Berichte

  1. Übersicht Ihrer Berichte
  2. Berichte Exportieren
  3. Erstellen eines Berichts
  4. Allgemeiner Teil in den Berichten
  5. Bericht
  6. Bericht abschließen
  7. Bericht löschen
  8. Erstellen eines geplanten Berichts
  9. Allgemeiner Teil in den geplanten Berichten
  10. Bericht
  11. Automatische Erstellung eines geplanten Berichts
  12. Geplanten Bericht abschließen
  13. Verknüpfungen der Berichte mit anderen Dokumenten

In diesem Bereich erhalten Sie von preeco | datenschutz und informationssicherheit vorgegebene Berichte im gewünschten Dateiformat. Diese werden mit Ihren Daten vorausgefüllt und direkt zum Download bereitgestellt. Den Umfang dieses Bereichs bauen wir beständig aus. Die erzeugten Dokumente werden für Sie gespeichert.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht Ihrer Berichte

Um zur Übersicht Ihrer Berichte und geplanten Berichte zu gelangen, klicken Sie im Hauptmenü auf Berichte. Alle erstellten, vordefinierten Berichte finden Sie in einer tabellarischen Übersicht. Im Detail sehen Sie in der Übersicht folgende Informationen:

Berichte

  • Datum der Erstellung
  • Bezeichnung
  • Das zugeordnete Unternehmen / Behörde
  • Den Typ des Berichts
  • Funktion Download
  • Funktion Löschen

Über den Regler Button können Sie die Spalte Automatisch erstellt in der Übersicht aufnehmen. Über die Werte Ja oder Nein erfahren Sie, ob es sich beim entsprechenden Bericht um einen geplanten oder einmalig erstellten Bericht handelt.

Geplante Berichte

  • Status
  • Bezeichnung
  • Das zugeordnete Unternehmen / Behörde
  • Berichts-Typ
  • Nächste Ausführung
  • Wiederholung

Berichte Exportieren

Aus der Übersicht können Sie bereits erstellte Berichte erneut exportieren. Klicken Sie dazu auf das Download Icon rechts in der Zeile des gewünschten Berichts. Ihnen steht dabei jeweils nur das DOCX-Dateiformat zur Verfügung. Im Bereich geplante Berichte können Sie hinsichtlich des Exports der Übersicht entscheiden. Betätigen Sie hierzu das Dateiformat Icon und wählen Sie zwischen den Formaten PDF, DOCX und XLSX.

Erstellen eines Berichts

Berichte erstellen Sie, indem Sie in der Übersicht der Berichte auf den Button Neu klicken. Berichte enthalten Daten aus verschiedensten Bereichen des Systems.

Allgemeiner Teil in den Berichten

Nachdem Sie den Bericht für ein Unternehmen / Behörde festlegen, tragen Sie im nächsten Schritt unter Allgemein eine passende Beschreibung für den Bericht ein.

Bericht

Wählen Sie für die Erstellung im ersten Schritt den Typ des Berichts aus. Die weiterführenden Optionen unterscheiden sich je nach Typ und werden entsprechend nach der Auswahl ein- oder ausgeblendet.

Es stehen Ihnen aktuell folgende Typen zur Verfügung:

BayLDA Fragenkatalog

Prüfkatalog auf Basis des von der bayerischen Aufsichtsbehörde veröffentlichten Fragenkatalogs.

Statusbericht

Der Statusbericht gibt Ihnen Auskunft über den Stand aller dem Unternehmen oder der Behörde zugeordneten Dokumente. Sie erhalten eine detaillierte, tabellarische Auflistung zu folgenden Bereichen:

  • Technisch-Organisatorische Maßnahmen
  • Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1
  • Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2
  • Informationspflichten
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Datenschutz-Folgenabschätzungen
  • Datenübermittlung-Folgenabschätzungen
  • Regelwerke
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  • Datenschutzverletzungen
  • Betroffenenanfragen
  • Schulungsteilnahmen
  • Aufgaben
  • Aktivitäten

Hierbei werden alle Informationen der entsprechenden Übersicht aus preeco | datenschutz und informationssicherheit übernommen.

Verfahrensakte

Verfahrensakte ist eine erweiterte Darstellung einer Verarbeitungstätigkeit im behördlichen Bereich unter Einbezug von Checklisten, Datenverarbeitungssystemen u.v.m. Durch Ihre Vorauswahl im Feld Unternehmen / Behörde, wird Ihnen der Bericht für das im globalen Filter hinterlegte Unternehmen / Behörde erstellt. Legen Sie die entsprechende Verarbeitungstätigkeit fest, für welche Sie einen Bericht benötigen.

Weitere Berichtstypen sind in Arbeit...

Das Kontingent an vordefinierten Berichten wächst stetig weiter, sodass Sie hier immer wieder neue Berichttypen finden. Ihnen fehlt ein bestimmter Typ? Kontaktieren Sie uns gerne!

Bericht abschließen

Um den Bericht zu erstellen, klicken Sie auf Speichern rechts oben in dieser Ansicht. Sie gelangen zur Übersicht der Berichte zurück und können den gewünschten Bericht durch Klick auf Download im DOCX-Dateiformat herunterladen.

Bericht löschen

Berichte können Sie direkt aus der Übersicht der Berichte heraus löschen, indem Sie in der Tabelle ganz rechts auf das Löschen Icon klicken. Nach Bestätigung des Löschvorgangs wird der Bericht dauerhaft gelöscht.

Erstellen eines geplanten Berichts

Geplante Berichte erstellen Sie, indem Sie in der Übersicht der geplanten Berichte auf den Button Neu klicken. Geplante Berichte enthalten Daten aus verschiedensten Bereichen des Systems.

Allgemeiner Teil in den geplanten Berichten

Nachdem Sie den geplanten Bericht für ein Unternehmen / Behörde festlegen, gelangen Sie in den Bereich Allgemein, dieser ist in den meisten Fällen in preeco ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für Ihren geplanten Bericht. Der auf Aktiv gesetzte Status eines geplanten Berichts wird Ihnen in der Übersicht mit grün gekennzeichnet ein auf Inaktiv gesetzter Status hingegen rot.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl wurde von Ihnen zuvor getroffen, daher ist ein globaler Filter hinterlegt.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Bericht

Wählen Sie für die Erstellung im ersten Schritt den Typ des Berichts aus. Die weiterführenden Optionen unterscheiden sich je nach Typ und werden entsprechend nach der Auswahl ein- oder ausgeblendet.

Es stehen Ihnen aktuell folgende Typen zur Verfügung:

BayLDA Fragenkatalog

Prüfkatalog auf Basis des von der bayerischen Aufsichtsbehörde veröffentlichten Fragenkatalogs.

Statusbericht

Der Statusbericht gibt Ihnen Auskunft über den Stand aller dem Unternehmen oder der Behörde zugeordneten Dokumente. Sie erhalten eine detaillierte, tabellarische Auflistung zu folgenden Bereichen:

  • Technisch-Organisatorische Maßnahmen
  • Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1
  • Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2
  • Informationspflichten
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Datenschutz-Folgenabschätzungen
  • Datenübermittlung-Folgenabschätzungen
  • Regelwerke
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  • Datenschutzverletzungen
  • Betroffenenanfragen
  • Schulungsteilnahmen
  • Aufgaben
  • Aktivitäten

Hierbei werden alle Informationen der entsprechenden Übersicht aus preeco übernommen.

Verfahrensakte

Verfahrensakte ist eine erweiterte Darstellung einer Verarbeitungstätigkeit im behördlichen Bereich unter Einbezug von Checklisten, Datenverarbeitungssystemen u.v.m. Durch Ihre Vorauswahl im Feld Unternehmen / Behörde, wird Ihnen der Bericht für das im globalen Filter hinterlegte Unternehmen / Behörde erstellt. Legen Sie die entsprechende Verarbeitungstätigkeit fest, für welche Sie einen Bericht benötigen.

Weitere Berichtstypen sind in Arbeit...

Das Kontingent an vordefinierten Berichten wächst stetig weiter, sodass Sie hier immer wieder neue Berichttypen finden. Ihnen fehlt ein bestimmter Typ? Kontaktieren Sie uns gerne!

Automatische Erstellung eines geplanten Berichts

Legen Sie unter Erste Ausführung ein Datum fest an welchem Ihr geplanter Bericht erstmalig erstellt werden soll. Im Feld Wiederholung können Sie einen für Ihr Unternehmen passendes Wiederholungsintervall angeben. Legen Sie einen zu benachrichtigenden Benutzer fest, welcher bei Erstellung des geplanten Berichts per E-Mail benachrichtigt werden soll.

Geplanten Bericht abschließen

Um den Bericht zu erstellen, klicken Sie auf Speichern rechts oben in dieser Ansicht. Sie gelangen zur Übersicht der Berichte zurück und können den gewünschten Bericht durch Klick auf Download im DOCX-Dateiformat herunterladen.

Verknüpfungen der Berichte mit anderen Dokumenten

Die verschiedenen Berichttypen fassen Daten aus beinahe allen Bereichen von preeco zusammen. Darunter fallen zum Beispiel:

  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Checklisten
  • Umfragen
  • Stammdaten
  • Datenverarbeitungssysteme
  • TOM Dokumente
Die Inhalte dieser Seite und der beschriebenen Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.
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