Bedienoberfläche

  1. Hauptmenü
  2. Hilfe
  3. Gleichzeitige Bearbeiter
  4. Übersichten und Listen
  5. Filtern
  6. Exportieren
  7. Sortieren
  8. Spalten anpassen
  9. Lese-Ansicht
  10. Bearbeiten-Ansicht
  11. Seitenleiste
  12. Vorschau
  13. Aktivitäten
  14. Aufgaben
  15. Checklisten
  16. Dateien
  17. Kommentare
  18. Revisionen
  19. Umfragen
  20. Wiedervorlage

Die intuitive Bedienoberfläche führt Sie durch Ihre Arbeit mit preeco | datenschutz und informationssicherheit. Alle Details zu wiederkehrenden Elementen und dem Aufbau der Software finden Sie in diesem Teil der Bedienungsanleitung.

Hauptmenü

Nach der Anmeldung bei preeco | datenschutz und informationssicherheit gelangen Sie zum Dashboard Ihres Pakets.

Hier erkennen Sie bereits den Aufbau der Software: Am linken Rand befindet sich das Hauptmenü. Oben rechts finden Sie den Punkt Paketverwaltung und Ihre E-Mail-Adresse steht für das Menü Mein Profil. Zudem können Sie den Bereich Hilfe (im rechten oberen Eck) einsehen.

Wir möchten, dass Sie mit preeco | datenschutz und informationssicherheit konzentriert arbeiten können. Das fordert auch eine Anpassbarkeit an Ihre Bedürfnisse und gegebenenfalls Ihre Bildschirmgröße. Damit die Oberfläche mehr Raum für den Editor bietet, können Sie deshalb das Hauptmenü einfach einklappen. In der linken unteren Ecke erkennen Sie die Option Menü ein-/ausklappen. Ist das Hauptmenü eingeklappt, können Sie mit dem Mauszeiger einfach über das Menü fahren und es klappt sich aus damit Sie Ihre Auswahl treffen können.

Unternehmen/Behörden auswählen oder bearbeiten

Ganz oben im Hauptmenü finden Sie eine Auswahl aller Unternehmen, auf die Sie mit Ihrem Benutzer Zugriff haben. Wählen Sie ein Unternehmen aus, sehen Sie in allen Listen, Tabellen und Auswahlfeldern nur noch Angaben zu diesem Unternehmen.

Möchten Sie Unternehmen anlegen oder ändern? dann finden Sie nach Klick auf die Unternehmensauswahl ganz unten die entsprechenden Funktionen Unternehmen verwalten bzw. Neues Unternehmen erstellen.

Suchen im Hauptmenü

Damit Sie die gewünschten Punkte schnell auffinden, können Sie den Inhalt des Hauptmenüs mit Stichworten durchsuchen.

Anheften

Oft benötigte Menüpunkte können Sie mit einem Klick auf die Stecknadel leicht oben anheften. So können Sie Ihr Menü individuell zusammenstellen. Die Funktion Anheften ist für jeden Benutzer individuell.

Rollen und Rechte festlegen

Das Hauptmenü orientiert sich an den Rechten des Benutzers. Teilen Sie als Administrator Rollen und Rechte zu. Der entsprechende Benutzer sieht im Menü nur jene Punkte, auf die Sie ihm Zugriff gewährt haben. Die Funktion hilft dabei, Aufgaben klar zu delegieren und die Komplexität der Software daran anzupassen.

Hilfe

Mit nur wenigen Klicks gelangen Sie über die preeco App in die Anleitung, Datenschutzerklärung, Informationen zur aktuellen Version, Service und Support sowie Impressum. Wählen Sie hierzu das Drop-Down Menü Hilfe aus (im oberen rechten Eck) und betätigen Sie den entsprechenden Button. Sie werden umgehend zum gewünschten Bereich weitergeleitet.

Gleichzeitige Bearbeiter

In preeco | datenschutz und informationssicherheit ist es Ihnen möglich gleichzeitige Bearbeiter eines Dokuments schnell zu erkennen. Nachdem Sie durch Bearbeiten in die Bearbeitung des Dokuments eingestiegen sind, werden Ihnen in der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, gleichzeitige Bearbeiter angezeigt. Diesen können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Übersichten und Listen

Wählen Sie im Hauptmenü eine der Funktionen aus. Anschließend gelangen Sie in die entsprechende Übersicht / Liste. Nun können Sie alle in der Funktion angelegten Dokumente einsehen. Hierbei erhalten Sie einen tabellarischen Überblick über verschiedenste Informationen. Über das Regler Icon können Sie die Übersicht bequem Ihren Bedürfnissen anpassen.

Filtern

Die Übersicht selbst ist ggf. bereits auf Ihre Unternehmensauswahl und Ihre Zugriffsrechte abgestimmt.

Alle Übersichten haben zudem bestimmte Filter-Optionen. Diese finden Sie in Form von Auswahl- beziehungsweise Eingabefeldern links oberhalb der Tabellen.

Filtern nach Stichworten

Geben Sie in das entsprechende Feld einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen, beziehungsweise filtern möchten.

Filtern nach Status

In einem weiteren Filter können Sie die Übersicht anhand des Status weiter einschränken. Sobald Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, wird dieser angewandt. Wählen Sie im Auswahlfeld Alle aus, um das Filtern nach Status zurückzusetzen.

Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts oberhalb der Tabelle.

Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon.

Sortieren

Neben den Filter-Optionen können Sie Übersichten verschieden sortieren. Nach welcher Spalte eine Sortierung möglich ist, erkennen Sie anhand der Pfeile. Diese befinden sich neben den Bezeichnungen in der Kopfzeile der Tabelle. Eine Kombination aus Pfeil nach oben und nach unten zeigt an, dass nach dieser Spalte sortiert werden kann. Bei der Spalte, nach der aktuell sortiert wird, ist nur ein Pfeil zu sehen und dieser zeigt die Richtung der Sortierung an.

Ihre vorgenommene Sortierung bleibt gespeichert und wird auch beim erneuten Anzeigen der Liste berücksichtigt. Die Speicherung erfolgt für jeden Benutzer und jede Liste separat.

Spalten anpassen

Sie können Ihre Übersicht individuell an die verschiedensten Funktionen anpassen. Treffen Sie über den Regler Button, in der rechten oberen Ecke, eine Auswahl die auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet ist und heben Sie wichtige Teilbereiche hervor. Die von Ihnen gestaltete Übersicht wird für den Download im PDF, DOCX oder XLSX Format übernommen.

Lese-Ansicht

Die Lese-Ansicht bezeichnet die Ansicht eines Dokuments in der keine Bearbeitung möglich ist aber das Dokument mit allen Inhalten angezeigt wird. Die Lese-Ansicht öffnet sich in preeco | datenschutz und informationssicherheit in der Regel dann, wenn Sie ein Dokument aus der Übersicht auswählen und anklicken.
Über den Pfeil neben der Bezeichnung eines Dokuments gelangen Sie wieder zurück zur Übersicht.

Bearbeiten-Ansicht

Die Bearbeiten-Ansicht bezeichnet die Ansicht eines Dokumentes in der eine Bearbeitung möglich ist. Auf diese gelangen Sie, indem Sie in der Lese-Ansicht oben rechts auf den Bearbeiten Button klicken.

In der Bearbeiten-Ansicht bietet Ihnen das Drop-Down-Menü zum Speichern (oben rechts) verschiedene Möglichkeiten.
Sie können durch die Auswahl Speichern alle Änderungen übernehmen und mit der Bearbeitung fortfahren. Mit Speichern und zurück gelangen Sie wieder in die Lese-Ansicht des Dokuments. Sie können aber auch über Speichern und zur Übersicht direkt in die Übersicht zurückkehren.
Die Auswahl wird für Ihren Benutzer immer global in preeco | datenschutz und informationssicherheit hinterlegt.

Seitenleiste

Die Lese-Ansicht und die Bearbeiten-Ansicht zeigen rechts die sogenannte Seitenleiste. Sie können die Seitenleiste über den Button mit dem Pfeil ein- und ausklappen. In der Seitenleiste finden Sie Funktionen und Informationen, welche sich auf das geöffnete Dokument beziehen.

Hinweis: Um die Funktionen der Seitenleiste zu nutzen, muss Ihr Dokument mindestens einmal abgespeichert worden sein.

Vorschau

Die Vorschau zeigt Ihnen an, wie Ihr Dokument als Datei aussehen wird. Dabei werden Änderungen, die Sie im Editor vornehmen direkt berücksichtigt und angezeigt. Die Vorschau übernimmt auch die Einstellungen, die Sie für den Punkt Darstellung im allgemeinen Bereich des Bearbeiten-Formulars vorgenommen haben.

Aktivitäten

Das Aktivitätenprotokoll wird automatisch von preeco | datenschutz und informationssicherheit erstellt und zeigt die Aktivität, den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Neben der Erstellung, Änderung und Löschung werden auch wichtige Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments, wie z.B. die Unterzeichnung oder Freigabe, im Aktivitätenprotokoll erfasst.

Das gesamte Aktivitätenprotokoll finden Sie im Hauptmenü unter Aktivitäten.

Aufgaben

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu vergeben. Diese werden automatisch mit dem aktuellen Dokument in Beziehung gesetzt. Definieren Sie eine Aufgabe, weisen Sie diese einem Benutzer zu und tragen Sie optional zusätzlich einen Beobachter ein. Durch das integrierte Aufgabensystem delegieren und protokollieren Sie Tätigkeiten und strukturieren so Ihre Teamarbeit übersichtlich und effizient. Über neue Aufgaben werden die Betroffenen automatisch per E-Mail informiert.

Wichtig: Sowohl unter Zugewiesen an, als auch unter Beobachter wählen Sie ausschließlich Benutzer aus, die Sie zuvor als solche in preeco | datenschutz und informationssicherheit angelegt haben und die zum Unternehmen des Dokumentes zugehörig sind. Wie Sie Benutzer anlegen, finden Sie in der Anleitung unter dem Punkt Paketverwaltung > Benutzer.

Checklisten

Mit Checklisten arbeiten Sie wiederkehrende Abläufe zu Ihren Dokumenten strukturiert im Team ab. Sie können direkt eine neue Checkliste erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Checkliste eingeben und auswählen, ob eine neue Checkliste erstellt werden soll oder Sie eine vorhandene Checkliste Duplizieren und für das aktuelle Dokument verwenden möchten.

Wie Sie Checklisten mit Ihren gewünschten Inhalten erstellen, finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Checklisten.

Dateien

Sie können zu einem Dokument beliebige Dateien hinzufügen. Die Datei wird in der Seitenleiste hinterlegt aber nicht in das erzeugte Dokument integriert.

Um eine neue Datei hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei durch Klicken auf Durchsuchen aus. Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

Hinweis: Eine Datei, die Sie in der Seitenleiste hochladen, ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Aktuelle Liste der akzeptierten Dateiformate für den Upload

In preeco | datenschutz und informationssicherheit besteht keine Beschränkung der Dateiformate für den Upload.

Kommentare

Zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument können Sie über die Kommentarfunktion einfügen und so im Kontext des Dokuments speichern. Die hier eingetragenen Kommentare stehen allen Benutzern zur Einsicht zur Verfügung, die Lesezugriff auf ein Dokument haben. Kommentare fließen nicht in die erzeugten Dokumente mit ein.

Revisionen

Dokumente werden bei Freigabe oder Unterzeichnung automatisch für Sie revisioniert. Die Revisionen halten dadurch in Form einer PDF- oder ZIP-Datei den Stand Ihres Dokuments zum jeweiligen Bearbeitungs-Zeitpunkt fest. Die Angaben beinhalten neben dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung auch den Namen des Benutzers, der die Revision erzeugt hat.

So erhalten Sie eine chronologische Aufschlüsselung aller Änderungen, die Sie sich unter dem Reiter Revisionen herunterladen können.

Umfragen

Umfragen dienen dazu, bestimmte Informationen gebündelt von mehreren E-Mail-Empfängern einzuholen. Sie können direkt eine neue Umfrage erstellen, indem Sie eine Bezeichnung für die neue Umfrage eingeben und sich für einen Neue Umfrage oder das Duplizieren einer vorhandenen Umfrage entscheiden.

Alle Arbeitsschritte zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung unter Funktionen > Umfragen.

Wiedervorlage

Aktivieren Sie die Wiedervorlage, um regelmäßig an das Dokument erinnert zu werden. Definieren Sie das Datum, die Wiederholung und weisen Sie die Wiedervorlage einem Benutzer zu. Zum definierten Fälligkeitsdatum erhält der gewählte Benutzer eine Aufgabe im System und wird per E-Mail informiert.

Die Inhalte dieser Seite und der beschriebenen Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.
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