Benutzergruppen und Rechte
Legen Sie hier die Rechte der verschiedenen Benutzergruppen fest, welche Sie in preeco | datenschutz und informationssicherheit abbilden möchten. In der Software steht Ihnen das Standard Rechtesystem sowie das feingranulare Erweiterte Rechtesystem zur Verfügung.
Bedienoberfläche
Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.
Rechtesystem
Sie befinden sich anfangs immer im Standard Rechtesystem. Mit Klick auf Bearbeiten können Sie in der Bearbeiten-Ansicht auf das Erweiterte Rechtesystem wechseln. Klicken Sie hierzu auf die entsprechende Schaltfläche und schließen Sie die Umstellung mit Bestätigen ab.
Ein Wechsel vom Erweiterten Rechtesystem auf das Standard Rechtesystem ist nicht möglich!
Sie können immer vom Standard Rechtesystem in das Erweitere Rechtesystem wechseln. Aus technischen Gründen ist ein Wechsel entgegengesetzt nicht möglich.
Überprüfen Sie Ihre Benutzergruppen vor dem Wechsel in das Erweiterte Rechtesystem
Arbeiten Sie bereits mit der Software im Standard Rechtesystem und Sie streben einen Wechsel in das Erweiterte Rechtesystem an?
Dann überprüfen Sie vor dem Wechsel Ihre Benutzergruppen. Im Standard Rechtesystem zählt allein die Zugehörigkeit zu Unternehmen und die vergebenen Rechte der Funktionen. Im Erweiterten Rechtesystem ist die Zugehörigkeit auch zu Bereichen sowie Abteilungen / Ämter ausschlaggebend.
Welche Auswirkungen die Berechtigungen für das Standard Rechtesystem und Erweiterte Rechtesystem bedeuten, erfahren Sie auf dieser Seite unter im jeweiligen Abschnitt der Berechtigungen.
Übersicht der Benutzergruppen
Der Übersicht zu den Benutzergruppen entnehmen Sie folgende Informationen:
- Bezeichnung
- Anzahl der zugehörigen Benutzer
Achten Sie auf eine korrekte Konfiguration!
Die Einstellungen der Benutzergruppen haben Auswirkungen auf den Zugriff und die Bedienoberfläche. Die Oberfläche reduziert sich in preeco | datenschutz und informationssicherheit auf die Funktionen, auf die ein Benutzer Zugriff hat. Dementsprechend werden dem Benutzer auch nur jene Dokumente angezeigt, die er nur mindestens lesen darf.
Nehmen Sie Änderungen bitte mit Vorsicht vor und kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zur Vergabe von Rechten haben.
Neue Benutzergruppe erstellen
Für jede Benutzergruppe können Sie einstellen, welche Funktionen ein Benutzer dieser Gruppe sehen darf. Beim Erteilen von Zugriff auf eine Funktion können Sie neben den Standardrechten auch Spezialrechte vergeben.
Klicken Sie auf den Button Neue Benutzergruppe, um eine neue Benutzergruppe anzulegen.
Benutzergruppe duplizieren
Sie können eine Benutzergruppe auch duplizieren und anschließend bearbeiten.
Wählen Sie eine gespeicherte Benutzergruppe aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren.
Wählen Sie Duplizieren aus, um die Gruppe automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt.
Benutzergruppe bearbeiten
Befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht der Benutzergruppe, können Sie über ein Formular Angaben zu verschiedenen Punkten eintragen. Sie können zwischen diesen wechseln, indem Sie das Inhaltsverzeichnis am linken Rand nutzen. Hier sind die Abschnitte aufgezeigt. Klicken Sie auf den entsprechenden Inhaltspunkt, um an eine bestimmte Stelle des Formulars zu springen.
Allgemein
Geben Sie zunächst eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein.
Administrator
Entscheiden Sie als zweiten Schritt, ob die Benutzergruppe administrative Rechte erhält. Aktivieren Sie die Checkbox neben Ja, Alle Rechte einschließlich Benutzerverwaltung. Anschließend stehen Ihnen keine weiteren Optionen zur Verfügung. Die Rollen und Rechte entsprechen denen eines Administrators.
Rechte zu Funktionen
Aktivieren Sie die Administrations-Rechte nicht findet die Eintragungen der Rechte über Checkboxen für jede einzelne Funktion statt. Funktion für Funktion entscheiden Sie, welche Rechte die Benutzergruppe erhalten soll.
Rechte zur Paketverwaltung
Hier können Sie mithilfe der Checkbox unter Musterdokumente festlegen, ob die Benutzer der Benutzergruppe Zugriff auf die Musterdokumente erhalten sollen.
Mit der Checkbox zu den Berechtigungen der Organisation ermöglichen Sie es der ausgewählten Benutzergruppe die Verwaltung der angelegten Unternehmen / Behörden, Bereiche, Abteilungen / Ämter sowie Datenschutzbeauftragten durchzuführen. Dies betrifft das Erstellen, Ändern und Bearbeiten im Bereich Paketverwaltung > Organisationseinheiten und gleicht diesbezüglich den Rechten von Administrator:innen.
Ihre Bearbeitung schließen Sie über den Speichern Button in der oberen rechten Ecke ab.
Berechtigungen und Auswirkungen im Standard Rechtesystem
Bei der Vergabe der Rechte zu Funktionen in preeco | datenschutz und informationssicherheit können Sie feingranular die Berechtigungen eine Benutzergruppe für jede einzelne Funktion festlegen.
Sollte eine Checkbox mit einem grauen Haken belegt sein, kennzeichnet dies ein implizites Recht, welches bei der Vergabe eines anderen Rechts benötigt wird.
Berechtigungen
Welche Berechtigungen Ihnen zur Auswahl stehen, richten sich immer nach der entsprechenden Funktion. Diese Berechtigungen werden auf die der Benutzergruppe zugeteilten Benutzer und deren Zugehörigkeit auf Unternehmen / Behörden angewandt.
Folgende Berechtigungsmöglichkeiten sind gegeben:
Im Menü anzeigen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, können über die Navigation auf die Funktion zugreifen und in die entsprechende Übersicht einsteigen.
Sie können z.B. ein Lese-Recht auf Verarbeitungstätigkeiten vergeben aber den Punkt Verarbeitungstätigkeiten im Hauptmenü nicht anzeigen lassen.
Welche Anwendungsfälle gibt es hierfür? Beispielsweise könnte ein Benutzer Adressdaten aus den Kontakten laden (z.B. in einer Verarbeitungstätigkeit) aber die Kontakte im Hauptmenü nicht angezeigt bekommen.
Lesen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen. Es steht somit nur die Lese-Ansicht zur Verfügung.
Bearbeiten
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen und zu bearbeiten. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden.
Erstellen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten und zu erstellen. Somit können Benutzer:innen ein neues Dokument für die entsprechende Funktion erstellen, die Lese-Ansicht öffnen oder in die Bearbeitung eines Dokuments einsteigen.
Benutzer können ausschließlich Dokumente für die ihnen in der Zugehörigkeit zugewiesenen Unternehmen / Behörden erstellen.
Zur Erstellung eines neuen Dokuments mithilfe der Musterdokumente, muss im Abschnitt Rechte zur Paketverwaltung Die Checkbox Ja, Musterdokumente laden erlauben aktiviert sein. Andernfalls kann ausschließlich ein Leeres Dokument unter Neu aus der Übersicht heraus erstellt werden.
Löschen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten, zu erstellen sowie zu löschen. Somit können Benutzer:innen ein neues Dokument für die entsprechende Funktion erstellen, die Lese-Ansicht öffnen, in die Bearbeitung eines Dokuments einsteigen oder dieses aus preeco | datenschutz und informationssicherheit löschen.
Freigeben
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten und freizugeben. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Darüber hinaus, können Dokumente zur weiteren Verwendung für andere Anwendungsbereiche (Funktionen) freigegeben werden.
Beantworten
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten und zu beantworten. Somit kann ein bestehendes Dokument sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Zudem kann auf beispielsweise Nachrichten oder Checklisten geantwortet werden.
Zum Vertragspartner senden
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten sowie das Dokument an einen Vertragspartner zu senden. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Sofern ein Dokument nach Fertigstellung oder zur weiteren Bearbeitung an einen Vertragspartner geschickt werden soll, kann dies durch diese Berechtigung durchgeführt werden.
Unterzeichnen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten oder zu unterzeichnen. Somit kann ein bestehendes Dokument sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden.
Berechtigungs-Sonderfälle und Auswirkungen im Standard Rechtesystem
Berichte
Bei den Berichten können Sie die Rechte auf die drei Berichtsarten in der Zugehörigkeit der Benutzer erteilen.
Tags & Textbausteine
Sie haben jeweils die Auswahl, ob Benutzer:innen Tags oder Textbausteine für die den Benutzern zugewiesenen Unternehmen / Behörden erstellen dürfen oder die den Unternehmen / Behörden zugewiesenen Tags oder Textbausteine bearbeiten können.
Berechtigungen und Auswirkungen im Erweiterten Rechtesystem
Bei der Vergabe der Rechte zu Funktionen in preeco | datenschutz und informationssicherheit können Sie feingranular die Berechtigungen eine Benutzergruppe für jede einzelne Funktion festlegen.
Sollte eine Checkbox mit einem grauen Haken belegt sein, kennzeichnet dies ein implizites Recht, welches bei der Vergabe eines anderen Rechts benötigt wird.
Berechtigungen
Welche Berechtigungen Ihnen zur Auswahl stehen, richten sich immer nach der entsprechenden Funktion. Diese Berechtigungen werden auf die der Benutzergruppe zugeteilten Benutzer und deren Zugehörigkeit auf Unternehmen / Behörden, Bereiche und Abteilungen / Ämter angewandt.
Folgende Berechtigungsmöglichkeiten sind gegeben:
Im Menü anzeigen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, können über die Navigation auf die Funktion zugreifen und in die Übersicht einsteigen.
Sie können z.B. ein Lese-Recht auf Verarbeitungstätigkeiten vergeben aber den Punkt Verarbeitungstätigkeiten im Hauptmenü nicht anzeigen lassen.
Welche Anwendungsfälle gibt es hierfür? Beispielsweise könnte ein Benutzer Adressdaten aus den Kontakten laden (z.B. in einer Verarbeitungstätigkeit) aber die Kontakte im Hauptmenü nicht angezeigt bekommen.
Lesen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen. Es steht somit nur die Lese-Ansicht zur Verfügung.
Benutzer können Dokumente lesen, sobald sie min. einer der dem Dokument zugewiesenen Organisationseinheiten in ihrer Zugehörigkeit angehören.
Bearbeiten
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen und zu bearbeiten. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden.
Der Benutzer muss in seiner Zugehörigkeit auch allen Organisationseinheiten des Dokuments angehören. Falls er dies nicht erfüllt und nicht allen zugewiesenen Organisationseinheiten des Dokuments angehört, verliert er sein Bearbeiten-Recht. Gehört er aber mindestens einer der Organisationseinheiten an, kann er das Dokument zumindest lesen.
Erstellen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten und zu erstellen. Somit können Benutzer:innen ein neues Dokument für die entsprechende Funktion erstellen, die Lese-Ansicht öffnen oder in die Bearbeitung eines Dokuments einsteigen.
Benutzer können ausschließlich Dokumente für die ihnen in der Zugehörigkeit zugewiesenen Organisationseinheiten erstellen.
Zur Erstellung eines neuen Dokuments mithilfe der Musterdokumente, muss im Abschnitt Rechte zur Paketverwaltung Die Checkbox Ja, Musterdokumente laden erlauben aktiviert sein. Andernfalls kann ausschließlich ein Leeres Dokument unter Neu aus der Übersicht heraus erstellt werden.
Löschen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten, zu erstellen sowie zu löschen. Somit können Benutzer:innen ein neues Dokument für die entsprechende Funktion erstellen, die Lese-Ansicht öffnen, in die Bearbeitung eines Dokuments einsteigen oder dieses aus preeco | datenschutz und informationssicherheit löschen.
Benutzer können ein Dokument nur löschen, wenn sie in ihrer Zugehörigkeit allen Organisationseinheiten des Dokuments angehören.
Freigeben
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten und freizugeben. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Darüber hinaus, können Dokumente zur weiteren Verwendung für andere Anwendungsbereiche (Funktionen) freigegeben werden.
Benutzer können ein Dokument nur Freigeben, wenn sie in ihrer Zugehörigkeit allen Organisationseinheiten des Dokuments angehören.
Beantworten
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten und zu beantworten. Somit kann ein bestehendes Dokument sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Zudem kann auf beispielsweise Nachrichten oder Checklisten geantwortet werden.
Benutzer können aus einem Dokument heraus nur antworten, wenn sie in ihrer Zugehörigkeit allen Organisationseinheiten des Dokuments angehören.
Zum Vertragspartner senden
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten sowie das Dokument an einen Vertragspartner zu senden. Bedeutet, ein bestehendes Dokument kann sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden. Sofern ein Dokument nach Fertigstellung oder zur weiteren Bearbeitung an einen Vertragspartner geschickt werden soll, kann dies durch diese Berechtigung durchgeführt werden.
Benutzer können ein Dokument nur zum Vertragspartner senden, wenn sie in ihrer Zugehörigkeit allen Organisationseinheiten des Dokuments angehören.
Unterzeichnen
Benutzer:innen die der Benutzergruppe unter Benutzer zugewiesen wurden, haben die Berechtigungen Dokumente der entsprechenden Funktion in ihrer Zugehörigkeit zu lesen, zu bearbeiten oder zu unterzeichnen. Somit kann ein bestehendes Dokument sowohl in der Lese-Ansicht als auch in der Bearbeiten-Ansicht geöffnet werden.
Benutzer können ein Dokument nur unterzeichnen, wenn sie in ihrer Zugehörigkeit allen Organisationseinheiten des Dokuments angehören.
Lese-Recht
- Benutzer A gehört Unternehmen U1 an.
- Dokument D gehört Unternehmen U1 und U2 an.
Benutzer A darf das Dokument lesen.
Bearbeiten-Recht
- Benutzer B gehört Unternehmen U1 an.
- Dokument D gehört Unternehmen U1 und U2 an.
Benutzer B darf das Dokument nicht bearbeiten, aber lesen.
- Benutzer C gehört Unternehmen U1 und U2 an.
- Dokument D gehört Unternehmen U1 und U2 an.
Benutzer C darf das Dokument bearbeiten.
Berechtigungs-Sonderfälle und Auswirkungen im Erweiterten Rechtesystem
Berichte
Bei den Berichten können Sie die Rechte auf die drei Berichtsarten in der Zugehörigkeit der Benutzer erteilen.
Tags & Textbausteine
Sie haben jeweils die Auswahl, ob Benutzer:innen Tags oder Textbausteine für die den Benutzern zugewiesenen Organisationseinheiten erstellen dürfen oder die den Organisationseinheiten zugewiesenen Tags oder Textbausteine bearbeiten können.