Funktionen

preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit bietet Ihren Organisationseinheiten umfassende Funktionen für Ihre Dokumentation, Organisation und Zusammenarbeit im Datenschutzmanagement.

Das Aktivitätenprotokoll hält Sie über Änderungen an Ihren Dokumenten auf dem Laufenden. Die angezeigten Änderungen beziehen sich ausschließlich auf Dokumente, auf die Ihr Benutzer Zugriff hat. Selbstverständlich kann der Zugriff in den Benutzerrechten komplett ausgeschlossen werden.

Audit-Kataloge dienen als Vorlagen für Audits und sammeln die Prüfliste, Anforderungen und elementaren Gefährdungen, welche einzelnen Audits zum Einsatz kommen.

Führen Sie Audits übersichtlich und effizient direkt in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit durch und nutzen Sie die integrierte Möglichkeit zur Inventarisierung und zum Aufgabenmanagement.

Nutzen Sie das interne Aufgaben-System, um Aufgaben zu verwalten und zu protokollieren. Sie können Aufgaben erstellen, zuweisen, kommentieren und so die Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutz-Team koordinieren.

In diesem Bereich erhalten Sie von preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit vorgegebene Berichte im gewünschten Dateiformat. Diese werden mit Ihren Daten vorausgefüllt und direkt zum Download bereitgestellt. Den Umfang dieses Bereichs bauen wir beständig aus. Die erzeugten Dokumente werden für Sie gespeichert.

In preeco | datenschutz können Sie Betroffenenanfragen dokumentieren und per E-Mail beantworten. Setzen Sie die Anfragen direkt in Beziehung zu einer Verarbeitungstätigkeit und leiten Sie relevante Informationen zu den Löschfristen und Datenverarbeitungssystemen ab, die mit den angefragten Daten im Zusammenhang stehen. Bei der Erfassung von Betroffenenanfragen unterstützt Sie preeco | datenschutz durch ein intelligentes Zusatztool: Ein entsprechendes Formular können Sie direkt auf Ihrer Internetseite oder in Ihrem Intranet einbinden, um die Anfragen schnell und direkt zu erfassen.

Die Checkliste ist in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit Ihre Funktion für das Erarbeiten von Informationen, gemeinsam mit weiteren Benutzern. Sie können eine Checkliste mit verschiedenen Erläuterungen und verschiedensten Frage-Antwort-Typen versehen. Nutzen Sie Checklisten beispielsweise als Prüflisten zu einem bestimmten Dokument, indem Sie eine Verknüpfung zu diesem erstellen.

Das Dashboard zeigt Ihnen den Stand Ihrer Dokumentation. Was Ihnen auf dem Dashboard angezeigt wird, richtet sich sowohl nach Ihren Zugriffsrechten als auch nach Ihrer Auswahl im globalen Filter der Organisationseinheiten. Die prägnanten Ampelfarben zeigen Ihnen visuell den Fortschritt Ihrer Dokumentation.

Die Dateiablage dient als zusätzlicher Ort, um für Ihre Dokumentation relevante Dateien abzulegen. Die hier abgelegten Dateien unterliegen, wie alle Dokumente in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit, dem Rollen- und Rechtesystem. Optional können Sie die in der Dateiablage gespeicherten Einträge mit Hilfe eines öffentlichen Links auch z.B. per E-Mail versenden oder als Link auf Ihrer Intranet- oder Internetseiten einbauen.

Erstellen Sie Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) mit Hilfe von Textbausteinen in einer übersichtlichen und strukturierten Oberfläche. Selbstverständlich begleitet preeco | datenschutz den gesamten Lebenszyklus einer Datenschutz-Folgenabschätzung von der initialen Festlegung der Rahmenbedingung über die Definition der umzusetzenden Maßnahmen bis hin zu einem abschließenden Urteil über die Zulässigkeit der geprüften Verarbeitungstätigkeit(en). Entscheiden Sie selbst, ob Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung ausführlich oder minimalistisch ausfallen soll.

Die nach dem Telemediendienstgesetz nötigen Informationen zum Datenschutz können Sie über diese Funktion erstellen. Bei der Veröffentlichung der Datenschutzerklärung auf Ihrer Website unterstützt Sie preeco | datenschutz mit einem komfortablen Einbettungs-Code.

Halten Sie alle nötigen Informationen zu Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DSGVO in preeco | datenschutz fest. Darüber hinaus stehen Ihnen Funktionalitäten zur Verfügung, um Hinweise auf Datenschutzverletzungen festzuhalten. Smarte Widgets unterstützen Sie bei der zentralen Erfassung dieser Hinweise.

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit können Sie Datenübermittlungen an externe Empfänger außerhalb der EU erfassen und eine Folgenabschätzung durchführen. Hierzu stehen Ihnen nützliche Textbausteine in einer übersichtlichen und strukturierten Oberfläche zur Verfügung. preeco | datenschutz begleitet Sie bei der Durchführung des Transfer Impact Assessments (TIA) nach Klausel 14 der SCC und steht Ihnen bei der Umsetzung der Risikobewertung zur Seite.

Die Dokumentation der verwendeten Software und Hardware in einem Unternehmen hilft Ihnen dabei, den Überblick über den Fluss von persönlichen Informationen in einem Unternehmen zu behalten. Durch eine smarte Bezugnahme zu Verarbeitungstätigkeiten und indirekt zu Betroffenenanfragen können Sie darüber hinaus einen erweiterten Einblick für die Bearbeitung von Anfragen durch betroffene Personen erhalten.

Erstellen Sie Einwilligungserklärungen mit dem Vertragseditor und lassen Sie diese online per Link oder über ein mehrfach verwendbares Formular unterzeichnen. Natürlich steht Ihnen für Einwilligungserklärungen auch eines der smarten preeco | datenschutz Widgets zur Einbindung in Ihre Website zur Verfügung.

Erstellen Sie transparente Dokumente für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und/oder Art. 14 der DSGVO. Dabei können Sie Daten aus Ihren vorhandenen Verarbeitungstätigkeiten automatisch übernehmen. Das fertige Dokument können Sie wahlweise als öffentlichen PDF-Link oder über einen Einbettungs-Code direkt auf Ihre Website oder z.B. in Ihrer E-Mail-Signatur einbinden. Die Abbildung der Informationspflichten ist auch im Sinne des KDG erfüllt.

Das zentrale Adressbuch in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit dient der Ablage von Kontaktinformationen zur weiteren Verwendung. Die hier gespeicherten Kontakte können Sie an vielen Stellen schnell und einfach laden. Der Zugriff auf jeden einzelnen Kontakt kann über die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen und Abteilungen feingranular gesteuert werden.

Erstellen Sie umfassende und trotzdem übersichtliche und durchführbare Löschkonzepte für Ihr Unternehmen.

Erledigen Sie auch allgemeine Korrespondenzen über preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit. Mit der Nachrichten Funktion können Sie mit externen Personen über E-Mail kommunizieren und diese Nachrichten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit speichern. Bei Bedarf können Sie auch Formulare für Nachrichten mit individuellen Feldern erzeugen, welche Sie als Widget auf Internetseiten oder Intranetseiten einbinden können.

Allgemeine Leitlinien und Handbücher erstellen Sie mit unserem Dokumenteneditor schnell und komfortabel. Die Veröffentlichung mit einem Permanenten-Link macht die Verbreitung und die Aktualisierung zu einem extrem leichten Prozess.

Hier verwalten Sie Ihre Schulungen und deren Eigenschaften. Laden Sie Schulungsvorlagen, fügen Sie Teilnehmer hinzu und versenden Sie Einladungen zur Teilnahme.

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Teilnehmer und die Möglichkeit Bescheinigungen als PDF jederzeit herunterzuladen. Eine Teilnahme entsteht immer, wenn ein Teilnehmer an einer Schulung teilnimmt. Die Übersichtsliste können Sie selbstverständlich filtern und exportieren.

Schulungsvorlagen ist Ihre Bibliothek für durchführbare Schulungen. Hier können Sie Ihr Schulungsmaterial in aller Ruhe vorbereiten oder die von preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit zur Verfügung gestellten, praxisbewährten Musterschulungen laden und - falls gewünscht - anpassen.

Haben Sie eine interne Klassifizierung, die Sie gerne in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit abbilden möchten? Dann nutzen Sie die praktischen Tags, um über alle Dokumentenarten hinweg die Taxonomie zu verwenden.

Die Dokumentation des Ist-Zustands Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) optimieren Sie in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit mithilfe von praxisbewährten Textbausteinen. Sie können mehrere Dokumente der technischen und organisatorischen Maßnahmen erstellen, um z.B. die Maßnahmen für verschiedene Firmen, Firmengebäude oder auch verschiedene Anwendungen oder Rechenzentren separat abzubilden.

Textbausteinen helfen Ihnen und Ihren Kollegen oder Mandanten dabei, die nötigen Dokumente für den Datenschutz maximal effizient zu erstellen. In diesem Bereich finden Sie alle in Ihrem Paket vorhandenen Textbausteine und können diese bequem ändern, löschen oder neue hinzufügen.

Erstellen Sie individuell aufgebaute Fragenkataloge und versenden Sie diese zur Teilnahme an beliebig viele E-Mail-Empfänger. Die Ergebnisse können Sie einzeln und akkumuliert in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit einsehen.

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO stellt einen zentralen Punkt für die Pflege Ihrer Datenschutz-Dokumentation dar. Die Verarbeitungstätigkeiten stehen in preeco | datenschutz mit den Datenverarbeitungssystemen, den Informationspflichten oder den Datenschutz-Folgenabschätzungen intelligent in Beziehung zueinander. Ebenso können Sie die Verarbeitungstätigkeiten direkt bei Betroffenenanfragen angeben und so einen schnellen Überblick über betroffene Systeme erhalten.

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter nach Art. 30 DSGVO Abs. 2 stellt einen zentralen Punkt für die Pflege Ihrer Datenschutz-Dokumentation dar. Diese können Sie mit Schutzmaßnahmen der technischen und organisatorischen Maßnahmen verknüpfen.

Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV) erstellen und unterzeichnen Sie mit preeco | datenschutz direkt online. Sie sparen Papier und Arbeitsschritte. Auch der Feedbackprozess läuft über das System: Ihr Vertragspartner kann unkompliziert Informationen und Anhänge über Online-Formulare beisteuern.

Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit (GV) können mit dem Vertragseditor individuell gestaltet und von allen Vertragspartnern unterzeichnet werden. Über einen Online-Feedback-Prozess können Sie darüber hinaus die Korrespondenz zum Inhalt des Vertrags online abwickeln und sparen so wertvolle Ressourcen.

Wiedervorlagen helfen Ihnen dabei, Dokumente in regelmäßigen und konstanten Zeitintervallen erneut zu begutachten. Nutzen Sie Wiedervorlagen für Aufgaben, um diese bis zu einem bestimmten Datum zu terminieren.