Das zentrale Adressbuch in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit dient der Ablage von Kontaktinformationen zur weiteren Verwendung. Die hier gespeicherten Kontakte können Sie an vielen Stellen schnell und einfach laden. Der Zugriff auf jeden einzelnen Kontakt kann über die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen und Abteilungen feingranular gesteuert werden.
Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.
Nutzen Sie die Übersicht, in die Sie gelangen, wenn Sie auf Kontakte klicken, um einige Details zu Ihren Kontakten tabellarisch einzusehen. Für detaillierte Informationen wählen Sie den entsprechenden Kontakt per Klick aus.
In der Übersicht sehen Sie den Vornamen und Nachnamen ein, das zugeordnete Unternehmen / Behörde und auf welche Organisationseinheiten der Kontakt Zugriff hat. Für eine bessere Auffindbarkeit sind in der tabellarischen Darstellung ebenfalls die Tags vermerkt.
Kontakte werden automatisch in die Liste aufgenommen, wenn diese in einem Dokument verwendet wurden und noch nicht vorhanden waren.
Als "noch nicht vorhanden" gilt ein Kontakt, wenn bisher noch kein Kontakt mit identischen Angaben bei Name und Vorname und identischem zugeordneten Unternehmen vorhanden ist. Falls ein entsprechender Kontakt bereits vorhanden war, so werden die Adressinformationen des Kontaktes aktualisiert.
Es kann folglich passieren, dass Sie einen Kontakt mehrfach in der Liste finden, wenn Sie die Angaben zu Unternehmen/Behörde variabel gewählt haben oder beispielsweise Rechtschreibfehler in Vorname oder Nachname entstanden sind.
Wie beim Anlegen von Dokumenten haben Sie auch bei den Kontakten verschiedene Möglichkeiten, um einen Kontakt anzulegen.
Wenn Sie in der Übersicht auf den Button oben rechts in der Ecke klicken, legen Sie einen neuen Kontakt an.
Dokumente, ebenso wie Kontakte, werden in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit über strukturierte Formulare erstellt. Sie werden dadurch bei der inhaltlichen Ausgestaltung unterstützt. Ein solches Blanko-Formular öffnet sich, wenn sie auf Neuer Kontakt klicken.
Möchten Sie einen Kontakt duplizieren, weil der neue Kontakt mit einem bestehenden in zahlreichen Daten übereinstimmt, können Sie dies tun, indem Sie die Option Duplizieren auswählen.
Wählen Sie dazu einen gespeicherten Kontakt aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü (oben rechts) in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktionen Duplizieren.
Gehen Sie zur Übersicht der Kontakte und klicken Sie im 3-Punkte-Menü auf Aus Datei importieren. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie bitte zuerst Ihre Datei durch Klick auf Durchsuchen hochladen. Wählen Sie danach aus, zu welchem Unternehmen/Behörde die hochgeladenen Kontakte zugeordnet werden sollen. Optional können Sie für die importierten Kontakte auch Tags festlegen.
Die Option Duplikate gibt an, ob bereits vorhandene Kontakte mit gleichen Angaben für Unternehmen, Vorname und Nachname aktualisiert werden sollen oder beim Import übersprungen werden.
Sofern die erste Zeile Ihrer XLSX Datei nur Beschriftungen enthält und keinen Kontakteintrag darstellt, aktivieren Sie bitte die Option Erste Zeile beinhaltet Beschriftung.
Im Bereich Zuordnung können Sie die Spalten den gewünschten Feldern eines Kontakteintrages zuweisen.
Sofern Ihnen beim Import Ihrer Kontakte aus einer XLSX Datei heraus eine Fehlermeldung angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:
Erzeugen Sie eine neue XLSX Datei, indem Sie die Daten der fehlerhaften XLSX Datei umkopieren. Starten Sie den Import erneut mit der neuen XLSX Datei.
Grund für den auftretenden Fehler könnte sein, dass durch vorherige Löschvorgänge unsichtbare, leere Zeilen oder Spalten in Excel zurückgeblieben sind. Diese können dann zu Problemen beim Import führen.
Die Informationen zu einem Kontakt tragen Sie über ein Formular in der Bearbeiten-Ansicht ein. Diese öffnet sich automatisch, wenn Sie auf Duplizieren oder Neuer Kontakt klicken. Möchten Sie nachträglich Informationen editieren, gelangen Sie in das Formular, indem Sie den Kontakt aus der Übersicht auswählen und anschließend in der Lese-Ansicht oben rechts auf den Bearbeiten-Button klicken.
In der Bearbeiten-Ansicht sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das das Formular in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.
Rechts davon finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert.
Wenn Sie einen Kontakt unter Werkzeuge > Kontakte ändern, so werden dessen Eigenschaften nicht automatisch in Dokumenten aktualisiert, in denen der Kontakt einmal geladen worden ist. Gleiches gilt für das Löschen eines Kontakts.
In die Kontaktinformationen tragen Sie relevante Eckdaten ein. Es stehen folgenden Attribute zur Verfügung:
Kontakte können Sie an verschiedenen Stellen in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit laden. Dabei entsteht allerdings keine dauerhafte Verknüpfung zwischen dem Dokument und einem Kontakt. Es handelt sich folglich mehr um ein Bedienelement, zum erleichterten Ausfüllen von Dokumenten, als um eine bindende Verknüpfung.
Das Laden von Kontakten ist unter anderem in folgenden Dokumenten möglich:
Wenn Sie einen Kontakt löschen möchten, gehen Sie dafür wie folgt vor:
Der Kontakt wir nur aus dem Adressbuch gelöscht. Er ist jedoch in Dokumenten und an allen anderen Stellen, an denen er geladen/verwendet wurde, auch nach dem Löschen noch vorhanden.
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