Umfragen

  1. Übersicht über Umfragen
  2. Inhalte einer Umfrage
  3. Allgemeiner Teil in den Umfragen
  4. Einleitung einer Umfrage
  5. Inhalt einer Umfrage
  6. Dankeschön-Text in einer Umfrage
  7. Veröffentlichung der Umfragen
  8. Freigeben und Versenden von Umfragen
  9. Umfragen beantworten
  10. Ergebnisse der Umfragen einsehen
  11. Ergebnisse der Umfragen gebündelt ansehen
  12. Ergebnisse einer Umfrage einzeln ansehen
  13. Umfrage erneut versenden
  14. Verknüpfen der Umfragen mit anderen Dokumenten

Erstellen Sie individuell aufgebaute Fragenkataloge und versenden Sie diese zur Teilnahme an beliebig viele E-Mail-Empfänger. Die Ergebnisse können Sie einzeln und akkumuliert in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit einsehen.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Übersicht über Umfragen

Die Übersicht Ihrer Umfragen stellt Ihnen tabellarisch die folgenden Informationen zu Ihren erstellten Umfragen dar:

  • Bezeichnung
  • Unternehmen/ Behörde
  • Zugewiesenes Dokument
  • Tags
  • Antwortstatus
  • Umfrage
  • Ergebnisse

Archivieren oder löschen einer Umfrage

Wenn Sie eine Umfrage archivieren, werden automatisch alle Teilnehmer-Links dazu ungültig.

Inhalte einer Umfrage

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemeiner Teil in den Umfragen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Typ der Verknüpfung

Setzen Sie Ihre Umfrage mit einem Dokument in Beziehung: Wählen Sie unter Typ der Verknüpfung einen Dokumenttyp. Wählen Sie anschließend unter Verknüpft mit die gewünschte Datei aus.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Freigegeben/Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.

Einleitung einer Umfrage

Sie können das Freitextfeld unter Einleitungstext nutzen, um den Adressaten den Zweck der Umfrage oder relevante Details mitzuteilen. Hier ist zudem Platz für Hinweise, wenn es etwas Besonderes bei der Beantwortung zu beachten gibt.

Inhalt einer Umfrage

Der ausfüllbare Teil Ihrer Umfrage wird in der Bearbeiten- und Lese-Ansicht als Inhalt bezeichnet. Sie können völlig frei definieren, wie Ihre Umfrage am Ende aussehen wird: Legen Sie beliebig viele Fragen-Antwort-Paare an. Zum Anlegen eines neuen Paares klicken Sie unter Inhalte auf den Neu Button.

Formulieren Sie die Frage und wählen Sie einen Antworttyp aus. Für jedes Paar können Sie optional einen erläuternden Text einfügen. Im Rahmen Ihrer Teamarbeit vermeiden Sie so Missverständnisse.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie für jede Option ein Kommentarfeld einschalten, welches dem Benutzer bei der Auswahl der entsprechenden Option, die Möglichkeit bietet, einen zusätzlichen, eigenen Text einzugeben.

Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Typen von Antworten. In der rechten Spalte sehen Sie, was das für die Eingabe der Antwort im Detail bedeutet:

Antworttyp

Eingabemöglichkeit

Datumseingabe

Zeigt ein Datumsauswahlfeld.

Einfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer eine Auswahl treffen kann.

Eingabe

Stellt ein einzeiliges Freitextfeld zur Verfügung.

Mehrfachauswahl

Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer mehrere auswählen kann.

Textfeld

Stellt ein mehrzeiliges Freitextfeld zur Verfügung, in das die Benutzer beliebige Texte eingeben können.

Überschrift

Gibt die Option vor, eine Überschrift einzutragen.

Zwischenüberschriften in den Umfragen setzen

Setzen Sie Zwischenüberschriften, zwischen den Frage-Antwort-Paaren, um Ihr Dokument zu strukturieren und thematisch zu untergliedern.

Dankeschön-Text in einer Umfrage

Wenn Sie sich bei Ihren Mandanten oder Kollegen für die Teilnahme an der Umfrage bedanken möchten, haben Sie hier ein Freitextfeld für einen Dankes-Text oder weitere abschließende Worte zur Verfügung.

Veröffentlichung der Umfragen

Unter dem Inhaltspunkt Veröffentlichung tragen Sie die E-Mail Empfänger ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn ein Teilnehmer die Umfrage abschließt. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Getrennt durch Semikolon oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.

Freigeben und Versenden von Umfragen

Haben Sie die Umfrage final erstellt, speichern Sie das Dokument über den Button Speichern in der rechten oberen Ecke der Bearbeiten-Ansicht. Wählen Sie die Umfrage in der Übersicht erneut aus, gelangen Sie in die Lese-Ansicht. Hier steht Ihnen ebenfalls oben rechts die Option Freigeben und versenden zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Button, um die Umfrage zu versenden.

Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer in das entsprechende Feld ein. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Getrennt durch Komma oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Die E-Mail-Adressen müssen nicht als Kontakt in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit gespeichert sein.

Sie können zudem eine Nachricht verfassen, die als E-Mail gemeinsam mit der Umfrage versandt wird.

Klicken Sie auf den Freigeben und versenden Button, um die Umfrage zu starten. Ihre Umfrage wird nun versandt und der Status Ihres Dokuments ändert sich automatisch auf Freigegeben.

Fragenkatalog der Umfragen herunterladen

Hinweis: Sofern Sie den Fragebogen ausdrucken möchten, können Sie sich die erstellten Fragen aus der Übersicht auch im gewünschten Dateiformat herunterladen. Klicken Sie dazu in der Spalte Umfrage auf das gewünschte Dateiformat Icon.

Umfragen beantworten

Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Link zu der entsprechenden Umfrage. Über diesen Link und anhand Ihrer Vorgaben füllt der Teilnehmer die Umfrage entsprechend aus. Sobald ein Teilnehmer die Beantwortung abgeschlossen hat, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Teilnehmer können über den Link eine Umfrage auch öffnen und nur teilweise ausfüllen. Die Eintragungen werden automatisch zwischengespeichert. Erst wenn der Teilnehmer auf den Button Absenden klickt, wird die Umfrage final gespeichert und kann nicht mehr vom Teilnehmer bearbeitet werden.

Ergebnisse der Umfragen einsehen

Wird die Umfrage versandt, sehen Sie die Anzahl der Umfrage-Teilnehmer direkt in der Übersicht ein. Eine intuitive Farbskala gibt Ihnen einen Hinweis auf den Fortschritt Ihrer Umfrage-Ergebnisse.

Die Ergebnisse einer Umfrage stehen Ihnen zusammengefasst und einzeln zur Einsicht zur Verfügung.

Ergebnisse der Umfragen gebündelt ansehen

Die Antworten, die sich aus Ihren Umfragen ergeben, werden in preeco gesammelt und stehen Ihnen zur akkumulierten Einsicht im Bereich Ergebnisse der Lese-Ansicht und als Download zur Verfügung.

Den Download starten Sie über die Übersicht per Klick auf das gewünschte Dateiformat Icon in der Spalte Ergebnisse.

Ergebnisse einer Umfrage einzeln ansehen

Darüber hinaus sehen Sie in der Lese-Ansicht der einzelnen Umfragen sowohl die zusammengefassten Ergebnisse als auch die Einzelergebnisse durch Klick auf Teilnehmer ein.

Umfrage erneut versenden

Sie können die Umfrage weitere Male versenden, indem Sie in der Lese-Ansicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und hier die Option Erneut versenden auswählen. Die Ergebnisse werden gemeinsam mit den Antworten aus dem vorherigen Durchlauf gesammelt.

Gleiche Umfrage mehrmals versenden

Wenn Sie die Umfrage mehrfach versenden, die Antworten aber pro Durchgang einsehen wollen, anstatt alle akkumuliert, duplizieren Sie Ihre Umfragen und starten einen neuen Prozess, anstatt die Option Erneut versenden auszuwählen.

Verknüpfen der Umfragen mit anderen Dokumenten

Eine Umfrage kann selbstständig oder im Kontext eines anderen Dokuments erstellt werden. Sie können die folgenden Typen als Verknüpfung eintragen:

  • TOM Dokument
  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Informationspflichten
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Betroffenenanfragen
  • Datenverarbeitungssysteme
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
  • Dateiablage
  • Datenschutzerklärungen

In der Lese-Ansicht dieser Dokumenttypen finden Sie die Umfrage in der rechten Seitenleiste als zusätzliche Option wieder.

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