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Kontakte | Adressbuch | preeco | DSGVO-Software

Kontakte

Das zentrale Adressbuch in preeco | datenschutz und informationssicherheit dient der Ablage von Kontaktinformationen zur weiteren Verwendung. Die hier gespeicherten Kontakte können Sie an vielen Stellen schnell und einfach laden. Der Zugriff auf jeden einzelnen Kontakt kann über die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen und Abteilungen feingranular gesteuert werden.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht über Kontakte

Nutzen Sie die Übersicht, in die Sie gelangen, wenn Sie auf Kontakte klicken, um einige Details zu Ihren Kontakten tabellarisch einzusehen. Für detaillierte Informationen wählen Sie den entsprechenden Kontakt per Klick aus.

In der Übersicht sehen Sie den Vornamen und Nachnamen ein, das zugeordnete Unternehmen / Behörde und auf welche Organisationseinheiten der Kontakt Zugriff hat. Für eine bessere Auffindbarkeit sind in der tabellarischen Darstellung ebenfalls die Tags vermerkt.

Automatische Erstellung von Kontakten

Kontakte werden automatisch in die Liste aufgenommen, wenn diese in einem Dokument verwendet wurden und noch nicht vorhanden waren.

Als "noch nicht vorhanden" gilt ein Kontakt, wenn bisher noch kein Kontakt mit identischen Angaben bei Name und Vorname und identischem zugeordneten Unternehmen vorhanden ist. Falls ein entsprechender Kontakt bereits vorhanden war, so werden die Adressinformationen des Kontaktes aktualisiert.

Es kann folglich passieren, dass Sie einen Kontakt mehrfach in der Liste finden, wenn Sie die Angaben zu Unternehmen/Behörde variabel gewählt haben oder beispielsweise Rechtschreibfehler in Vorname oder Nachname entstanden sind.

Neuen Kontakt anlegen

Wie beim Anlegen von Dokumenten haben Sie auch bei den Kontakten verschiedene Möglichkeiten, um einen Kontakt anzulegen.

Kontakt neu erstellen

Wenn Sie in der Übersicht auf den Button oben rechts in der Ecke klicken, legen Sie einen neuen Kontakt an.

Dokumente, ebenso wie Kontakte, werden in preeco | datenschutz und informationssicherheit über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt. Ein solches Blanko-Formular öffnet sich, wenn sie auf Neuer Kontakt klicken.

Bestehenden Kontakt duplizieren

Möchten Sie einen Kontakt duplizieren, weil der neue Kontakt mit einem bestehenden in zahlreichen Daten übereinstimmt, können Sie dies tun, indem Sie die Option Duplizieren auswählen.

Wählen Sie dazu einen gespeicherten Kontakt aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktionen Duplizieren.

Kontakte als XLSX-Dateien importieren

Gehen Sie zur Übersicht der Kontakte und klicken Sie im 3-Punkte-Menü auf Aus Datei importieren. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie bitte zuerst Ihre Datei durch Klick auf Durchsuchen hochladen. Wählen Sie danach aus, zu welchem Unternehmen/Behörde die hochgeladenen Kontakte zugeordnet werden sollen. Optional können Sie für die importierten Kontakte auch Tags festlegen.

Die Option Duplikate gibt an, ob bereits vorhandene Kontakte mit gleichen Angaben für Unternehmen, Vorname und Nachname aktualisiert werden sollen oder beim Import übersprungen werden.

Sofern die erste Zeile Ihrer XLSX Datei nur Beschriftungen enthält und keinen Kontakteintrag darstellt, aktivieren Sie bitte die Option Erste Zeile beinhaltet Beschriftung.

Im Bereich Zuordnung können Sie die Spalten den gewünschten Feldern eines Kontakteintrages zuweisen.

Fehlermeldung beim Import

Sofern Ihnen beim Import Ihrer Kontakte aus einer XLSX Datei heraus eine Fehlermeldung angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

Erzeugen Sie eine neue XLSX Datei, indem Sie die Daten der fehlerhaften XLSX Datei umkopieren. Starten Sie den Import erneut mit der neuen XLSX Datei.
Grund für den auftretenden Fehler könnte sein, dass durch vorherige Löschvorgänge unsichtbare, leere Zeilen oder Spalten in Excel zurückgeblieben sind. Diese können dann zu Problemen beim Import führen.

Informationen zum Kontakt

Die Informationen zu einem Kontakt tragen Sie über ein Formular in der Bearbeiten-Ansicht ein. Diese öffnet sich automatisch, wenn Sie auf Duplizieren oder Neuer Kontakt klicken. Möchten Sie nachträglich Informationen editieren, gelangen Sie in das Formular, indem Sie den Kontakt aus der Übersicht auswählen und anschließend in der Lese-Ansicht oben rechts auf den Bearbeiten-Button klicken.

In der Bearbeiten-Ansicht sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das das Formular in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Rechts davon finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert.

Änderungen werden nicht auf Dokumente übertragen

Wenn Sie einen Kontakt unter Werkzeuge > Kontakte ändern, so werden dessen Eigenschaften nicht automatisch in Dokumenten aktualisiert, in denen der Kontakt einmal geladen worden ist. Gleiches gilt für das Löschen eines Kontakts.

Kontaktinformationen

In die Kontaktinformationen tragen Sie relevante Eckdaten ein. Es stehen folgenden Attribute zur Verfügung:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Position
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail

Verknüpfungen der Kontakte mit anderen Dokumenten

Kontakte können Sie an verschiedenen Stellen in preeco | datenschutz und informationssicherheit laden. Dabei entsteht allerdings keine dauerhafte Verknüpfung zwischen dem Dokument und einem Kontakt. Es handelt sich folglich mehr um ein Bedienelement, zum erleichterten Ausfüllen von Dokumenten, als um eine bindende Verknüpfung.

Das Laden von Kontakten ist unter anderem in folgenden Dokumenten möglich:

  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit

Kontakt löschen

Wenn Sie einen Kontakt löschen möchten, gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Wählen Sie den Kontakt in der Übersicht aus, um in die Lese-Ansicht zu gelangen.
  • Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich die Bearbeiten-Ansicht.
  • Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Menü und anschließend auf Löschen.
  • Sie müssen den Vorgang bestätigen, da ein Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann.

Der Kontakt wir nur aus dem Adressbuch gelöscht. Er ist jedoch in Dokumenten und an allen anderen Stellen, an denen er geladen/verwendet wurde, auch nach dem Löschen noch vorhanden.

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