Checklisten

  1. Übersicht über Ihre Checklisten
  2. Checklisten Exportieren
  3. Anlegen einer Checkliste
  4. Neue, leere Checkliste anlegen
  5. Vorhandene Checklisten duplizieren
  6. Inhalte einer Checkliste
  7. Allgemeiner Teil in den Checklisten
  8. Einleitung in den Checklisten
  9. Fragen und Antworten in den Checklisten (Inhalt)
  10. Checklisten beantworten
  11. Zusammenarbeit an der Checkliste
  12. Freigeben von Checklisten zur Beantwortung
  13. Zusätzliche Informationen in die Checkliste einfügen
  14. Verknüpfen der Checklisten mit anderen Dokumenten

Die Checkliste ist in preeco | datenschutz und informationssicherheit Ihre Funktion für das Erarbeiten von Informationen, gemeinsam mit weiteren Benutzern. Sie können eine Checkliste mit verschiedenen Erläuterungen und verschiedensten Frage-Antwort-Typen versehen. Nutzen Sie Checklisten beispielsweise als Prüflisten zu einem bestimmten Dokument, indem Sie eine Verknüpfung zu diesem erstellen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht über Ihre Checklisten

Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Checklisten aus, gelangen Sie in eine Übersicht über alle Checklisten, auf die Sie Zugriff haben. Von hier können Sie auch zu verknüpften Dokumenten gelangen oder neue Checklisten erstellen.

Die Übersicht über alle gespeicherten Checklisten zeigt Ihnen folgende Informationen:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Datum der letzten Beantwortung
  • Zugehörigkeit zu einem Unternehmen
  • Zugehörigkeit zu Abteilungen
  • Das Dokument, mit dem die Checkliste verknüpft ist
  • Die verwendeten Tags

Checklisten Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat Icon rechts oberhalb der Tabelle.

Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen.

Einzelne Dokumente exportieren Sie ebenfalls aus der Übersicht heraus. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Dokuments rechts auf das entsprechende Dateiformat Icon.

Die Antworten, die sich aus Ihren Checklisten ergeben, stehen Ihnen zur Einsicht ebenfalls als Download über die Übersicht zur Verfügung. Die Download-Optionen finden Sie in der Übersicht in der Spalte Ergebnisse in der jeweiligen Zeile Ihrer Checkliste.

Beachten Sie: Nicht alle Benutzer haben Zugriff auf die Antworten. Sehen Sie die Ergebnisse nicht in der Übersicht ein und können diese hier auch nicht downloaden, fehlen Ihnen die entsprechenden Rechte.

Anlegen einer Checkliste

Erstellen Sie Checklisten, um alleine oder gemeinsam mit anderen Benutzern strukturiert bestimmte Informationen oder Aufgaben für Ihre Dokumentation zu erarbeiten.

Sie können in preeco | datenschutz und informationssicherheit über verschiedene Wege ein neues Dokument anlegen. Die möglichen Vorgehensweisen sind im Folgenden erläutert.

Neue, leere Checkliste anlegen

Erstellen Sie eine neue Checkliste, indem Sie in der Übersicht auf den Button Neu klicken. Der Button befindet sich rechts oben.

Dokumente werden über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den gewünschten Dokumententyp. In der nun geöffneten Übersicht klicken Sie rechts oben auf den Button Neu. Bei Klick auf den Button Neu erscheinen ggf. verschiedene Möglichkeiten, wie Sie ein neues Dokument erstellen können. Wählen Sie Leeres Dokument, um direkt mit Ihren individuellen Eingaben zu beginnen.

Vorhandene Checklisten duplizieren

Nutzen Sie die Checklisten beispielsweise als Prüflisten, wird für Sie vermehrt der Fall zutreffen, dass Sie diese mehrfach nutzen möchten. Wählen Sie zu diesem Zweck die Funktion Duplizieren.

Wird eine Checkliste über diese Funktion erstellt, werden die allgemeinen Angaben und die Definition der Fragen in das neue Dokument übertragen. Bereits eingetragene Antworten werden nicht mit dupliziert.

Zum Duplizieren gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

Inhalte einer Checkliste

Die Checklisten sind flexibel gestaltet, sodass Sie verschiedenste Informationen mit Ihnen erarbeiten können.

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeiner Teil in den Checklisten

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Typ der Verknüpfung

Tragen Sie unter Typ der Verknüpfung zunächst ein, mit welchem Dokumenttyp Ihre Umfrage verknüpft werden soll. Wählen Sie anschließend unter Verknüpft mit das gewünschte Dokument aus.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben/Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.

Einleitung in den Checklisten

Der Einleitungstext dient der Erläuterung der Checkliste und soll den Benutzern dabei helfen, die Checkliste zu verstehen und richtig auszufüllen.

Definition nachträglich editieren

Bitte beachten Sie, dass Sie die Einleitung final definieren, bevor Sie sie zur Beantwortung freigeben. Das Ändern der Definition ist nachträglich nicht ohne Datenverlust möglich.

Fragen und Antworten in den Checklisten (Inhalt)

Der ausfüllbare Teil Ihrer Checkliste wird in der Bearbeiten- und Lese-Ansicht als Inhalt bezeichnet. Sie können völlig frei definieren, wie Ihre Checkliste am Ende aussehen wird: Legen Sie beliebig viele Fragen-Antwort-Paare an. Zum Anlegen eines neuen Paares klicken Sie unter Inhalte auf den Neu Button.

Formulieren Sie die Frage und wählen Sie einen Antworttyp aus. Für jedes Paar können Sie optional einen erläuternden Text einfügen. Im Rahmen Ihrer Teamarbeit vermeiden Sie so Missverständnisse.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie für jede Option ein Kommentarfeld einschalten, welches dem Benutzer bei der Auswahl der entsprechenden Option die Möglichkeit bietet, einen zusätzlichen, eigenen Text einzugeben.

Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Typen von Antworten. In der rechten Spalte sehen Sie, was das für die Eingabe der Antwort im Detail bedeutet:

Antworttyp

Eingabemöglichkeit

Datumseingabe

Zeigt ein Datumsauswahlfeld.

Eingabe

Stellt ein einzeiliges Freitextfeld zur Verfügung.

Einfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer eine Auswahl treffen kann.

Mehrfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer mehrere auswählen kann.

Textfeld

Stellt ein mehrzeiliges Freitextfeld zur Verfügung, in das die Benutzer beliebige Texte eingeben können.

Zwischenüberschriften setzen

Setzen Sie Zwischenüberschriften, zwischen den Frage-Antwort-Paaren, um Ihr Dokument zu strukturieren und thematisch zu untergliedern.

Checklisten beantworten

Checklisten können gemeinsam mit anderen Benutzern beantwortet werden.

Zusammenarbeit an der Checkliste

Im Detail bedeutet die Zusammenarbeit an Checklisten, dass pro Frage nur eine Antwort erstellt werden kann. Auf diese Weise arbeiten Sie delegiert und bearbeiten die Punkte nicht mehrfach.

Umfragen können an beliebige E-Mail-Adressen versandt werden

Sofern Sie Antworten von Nutzern benötigen, die keinen preeco Account haben, verwenden Sie die Funktion Umfragen anstelle von Checklisten. Hier können Sie ebenso frei definierte Fragebögen erstellen und diese an beliebige E-Mail-Adressen zur Beantwortung senden. Die Antworten von Umfragen werden - im Gegensatz zu den Antworten einer Checkliste - einzeln abgespeichert und können ebenso einzeln eingesehen werden.

Freigeben von Checklisten zur Beantwortung

Bevor eine Checkliste von anderen Benutzern beantwortet werden kann, müssen Sie diese freigeben. Nach der Freigabe einer Checkliste kann deren Definition nicht ohne Datenverlust geändert werden!

  1. Um eine Checkliste freizugeben, wählen Sie aus der Übersicht der Checklisten die gewünschte Liste aus.
  2. In der Ansicht finden Sie rechts oben den Button Freigeben und versenden.
  3. Klicken Sie darauf und wählen Sie im nun erscheinenden Fenster die gewünschten Benutzer (Mitwirkenden).
  4. Geben Sie eine optionale Nachricht ein.
  5. In der Liste der Mitwirkenden finden Sie alle Benutzer, welche dem ausgewählten Unternehmen zugehörig sind.
  6. Klicken Sie auf Freigeben und versenden, um die Benutzer per E-Mail zu informieren und die Beantwortung der Checkliste zu ermöglichen.

Zusätzliche Informationen in die Checkliste einfügen

Wählen Sie aus der Übersicht eine bestehende Checkliste aus, erhalten Sie wie in preeco | datenschutz und informationssicherheit üblich in der rechten Seitenleiste zusätzliche Funktionen: Um die Checkliste im Team abzuarbeiten und dabei den Überblick zu behalten, sehen Sie alle Vorgänge als Aktivitäten protokolliert unter dem Aktivitäten-Icon ein. Vergeben Sie darüber hinaus präzise Aufgaben, machen Sie Kommentare und fügen Sie Dateien als Anhang hinzu.

Verknüpfen der Checklisten mit anderen Dokumenten

Eine Checkliste kann selbstständig oder im Kontext eines anderen Dokuments erstellt werden. Als Bestandteil der Seitenleiste ist die Checkliste in preeco mit folgenden Dokumenttypen verknüpfbar:

  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Informationspflichten
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Betroffenenanfragen
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Gemeinsame Verantwortlichkeiten
  • Dateiablage
  • Datenschutzerklärungen
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