Textbausteine

  1. Übersicht aller Textbausteine
  2. Erstellen von Textbausteinen
  3. Neue (leere) Textbausteine erstellen
  4. Duplizieren von vorhandenen Textbausteinen
  5. Bearbeiten von Textbausteinen
  6. Bearbeiten von Textbausteinen direkt während der Dokumenten-Bearbeitung

Textbausteinen helfen Ihnen und Ihren Kollegen oder Mandanten dabei, die nötigen Dokumente für den Datenschutz maximal effizient zu erstellen. In diesem Bereich finden Sie alle in Ihrem Paket vorhandenen Textbausteine und können diese bequem ändern, löschen oder neue hinzufügen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und informationssicherheit.

Übersicht aller Textbausteine

Nach dem Klick auf Textbausteine im Hauptmenü finden Sie eine Übersicht über alle Textbausteine. Sie können über den Filter oberhalb der Tabelle die Ansicht auf Textbausteine aus bestimmten Anwendungsbereichen einschränken.

Die Übersicht listet tabellarisch alle Textbausteine auf, inklusive der dazugehörigen Kurzbeschreibung, ein Auszug des Texts und die zugeordnete Textbaustein-Kategorie. Darüber hinaus können Sie die Zugehörigkeiten zu Unternehmen / Behörden einsehen und der letzten Spalte entnehmen, wie oft dieser Textbaustein in Ihrer Dokumentation in Verwendung ist.

Exportieren

Textbausteine beschleunigen Ihre Arbeit in preeco | datenschutz und informationssicherheit und ermöglichen ein zuverlässiges Erstellen qualifizierter Dokumente. Ein Export ist deshalb nicht vorgesehen.

Textbausteine für Anwendungsbereiche

Textbausteine sind in preeco | datenschutz und informationssicherheit ihren Anwendungsbereichen zugeordnet. Dies soll Ihnen die Arbeit mit Textbausteinen erleichtern. Stellen Sie so schnell den für Ihren Anwendungsfall benötigten Textbaustein ein.

Erstellen von Textbausteinen

Sie nutzen in preeco | datenschutz und informationssicherheit zahlreiche Textbausteine, die wir gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten und Juristen für Sie entworfen haben. Sie können darüber hinaus neue Textbausteine erstellen.

Neue (leere) Textbausteine erstellen

Klicken Sie in der Kopfzeile auf Neu, um einen neuen Textbaustein zu erstellen.

Wählen Sie eine Textbaustein-Kategorie aus und weisen Sie den Textbaustein einem oder allen Unternehmen / Behörden zu.

Geben Sie Ihrem Textbaustein nun eine aussagekräftige Bezeichnung. So kann auch ein fachfremder Kollege oder Mandant zuverlässig den richtigen Textbaustein wählen und Dokumente qualifiziert ausfüllen.

Tragen Sie nun den Text ein, der in Ihren Dokumenten verwendet werden soll.

Sie haben hier nochmals die Möglichkeit den neuen Textbaustein einem oder allen Unternehmen / Behörden zuzuordnen.

Abschließend beenden Sie den Vorgang, indem Sie in der Kopfzeile auf den Speichern Button klicken.

Duplizieren von vorhandenen Textbausteinen

Möchten Sie einen bestehenden Textbaustein als Grundlage für einen neuen Textbaustein nutzen, können Sie eine Kopie anlegen und anschließend bearbeiten. Klicken Sie dazu in der Übersicht auf den gewünschten Textbaustein. Wählen Sie nun über das 3-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke der Kopfzeile die Option Duplizieren und ordnen Sie den neuen Textbaustein einem oder allen Unternehmen / Behörden zu. Sie gelangen automatisch zurück in die Übersicht, wo Sie die erzeugte Kopie vorfinden werden und in die Bearbeitung einsteigen können.

Bearbeiten von Textbausteinen

Sie können sowohl Ihre als auch die bestehenden Textbausteine jederzeit editieren. Wählen Sie dafür in der Übersicht einen Textbaustein aus, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken. Wählen Sie in der Kopfzeile die Option Bearbeiten aus.

Nun können Sie Tags, Bezeichnung und den Text bearbeiten. Beenden Sie den Prozess über den Speichern Button.

Über das 3-Punkte-Menü können Sie den Textbaustein, anstatt zu speichern, auch löschen. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte rechts neben dem Speichern Button und wählen Sie Löschen. Sie müssen die Löschanfrage anschließend bestätigen.

Rechte der Benutzergruppen zur Bearbeitung von Textbausteinen

Ein Textbaustein gehört immer einer Textbaustein-Kategorie an und wird daher unterschiedlichen Anwendungsbereichen (Funktionen) zugeordnet.

Damit Benutzer:innen einen Textbaustein bearbeiten können, müssen die den Benutzer:innen unter Paketverwaltung > Benutzergruppe zugeteilten Rechte der entsprechenden Benutzergruppe auch denen der Textbaustein-Kategorie betreffenden Funktion gleichen.
Darüber hinaus ist die Rechte-Zuweisung zu Unternehmen / Behörden für die Bearbeitung ausschlaggebend. Sofern der Textbaustein für Alle Unternehmen / Behörden angelegt wurde, muss die Benutzergruppe auch das Recht haben in der den Textbaustein betreffenden Funktion für alle Unternehmen / Behörden agieren zu können.

Beispielhaft bedeutet dies, wenn Benutzer:innen einen Textbaustein der Textbaustein-Kategorie Rechtsgrundlagen bearbeiten möchten und dieser ist allen Unternehmen / Behörden zugeordnet, muss die den Benutzer:innen zugewiesene Benutzergruppe das Recht haben, Verarbeitungstätigkeiten für alle Unternehmen / Behörden bearbeiten zu können. Entsprechendes gilt, wenn ein Textbaustein einem Unternehmen oder einer Behörde zugeordnet wurde.

Bearbeiten von Textbausteinen direkt während der Dokumenten-Bearbeitung

Wenn Sie Textbausteine innerhalb eines Dokuments verwenden, können Sie diese auch direkt dort bearbeiten, ohne zuerst in die Stammdaten zu gehen. Klicken Sie hierzu bitte auf den Bleistift Icon direkt bei dem gewünschten Textbaustein. Im erscheinenden Dialog können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen.

Die Bearbeitung schließen Sie über das Drop-Down-Menü zum Speichern ab. Hierbei haben Sie zwei Optionen.
Die Auswahl Speichern übernimmt Ihre Änderungen wie gewünscht. Durch Speicher als neu erstellen Sie einen neuen Textbaustein. Diese Option erspart Ihnen Zeit bei der Erstellung eines neuen Textbausteins, indem Sie bereits bestehende Inhalte des Textbausteins übernehmen.

Bausteine in Nachrichten und weiteren Textelementen

Ihnen stehen neben den Textbausteinen, die Sie bei der inhaltlichen Erstellung von Textbausteinen nutzen können, zudem weitere Schnellbausteine zur Verfügung. Diese beschleunigen Ihre Arbeit an all jenen Stellen, an denen Sie außerhalb der Bearbeiten-Ansicht Texte einpflegen. Dazu zählen bspw. Aufgaben und Nachrichten.

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