Erstellen Sie individuell aufgebaute Fragenkataloge und versenden Sie diese zur Teilnahme an beliebig viele E-Mail-Empfänger. Die Ergebnisse können Sie einzeln und akkumuliert in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit einsehen.
Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.
Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.
Die Übersicht Ihrer Umfragen stellt Ihnen tabellarisch die folgenden Informationen zu Ihren erstellten Umfragen dar:
Wenn Sie eine Umfrage archivieren, werden automatisch alle Teilnehmer-Links dazu ungültig.
Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.
Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.
Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert.
Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.
Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und informationssicherheit ähnlich.
Möglichst treffender Name für den Eintrag.
Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.
Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.
Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.
Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco Pakets wiederverwendbar.
Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.
Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.
Typ der Verknüpfung
Setzen Sie Ihre Umfrage mit einem Dokument in Beziehung: Wählen Sie unter Typ der Verknüpfung einen Dokumenttyp. Wählen Sie anschließend unter Verknüpft mit die gewünschte Datei aus.
Status vergeben
Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.
Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.
In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.
Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.
Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.
Sie können das Freitextfeld unter Einleitungstext nutzen, um den Adressaten den Zweck der Umfrage oder relevante Details mitzuteilen. Hier ist zudem Platz für Hinweise, wenn es etwas Besonderes bei der Beantwortung zu beachten gibt.
Der ausfüllbare Teil Ihrer Umfrage wird in der Bearbeiten- und Lese-Ansicht als Inhalt bezeichnet. Sie können völlig frei definieren, wie Ihre Umfrage am Ende aussehen wird: Legen Sie beliebig viele Fragen-Antwort-Paare an. Zum Anlegen eines neuen Paares klicken Sie unter Inhalte auf den Neu Button.
Formulieren Sie die Frage und wählen Sie einen Antworttyp aus. Für jedes Paar können Sie optional einen erläuternden Text einfügen. Im Rahmen Ihrer Teamarbeit vermeiden Sie so Missverständnisse.
Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie für jede Option ein Kommentarfeld einschalten, welches dem Benutzer bei der Auswahl der entsprechenden Option, die Möglichkeit bietet, einen zusätzlichen, eigenen Text einzugeben.
Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Typen von Antworten. In der rechten Spalte sehen Sie, was das für die Eingabe der Antwort im Detail bedeutet:
Antworttyp |
Eingabemöglichkeit |
|---|---|
Datumseingabe |
Zeigt ein Datumsauswahlfeld. |
Einfachauswahl |
Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer eine Auswahl treffen kann. |
Eingabe |
Stellt ein einzeiliges Freitextfeld zur Verfügung. |
Mehrfachauswahl |
Bietet die Möglichkeit, verschiedene Optionen anzugeben, aus denen der Benutzer mehrere auswählen kann. |
Textfeld |
Stellt ein mehrzeiliges Freitextfeld zur Verfügung, in das die Benutzer beliebige Texte eingeben können. |
Überschrift |
Gibt die Option vor, eine Überschrift einzutragen. |
Setzen Sie Zwischenüberschriften, zwischen den Frage-Antwort-Paaren, um Ihr Dokument zu strukturieren und thematisch zu untergliedern.
Wenn Sie sich bei Ihren Mandanten oder Kollegen für die Teilnahme an der Umfrage bedanken möchten, haben Sie hier ein Freitextfeld für einen Dankes-Text oder weitere abschließende Worte zur Verfügung.
Unter dem Inhaltspunkt Veröffentlichung tragen Sie die E-Mail Empfänger ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn ein Teilnehmer die Umfrage abschließt. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Getrennt durch Semikolon oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.
Haben Sie die Umfrage final erstellt, speichern Sie das Dokument über den Button Speichern in der rechten oberen Ecke der Bearbeiten-Ansicht. Wählen Sie die Umfrage in der Übersicht erneut aus, gelangen Sie in die Lese-Ansicht. Hier steht Ihnen ebenfalls oben rechts die Option Freigeben und versenden zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Button, um die Umfrage zu versenden.
Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer in das entsprechende Feld ein. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Getrennt durch Komma oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Die E-Mail-Adressen müssen nicht als Kontakt in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit gespeichert sein.
Sie können zudem eine Nachricht verfassen, die als E-Mail gemeinsam mit der Umfrage versandt wird.
Klicken Sie auf den Freigeben und versenden Button, um die Umfrage zu starten. Ihre Umfrage wird nun versandt und der Status Ihres Dokuments ändert sich automatisch auf Freigegeben.
Hinweis: Sofern Sie den Fragebogen ausdrucken möchten, können Sie sich die erstellten Fragen aus der Übersicht auch im gewünschten Dateiformat herunterladen. Klicken Sie dazu in der Spalte Umfrage auf das gewünschte Dateiformat Icon.
Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Link zu der entsprechenden Umfrage. Über diesen Link und anhand Ihrer Vorgaben füllt der Teilnehmer die Umfrage entsprechend aus. Sobald ein Teilnehmer die Beantwortung abgeschlossen hat, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
Teilnehmer können über den Link eine Umfrage auch öffnen und nur teilweise ausfüllen. Die Eintragungen werden automatisch zwischengespeichert. Erst wenn der Teilnehmer auf den Button Absenden klickt, wird die Umfrage final gespeichert und kann nicht mehr vom Teilnehmer bearbeitet werden.
Wird die Umfrage versandt, sehen Sie die Anzahl der Umfrage-Teilnehmer direkt in der Übersicht ein. Eine intuitive Farbskala gibt Ihnen einen Hinweis auf den Fortschritt Ihrer Umfrage-Ergebnisse.
Die Ergebnisse einer Umfrage stehen Ihnen zusammengefasst und einzeln zur Einsicht zur Verfügung.
Die Antworten, die sich aus Ihren Umfragen ergeben, werden in preeco gesammelt und stehen Ihnen zur akkumulierten Einsicht im Bereich Ergebnisse der Lese-Ansicht und als Download zur Verfügung.
Den Download starten Sie über die Übersicht per Klick auf das gewünschte Dateiformat Icon in der Spalte Ergebnisse.
Darüber hinaus sehen Sie in der Lese-Ansicht der einzelnen Umfragen sowohl die zusammengefassten Ergebnisse als auch die Einzelergebnisse durch Klick auf Teilnehmer ein.
Sie können die Umfrage weitere Male versenden, indem Sie in der Lese-Ansicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und hier die Option Erneut versenden auswählen. Die Ergebnisse werden gemeinsam mit den Antworten aus dem vorherigen Durchlauf gesammelt.
Wenn Sie die Umfrage mehrfach versenden, die Antworten aber pro Durchgang einsehen wollen, anstatt alle akkumuliert, duplizieren Sie Ihre Umfragen und starten einen neuen Prozess, anstatt die Option Erneut versenden auszuwählen.
Eine Umfrage kann selbstständig oder im Kontext eines anderen Dokuments erstellt werden. Sie können die folgenden Typen als Verknüpfung eintragen:
In der Lese-Ansicht dieser Dokumenttypen finden Sie die Umfrage in der rechten Seitenleiste als zusätzliche Option wieder.
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Für Ihre offene Frage oder Ihr Feedback sind wir gerne unter support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 51 für Sie da.