Datenschutzerklärungen

  1. Übersicht über die Datenschutzerklärungen
  2. Datenschutzerklärung Exportieren
  3. Inhalte einer Datenschutzerklärung
  4. Allgemeiner Teil in der Datenschutzerklärung
  5. Inhalt der Datenschutzerklärung
  6. Freigeben und Erzeugen einer Revision für die Datenschutzerklärung
  7. Datenschutzerklärung einbetten
  8. Hinweise zur Einbindung der Datenschutzerklärung auf Websites

Die nach dem Telemediendienstgesetz nötigen Informationen zum Datenschutz können Sie über diese Funktion erstellen. Bei der Veröffentlichung der Datenschutzerklärung auf Ihrer Website unterstützt Sie preeco | datenschutz und informationssicherheit mit einem komfortablen Einbettungs-Code.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht über die Datenschutzerklärungen

Sehen Sie alle angelegten Datenschutzerklärungen gebündelt ein. Sie finden eine tabellarische Übersicht, wenn Sie über das Hauptmenü auf die Funktion Datenschutzerklärungen klicken.

Alle Erklärungen sind untereinander mit den folgenden zugehörigen Informationen aufgelistet:

  • Bezeichnung
  • Unternehmen / Behörde
  • Domains
  • Tags

Datenschutzerklärung Exportieren

Die Übersicht können Sie sich im gewünschten Dateiformat (PDF, XLSX, DOCX) exportieren. Klicken Sie dazu auf das zugehörige Dateiformat-Icon rechts neben dem Feld Filtern nach Stichwort. Der Export beachtet die eingestellten Filter und fasst alle zutreffenden Einträge in der Exportdatei zusammen. Die Anzahl der exportieren Einträge ist folglich unabhängig davon, wie viele Einträge die Übersicht aktuell anzeigt.

Die Besonderheit an der Datenschutzerklärung ist, dass Sie die dazugehörige Datei über einen Einbettungs-Code nutzen können.

Inhalte einer Datenschutzerklärung

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeiner Teil in der Datenschutzerklärung

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Domains eingeben

Ordnen Sie Ihrer Datenschutzerklärung eine Domain zu. Diese Angaben sind nur für Ihre Dokumentation und haben keine Sperrung für andere Domains oder ähnliches zur Folge.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben/Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.

Inhalt der Datenschutzerklärung

Die Inhalte können Sie völlig frei gestalten. Klicken Sie auf das Neu Icon, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen. Jeder Abschnitt kann dabei entweder einen Freitext, Textbaustein oder Daten aus den Stammdaten beinhalten. Jeder Abschnitt stellt eine Überschrift im Dokument dar.

Sie können beliebig viele Abschnitte einfügen und diese über das Verschieben Icon auch in Bezug auf die Reihenfolge und Hierarchie beliebig anordnen.

Freigeben und Erzeugen einer Revision für die Datenschutzerklärung

Eine Revision wird immer dann erstellt, wenn das Dokument im Status Freigegeben abgespeichert wird. Darüber hinaus gibt es einen zusätzlichen Button, der Ihnen die Möglichkeit zum Freigeben eröffnet.

Wählen Sie in der Übersicht das Dokument aus, das Sie freigeben wollen. Klicken Sie oben rechts auf den Freigeben Button. Ist das Dokument bereits freigegeben, steht Ihnen diese Option nicht mehr zur Verfügung und der Button verschwindet. Möchten Sie den Status Freigegeben wieder aufheben, editieren Sie dazu den Status des Dokuments wie gewohnt in der Bearbeiten-Ansicht im Teil Allgemein.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit Ihres Datenschutzmanagements. Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn und kann beliebig oft erzeugt werden. So können Sie chronologisch Änderungen an Ihrem Dokument nachvollziehen.

Datenschutzerklärung einbetten

Der Einbettungs-Code ist fester Bestandteil der Datenschutzerklärung. Um diesen zu erzeugen, müssen Sie die Datenschutzerklärung auf den Status Freigegeben setzen. Eine weitere Handlung ist nicht notwendig. Sie finden in der Lese-Ansicht jeder Datenschutzerklärung, die bereits einmal freigegeben wurde, das Feld Einbetten. Hier steht Ihnen der erzeugte Einbettungs-Code zur Verfügung. Kopieren Sie diesen Code und fügen Sie ihn auf eine Internet- oder Intranetseite ein, um an dieser Stelle die Inhalte der erstellten Datenschutzerklärung zu zeigen.

Hinweise zur Einbindung der Datenschutzerklärung auf Websites

Wann wird der Einbettungs-Code erzeugt?

Der Einbettungs-Code wird erstellt, wenn Sie die Datenschutzerklärung in den Status Freigegeben versetzen.

Welches Dokument wird über den Code geladen?

Es wird immer die letzte Revision angezeigt. Diese wird dann immer dann erstellt, wenn Sie den Status aktiv auf Freigegeben stellen.

Was wird über den Code angezeigt, wenn der Status nicht auf Freigegeben steht?

Die Datenschutzerklärung kann nicht mehr über den Code abgerufen werden, wenn diese sich nicht im Status Freigegeben befindet. Der Code wird ungültig.

Wie findet die Authentifizierung/ der Zugriff statt?

Wir verwenden eine tokenbasierte Authentifizierung, um einer Anwendung den Zugriff auf eine API zu ermöglichen. Dieses Access Token werden einmal erstellt und nicht mehr gelöscht. Achten Sie beim Einbetten in eine Website darauf, dass ggf. die Content Security Policy den Zugriff auf widget.preeco.de aktiv erlauben muss.

Die Inhalte dieser Seite und der beschriebenen Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.
War dieser Artikel hilfreich?

Schade, dass dieser Artikel nicht hilfreich für Sie war.

Für Ihre offene Frage oder Ihr Feedback sind wir gerne unter support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 51 für Sie da.

Danke für Ihr Feedback.
Impressum Datenschutz Mehr zu preeco