Umgang mit Dokumenten

  1. Dokumente
  2. Leeres Dokument
  3. Musterdokumente laden
  4. Dokument hochladen
  5. Verbundene Dokumente
  6. Duplizieren von vorhandenen Dokumenten
  7. Textbausteinen direkt während der Dokumenten-Bearbeitung bearbeiten
  8. Darstellung von Dokumenten
  9. Übersetzen der Dokumente
  10. Archivieren und löschen der Dokumente

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in preeco | datenschutz und informationssicherheit Dokumente anlegen, hochladen oder übersetzen. Zudem haben Sie die Möglichkeit Musterdokumente zu verwenden oder bestehende Dokumente zu duplizieren oder zu verbinden.

Dokumente

Sie können in preeco | datenschutz und informationssicherheit über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Leeres Dokument

Dokumente werden über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht klicken Sie rechts oben auf den Button Neu. Bei Klick auf den Button Neu erscheinen ggf. verschiedene Möglichkeiten, wie Sie ein neues Dokument erstellen können. Wählen Sie Leeres Dokument, um direkt mit Ihren individuellen Eingaben zu beginnen.

Musterdokumente laden

preeco | datenschutz und informationssicherheit stellt Ihnen viele praxisbewährte Musterdokumente für verschiedene Dokumenttypen zur Verfügung. Diese können Sie verwenden, indem Sie in der Übersicht auf den Button Neu klicken und dort Musterdokument laden auswählen. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Fenster per Checkbox die zu ladenden Dokumente aus und klicken Sie auf den Button Musterdokumente laden. Nach einem kurzen Augenblick gelangen Sie zur Übersicht der Dokumente zurück, in der nun auch die geladenen Musterdokumente zu finden sind. Diese sind alle mit dem Tag Muster gekennzeichnet.

Bitte beachten Sie, dass Musterdokumente ebenso wie Textbausteine von preeco | datenschutz und informationssicherheit aktuell nur in Deutsch zur Verfügung gestellt werden.

Einschränkung der Testversion

In der Testversion stehen Ihnen keine Musterdokumente zur Verfügung. Bitte wechseln Sie auf ein kostenpflichtiges Paket, um von allen Musterdokumenten zu profitieren.

Dokument hochladen

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco | datenschutz und informationssicherheit hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht den Button Neu und wählen dann Datei hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr bearbeiten. Sie können die Datei aber natürlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Aktuelle Liste der akzeptierten Dateiformate für den Upload

In preeco | datenschutz und informationssicherheit besteht keine Beschränkung der Dateiformate für den Upload.

Verbundene Dokumente

Um ein verbundenes Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf Neu und wählen die Option Verbundenes Dokument aus.

Wählen Sie nun aus, welches Dokument das Quelldokument für Ihre Verbindung sein soll. Haben Sie Zugriff auf mehrere Unternehmen/Behörden, können Sie das Quell-Unternehmen/-Behörde festlegen und eine unternehmensübergreifende Verknüpfung zum Ziel-Unternehmen/-Behörde herstellen.

Die Verbindung ist dauerhaft. Es werden wesentliche Inhalte aus dem Quelldokument in das neu erstellte Dokument übernommen. Zudem sind die Inhalte fortwährend synchronisiert. Änderungen, die Sie an diesen Inhalten vornehmen, wirken sich auf alle verbundenen Dokumente aus. Beim Bearbeiten des verbundenen Dokuments können Sie nur jene Inhalte editieren, die nicht durch die Verbindung synchronisiert sind. Änderungen an diesen nehmen Sie über das Quelldokument vor.

Sie können die Verbindung zwischen den Dokumenten jederzeit wieder lösen. Wechseln Sie dazu in die Lese-Ansicht des verbundenen Dokuments. Wählen Sie hier die Option, Verbindung lösen aus. Sie finden diese im 3-Punkte-Menü oben rechts.

Verbindung über Quelldokumente erstellen

Verbundene Dokumente können über das Quelldokument erstellt werden oder über die Auswahl Verbundenes Dokument nach dem Klick auf Neu in die Übersicht aufgenommen werden.

Die Option ist nicht über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht eines bereits verbundenen Dokuments verfügbar. Ob es sich um ein Dokument handelt, das Sie als verbundenes Dokument erstellt haben, erkennen Sie an der Bemerkung (Verbunden) neben der Bezeichnung des Dokuments oder der Angabe im Bereich Dokumentenverbindung in der Lese-Ansicht eines Dokuments.

Duplizieren von vorhandenen Dokumenten

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Textbausteinen direkt während der Dokumenten-Bearbeitung bearbeiten

Wenn Sie Textbausteine innerhalb eines Dokuments verwenden, können Sie diese auch direkt dort bearbeiten, ohne zuerst in die Stammdaten zu gehen. Klicken Sie hierzu bitte auf den Bleistift Icon direkt bei dem gewünschten Textbaustein. Im erscheinenden Dialog können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen.

Die Bearbeitung schließen Sie über das Drop-Down-Menü zum Speichern ab. Hierbei haben Sie zwei Optionen. Die Auswahl Speichern übernimmt Ihre Änderungen wie gewünscht. Durch Speicher als neu erstellen Sie einen neuen Textbaustein. Diese Option erspart Ihnen Zeit bei der Erstellung eines neuen Textbausteins, indem Sie bereits bestehende Inhalte des Textbausteins übernehmen.

Darstellung von Dokumenten

Unter dem Punkt Darstellung wählen Sie aus, wie Ihr erstelltes Dokument visuell aussehen soll und können eine optionale Dokumenten-ID vergeben, welche auf dem Deckblatt eines Dokumentes angezeigt wird.

Die hier getätigte Auswahl entspricht auch der Darstellung Ihrer erzeugten Revision. Sie können zwischen den folgenden Varianten wählen:

  • Ausführlich inklusive Inhaltsverzeichnis und Einleitungstext
  • In Form einer tabellarischen Darstellung
  • In einer minimalistischen Darstellung

Die Darstellung wählen Sie wie folgt aus:

  1. Bearbeiten Sie Ihr bestehendes Dokument oder erstellen Sie ein neues.
  2. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf Darstellung.
  3. Das Formular springt an die entsprechende Stelle, wo Sie die Eingabe vornehmen können.
  4. Nun haben Sie die Möglichkeit, hier zwischen den drei Varianten zu wählen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil nach unten, der sich rechts im Eingabefeld befindet.
Vordefinierte Darstellung der Dokumente

Sie als Administrator:innen entscheiden darüber, ob das Layout eines Dokuments vorgegeben ist oder ob Benutzer:innen das Layout unter Darstellung individuell einstellen können.

Diese Voreinstellung stellen Sie über Paketverwaltung > Einstellungen > Dokumente > Layout für die Dokumententypen Datenschutzverletzungen, Informationspflichten, Technische und organisatorische Maßnahmen sowie für die Verarbeitungstätigkeiten für das ganze Paket ein. Andernfalls können Sie diese auch feingranular über Paketverwaltung > Unternehmen / Behörden > Bearbeiten-Ansicht > Layout für jedes Unternehmen / Behörde voreinstellen.

Übersetzen der Dokumente

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Übersetzen.

Wählen Sie Übersetzen aus, um das Dokument in eine andere Sprache zu kopieren und dabei die Inhalte ggf. automatisiert zu übersetzen. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und übersetzt. Die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien werden nicht übersetzt.

Unternehmensübergreifend übersetzen

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen übertragen.

Übersetzungsmethode

Übersetzungen sind in preeco | datenschutz und informationssicherheit auf zwei Arten möglich: Kopie in Originalsprache legt das Dokument mit den Inhalten der Originalsprache an, so dass Sie im Anschluss eine manuelle Übersetzung durchführen können. Mit der Auswahl Automatische Übersetzung mit Hilfe von DeepL® wird das Dokument angelegt und die Inhalte automatisch über die DeepL® API für Sie übersetzt.

Klicken Sie auf Weiter um den Prozess zu starten. Eine orangene Meldung weist Sie auf den Start des Prozesses hin und nach wenigen Augenblicken erhalten Sie eine grüne Meldung, welche Sie auf die Fertigstellung des Übersetzungsvorgangs hinweist. Das Dokument steht ab diesem Zeitpunkt in der Übersicht des Dokumententyps zu Verfügung. Bitte aktualisieren Sie dazu die Liste oder Sortieren Sie z.B nach der Spalte "Erstellt am".

Archivieren und löschen der Dokumente

Um ein Dokument zu löschen oder zu archivieren, wählen Sie zunächst das bestehende Dokument aus. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten in die Bearbeiten-Ansicht.

Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü. Dieses befindet sich in der Kopfzeile rechts neben dem Speichern-Button. Über das 3-Punkte-Menü können Sie die Optionen Archivieren und Löschen auswählen.

Möchten Sie Ihr Dokument löschen, werden Sie gebeten, diese Auswahl zu bestätigen. Bestätigen Sie den Lösch-Vorgang, um den Prozess abzuschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Löschung nicht rückgängig machen können. Das entsprechende Dokument steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

Archivieren Sie das Dokument, verändert sich der Status dementsprechend. Möchten Sie ein archiviertes Dokument weiter nutzen, können Sie jederzeit den Status wieder verändern. Bearbeiten Sie dazu das Dokument wie gewohnt und ändern Sie den Status im Teil Allgemein.

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