Schulungen

  1. Übersicht über Schulungen
  2. Anlegen einer Schulung
  3. Inhalte einer Schulung
  4. Allgemeiner Teil in den Schulungen
  5. Einstellungen in den Schulungen
  6. Schulungsvorlage
  7. Teilnehmer der Schulungen
  8. Verwaltung von Teilnehmern einer Schulung
  9. Freigeben der Schulung und Versenden der Einladungen

Hier verwalten Sie Ihre Schulungen und deren Eigenschaften. Laden Sie Schulungsvorlagen, fügen Sie Teilnehmer hinzu und versenden Sie Einladungen zur Teilnahme.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Erklärvideo: Schulungen erstellen und Teilnehmende aus Ihrer XLSX-Datei importieren

War dieses Video hilfreich?

Schade, dass dieses Video nicht hilfreich für Sie war.

Für Ihre offene Frage oder Ihr Feedback sind wir gerne unter support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 51 für Sie da.

Danke für Ihr Feedback.

Übersicht über Schulungen

Um zur Übersicht Ihrer Schulungen zu gelangen, klicken Sie auf Schulungen im Hauptmenü. Sie gelangen zu einer Auflistung aller Schulungen, auf die Sie Zugriff haben.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Schulungsvorlage:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Zugeordnete/s Unternehmen/Behörde
  • Zugeordnete Abteilungen/Ämter
  • Verfügbar
  • Teilnahmestatus
  • Tags

Anlegen einer Schulung

Um eine neue Schulung zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf Schulung. In der nun geöffneten Übersicht klicken Sie rechts oben auf den Button Neu.

Duplizieren einer vorhandenen Datenschutzschulung

Wählen Sie ein gespeichertes Dokument aus der Übersicht aus. Über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht gelangen Sie zu der Funktion Duplizieren.

Wählen Sie Duplizieren aus, um das Dokument automatisch zu kopieren. Dabei wird die Bezeichnung des Dokuments um den Zusatz "(Kopie)" ergänzt. Es werden nur die ausgefüllten Felder des Dokuments kopiert und nicht die Inhalte der Seitenleiste, wie z.B. Aufgaben, Aktivitäten oder angehängte Dateien.

Unternehmensübergreifend duplizieren

Wenn Sie auf mehr als ein Unternehmen Zugriff haben, können Sie auswählen, für welches Unternehmen das duplizierte Dokument angelegt werden soll. So können Sie ein einzelnes Dokument von einem Mandanten zu einem anderen kopieren.

Voreinstellungen bei duplizierten Dokumenten

Beim Duplizieren von Dokumenten werden für Benutzer, welche auf Abteilungsebene eingeschränkt sind, automatisch die entsprechenden Abteilungen in dem neu erstellten Dokument voreingestellt.

preeco-Vorlagen für Schulungen

Die von preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit zur Verfügung gestellten Datenschutzschulungen können Sie im Bereich Schulungsvorlagen über den Button Neu unter Mustervorlagen laden finden.

Inhalte einer Schulung

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeiner Teil in den Schulungen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihrer Schulung ein. Ihrer Schulung wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Schulung auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihre Schulung grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Schulungen, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Der Status Freigegeben steht zur Auswahl, wenn eine Schulungsvorlage sowie Teilnehmer hinterlegt sind. Durch Betätigen des Freigabe-Button wird die Schulung ausgelöst.

Die Schulung ist abgeschlossen oder nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Die Schulung bleibt dann nach wie vor im System gespeichert.

Einstellungen in den Schulungen

Legen Sie allgemeine Einstellungen für Ihre Schulung fest.

Verfügbar ab

Tragen Sie hier ein, ab wann Ihre Schulung für Teilnehmer verfügbar sein soll. Sie können vorab die Einladungen versenden aber Ihr Teilnehmer können erst ab diesem Datum auf die Online-Schulung zugreifen.

Verfügbar bis

Tragen Sie hier ein, bis wann Ihre Schulung für Teilnehmer verfügbar sein soll. Nach Ablauf dieses Datums haben Teilnehmer keinen Zugriff mehr auf die Schulung.

Verfügbarkeit der Schulung nach Ablauf ändern.

In der Lese-Ansicht Ihrer Schulung können Sie die Verfügbarkeit bearbeiten. Klicken sie im 3-Punkte-Menü auf Verfügbarkeit ändern und nehmen Sie anschließend Änderungen zum verfügbaren Zeitraum im sich öffnenden Fenster vor.
Ebenfalls in der Lese-Ansicht unter dem Menü-Punkt Teilnehmer können Sie über das 3-Punkte-Menü ein erneutes Versenden der Einladungs-Links an alle neuen/aktiven Teilnehmer auslösen.

Teilnahmebescheinigung

Aktivieren Sie diese Checkbox, um den Teilnehmern automatisch am Ende einer Schulung bei erfolgreicher Teilnahme eine entsprechende PDF Bescheinigung zur Verfügung zu stellen.

Anteil der richtigen Antworten zum Bestehen

Wählen Sie im Auswahlfeld die Prozentzahl der richtig zu beantworteten Fragen aus oder wählen Sie Immer bestanden, falls die Teilnehmer unabhängig von ihrem Ergebnis eine Teilnahmebescheinigung erhalten sollen.

Beschreibung auf Zertifikat

Tragen Sie in dieses Textfeld eine Beschreibung oder sonstige Informationen ein, die auf der Bescheinigung aufgedruckt werden sollen.

Dauer der Schulung

Tragen Sie hier den ungefähren Umfang der Schulung für Ihre Teilnehmer ein. Diese Information wird auf der Teilnahmebescheinigung zu finden sein. Beispiel: "ca. 8 Stunden"

Schulungsvorlage

Legen Sie hier fest, welche Schulungsinhalte Ihren Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden sollen.

Schulungsvorlage

Wählen Sie aus dem Auswahlfeld die Schulungen aus, die Ihre Teilnehmer absolvieren können sollen. Es stehen nur Schulungen zur Auswahl, welche allen Unternehmen oder dem oben ausgewählten Unternehmen zur Verfügung stehen.

Teilnehmer der Schulungen

Bitte beachten Sie, dass das Verwalten von Teilnehmern nur in der Lese-Ansicht einer Datenschutzschulung möglich ist. Sie müsse Ihre Datenschutzschulung deshalb mindestens einmal speichern, bevor Sie Teilnehmer hinzufügen können.

Die Teilnahme an einer Schulung ist entweder per E-Mail Einladung möglich oder durch die Verwendung von Teilnahme-Codes. Sie können innerhalb einer Schulung auch sowohl mit E-Mail Einladungen als auch mit Teilnahme-Codes arbeiten. Teilnehmer, deren E-Mail-Adresse hinterlegt ist, erhalten bei Freigabe der Schulung automatische eine E-Mail mit dem Link zur Teilnahme an der Schulung.

Teilnahme per E-Mail Einladung

Um Teilnehmer per E-Mail zur Teilnahme an einer Schulung einzuladen, fügen Sie diese entweder aus den Kontakten hinzu oder importieren Sie direkt die Teilnehmer aus einer Excel-Liste. Beide Funktionen stehen Ihnen im Bereich Teilnehmer bei Klick auf den Button Neu zur Verfügung.

Teilnahme-Codes

Möchten Sie Teilnehmer zur Schulung auffordern, indem Sie Ihnen einen Teilnahme-Code aushändigen, klicken Sie bitte auf Neu und anschließend auf Teilnahme-Codes generieren. Im nun erscheinenden Dialog geben Sie die Anzahl der gewünschten Teilnahme-Codes ein.

Teilnahme-Codes verwenden

Teilnehmer gehen dazu auf die Seite https://web.preeco.de/training und geben Ihren Teilnahme-Code, Ihren Vornamen und Nachnamen an.

Wie können Teilnahme-Codes für Schulungen verwendet werden?

Verteilen Sie die Codes an Ihre Teilnehmer. Sie können die Liste der Teilnehmer als PDF, DOCX oder XLSX Datei herunterladen.

Bitte geben Sie Ihren Teilnehmern die folgende Adresse weiter:

https://web.preeco.de/training

Die Teilnehmer rufen die Adresse auf, geben Ihren Teilnahme-Code ein und können im Anschluss an der Schulung teilnehmen. Sollten ein Teilnehmer die Schulung unterbrechen und später fortsetzen wollen, ist dies problemlos möglich. preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit merkt sich automatisch die Stelle, an der der Teilnehmer die Schulung verlassen hat und bei erneutem Aufruf der oben genannten Adresse und Eingaben des Codes, Vornamen und Nachnamens gelangt der Teilnehmer direkt zu der entsprechenden Stelle in der Schulung.

Verwaltung von Teilnehmern einer Schulung

Über das 3-Punkte-Menü im Bereich Teilnehmer haben Sie die Möglichkeit folgende Funktionen auszuführen:

  • Alle Teilnehmer löschen
  • Neue/aktive Teilnehmer löschen
  • Link an alle neuen/aktiven Teilnehmer erneut versenden

Import von Kontakten für Schulungen

Nutzen Sie die Import-Funktion für Teilnehmer, um eine Vielzahl von Teilnehmern direkt aus einer Excel-Datei (XLSX) hinzuzufügen.

Freigeben der Schulung und Versenden der Einladungen

Haben Sie alle Einstellungen wunschgemäß durchgeführt und alle Teilnehmer hinzugefügt, können Sie die Einladungen zur Schulung versenden. Gehen Sie hierzu in die Lese-Ansicht der betreffenden Datenschutzschulung und klicken Sie auf den Button Freigeben.

Erst nach der Freigabe einer Schulung können die Teilnehmer über die E-Mail Einladung oder den Teilnahme-Code an der Schulung teilnehmen.

Im sich öffnenden Dialog haben Sie die Möglichkeit eine optionale Nachricht für die Teilnehmer hinzuzufügen. Durch Klick auf Freigaben bestätigen Sie den Versand. Der Dialog schließt sich und das preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit System beginnt im Hintergrund damit die Einladungen per E-Mail an alle Teilnehmer zu versenden, für welche eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

Schulungsteilnehmer nachträglich hinzufügen

Möchten Sie weitere Teilnehmer:innen einer bereits erstellten Schulung hinzufügen, steigen Sie in die Lese-Ansicht der betreffenden Schulung ein. Anschließend können Sie unter dem Menü-Punkt Teilnehmer, über den Button Neu, weitere Schulungsteilnehmer:innen hinzufügen. Eine Einladung zur Schulung wird automatisch versandt, sofern die Schulung den Status Freigegeben hat. Die neuen Teilnehmer:innen können Sie nun unter Schulungsteilnahmen finden.

Die Inhalte dieser Seite und der beschriebenen Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.
War dieser Artikel hilfreich?

Schade, dass dieser Artikel nicht hilfreich für Sie war.

Für Ihre offene Frage oder Ihr Feedback sind wir gerne unter support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 51 für Sie da.

Danke für Ihr Feedback.
Impressum Datenschutz Mehr zu preeco