Betroffenenanfragen

  1. Übersicht über alle Betroffenenanfragen
  2. Anlegen einer Betroffenenanfrage
  3. Manuelles Anlegen einer Betroffenenanfrage über preeco
  4. Anlegen über ein preeco Formular für Betroffenenanfragen
  5. Inhalte einer Betroffenenanfrage
  6. Allgemeiner Teil in den Betroffenenanfragen
  7. Anfrage in den Betroffenenanfragen
  8. Fristen und Identifikation in den Betroffenenanfragen
  9. Kontaktstellen zur betroffenen Person
  10. Verarbeitungstätigkeiten und Datenfelder in den Betroffenenanfragen
  11. Betroffenenanfragen per E-Mail beantworten
  12. Betroffenenanfragen schließen oder löschen
  13. Übersicht Formulare für Betroffenenanfragen
  14. Formular zu Betroffenenanfragen anlegen
  15. Inhalte eines Formulars zu Betroffenenanfragen
  16. Allgemeiner Teil in den Betroffenenanfragen
  17. Formulareigenschaften der Betroffenenanfragen
  18. Formular zu Betroffenenanfragen einbetten
  19. Formulare der Betroffenenanfragen löschen oder inaktiv schalten
  20. Verknüpfen der Betroffenenanfragen mit anderen Dokumenten
  21. Übersicht der Betroffenenanfragen und Formulare exportieren

In preeco | datenschutz und informationssicherheit können Sie Betroffenenanfragen dokumentieren und per E-Mail beantworten. Setzen Sie die Anfragen direkt in Beziehung zu einer Verarbeitungstätigkeit und leiten Sie relevante Informationen zu den Löschfristen und Datenverarbeitungssystemen ab, die mit den angefragten Daten im Zusammenhang stehen. Bei der Erfassung von Betroffenenanfragen unterstützt Sie preeco | datenschutz und informationssicherheit durch ein intelligentes Zusatztool: Ein entsprechendes Formular können Sie direkt auf Ihrer Internetseite oder in Ihrem Intranet einbinden, um die Anfragen schnell und direkt zu erfassen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht über alle Betroffenenanfragen

Wählen Sie die Betroffenenanfragen im Hauptmenü aus, gelangen Sie in die Übersicht. Die Anfragen und die Formulare für Anfragen werden Ihnen in zwei gesonderten Tabellen aufgelistet.

In der Übersicht zu Ihren Betroffenenanfragen sehen Sie die wichtigsten Informationen ein:

  • Letzte Aktivität
  • Frist zur Beantwortung
  • Betreff
  • Quelle
  • Zugewiesen an
  • Tags

Anlegen einer Betroffenenanfrage

Anfragen betroffener Personen können Sie in preeco | datenschutz und informationssicherheit Dokumentieren und Beantworten. Um eine entsprechende Anfrage in preeco zu erfassen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Manuelles Anlegen einer Betroffenenanfrage über preeco

Trifft die Anfrage einer betroffenen Person z.B. per Telefon, Post oder E-Mail ein, können Sie die Daten zur Dokumentation und weiteren Bearbeitung in preeco übertragen. Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf Betroffenenanfragen und anschließend rechts oben auf den Button Neu. Ggf. müssen Sie nun das gewünschte Unternehmen auswählen, zu dem die Anfrage gehört oder Sie gelangen direkt in die Bearbeiten-Ansicht.

Anlegen über ein preeco Formular für Betroffenenanfragen

Um den Prozess der strukturierten Erfassung und Benachrichtigung der richtigen Stellen über eine eintreffende Anfrage einer betroffenen Person zu vereinfachen, stellt Ihnen preeco die Möglichkeit der Einbindung eines Formulars für Anfragen direkt auf Ihre Intra- oder Internetseite zur Verfügung.

Anfragen, die in ein solches Formular eingetragen werden, werden automatisch direkt in preeco gespeichert. Dabei wird die definierten Personen per E-Mail natürlich über die neue Anfrage informiert und ebenso die Frist zur Bearbeitung auf das Datum 30 Tage nach Eingang festgelegt.

Die Erstellung und Einbindung eines Formulars für Betroffenenanfragen wird im entsprechenden Kapitel weiter unten auf dieser Seite beschrieben.

Inhalte einer Betroffenenanfrage

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeiner Teil in den Betroffenenanfragen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Zuweisung der Anfrage

Die Bearbeitung einer Anfrage ist einem Benutzer zugeordnet. Dieser Benutzer erhält Erinnerungen und Benachrichtigungen zu der Anfragen. Bitte wählen Sie den gewünschten Benutzer im Feld Zugewiesen an aus.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Warte auf Feedback (gelb)
  • Geschlossen (grün)

Der Status Neu gibt an, dass es sich hierbei um eine noch nicht bearbeite Anfrage handelt.

In Bearbeitung meint, dass Sie bereits Schritte zur Beantwortung eingeleitet haben.

Versenden Sie eine Antwort auf eine Betroffenenanfrage direkt über preeco | datenschutz und informationssicherheit, ändert sich der Status automatisch in Warte auf Feedback. Sie können diesen Status auch manuell einstellen, wenn Sie die Beantwortung auf einem anderen Weg vorgenommen haben.

Ist die Betroffenenanfrage abschließend beantwortet worden, können Sie die Anfrage schließen, indem Sie den Status Geschlossen auswählen.

Anfrage in den Betroffenenanfragen

Im Kapitel Anfrage können Sie die Kontaktdaten der betroffenen Person, den Betreff und die Anfrage selbst (Text) eintragen bzw. bearbeiten.

Die hier eingetragene E-Mail-Adresse wird als Empfängeradresse verwendet, sofern Sie die Anfrage über die eingebaute Funktion zum Antworten per E-Mail verwenden.

Fristen und Identifikation in den Betroffenenanfragen

Die Einhaltung von Bearbeitungsfristen ist wichtig. preeco | datenschutz und informationssicherheit unterstützt Sie dabei, indem die Frist zur Beantwortung automatisch auf das Eingangsdatum + 30 Tage gesetzt wird, sofern die Anfrage über ein preeco Formular für Anfragen erfasst wurde. In jedem Fall wird der Benutzer, dem die Anfrage zugewiesen ist, drei Tage vor Ablauf der Frist an die Beantwortung erinnert. Diese Erinnerung wird nichtig, wenn der Status der Anfragen auf Geschlossen gesetzt wurde.

Neben der Verwaltung der Daten zum Eingang der Anfrage und der Frist zur Beantwortung können Sie hier ebenso dokumentieren, ob und wie Sie die anfragende Person identifizieren konnten. Geben Sie im Feld Identifikation der betroffenen Person an, ob die Identifikation bereits erfolgt ist oder nicht. Falls eine Identifikation der Person stattgefunden hat, beschreiben Sie die Art der Identifikation im Feld Wie erfolgte die Identifikation?

Kontaktstellen zur betroffenen Person

Um die Beauskunftung oder Löschung besser fokussieren zu können, können Sie in preeco | datenschutz und informationssicherheit beschreiben, wie eine betroffene Person in Kontakt mit Ihrem Unternehmen kam und z.B. auch angeben, ob die Person in eine bereits definierte Gruppe von Personen gehört, wie "Mitarbeiter" oder "Interessenten".

Verarbeitungstätigkeiten und Datenfelder in den Betroffenenanfragen

Sofern Sie die Verarbeitungstätigkeiten und die verwendeten Datenverarbeitungssysteme dokumentiert haben, können Sie von der Beziehung zwischen der Betroffenenanfrage mit einer oder mehreren Verarbeitungstätigkeiten profitieren. Wählen Sie dazu im Feld Verarbeitungstätigkeiten die Tätigkeiten aus, mit denen Sie Daten der betroffenen Person verarbeitet haben. Nach dem Speichern dieser Angaben finden Sie in der Lese-Ansicht des Dokuments die Informationen zu den hier infrage kommenden Löschfristen. Darüber hinaus sehen Sie an dieser Stelle auch, in welchen Datenverarbeitungssystemen potenziell Daten der betroffenen Person zu finden sind.

Betroffenenanfragen per E-Mail beantworten

Aus der Lese-Ansicht einer Anfrage heraus können Sie über den Button Per E-Mail antworten der betroffenen Person eine Nachricht per E-Mail senden. Klicken Sie auf den Button, gelangen Sie in die Korrespondenz-Ansicht. Oben stehen die Informationen aus den Bereichen Allgemein und Anfrage. Darunter finden Sie die Möglichkeit, eine Nachricht einzugeben und ebenso auch eine Möglichkeit, eine Datei an die Nachricht anzuhängen.

preeco | datenschutz und informationssicherheit versendet sowohl den Text als auch die Datei nicht direkt als Inhalt einer E-Mail an eine betroffene Person. Stattdessen empfängt die betroffene Person nur die Benachrichtigung und einen Einmal-Link zu einer verschlüsselten Seite. Der Link ist gültig, solange die Anfrage bearbeitet wird und nach dem Schließen der Anfrage für weitere 14 Tage. Diese Einstellungen sind fest hinterlegt und können nicht geändert werden.

Papierschreiben an eine Person archivieren

Sofern Sie nicht per E-Mail antworten, können Sie selbstverständlich Ihre Korrespondenz z.B. als E-Mail oder Word-Datei in der Seitenleiste bei den Dateien hochladen.

Betroffenenanfragen schließen oder löschen

Anfragen betroffener Personen können Sie über das 3-Punkte-Menü aus der Bearbeiten-Ansicht heraus entweder Schließen oder vollständig Löschen.

Darüber hinaus können Sie auch über die Änderung des Feldes Status im Bereich Allgemein die Anfrage auf Geschlossen stellen.

Wenn Sie eine Anfrage schließen und zuvor der betroffenen Person per E-Mail aus preeco heraus geantwortet haben, bleibt der Link zur Korrespondenz noch 14 Tage gültig.

Übersicht Formulare für Betroffenenanfragen

Die Übersicht zu den Formularen für Anfragen umschließt drei wesentliche Eckdaten:

  • Bezeichnung
  • Domains
  • Empfänger E-Mail-Adresse

Formular zu Betroffenenanfragen anlegen

Sie können beliebig viele Formulare für Anfragen erstellen. Es wird empfohlen, für jedes Unternehmen oder für jede Domain ein separates Formular zu verwenden, um die Benachrichtigung bei eingehenden Anfragen entsprechend steuern zu können.

Klicken Sie in der Übersichts-Tabelle auf den Button Neues Formular, um ein neues Formular zu erstellen. Sie gelangen direkt in die Bearbeiten-Ansicht des neu erstellen Formulars.

Inhalte eines Formulars zu Betroffenenanfragen

Der Editor, über den Sie Ihr Formular erstellen, ist in zwei Sektionen untergliedert: Rechtsbündig erstreckt sich das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen. In die einzelnen Felder lässt sich ein Freitext einfügen oder eine Auswahl tätigen.

Links im Editor sehen Sie ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Abschnitte untergliedert. So können Sie zielgerichtet im Formular springen.

Eine Seitenleiste, wie beim manuellen Erstellen einer Betroffenenanfrage, gibt es nicht.

Allgemeiner Teil in den Betroffenenanfragen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich. Neben der Bezeichnung des Dokuments können Sie den Status und die Zuordnung eines Dokuments zu einem Unternehmen und optional zu einer oder mehreren Abteilungen festlegen.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten preeco-Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Formulars ein. Je nachdem, ob Sie den Status auf Aktiv oder Inaktiv setzen, wird dem dazugehörigen Dokument eine Ampelfarbe zugewiesen:

  • Aktiv (grün)
  • Inaktiv (rot)

Formulare im Status Inaktiv werden nicht auf einer Website angezeigt.

Formulareigenschaften der Betroffenenanfragen

Als informative Eigenschaft eines Formulars empfehlen wir anzugeben, auf welcher Domain bzw. auf welchen Domains Sie das Formular einsetzen. Diese Information wird vom System nicht überprüft und dient lediglich der Angabe unter Quelle für Anfragen, die über dieses Formular eingereicht werden.

Geben Sie in das Feld Empfänger für Benachrichtigungen eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Getrennt durch Semikolon oder Leerzeichen) ein und Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Bei Eingang einer neuen Anfrage werden diese E-Mail-Adressen informiert.

Formular zu Betroffenenanfragen einbetten

In der Lese-Ansicht eines Formulars finden Sie den Einbettungs-Code im Feld Einbetten. Klicken Sie auf den Button In Zwischenablage kopieren, um den gesamten Inhalt des nebenstehenden Textfelds in den Zwischenspeicher zu kopieren.

Der Einbettungs-Code kann auf jede beliebige Internet- oder Intranetseite integriert werden. Beim Aufruf dieser Seite wird dann entsprechend eine Verbindung zu den Servern von preeco hergestellt und das Formular nachgeladen und angezeigt. Beim Absenden des Formulars werden die Daten an die preeco Server übertragen.

Formulare der Betroffenenanfragen löschen oder inaktiv schalten

Formulare können Sie über das 3-Punkte-Menü in der Bearbeiten-Ansicht wahlweise Löschen oder Deaktivieren. In beiden Fällen wird das Formular nicht mehr auf Ihren Intra- oder Internetseiten angezeigt.

Verknüpfen der Betroffenenanfragen mit anderen Dokumenten

Anfragen können Sie mit Verarbeitungstätigkeiten in Beziehung setzen, um so in der Lese-Ansicht die Löschfristen und die verwendeten Datenverarbeitungssysteme einzusehen.

Übersicht der Betroffenenanfragen und Formulare exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf den Dateiformat-Button rechts über der Tabelle. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

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