Dokumententransfer

  1. Übersicht über die Kopiervorgänge
  2. Anlegen eines neuen Dokumententransfers
  3. Kopierauftrag definieren
  4. Quelle und Ziel
  5. Dokumente
  6. Kopiervorgang durchführen

Möchten Sie zahlreiche Dokumente direkt für ein weiteres Unternehmen verwenden? Nutzen Sie diese smarte Funktion, um Dokumente im Stapel zu kopieren. Diese Funktion eignet sich ideal zum On-Boarding neuer Mandanten oder zur Übertragung von Dokumenten auf andere Unternehmen einer Unternehmensgruppe.

Übersicht über die Kopiervorgänge

Auch für die Rubrik, Dokumententransfer zeigt preeco Ihnen zunächst eine Übersicht an. Hier sind alle Ihre persönlichen Kopiervorgänge zusammengefasst und aufgelistet. Sie sehen tabellarisch zahlreiche Informationen ein, die den Kopiervorgang genauer beschreiben:

  • Datum der Durchführung
  • Benutzer, der den Vorgang durchführte (Durchgeführt von)
  • Beschreibung des Vorgangs
  • Von welchem Paket kopiert wurde
  • Zu welchem Paket kopiert wurde
  • Wie viele Dokumente der Kopiervorgang umfasste

Anlegen eines neuen Dokumententransfers

Legen Sie einen neuen Kopiervorgang an, indem Sie in der Übersicht auf den Button Neuer Kopiervorgang klicken. Dieser befindet sich oben rechts.

Sie gelangen in das Formular, das Sie bei der Definition Ihres Kopierauftrags unterstützt.

Kopierauftrag definieren

Nach dem Klick auf Neuer Kopiervorgang gelangen Sie in die Bearbeiten-Ansicht des entsprechenden Formulars. Hier können Sie Informationen zu Ihrem gewünschten Kopiervorgang einstellen.

Quelle und Ziel

Möchten Sie Daten von einem Paket zu einem anderen kopieren? Dieser Vorgang steht Ihnen dann offen, wenn Sie in beiden entsprechenden Paketen die Rolle des Administrators innehaben. Ist dies nicht der Fall, steht Ihnen hier die Möglichkeit offen, von einem Unternehmen zu einem anderen des gleichen Pakets zu kopieren.

Möchten Sie die Daten zu einem neuen, noch nicht angelegten Unternehmen kopieren, können Sie den Vorgang des Anlegens mit dem Kopierprozess verbinden. Klicken Sie dafür auf den Button Neues Unternehmen / Neue Behörde. Nun können Sie hier alle Informationen zu dem neuen Unternehmen einfügen und das Unternehmen im System speichern.

Einzelne Dokumente von Unternehmen zu Unternehmen kopieren

Möchten Sie ein einzelnes Dokument von einem Unternehmen zu einem anderen kopieren, steht Ihnen diese Option in der Lese-Ansicht Ihrer Dokumente zur Verfügung. Wählen Sie dafür das gewünschte Dokument aus. Klicken Sie in der Lese-Ansicht auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie hier die Option Duplizieren. Nun können Sie über ein Auswahlfeld das Unternehmen aussuchen, zu dem Sie das Dokument kopieren wollen.

Voraussetzung ist immer, dass Ihr preeco Benutzer zum Quell- und Ziel-Unternehmen Zugriff hat.

Dokumente

Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente Sie genau kopieren wollen. Damit Sie die gewünschten Dateien besser finden, stellt Ihnen preeco verschiedene Optionen zur Verfügung, um die Auffindbarkeit zu verbessern.

  • Ihre Dokumente werden, in Dokumenttypen untergliedert, aufgelistet
  • Sie können die Liste variabel auf 10, 25, 50 oder 100 Dokumente beschränken oder sich Alle anzeigen lassen. Die entsprechende Wahloption finden Sie unterhalb der jeweiligen Liste.
  • Filtern Sie nach Stichwort, um ein bestimmtes Dokument zu finden.

Auch in der Lese-Ansicht stehen Ihnen die Optionen zur Verfügung, die kopierten Dokumente anhand von Stichworten zu durchsuchen.

Kopiervorgang durchführen

Um den Kopiervorgang durchzuführen, klicken Sie auf den Kopiervorgang starten Button am rechten oberen Rand. Der Vorgang kann je nach Umfang der gewählten Dokumente einen Augenblick dauern.

Sobald alle gewünschten Kopien erstellt wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

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