Dateiablage

  1. Übersicht über hochgeladene Dateien
  2. Inhalte einer Datei
  3. Allgemeine Informationen zur Datei
  4. Datei auswählen
  5. Öffentlichen Link in der Dateiablage nutzen

Die Dateiablage dient als zusätzlicher Ort, um für Ihre Dokumentation relevante Dateien abzulegen. Die hier abgelegten Dateien unterliegen, wie alle Dokumente in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit, dem Rollen- und Rechtesystem. Optional können Sie die in der Dateiablage gespeicherten Einträge mit Hilfe eines öffentlichen Links auch z.B. per E-Mail versenden oder als Link auf Ihrer Intranet- oder Internetseiten einbauen.

Voraussetzungen

Benutzeroberfläche

Unter Allgemein > Benutzeroberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Benutzeroberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Übersicht über hochgeladene Dateien

Überblicken Sie alle Dateien, die Sie in die Dateiablage gelegt haben in der Übersicht. Hier wird Ihnen tabellarisch eine Liste aller hochgeladenen Dokumente angezeigt, inklusive der folgenden Angaben:

  • Bezeichnung
  • Zugehöriges Unternehmen / Behörde
  • Öffentliche URL zum Kopieren in die Zwischenablage
  • Tags

Inhalte einer Datei

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeine Informationen zur Datei

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben/Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.

In der Lese-Ansicht finden Sie zudem unter dem Punkt Erstellt am, das Datum, an dem die Datei hochgeladen wurde.

Datei auswählen

Unter dem Punkt Datei laden Sie die gewünschte Datei hoch. Klicken Sie dafür auf den Durchsuchen-Button und wählen Sie die Datei aus. Sie können Dateien mit einer Größe von bis zu 20 MB hochladen.

Neben dem Hochladen haben Sie unter Datei die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie eine öffentliche URL zu diesem Dokument erzeugen möchten. Aktivieren Sie die Checkbox neben dem Ja, können Sie den Link nach dem Speichern über die Lese-Ansicht abrufen. Den öffentlichen Link können Sie natürlich jederzeit auch wieder deaktivieren oder auch nachträglich erstellen.

Aktuelle Liste der akzeptierten Dateiformate für den Upload

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit besteht keine Beschränkung der Dateiformate für den Upload.

Öffentlichen Link in der Dateiablage nutzen

Möchten Sie den erzeugten öffentlichen Link auf Ihrer Intra- oder Internetseite oder beispielsweise in einer E-Mail-Signatur einbinden, steht Ihnen dieser in der Lese-Ansicht unter dem Punkt Datei > Öffentlicher Link zur Verfügung. Klicken Sie auf den Button mit der Aufschrift In die Zwischenablage kopieren, um den Link zu kopieren.

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