Umfragen

  1. Übersicht über Umfragen
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Exportieren
  5. Anlegen einer Umfrage
  6. Neue (leere) Umfrage
  7. Musterdokumente laden
  8. Duplizieren vorhandener Umfragen
  9. Inhalte einer Umfrage
  10. Allgemein
  11. Einleitung
  12. Inhalt
  13. Dankeschön-Text
  14. Veröffentlichung
  15. Seitenleiste
  16. Live-Vorschau
  17. Aktivitäten
  18. Aufgaben
  19. Dateien
  20. Kommentare / Notizen
  21. Freigeben und Versenden
  22. Umfragen beantworten
  23. Ergebnisse einsehen
  24. Ergebnisse gebündelt ansehen
  25. Ergebnisse einzeln ansehen
  26. Erneut versenden
  27. Verknüpfen mit anderen Dokumenten
  28. Archivieren oder löschen

Erstellen Sie individuell aufgebaute Fragenkataloge und versenden Sie diese zur Teilnahme an beliebig viele E-Mail-Empfänger. Die Ergebnisse können Sie einzeln und akkumuliert in preeco einsehen.

Übersicht über Umfragen

Die Übersicht Ihrer Umfragen stellt Ihnen tabellarisch die folgenden Informationen zu Ihren erstellten Umfragen dar:

  • Bezeichnung
  • Unternehmen/ Behörde
  • Zugewiesenes Dokument
  • Tags
  • Antwortstatus
  • Umfrage
  • Ergebnisse

Filtern

Die Übersicht selbst ist bereits auf Ihren globalen Unternehmensfilter und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filteroptionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links neben dem Mein-Profil Icon.

In diesem Fall stehen Ihnen die folgenden Filter einzeln oder in Kombination zur Verfügung:

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen beziehungsweise filtern möchten. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben wollen, verbinden Sie diese mit einem "und". Es werden Ihnen nur Einträge gezeigt, die alle eingetragenen Suchbegriffe enthalten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser automatisch angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Erläuterungen zu den verschiedenen Status finden Sie im Bereich Allgemein weiter unten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Eine Sortierung Ihrer Umfragen ist nach den folgenden Kriterien möglich:

  • Bezeichnung
  • Unternehmen/ Behörde

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon. Der Download über die Icons steht Ihnen zudem in der Live-Vorschau in der Lese-Ansicht zur Verfügung.

Anlegen einer Umfrage

Sie können in preeco über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neue (leere) Umfrage

Dokumente werden in preeco über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht, klicken Sie rechts oben auf den Button, um ein neues Dokument dieses Typs zu erstellen.

Musterdokumente laden

preeco stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und dort Musterdokumente laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Einschränkungen der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Duplizieren vorhandener Umfragen

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren. Das 3-Punkte-Menü befindet sich in der Regel rechts vom Bearbeiten Button.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt. Auch die Teilnehmer und Ergebnisse eine Umfragen werden bei diesem Vorgang nicht kopiert.

Inhalte einer Umfrage

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemein

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem in preeco.

Tags

Tags dienen der Wiederauffindbarkeit des Dokuments über die Suche und können optional vergeben werden. Tags sind immer für alle Dokumente in Ihrem preeco Paket wiederverwendbar, sobald diese einmalig angelegt wurden.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Typ der Verknüpfung

Setzen Sie Ihre Umfrage mit einem Dokument in Beziehung: Wählen Sie unter Typ der Verknüpfung einen Dokumenttyp. Wählen Sie anschließend unter Verknüpft mit die gewünschte Datei aus preeco aus.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell mit preeco erfassen können. Folgend sind die Bedeutungen der verschiedenen Status erläutert. Sie finden die zugehörige Farbe jeweils in Klammern.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren.

Einleitung

Sie können das Freitextfeld unter Einleitungstext nutzen, um den Adressaten den Zweck der Umfrage oder relevante Details mitzuteilen. Hier ist zudem Platz für Hinweise, wenn es etwas Besonderes bei der Beantwortung zu beachten gibt.

Inhalt

Der ausfüllbare Teil Ihrer Umfrage wird in der Bearbeiten- und Lese-Ansicht als Inhalt bezeichnet. Sie können völlig frei definieren, wie Ihre Umfrage am Ende aussehen wird: Legen Sie beliebig viele Fragen-Antwort-Paare an. Zum Anlegen eines neuen Paares klicken Sie unter Inhalte auf den + Button.

Formulieren Sie die Frage und wählen Sie einen Antworttyp aus. Für jedes Paar können Sie optional einen erläuternden Text einfügen. Im Rahmen Ihrer Teamarbeit vermeiden Sie so Missverständnisse.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie für jede Option ein Kommentarfeld einschalten, welches dem Benutzer bei der Auswahl der entsprechenden Option, die Möglichkeit bietet, einen zusätzlichen, eigenen Text einzugeben.

Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Typen von Antworten. In der rechten Spalte sehen Sie, was das für die Eingabe der Antwort im Detail bedeutet:

Antworttyp

Eingabemöglichkeit

Datumseingabe

Zeigt ein Datumsauswahlfeld.

Einfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer eine Auswahl treffen kann.

Eingabe

Stellt ein einzeiliges Freitextfeld zur Verfügung.

Mehrfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer mehrere auswählen kann.

Textfeld

Stellt ein mehrzeiliges Freitextfeld zur Verfügung, in das die Benutzer beliebige Texte eingeben können.

Überschrift

Gibt die Option vor, eine Überschrift einzutragen.

Zwischenüberschriften setzen

Setzen Sie Zwischenüberschriften, zwischen den Frage-Antwort-Paaren, um Ihr Dokument zu strukturieren und thematisch zu untergliedern.

Dankeschön-Text

Wenn Sie sich bei Ihren Mandanten oder Kollegen für die Teilnahme an der Umfrage bedanken möchten, haben Sie hier ein Freitextfeld für einen Dankes-Text oder weitere abschließende Worte zur Verfügung.

Veröffentlichung

Unter dem Inhaltspunkt Veröffentlichung tragen Sie die E-Mail Empfänger ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn ein Teilnehmer die Umfrage abschließt. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail Adressen (Getrennt durch Semikolon oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechtsbündig die sogenannte Seitenleiste. Hier finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Nachfolgend werden Ihnen die Funktionen, die Ihnen über die Sidebar zur Verfügung stehen, von links nach rechts erläutert.

Live-Vorschau

Die Live-Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei ausehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Live-Vorschau übernimmt dabei die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.

Darüber hinaus können Sie über die Live-Vorschau Ihr aktuelles Dokument exportieren, ohne in die Übersicht zurückkehren zu müssen. Rechts neben dem Wort Dokumentenvorschau finden Sie die drei Dateiformat Icons, über die Sie den Download im jeweiligen Format starten.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie unter Überblick > Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem preeco Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das in preeco integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco angelegt haben. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Administration - Stammdaten.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Der Anhang wird in der Dateiablage gespeichert und wird nicht in das erzeugte Dokument mit integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Kommentare / Notizen

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Freigeben und Versenden

Haben Sie die Umfrage final erstellt, speichern Sie das Dokument über den Button Speichern in der rechten oberen Ecke der Bearbeiten-Ansicht. Wählen Sie die Umfrage in der Übersicht erneut aus, gelangen Sie in die Lese-Ansicht. Hier steht Ihnen ebenfalls oben rechts die Option Freigeben und versenden zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Button, um die Umfrage zu versenden.

Tragen Sie die E-Mail Adressen der Teilnehmer in das entsprechende Feld ein. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail Adressen (Getrennt durch Komma oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Die E-Mail Adressen müssen nicht als Kontakt in preeco gespeichert sein.

Sie können zudem eine Nachricht verfassen, die als E-Mail gemeinsam mit der Umfrage versandt wird.

Klicken Sie auf den Freigeben und versenden Button, um die Umfrage zu starten. Ihre Umfrage wird nun versandt und der Status Ihres Dokuments ändert sich automatisch auf Freigegeben.

Fragenkatalog herunterladen

Hinweis: Sofern Sie den Fragebogen ausdrucken möchten, können Sie sich die erstellten Fragen aus der Übersicht auch im gewünschten Dateiformat herunterladen. Klicken Sie dazu in der Spalte Umfrage auf das gewünschte Dateiformat Icon.

Umfragen beantworten

Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Link zu der entsprechenden Umfrage. Über diesen Link und anhand Ihrer Vorgaben füllt der Teilnehmer die Umfrage entsprechend aus. Sobald ein Teilnehmer die Beantwortung abgeschlossen hat, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Teilnehmer können über den Link eine Umfrage auch öffnen und nur teilweise ausfüllen. Die Eintragungen werden automatisch zwischengespeichert. Erst wenn der Teilnehmer auf den Button Absenden klickt, wird die Umfrage final gespeichert und kann nicht mehr vom Teilnehmer bearbeitet werden.

Ergebnisse einsehen

Wird die Umfrage versandt, sehen Sie die Anzahl der Umfrage-Teilnehmer direkt in der Übersicht ein. Eine intuitive Farbskala gibt Ihnen einen Hinweis auf den Fortschritt Ihrer Umfrage-Ergebnisse.

Die Ergebnisse einer Umfragen stehen Ihnen zusammengefasst und einzeln zur Einsicht zur Verfügung.

Ergebnisse gebündelt ansehen

Die Antworten, die sich aus Ihren Umfragen ergeben, werden in preeco gesammelt und stehen Ihnen zur akkumulierten Einsicht im Bereich Ergebnisse der Lese-Ansicht und als Download zur Verfügung.

Den Download starten Sie über die Übersicht per Klick auf das gewünschte Dateiformat Icon in der Spalte Ergebnisse.

Ergebnisse einzeln ansehen

Darüber hinaus sehen Sie in der Lese-Ansicht der einzelnen Umfragen sowohl die zusammengefassten Ergebnisse als auch die Einzelergebnisse durch Klick auf Teilnehmer ein.

Erneut versenden

Sie können die Umfrage weitere Male versenden, indem Sie in der Lese-Ansicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und hier die Option Erneut versenden auswählen. Die Ergebnisse werden gemeinsam mit den Antworten aus dem vorherigen Durchlauf gesammelt.

Gleiche Umfrage mehrmals versenden

Wenn Sie die Umfrage mehrfach versenden, die Antworten aber pro Durchgang einsehen wollen, anstatt alle akkumuliert, duplizieren Sie Ihre Umfragen und starten einen neuen Prozess, anstatt die Option Erneut versenden auszuwählen.

Verknüpfen mit anderen Dokumenten

Eine Umfrage kann selbstständig oder im Kontext eines anderen Dokuments erstellt werden. Sie können die folgenden Typen als Verknüpfung eintragen:

In der Lese-Ansicht dieser Dokumenttypen finden Sie die Umfrage in der rechten Seitenleiste als zusätzliche Option wieder.

Archivieren oder löschen

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

Wenn Sie eine Umfrage archivieren, werden automatisch alle Teilnehmer-Links dazu ungültig.

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