus noch für Alle Unternehmen / Alle Behörden sichtbar geschaltet werden.

Tags helfen Ihnen dabei, einen Kontakt später unter einem bestimmten Stichwort gezielt auffinden zu können.

Kontaktinformationen

In die Kontaktinformationen tragen Sie relevante Eckdaten ein. Es stehen folgenden Attribute zur Verfügung:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Funktion
  • Benutzername
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail

Verknüpfungen mit anderen Dokumenten

Kontakte können Sie an verschiedenen Stellen in preeco laden. Dabei entsteht allerdings keine dauerhafte Verknüpfung zwischen dem Dokument und einem Kontakt. Es handelt sich folglich mehr um ein Bedienelement, zum erleichterten Ausfüllen von Dokumenten, als um eine bindende Verknüpfung.

Das Laden von Kontakten ist unter anderem in folgenden Dokumenten möglich:

Kontakt löschen

Wenn Sie einen Kontakt löschen möchten, gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Wählen Sie den Kontakt in der Übersicht aus, um in die Lese-Ansicht zu gelangen.
  • Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich die Bearbeiten-Ansicht.
  • Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü und anschließend auf Löschen.
  • Sie müssen den Vorgang bestätigen, da ein Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann.

Der Kontakt wir nur aus dem Adressbuch gelöscht. Er ist jedoch in Dokumenten und an allen anderen Stellen, an denen er geladen/verwendet wurde, auch nach dem Löschen noch vorhanden.

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