Löschkonzept

  1. Übersicht der Löschkonzepte
  2. Bestandteile eines Löschkonzeptes
  3. Allgemeiner Teil eines Löschkonzeptes
  4. Löschklassen
  5. Löschregeln

Erstellen Sie umfassende und trotzdem übersichtliche und durchführbare Löschkonzepte für Ihr Unternehmen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Übersicht der Löschkonzepte

In der Übersicht sehen Sie alle erstellen Löschkonzepte und wählen das gewünschte Konzept zur Ansicht oder Bearbeitung aus. Rechts oben können Sie auch in diesem Bereich durch Klick auf Neu ein neues Löschkonzept erstellen.

Sie erhalten folgende Informationen über die Tabelle:

  • Bezeichnung des Löschkonzeptes
  • Unternehmen / Behörde zum dem das Dokument zugeordnet ist
  • Abteilungen / Ämter zum denen das Dokument zugeordnet ist
  • Tags die zu dem Dokument vergeben wurden
  • Download Button

Bestandteile eines Löschkonzeptes

Machen Sie im Allgemeinen Teil eines Löschkonzepts Angaben zum Status, dem zugewiesenen Unternehmen/Behörde sowie Abteilungen/Ämter und Beobachtern. Die Wiedervorlage dient Ihnen dazu eine regelmäßige Erinnerung zum Löschkonzept zu erhalten.

In einer Löschklasse fassen Sie personenbezogenen Daten zusammen, die sich durch gemeinsame Eigenschaften (z.B. Zugehörigkeit zu einer Verarbeitung) für eine gemeinsame oder voneinander abhängig Löschung eignen.
Dabei können Sie natürlich auf bereits dokumentierte Informationen zurückgreifen und auch automatisch Daten aus Verarbeitungstätigkeiten übernehmen.

In einer Löschregel dokumentieren Sie die genauen Parameter zur Löschung der Daten einer oder mehrere Löschklassen. Löschregeln sind also die genauen Anweisungen zur Ausführung der Löschung.

Allgemeiner Teil eines Löschkonzeptes

Machen Sie in der Bearbeiten-Ansicht allgemeine Angaben zum Löschkonzept.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für das Löschkonzept.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Löschkonzept. Sie haben die Auswahl zwischen Neu, In Bearbeitung, Freigegeben und Archiviert.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchem Unternehmen / Behörde ein Löschkonzept gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Löschkonzept gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Löschkonzepts, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Löschkonzept hinzuzufügen.

Löschklassen und Löschregeln

Nachdem Sie die Bearbeiten-Ansicht durch Speichern abschließen, gelangen Sie in die Lese-Ansicht des Löschkonzepts. Hier finden Sie die Menü-Punkte Löschklassen sowie Löschregeln. Entnehmen Sie das weitere Vorgehen der nun folgenden Beschreibung.

Löschklassen

Steigen Sie über den Button Neu in die Bearbeitung einer Löschklasse ein, vergeben Sie eine treffende Bezeichnung und legen Sie einen Startzeitpunkt fest. Hierbei haben Sie die Auswahl zwischen der Erhebung, dem Ende des Vorgangs oder dem Ende der Beziehung zum Betroffenen.

Weisen Sie nun eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten der Löschklasse zu. Der Verweis auf die Verarbeitungstätigkeiten hat den Effekt, dass Sie in der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten in der Spalte Löschklassen sehen können, dass Sie die Daten einer Verarbeitungstätigkeit bereits in einer Löschklasse erfasst haben. Zudem können Sie in der Lese-Ansicht eines Löschkonzepts die den Löschklassen zugewiesenen Verarbeitungstätigkeiten entnehmen.

Unter Datenkategorien können Sie Textbausteine hinterlegen, neue Datenkategorien anlegen oder die Datenübernahme aus Verarbeitungstätigkeiten veranlassen. Letzteres erzeugt eine automatische Übernahme der Datenkategorien aus den Verarbeitungstätigkeiten.

Im folgenden Abschnitt können Sie der Löschklasse Datenverarbeitungssysteme zuweisen. Nutzen Sie hierzu die Suchfunktion oder erzeugen Sie eine automatische Übernahme der Datenverarbeitungssysteme aus den zuvor hinterlegten Verarbeitungstätigkeiten.

Unter Datenfelder können Sie exakte Datenfelder aus den Datenverarbeitungssystemen angeben, um das Löschen der entsprechenden Daten noch übersichtlicher für die Ausführung vorzubereiten. Die Datenfelder müssen zuvor in entsprechenden Datenverarbeitungssystemen eingestellt werden. Nutzen Sie auch hier die Möglichkeit einer automatischen Übernahme aus den Verarbeitungstätigkeiten.

Neben den technischen Details der Löschklasse geben Sie auch die gemeinsamen Regelfristen zur Löschung und weiteren Normangaben zur Löschpflicht- und evtl. Ausnahmen an. Für die Regelfristen für die Löschung steht Ihnen neben der Auswahl aus Textbausteinen eine automatische Übernahme aus der Verarbeitungstätigkeit bereit.

Schließen Sie die Bearbeitung über Speichern ab, gelangen Sie in die Lese-Ansicht.

Löschregeln

Steigen Sie aus der Lese-Ansicht eines Löschkonzepts über Neu in die Bearbeitung der Löschregel ein. Neben einer Bezeichnung und einer genaueren Beschreibung der Parameter für die Löschung, enthält jede Löschregel auch den Verweis auf eine oder mehrere Löschklassen. In der Lese-Ansicht des Löschkonzepts können Sie der Übersicht der Löschregeln die zugewiesenen Löschklassen entnehmen.

Nutzen Sie den Status, um eine Löschregel auf aktiv oder inaktiv zu setzen.

Die Einführung und Angabe von Standardlöschfristen hilft Ihnen in der Praxis geeignete Zyklen zur Durchführung der Löschung von Daten zu finden. Es empfiehlt sich die Anzahl der pro Unternehmen verwendeten Standardlöschfristen minimal zu halten. Über den Stift Button können sie Standardlöschfristen hinzufügen.

Im Feld Konkretes Ereignis für Löschung können Sie noch einmal detailliert angeben, wann genau anhand der Löschregel Daten mit welchen Parametern gelöscht werden sollen.

Über Art des Vorgangs können Sie festlegen, welche Tätigkeiten durchgeführt werden sollen. Es kann z.B. auch Löschregeln geben, welche die Anonymisierung von Daten nach einem bestimmten Zeitraum vorsehen oder die Einschränkung des Zugriffs auf die Daten zur Folge haben. Sie haben die Auswahl zwischen Löschen, Anonymisieren, Pseudonymisieren und Sperren.

Mit der Art der Durchführung halten Sie fest, ob Daten automatisch oder manuell bearbeitet werden und ob die Bearbeitung intern oder unter Zuhilfenahme von externen Auftragsverarbeitern statt finden soll bzw. muss.

Weisen Sie der Löschregel eine verantwortliche Person unter Verantwortlich zu. Diese wird über die Nutzung der Löschregel stets informiert.

Über die Wiedervorlagen-Funktion stellen Sie die regelmäßige Erinnerungen Ausführung der Löschregeln sicher. Die so erstellten und bearbeiteten Aufgaben werden auch im Aktivitätenprotokoll des Löschkonzeptes gelistet und Dokumentieren damit auch die gewissenhafte Durchführung der Löschregel.

Im Bereich Durchführer legen Sie ggf. die zuständigen Unternehmen und Personen an, welche für die Durchführung der Löschregeln verantwortlich sind. Dies ist vor allem für externe Auftragsverarbeiter sehr hilfreich.

Aufgaben zu Löschregeln werden im Dokument protokolliert

Damit Sie die Durchführung einer Löschregel ebenfalls im Dokument protokolliert finden, werden alle Aufgaben (egal ob manuell zur Löschregel erstellt oder über die Wiedervorlagen-Funktion) im Dokument des Löschkonzeptes gelistet.

Duplizieren / Textbausteine

In den Löschkonzepten ist ein Duplizieren / Kopieren und die Arbeit mit Textbausteinen nicht möglich.

Aufgrund der unzähligen Relationen der Löschkonzepte zu anderen Dokumenten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit ist z.B. ein Duplizieren hier nicht in einem fachlich sinnvollen Prozess möglich.

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