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Schulungsvorlagen erstellen oder laden

Schulungsvorlagen

Schulungsvorlagen ist Ihre Bibliothek für durchführbare Schulungen. Hier können Sie Ihr Schulungsmaterial in aller Ruhe vorbereiten oder die von preeco | datenschutz und informationssicherheit zur Verfügung gestellten, praxisbewährten Musterschulungen laden und - falls gewünscht - anpassen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Erklärvideo: Eine Schulungsvorlage aus Ihrer PowerPoint® Präsentation erstellen

Übersicht über Schulungsvorlagen

Um zur Übersicht Ihrer Schulungsvorlagen zu gelangen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Schulungsvorlagen unter der Kategorie Datenschutzschulungen. Sie gelangen zu einer Auflistung von allen Schulungsvorlagen, auf die Sie Zugriff haben.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Schulungsvorlage:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Autor
  • Zugeordnete Organisationseinheiten
  • Tags

Änderungen an aktuell im Umlauf befindlichen Schulungsvorlagen

Sofern eine Schulungsvorlage aktuell in einer laufenden Schulung verwendet wird, sollten Sie diese nicht ändern, weil ansonsten der Fortschritt aller Teilnehmer an der Schulung zurückgesetzt werden muss.

Kein Löschen von in Anwendung befindlichen Schulungsvorlagen

Sofern eine Schulungsvorlage aktuell noch in einer laufenden Schulung verwendet wird, können Sie diese Vorlage nicht löschen. Beim Versuch erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Inhalte einer Schulungsvorlage

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemeiner Teil in den Schulungsvorlagen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in ::pdi:: ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihrer Schulungsvorlage ein. Ihrer Schulungsvorlage wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Schulungsvorlage auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihre Schulungsvorlage grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Schulungensvorlagen, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihre Schulungsvorlage fertig bearbeitet haben. Ab sofort können Sie Ihre Schulungsvorlage für Schulungen nutzen.

Insofern Ihre Schulungsvorlage für Schulungen nicht mehr relevant ist, wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Die Schulungsvorlage bleibt dann nach wie vor im System gespeichert.

Zugehörigkeit der Schulungsvorlage

Wählen Sie, zu welchen Organisationseinheiten ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Organisationseinheiten beschränkt sein können.

Die Software trifft für Sie anhand des in der Navigation ausgewählten globalen Filters eine Vorauswahl für das Dokument.

Standard Rechtesystem

Im Standard Rechtesystem können Sie ein Dokument einem Unternehmen/Behörde oder einem Bereich zuordnen sowie beliebig vielen jeweils untergeordneten Abteilungen/Ämter. Bei der Zuordnung der Abteilungen/Ämter wird immer das übergeordnete Unternehmen/Behörde oder der übergeordnete Bereich automatisch mit ausgewählt. Über die Auswahl Alle Organisationseinheiten weisen Sie das Dokument entsprechend allen im Paket erfassten Organisationseinheiten zu.

Erweiteres Rechtesystem

Im Erweiterten Rechtesystem können Sie das Dokument auch feingranular den betreffenden Organisationseinheiten aus Unternehmen/Behörden, Bereichen und Abteilungen/Ämter einzeln zuordnen und eine beliebige Zuweisung vornehmen. Über den Alle-Schalter wählen Sie alle untergeordneten Organisationseinheiten der übergeordneten Organisationseinheit aus.

Hinweis zu den Benutzerrechten

Im Standard Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit dem zugewiesenen Unternehmen/Behörde bzw. dem zugewiesenen Bereich des Dokuments gehören, um entsprechend seine Benutzerrechte der Funktion anwenden zu können. Die Abteilungen/Ämter werden bei der Rechteprüfung im Standard Rechtesystem nicht beachtet und dienen Ihrer internen Zuordnung.

Im Erweiterten Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit für die in den Benutzerrechten erteilte Bearbeitung mindestens allen dem Dokument zugewiesenen Organisationseinheiten angehören. Falls er dies nicht erfüllt und nicht allen zugewiesenen Organisationseinheiten des Dokuments angehört, aber mindestens einer, kann er das Dokument zumindest lesen.

Einstellungen der Schulungsvorlagen

Legen Sie allgemeine Einstellungen zu Ihrer Schulungsvorlage fest.

Einleitung

Tragen Sie hier einen Fließtext als Einleitung zu Ihrer Schulung ein. Dieser erscheint ebenso für Teilnehmer auf der Titelseite der Schulung.

Autor

Tragen Sie hier den Autor der Schulung ein. Dieser erscheint nur in der Übersicht der Schulungsvorlagen.

Titelbild

Laden Sie hier das Titelbild für Ihre Schulung als JPG oder PNG hoch.

Schulungsinhalte in den Schulungsvorlagen

Die Inhalte der Schulung verwalten Sie über unseren Schulungseditor.

Kapitel

Sie können beliebig viele Kapitel in einer Schulungsvorlage anlegen. Jedes Kapitel besteht aus einer beliebigen Anzahl an Folien gefolgt von einer ebenso beliebigen Anzahl an Lernkontrollfragen.

Folien

Als Folien können Sie sowohl Bilder als JPG als auch PNG Dateien hochladen sowie Videos mittels Einbettungscode zu Video-Sevice-Seiten verlinken. Klicken Sie auf das Neu-Icon, um eine Folie hinzuzufügen. Wählen Sie nach Vergabe einer Bezeichnung den Typ Bild oder Video aus. Sofern Sie sich für den Typ Bild entscheiden, können Sie mit Klick auf Durchsuchen auch direkt mehrere Dateien auswählen. Laden Sie mehrere Dateien auf einmal hoch, werden diese nacheinander als separate Folien in Ihre Schulung eingefügt.

Entscheiden Sie sich für den Typ Video erscheint das Eingabefeld Einbettungscode. Hier können Sie einen zuvor generierten Einbettungscode zu einer Video-Service-Seite hinterlegen. Der Anbieter muss Ihnen die Einbettung über einen iFrame erlauben, damit Sie das Video in der Schulungsvorlage einbinden können. Der Einbettungscode eines iFrame startet mit <iframe.
Diesen können Sie beispielsweise auf der Video-Plattform https://www.videolyser.de/ generieren. Stellen Sie hierbei die Checkboxen individuell ein und kopieren Sie anschließend den Einbettungscode. Abschließend hinterlegen Sie diesen im Eingabefeld bei preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Die Reihenfolge der Folien können Sie durch Drag & Drop mit dem Verschieben Icon vor dem Namen der jeweiligen Folie ändern. Über das 3-Punkte-Menü können Sie eine Folie direkt nach der ausgewählten Folie einfügen, die ausgewählte Folie duplizieren oder auch löschen.

Lernkontrollen

Klicken Sie auf das Neu Icon, um eine neue Frage im Bereich Lernkontrolle hinzuzufügen. Wenn Sie keine Lernkontrollfragen einfügen, gilt die Schulung generell als erfolgreich bestanden. Eine Frage im Bereich Lernkontrolle wird immer ergänzt um einen Antwortbereich, der aus mehreren Antworten besteht. Mit Antworttyp können Sie wählen, ob ein Teilnehmer mehrere Antworten als richtig markieren kann oder nur eine Antwort erlaubt ist. Der Erläuterungstext dient der Angabe weiterer Informationen zur Frage.

Sobald Sie eine Antwortmöglichkeit eingetragen haben, erscheint weiter unten ein neues, leeres Feld. Mindestens eine Antwort muss als richtige Antwort markiert werden.

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