Dokumentenexport

  1. Übersicht über die Datenexporte
  2. Filtern
  3. Sortieren
  4. Anlegen eines Datenexports
  5. Datenexport definieren
  6. Datenexport durchführen
  7. Status des Datenexports

Der Datenexport liefert Ihnen den aktuellen Stand der Dokumentation eines Unternehmens gesammelt und sortiert nach Dokumenttyp in einer einzigen ZIP-Datei. Datenexporte stehen Ihnen nach der Erstellung für 48 Stunden zum Download zur Verfügung.

Übersicht über die Datenexporte

Sie haben bereits einen Datenexport vorgenommen? Alle Vorgänge dieser Art sind in der Übersicht für Sie aufgelistet. Sehe Sie hier mit wenigen Blicken in einer gut strukturierten Tabelle für jeden Datenexport auch die folgenden Informationen ein:

  • Status
  • Erstellungsdatum
  • Bezeichnung
  • Unternehmen / Behörde
  • Dateigröße
  • Verfügbar bis

Sie sehen zudem über die Farbe in der linken Spalte ein, ob Ihr Datenexport Abgeschlossen (grün), In Bearbeitung (gelb) oder bereits Abgelaufen (rot) ist. Die Status sind weiter unten noch einmal erläutert.

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten in preeco haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten in preeco verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Abhängig davon, welche Informationen für Sie entscheidend sind, sortieren Sie die Übersicht der Datenexporte nach dem Erstellungsdatum, der Bezeichnung oder der terminierten Verfügbarkeit.

Anlegen eines Datenexports

Um einen neuen Datenexport zu vollziehen, klicken Sie oben rechts in der Übersicht auf Neu.

Datenexport definieren

Nach dem Klick auf Neu gelangen Sie ggf. zur Auswahl eines Unternehmens oder direkt in die Bearbeiten-Ansicht des entsprechenden Formulars. Hier können Sie Informationen zu Ihrem gewünschten Datenexport einstellen. Die Bezeichnung können Sie natürlich beliebig wählen und diese sollte entsprechend aussagekräftig sein.

Wählen Sie das Unternehmen/ die Behörde aus, deren Daten Sie exportieren möchten. Bitte beachten Sie: Es handelt sich hierbei um einen Gesamt-Export. Sie können keine einzelnen Dateien oder bestimmte Dokumenttypen exportieren. Nutzen Sie dafür die Export-Möglichkeiten auf den entsprechenden Übersichtsseiten.

Legen Sie unter Dateiformat fest, in welchem Dateiformat die Dokumente heruntergeladen werden sollen. Sie können wählen zwischen PDF, DOCX und XLSX.

Datenexport durchführen

Klicken Sie auf den Speichern-Button rechts in der Kopfzeile.

Nachdem Sie den Auftrag zum Datenexport angelegt und gespeichert haben, wird der Exportauftrag bearbeitet. Sobald die Datei zur Verfügung steht, werden Sie per E-Mail benachrichtigt und können den Datenexport als ZIP-Datei über die Übersicht exportieren. Klicken Sie dazu in der Übersicht ganz rechts in der Spalte Ihres angelegten Datenexports auf das ZIP Icon. Innerhalb der ZIP-Datei finden Sie alle Dokumente des Unternehmens/ der Behörde in dem Format, das Sie zuvor unter Datenformat ausgewählt haben.

Die Möglichkeit, die ZIP-Datei zu downloaden steht Ihnen 48 Stunden zur Verfügung.

Status des Datenexports

Je nach Stand Ihres Datenexports vergibt preeco automatisch einen Status, den Sie in der Übersicht einsehen können.

Der grüne Punkt gibt an, dass der Datenexport Abgeschlossen ist. Ihr Auftrag steht Ihnen als ZIP-Datei zum Download bereit.

In Bearbeitung bzw. der gelbe Punkt legt dar, dass die Daten noch nicht zum Gesamt-Export zur Verfügung stehen. Dies kann einige Minuten dauern. Sie werden per E-Mail informiert, sobald sich der Status auf Abgeschlossen ändert.

Die Download-Funktion steht Ihnen nur 48 Stunden zur Verfügung. Ist diese Zeit abgelaufen, erkennen Sie dies an der roten Ampelfarbe.

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