Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag

Übersicht über alle Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter

Wählen Sie im Hauptmenü die Verarbeitungstätigkeit aus, gelangen Sie zunächst in die Übersicht. In dieser sehen Sie folgende Informationen tabellarisch ein:

• Status der Verarbeitungstätigkeit
• Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit als Auftragsverarbeiter
• Zugeordnete Organisationseinheiten
• Status der Verträge für eingetragene Datenempfänger/-lieferanten, falls diese Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder gemeinsame Verantwortliche sind
• Tags des Dokuments
• Download-Funtion mit den Dateiformaten PDF, DOCX und XLSX

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter exportieren

Das gesamte Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeitungen finden Sie unter Verzeichnis herunterladen.
Legen Sie anschließend fest, für welches Unternehmen / Behörde Sie ein Verzeichnis erstellen möchten.
Sie können das Verzeichnis im Dateiformat PDF, DOCX oder XLSX herunterladen.
Letztlich müssen Sie eine Auswahl, der im Verzeichnis zu erfassenden Verarbeitungstätigkeiten, nach Status treffen. Setzen Sie entsprechende Haken für Neu, in Bearbeitung, Freigegeben oder Archiviert.
Abschließend führen Sie durch betätigen des Button Download den Prozess durch.

Inhalte einer Verarbeitungstätigkeit

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Die inhaltlichen Anforderungen an eine Verarbeitungstätigkeit als Auftragsverarbeiter sind in Art. 30 Abs. 2 DSGVO geregelt. Alle dort geforderten Angaben können in preeco | datenschutz eingetragen werden. Dabei unterstützen Sie die vorgegebene und/oder selbst angelegten Textbausteine und ein klar strukturiertes Formular.

Sollte dieser Button bei Ihnen nicht erscheinen, haben Sie vermutlich nicht die nötigen Rechte zur Bearbeitung von Ihrem Administrator erhalten.

Allgemeiner Teil in den Verarbeitungstätigkeiten der Auftragsverarbeitung

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres preeco | datenschutz Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

• Neu (rot)
• In Bearbeitung (gelb)
• Freigegeben/Unterzeichnet (grün)
• Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.

Zugehörigkeit der Verarbeitungstätigkeit als Auftragsverarbeiter

Wählen Sie, zu welchen Organisationseinheiten ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Organisationseinheiten beschränkt sein können.

Die Software trifft für Sie anhand des in der Navigation ausgewählten globalen Filters eine Vorauswahl für das Dokument.

Standard Rechtesystem

Im Standard Rechtesystem können Sie ein Dokument einem Unternehmen/Behörde oder einem Bereich zuordnen sowie beliebig vielen jeweils untergeordneten Abteilungen/Ämter. Bei der Zuordnung der Abteilungen/Ämter wird immer das übergeordnete Unternehmen/Behörde oder der übergeordnete Bereich automatisch mit ausgewählt. Über die Auswahl Alle Organisationseinheiten weisen Sie das Dokument entsprechend allen im Paket erfassten Organisationseinheiten zu.

Erweiteres Rechtesystem

Im Erweiterten Rechtesystem können Sie das Dokument auch feingranular den betreffenden Organisationseinheiten aus Unternehmen/Behörden, Bereichen und Abteilungen/Ämter einzeln zuordnen und eine beliebige Zuweisung vornehmen. Über den Alle-Schalter wählen Sie alle untergeordneten Organisationseinheiten der übergeordneten Organisationseinheit aus.

Hinweis zu den Benutzerrechten

Im Standard Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit dem zugewiesenen Unternehmen/Behörde bzw. dem zugewiesenen Bereich des Dokuments gehören, um entsprechend seine Benutzerrechte der Funktion anwenden zu können. Die Abteilungen/Ämter werden bei der Rechteprüfung im Standard Rechtesystem nicht beachtet und dienen Ihrer internen Zuordnung.

Im Erweiterten Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit für die in den Benutzerrechten erteilte Bearbeitung mindestens allen dem Dokument zugewiesenen Organisationseinheiten angehören. Falls er dies nicht erfüllt und nicht allen zugewiesenen Organisationseinheiten des Dokuments angehört, aber mindestens einer, kann er das Dokument zumindest lesen.

Zuständigkeiten in den Verarbeitungstätigkeiten der Auftragsverarbeitung

Tragen Sie hier die Ansprechpartner für die Verarbeitungstätigkeit der Auftragsverarbeitung ein. Sie können zwischen Ansprechpartner für fachliche und technische Themen unterscheiden. Ebenso steht es Ihnen frei, Vertreter anzugeben oder weitere Ansprechpartner zu benennen.

Durch Klick auf das Neu Icon können Sie einen weiteren Ansprechpartner hinzufügen.

Inhalte einer Verarbeitungstätigkeit der Auftragsverarbeitung

Um Informationen zur Verarbeitungstätigkeit als Auftragsverarbeiter vorzunehmen, beginnen Sie mit der Angabe des Datums, ab dem die Verarbeitungstätigkeit eingesetzt werden soll oder eingesetzt wird. Die weiteren Angaben erledigen Sie mit Hilfe der Textbausteine schnell und einfach.

Schutzmaßnahmen in den Verarbeitungstätigkeiten der Auftragsverarbeitung

Unter dem Punkt Schutzmaßnahmen können Sie über ein Auswahlfeld auf bestehende Dokumente der technischen und organisatrorischen Maßnahmen verweisen und dadurch eine Beziehung zwischen den Dokumenten herstellen.

Darüber hinaus können Sie hier weitere Maßnahmen über ein Freitextfeld notieren.

Datenempfänger/ -lieferanten in den Verarbeitungstätigkeiten der Auftragsverarbeitung

Legen Sie Datenempfänger/-lieferanten der Verarbeitungstätigkeit über Neu an.
Sie können über das 3-Punkte-Menü vorhandene Kontakte laden, neue Datenempfänger hinzufügen oder überflüssige Datenempfänger entfernen.
Treffen Sie eine Auswahl der Art der Datenempfänger/-lieferanten. Diese Auswahl muss mit der Rolle der Vertragspartner der zu verknüpfenden Verträge übereinstimmen.
Ergänzen Sie anschließend die persönlichen Daten der Empfänger von Daten im Rahmen Ihrer Verarbeitungstätigkeit der Auftragsverarbeitung. Geben Sie die den Zweck des Datenaustausches und die Rechtsgrundlage an.
In der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter wird Ihnen das Vorhandensein und der Status eines verknüpften Vertrags in der Spalte Verträge angezeigt. In der Lese-Ansicht können Sie ebenfalls den Vertrag und Status einsehen.

Entscheiden Sie darüber, ob die Datenempfänger/-lieferanten im Dokument angezeigt werden sollen. Diese Auswahl können Sie durch einen Haken unter Anzeige bei Im Dokument anzeigen treffen. Sollten Sie die Art des Datenempfängers/-lieferanten als Verantwortlicher gesetzt haben, besteht diese Option nicht. Diese werden automatisch im Dokument hinterlegt.

Werden Datenempfänger/-lieferanten nicht in das generierte Dokument eingetragen, so dienen Sie der internen Dokumentation und Organisation.

Freigeben und Erzeugen einer Revision für Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter

Eine Revision wird immer dann erstellt, wenn das Dokument im Status Freigegeben abgespeichert wird. Darüber hinaus gibt es einen zusätzlichen Button, der Ihnen die Möglichkeit zum Freigeben eröffnet.

Wählen Sie in der Übersicht das Dokument aus, das Sie freigeben wollen. Klicken Sie oben rechts auf den Freigeben Button. Ist das Dokument bereits freigegeben, steht Ihnen diese Option nicht mehr zur Verfügung und der Button verschwindet. Möchten Sie den Status Freigegeben wieder aufheben, editieren Sie dazu den Status des Dokuments wie gewohnt in der Bearbeiten-Ansicht im Teil Allgemein.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit Ihres Datenschutzmanagements. Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn und kann beliebig oft erzeugt werden. So können Sie chronologisch Änderungen an Ihrem Dokument nachvollziehen.

Verknüpfen der Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter mit anderen Dokumenten

In Verarbeitungstätigkeiten der Auftragsverarbeitung verweisen Sie in der Regel in den Schutzmaßnahmen auf Dokumente der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Durch die Angabe von Datenempfänger/-lieferanten können Sie darüber hinaus einen Bezug zu Verträgen zur Auftragsverarbeitung oder auch zu Verträgen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit herstellen.
Überprüfen Sie stets, welche Art und Rolle den verknüpften Dokumenten zugeteilt wurde. Eine Verknüpfung kann nur bei gleicher Art und Rolle erfolgen. Sofern diese mit der den Verträgen zur Auftragsverarbeitung oder den Verträgen zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit zugeordneten Rollen übereinstimmen, werden Ihnen diese und deren Status in der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten der Auftragsverarbeitung in der Spalte Verträge sowie in der Lese-Ansicht unter Datenempfänger/-lieferanten angezeigt.
Der Status Fehlend ist solange aktiv, bis der Vertrag in den Status Zur Unterschrift vorliegend wechselt und Freigeben ausgelöst wurde.
Beispielhaft bedeutet die Verknüpfung der Verarbeitungstätigkeit als Auftragsverarbeiter, dass wenn Sie in der Rolle Auftragsverarbeiter sind, so muss auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder im Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit die Rolle Auftragsverarbeiter ausgewählt sein. Somit nimmt der Datenempfänger/-lieferant in der Verarbeitungstätigkeit die Art Verantwortlicher sowie im Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder Gemeinsamen Verantwortlichkeit als Vertragspartner ebenfalls die Art Verantwortlicher ein.