Schulungsvorlagen

  1. Übersicht über Schulungsvorlagen
  2. Inhalte einer Schulungsvorlage
  3. Allgemeiner Teil in den Schulungsvorlagen
  4. Einstellungen der Schulungsvorlagen
  5. Schulungsinhalte in den Schulungsvorlagen

Schulungsvorlagen ist Ihre Bibliothek für durchführbare Schulungen. Hier können Sie Ihr Schulungsmaterial in aller Ruhe vorbereiten oder die von preeco | datenschutz und informationssicherheit zur Verfügung gestellten, praxisbewährten Musterschulungen laden und - falls gewünscht - anpassen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht über Schulungsvorlagen

Um zur Übersicht Ihrer Schulungsvorlagen zu gelangen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Schulungsvorlagen unter der Kategorie Datenschutzschulungen. Sie gelangen zu einer Auflistung von allen Schulungsvorlagen, auf die Sie Zugriff haben.

Tabellarisch aufgebaut finden Sie in der Übersicht die folgenden Informationen zu jeder Schulungsvorlage:

  • Status
  • Bezeichnung
  • Autor
  • Zugeordnete/s Unternehmen/Behörde
  • Zugeordnete Abteilungen/Ämter
  • Tags

Änderungen an aktuell im Umlauf befindlichen Schulungsvorlagen

Sofern eine Schulungsvorlage aktuell in einer laufenden Schulung verwendet wird, sollten Sie diese nicht ändern, weil ansonsten der Fortschritt aller Teilnehmer an der Schulung zurückgesetzt werden muss.

Kein Löschen von in Anwendung befindlichen Schulungsvorlagen

Sofern eine Schulungsvorlage aktuell noch in einer laufenden Schulung verwendet wird, können Sie diese Vorlage nicht löschen. Beim Versuch erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Inhalte einer Schulungsvorlage

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemeiner Teil in den Schulungsvorlagen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihrer Schulungsvorlage ein. Ihrer Schulungsvorlage wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Schulungsvorlage auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihre Schulungsvorlage grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Schulungensvorlagen, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihre Schulungsvorlage fertig bearbeitet haben. Ab sofort können Sie Ihre Schulungsvorlage für Schulungen nutzen.

Insofern Ihre Schulungsvorlage für Schulungen nicht mehr relevant ist, wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Die Schulungsvorlage bleibt dann nach wie vor im System gespeichert.

Einstellungen der Schulungsvorlagen

Legen Sie allgemeine Einstellungen zu Ihrer Schulungsvorlage fest.

Einleitung

Tragen Sie hier einen Fließtext als Einleitung zu Ihrer Schulung ein. Dieser erscheint ebenso für Teilnehmer auf der Titelseite der Schulung.

Autor

Tragen Sie hier den Autor der Schulung ein. Dieser erscheint nur in der Übersicht der Schulungsvorlagen.

Titelbild

Laden Sie hier das Titelbild für Ihre Schulung als JPG oder PNG hoch.

Schulungsinhalte in den Schulungsvorlagen

Die Inhalte der Schulung verwalten Sie über unseren Schulungseditor.

Kapitel

Sie können beliebig viele Kapitel in einer Schulungsvorlage anlegen. Jedes Kapitel besteht aus einer beliebigen Anzahl an Folien gefolgt von einer ebenso beliebigen Anzahl an Lernkontrollfragen.

Folien

Als Folien können Sie sowohl Bilder als JPG als auch PNG Dateien hochladen sowie Videos mittels Einbettungscode zu Video-Sevice-Seiten verlinken. Klicken Sie auf das Neu-Icon, um eine Folie hinzuzufügen. Wählen Sie nach Vergabe einer Bezeichnung den Typ Bild oder Video aus. Sofern Sie sich für den Typ Bild entscheiden, können Sie mit Klick auf Durchsuchen auch direkt mehrere Dateien auswählen. Laden Sie mehrere Dateien auf einmal hoch, werden diese nacheinander als separate Folien in Ihre Schulung eingefügt.

Entscheiden Sie sich für den Typ Video erscheint das Eingabefeld Einbettungscode. Hier können Sie einen zuvor generierten Einbettungscode zu einer Video-Service-Seite hinterlegen.
Diesen können Sie beispielsweise auf der Video-Plattform Youtube® immer unterhalb eines Videos über Teilen > Einbetten generieren. Stellen Sie hierbei die Checkboxen individuell ein und kopieren Sie anschließend den Einbettungscode. Abschließend hinterlegen Sie diesen im Eingabefeld bei preeco | datenschutz und informationssicherheit.
Eine weitere Video-Service-Seiten wäre beispielsweise Vimeo®. Hier finden Sie ebenfalls unterhalb eines Videos den Teilen Button. Nach Klick erscheint Ihnen ein Pop-Up-Fenster, welches im Bereich Einbetten Ihren Einbettungscode anzeigt. Über Optionen einblenden können Sie die Wiedergabe individuell einstellen. Kopieren Sie abschließend den Einbettungscode in das Eingabefeld bei preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Die Reihenfolge der Folien können Sie durch Drag & Drop mit dem Verschieben Icon vor dem Namen der jeweiligen Folie ändern. Über das 3-Punkte-Menü können Sie eine Folie direkt nach der ausgewählten Folie einfügen, die ausgewählte Folie duplizieren oder auch löschen.

Lernkontrollen

Klicken Sie auf das Neu Icon, um eine neue Frage im Bereich Lernkontrolle hinzuzufügen. Wenn Sie keine Lernkontrollfragen einfügen, gilt die Schulung generell als erfolgreich bestanden. Eine Frage im Bereich Lernkontrolle wird immer ergänzt um einen Antwortbereich, der aus mehreren Antworten besteht. Mit Antworttyp können Sie wählen, ob ein Teilnehmer mehrere Antworten als richtig markieren kann oder nur eine Antwort erlaubt ist. Der Erläuterungstext dient der Angabe weiterer Informationen zur Frage.

Sobald Sie eine Antwortmöglichkeit eingetragen haben, erscheint weiter unten ein neues, leeres Feld. Mindestens eine Antwort muss als richtige Antwort markiert werden.

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