Unternehmen / Behörden

  1. Unternehmen und Datenschutzbeauftragte verwalten
  2. Unternehmen / Behörden
  3. Übersicht Ihrer Unternehmen
  4. Unternehmen anlegen
  5. Informationen zu Ihrem Unternehmen
  6. Neue Abteilungen und Ämter anlegen
  7. Neue Benutzer anlegen
  8. Unternehmen löschen
  9. Datenschutzbeauftragte (DSB)
  10. Übersicht Ihrer DSBs
  11. Datenschutzbeauftragten oder mit Datenschutz beauftragte Person anlegen
  12. Bestehenden Datenschutzbeauftragten bearbeiten
  13. Bestehenden Datenschutzbeauftragten löschen

preeco ist natürlich mandantenfähig. Legen Sie in diesem Bereich alle Unternehmen beziehungsweise Behörden an für die Sie in preeco Dokumente erstellen möchten.

Unternehmen und Datenschutzbeauftragte verwalten

Die Übersicht zeigt Ihnen sowohl eine Liste von angelegten Unternehmen als auch darunter die Liste der angelegten Datenschutzbeauftragten.

Unternehmen / Behörden

Klicken Sie auf Paketverwaltung > Unternehmen/Behörden und legen Sie hier jedes Unternehmen an, welches Sie in Ihrem preeco Paket verwalten möchten. Es gibt mit preeco keine Beschränkung der Unternehmens-Anzahl, die in einem Paket verwaltet werden können.

Nach dem Klick auf Unternehmen/Behörden gelangen Sie zunächst in die Übersicht über alle Unternehmen, die zu ihrem Paket gehören.

Übersicht Ihrer Unternehmen

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen zu Ihren Unternehmen ein:

  • Bezeichnung des Unternehmens/Behörde
  • Die zugeordnete Muttergesellschaft
  • Das Land, in dem das Unternehmen sitzt
  • Den Geschäftsführer/in / Leitung
  • Den zugeordneten DSB
  • Anzahl der Abteilungen und Ämter
  • Anzahl der Benutzer

Unternehmen anlegen

Sie können ein neues Unternehmen mithilfe eines leeren Formulars neu anlegen oder ein bestehendes duplizieren und anschließend bearbeiten.

Neues Unternehmen anlegen

Um ein neues Unternehmen anzulegen, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf den Button Neues Unternehmen / Neue Behörde. Sie gelangen anschließend in die Bearbeiten-Ansicht. Hier steht Ihnen ein Formular mit vordefinierten Inhaltsabschnitten zur Verfügung. Mit diesem pflegen Sie Schritt für Schritt alle Informationen zu Ihrem neuen Unternehmen ein.

Unternehmen duplizieren

Wählen Sie aus der Übersicht ein bestehendes Unternehmen aus, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken. Es öffnet sich die Lese-Ansicht. Rechts oben neben dem Bearbeiten-Button finden Sie nun ein 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dieses an und klicken Sie auf Duplizieren.

Anschließend öffnet sich die Bearbeiten-Ansicht. Das Formular ist nun mit den duplizierten Inhalten vorausgefüllt. Sie können die Informationen beliebig editieren. Klicken Sie auf Speichern, um das neue Unternehmen anzulegen.

Informationen zu Ihrem Unternehmen

Befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht, sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis. Dieses untergliedert das Formular in prägnante Kapitel. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können, per Klick auf das gewünschte Thema, gezielt zu den Inhalten springen.

Unternehmen/Behörde

Im ersten Abschnitt des Formulars tragen Sie die Kontaktinformationen des Unternehmens sowie Vorname, Nachname und Position des Ansprechpartners ein.

Sie können dazu einen Kontakt aus Ihrer zentralen Kontaktliste auswählen, um die Informationen automatisch zu übernehmen. Klicken Sie dazu auf den Kontakt-Icon links neben dem Punkt Name des Unternehmens/der Behörde.

Es öffnet sich Ihre Kontaktliste. Wählen Sie aus dieser den entsprechenden Kontakt aus. Um die Suche zu erleichtern, können Sie nach einem bestimmten Namen, Tag oder Stichwort über das Feld Filter nach Stichwort suchen.

Rechtliche Informationen

Unter den rechtlichen Informationen machen Sie über ein Freitextfeld Angaben zu Geschäftsführer/in / Leitung, Registergericht und Registernummer.

Darüber hinaus nutzen Sie die Auswahlfelder für Angaben zu dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens. Unter Datenschutzbeauftragter wählen Sie einen Datenschutzbeauftragten aus, den Sie zuvor als solchen in den Stammdaten angelegt haben. Als Typbezeichnung für Ihren Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Externer Datenschutzbeauftragter
  • Interner Datenschutzbeauftragter
  • Mit dem Datenschutz beauftragte Person

Organisationsstruktur

Sie können die Organisationsstruktur von Konzerne und Gesellschaften feingranular in preeco abbilden. Dazu geben Sie in unter dem Punkt Organisationsstruktur an, ob das Unternehmen, das Sie anlegen, die Tochter eines bereits bestehenden Unternehmens ist. Auf diese Weise ordnen Sie Tochterunternehmen einer Muttergesellschaft zu.

Wählen Sie dazu unter Muttergesellschaft ein bestehendes Unternehmen über das Auswahlfeld aus.

Anschließend können Sie zudem festlegen, ob Sie dadurch die Zugehörigkeiten übernehmen wollen. Wählen Sie unter Benutzer der Muttergesellschaft automatisch übertragen die Antwort Ja aus, werden die Benutzer des bereits bestehenden Unternehmens inklusive Ihrer Rollen und Rechte auf die neu angelegte Tochter übertragen. Ändern sich diese Rechte für die Muttergesellschaft, werden diese Änderungen auch für das Tochterunternehmen gültig.

Logo

Bei jedem Unternehmen können Sie ein Logo im SVG-Format hochladen. Dieses Logo wird in Dokumenten des Unternehmens in der Kopfzeile verwendet - sofern Sie die entsprechenden Einstellungen in Stammdaten > Einstellungen > Dokumente vorgenommen haben.

Was ist eine SVG Datei und warum muss diese verwendet werden?

SVG-Dateien sind vektorbasiert und können deshalb ohne Qualitätsverlust vergrößert und auch verkleinert werden. Diesen Vorteil nutzen wir in preeco.

Sofern Sie Ihr Logo nicht als SVG-Datei haben, fragen Sie bei Ihrer Marketing-Abteilung oder Werbeagentur nach. SVG-Dateien können aus vielen, vektorbasierten Formaten leicht erzeugt werden.

Sie können SVG-Dateien in der Regel nicht aus Bitmap-Formaten wie JPG oder PNG erzeugen. Achten Sie bitte außerdem darauf, dass Ihre SVG-Datei nicht nur aus Pfaden besteht bzw. fügen Sie hier Outlines hinzu.

Gerne können Sie uns Ihre Datei auch zur Überprüfung und Umwandlung an support@preeco.de senden.

Neue Abteilungen und Ämter anlegen

Haben Sie Ihr Unternehmen gespeichert, stehen Ihnen über die Lese-Ansicht weitere Optionen zur Verfügung. Legen Sie wie folgt neue Abteilungen / Ämter an:

  1. Wählen Sie ein Unternehmen aus der Übersicht aus.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Punkt Abteilungen/Ämter.
  3. Klicken Sie auf den Button Neue Abteilung/Neues Amt, welches sich im Formular rechts oben neben der Überschrift des Abschnitts befindet.
  4. Tragen Sie den Namen der Abteilung ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Übersicht über Abteilungen und Ämter

Alle Abteilungen und Ämter, die Sie angelegt haben, sehen Sie als Teil der Lese-Ansicht Ihres Unternehmens in Form einer Übersicht ein. Die Übersicht können Sie wie gewohnt nach Stichwort filtern, um eine bestimmte Abteilung zu suchen. Zudem sehen Sie hier auch ein, wie viele Verarbeitungstätigkeiten zu dieser Abteilung gehören.

Abteilung und Ämter löschen

Um Abteilungen/Ämter zu löschen, wählen Sie diese/s aus der Übersicht aus. Klicken Sie anschließend auf den Bearbeiten-Button. Nun erscheint oben rechts ein 3-Punkte-Menü. Wählen Sie dieses an und klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang, um die Abteilung/ das Amt zu löschen.

Neue Benutzer anlegen

Über die Lese-Ansicht können Sie ebenfalls neue Benutzer dem Unternehmen zuordnen. Legen Sie wie folgt einen neuen Benutzer an:

  1. Wählen Sie ein Unternehmen aus der Übersicht aus.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Punkt Benutzer.
  3. Klicken Sie auf den Button Neuer Benutzer, welches sich im Formular rechts oben neben der Überschrift des Abschnitts befindet.
  4. Füllen Sie das Formular aus. Vergessen Sie bitte die Auswahl der Zugehörigkeit nicht.
  5. Klicken Sie auf Einladung versenden.

Nach dem Speichern dieses Eintrages gelangen Sie in die Lese-Ansicht des soeben neu angelegten Benutzers.

Unternehmen löschen

Um ein Unternehmen zu löschen, müssen Sie dieses zunächst aus der Übersicht auswählen. In der Lese-Ansicht klicken Sie auf den Bearbeiten-Button in der rechten oberen Ecke. Nun befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht. Über das 3-Punkte-Menü neben dem Speichern-Button wählen Sie die Option Löschen aus.

In dem nun erscheinenden Dialog müssen Sie zur Bestätigung des Löschvorgangs den Namen des Unternehmens bzw. der Behörde eintragen und den Vorgang durch Klick auf den Ja, Löschen Button bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Unternehmens alle dem Unternehmen zugeordneten Dokumente ebenfalls gelöscht werden.

Datenschutzbeauftragte (DSB)

Sie können einen oder mehrere Datenschutzbeauftragte in preeco anlegen. Einem Unternehmen muss mindestens ein Datenschutzbeauftragter oder eine mit dem Datenschutz beauftragte Person zugewiesen sein. Legen Sie diese Person bzw. den Datenschutzbeauftragten deshalb immer als ersten Schritt in preeco an, noch bevor Sie ein Unternehmen anlegen.

Übersicht Ihrer DSBs

Klicken Sie auf Paketverwaltung > Unternehmen/Behörden auf den Titel Datenschutzbeauftragte, um bestehende DSBs zu bearbeiten oder neue anzulegen. Sie gelangen zunächst in eine Übersicht.

In der Übersicht sehen Sie die folgenden Informationen:

  • Name des DSBs
  • Das Unternehmen, das ihm zugeordnet ist
  • Telefonnummer des DSBs
  • E-Mail-Adresse des DSBs
  • Die Anzahl der Rollen, die der DSB in preeco innehat (Einzusehen unter Anzahl Funktion/en)

Datenschutzbeauftragten oder mit Datenschutz beauftragte Person anlegen

Klicken Sie rechts oben auf den Button Neuer Datenschutzbeauftragter, um einen Datenschutzbeauftragten hinzuzufügen. Sie gelangen in die Bearbeiten-Ansicht und hinterlegen hier Kontaktinformationen sowie das Unternehmen und die Position, die Sie dem Datenschutzbeauftragten zuordnen können.

Sie pflegen die Informationen mithilfe eines ausfüllbaren Formulars Schritt für Schritt ein.

Daten aus der Kontaktliste laden

Um das Formular automatisch auszufüllen, können Sie Daten aus der zentralen Kontaktliste laden.

Klicken Sie dazu auf das Kontakt-Icon. Dieses befindet sich am Anfang des Formulars links neben dem Wort Vorname.

Es öffnet sich Ihre Kontaktliste. Wählen Sie aus dieser den entsprechenden Kontakt aus. Um die Suche zu erleichtern, können Sie nach einem bestimmten Namen, Tag oder Stichwort über das Feld Filter nach Stichwort suchen.

Befindet sich Ihr DSB nicht in den Kontakten, füllen Sie das Formular Schritt für Schritt aus. Der neu angelegte DSB wird automatisch Ihren Kontakten zugefügt.

Ihr Unternehmen ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet?

In diesem Fall legen Sie trotzdem in der Liste Datenschutzbeauftragte einen Eintrag mit den Daten der Person an, welche in Ihrem Unternehmen als Ansprechpartner für Datenschutz-Themen zuständig ist.

Beim Anlegen eines Unternehmens haben Sie dann die Möglichkeit als Typ des Datenschutzbeauftragten die Formulierung Mit dem Datenschutz beauftragte Person des Unternehmens / der Behörde auszuwählen.

Bestehenden Datenschutzbeauftragten bearbeiten

Um die Daten zu einem DSB zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf den Namen des Datenschutzbeauftragten. Sie gelangen in die Lese-Ansicht. Nun klicken Sie auf den Bearbeiten-Button oben rechts. Sie können nun die Informationen beliebig editieren und den Prozess anschließend über den Speichern-Button abschließen.

Bestehenden Datenschutzbeauftragten löschen

Um einen Datenschutzbeauftragten zu löschen, müssen Sie zunächst den entsprechenden Datenschutzbeauftragten aus der Übersicht auswählen. In der Lese-Ansicht klicken Sie auf den Bearbeiten-Button in der rechten oberen Ecke. Nun befinden Sie sich in der Bearbeiten-Ansicht. Über das 3-Punkte-Menü neben dem Speichern-Button wählen Sie die Option Löschen aus.

Diese Aktion wird protokolliert, aber kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie müssen den Vorgang deshalb mit dem Ja, Löschen Button bestätigen.

Pflichtfelder: Datenschutzbeauftragter

Bei den Feldern Datenschutzbeauftragte/r und Typ des Datenschutzbeauftragten handelt es sich um Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, bevor Sie das Unternehmen speichern können. Legen Sie folglich immer als ersten Schritt den Datenschutzbeauftragten über den Punkt Administration > Stammdaten > Organisationsstruktur > Datenschutzbeauftragte an.

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