In diesem Bereich erhalten Sie von preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit vorgegebene Berichte im gewünschten Dateiformat. Diese werden mit Ihren Daten vorausgefüllt und direkt zum Download bereitgestellt. Den Umfang dieses Bereichs bauen wir beständig aus. Die erzeugten Dokumente werden für Sie gespeichert.
Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.
Um zur Übersicht Ihrer Berichte und geplanten Berichte zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü auf Berichte. Alle erstellten, vordefinierten Berichte finden Sie in einer tabellarischen Übersicht. Im Detail sehen Sie in der Übersicht folgende Informationen:
Über den Regler Button können Sie die Spalte Automatisch erstellt in der Übersicht aufnehmen. Über die Werte Ja oder Nein erfahren Sie, ob es sich beim entsprechenden Bericht um einen geplanten oder einmalig erstellten Bericht handelt.
Aus der Übersicht können Sie bereits erstellte Berichte erneut exportieren. Klicken Sie dazu auf das Download Icon rechts in der Zeile des gewünschten Berichts. Ihnen steht dabei jeweils nur das DOCX-Dateiformat zur Verfügung. Im Bereich geplante Berichte können Sie hinsichtlich des Exports der Übersicht entscheiden. Betätigen Sie hierzu das Dateiformat Icon und wählen Sie zwischen den Formaten PDF, DOCX und XLSX.
Berichte erstellen Sie, indem Sie in der Übersicht der Berichte auf den Button Neu klicken. Berichte enthalten Daten aus verschiedensten Bereichen des Systems.
Nachdem Sie den Bericht für ein Unternehmen / Behörde festlegen, tragen Sie im nächsten Schritt unter Allgemein eine passende Beschreibung für den Bericht ein.
Wählen Sie für die Erstellung im ersten Schritt den Typ des Berichts aus. Die weiterführenden Optionen unterscheiden sich je nach Typ und werden entsprechend nach der Auswahl ein- oder ausgeblendet.
Es stehen Ihnen aktuell folgende Typen zur Verfügung:
Prüfkatalog auf Basis des von der bayerischen Aufsichtsbehörde veröffentlichten Fragenkatalogs.
Der Statusbericht gibt Ihnen Auskunft über den Stand aller dem Unternehmen oder der Behörde zugeordneten Dokumente. Sie erhalten eine detaillierte, tabellarische Auflistung zu folgenden Bereichen:
Hierbei werden alle Informationen der entsprechenden Übersicht aus preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit übernommen.
Verfahrensakte ist eine erweiterte Darstellung einer Verarbeitungstätigkeit im behördlichen Bereich unter Einbezug von Checklisten, Datenverarbeitungssystemen u.v.m. Durch Ihre Vorauswahl im Feld Unternehmen / Behörde, wird Ihnen der Bericht für das im globalen Filter hinterlegte Unternehmen / Behörde erstellt. Legen Sie die entsprechende Verarbeitungstätigkeit fest, für welche Sie einen Bericht benötigen.
Das Kontingent an vordefinierten Berichten wächst stetig weiter, sodass Sie hier immer wieder neue Berichttypen finden. Ihnen fehlt ein bestimmter Typ? Kontaktieren Sie uns gerne!
Um den Bericht zu erstellen, klicken Sie auf Speichern rechts oben in dieser Ansicht. Sie gelangen zur Übersicht der Berichte zurück und können den gewünschten Bericht durch Klick auf Download im DOCX-Dateiformat herunterladen.
Berichte können Sie direkt aus der Übersicht der Berichte heraus löschen, indem Sie in der Tabelle ganz rechts auf das Löschen Icon klicken. Nach Bestätigung des Löschvorgangs wird der Bericht dauerhaft gelöscht.
Geplante Berichte erstellen Sie, indem Sie in der Übersicht der geplanten Berichte auf den Button Neu klicken. Geplante Berichte enthalten Daten aus verschiedensten Bereichen des Systems.
Nachdem Sie den geplanten Bericht für ein Unternehmen / Behörde festlegen, gelangen Sie in den Bereich Allgemein, dieser ist in den meisten Fällen in preeco ähnlich.
Möglichst treffender Name für den Eintrag.
Wählen Sie den gewünschten Status für Ihren geplanten Bericht. Der auf Aktiv gesetzte Status eines geplanten Berichts wird Ihnen in der Übersicht mit grün gekennzeichnet ein auf Inaktiv gesetzter Status hingegen rot.
Wählen Sie bitte, zu welcher Organisationseinheit ein Dokument gehört. Diese Auswahl wurde von Ihnen zuvor getroffen, daher ist ein globaler Filter hinterlegt.
Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.
Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.
Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.
Wählen Sie für die Erstellung im ersten Schritt den Typ des Berichts aus. Die weiterführenden Optionen unterscheiden sich je nach Typ und werden entsprechend nach der Auswahl ein- oder ausgeblendet.
Es stehen Ihnen aktuell folgende Typen zur Verfügung:
Prüfkatalog auf Basis des von der bayerischen Aufsichtsbehörde veröffentlichten Fragenkatalogs.
Der Statusbericht gibt Ihnen Auskunft über den Stand aller dem Unternehmen oder der Behörde zugeordneten Dokumente. Sie erhalten eine detaillierte, tabellarische Auflistung zu folgenden Bereichen:
Hierbei werden alle Informationen der entsprechenden Übersicht aus preeco übernommen.
Verfahrensakte ist eine erweiterte Darstellung einer Verarbeitungstätigkeit im behördlichen Bereich unter Einbezug von Checklisten, Datenverarbeitungssystemen u.v.m. Durch Ihre Vorauswahl im Feld Unternehmen / Behörde, wird Ihnen der Bericht für das im globalen Filter hinterlegte Unternehmen / Behörde erstellt. Legen Sie die entsprechende Verarbeitungstätigkeit fest, für welche Sie einen Bericht benötigen.
Das Kontingent an vordefinierten Berichten wächst stetig weiter, sodass Sie hier immer wieder neue Berichttypen finden. Ihnen fehlt ein bestimmter Typ? Kontaktieren Sie uns gerne!
Legen Sie unter Erste Ausführung ein Datum fest an welchem Ihr geplanter Bericht erstmalig erstellt werden soll. Im Feld Wiederholung können Sie einen für Ihr Unternehmen passendes Wiederholungsintervall angeben. Legen Sie einen zu benachrichtigenden Benutzer fest, welcher bei Erstellung des geplanten Berichts per E-Mail benachrichtigt werden soll.
Um den Bericht zu erstellen, klicken Sie auf Speichern rechts oben in dieser Ansicht. Sie gelangen zur Übersicht der Berichte zurück und können den gewünschten Bericht durch Klick auf Download im DOCX-Dateiformat herunterladen.
Die verschiedenen Berichttypen fassen Daten aus beinahe allen Bereichen von preeco zusammen. Darunter fallen zum Beispiel:
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Für Ihre offene Frage oder Ihr Feedback sind wir gerne unter support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 51 für Sie da.