Verträge zur Auftragsverarbeitung

  1. Übersicht Ihrer Verträge zur Auftragsverarbeitung
  2. Existierenden Auftragsverarbeitungsvertrag hochladen
  3. Inhalte eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  4. Allgemeiner Teil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  5. Vertragspartner des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  6. Vertragsinhalte des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  7. Anhang: Vertragspartner des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  8. Anhang: Technisch und organisatorische Maßnahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  9. Anhang: Subunternehmer des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  10. Anhang: Gegenstand der Auftragsverarbeitung des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  11. Anhang: Weisungsberechtigte Person/en bzw. Weisungsempfänger des Vertragspartners eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  12. Anhang: Datenschutzbeauftragter des Vertragspartners eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  13. Feedback des Vertragspartners eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  14. Auftragsverarbeitungsverträge abschließen
  15. Feedback von Vertragspartner des Vertrags zur Auftragsverarbeitung einholen
  16. Unterzeichnen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung
  17. Duplizieren eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung und Unterschrift anfordern
  18. Webformular für Vertrag zur Auftragsverarbeitung erzeugen
  19. Hinweise zur Einbindung eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung als Webformular
  20. Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge zur Auftragsverarbeitung
  21. Verknüpfungen der Verträge zur Auftragsverarbeitung mit anderen Dokumenten

Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV) erstellen und unterzeichnen Sie mit preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit direkt online. Sie sparen Papier und Arbeitsschritte. Auch der Feedbackprozess läuft über das System: Ihr Vertragspartner kann unkompliziert Informationen und Anhänge über Online-Formulare beisteuern.

Voraussetzungen

Bedienoberfläche

Unter Allgemein > Bedienoberfläche erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit der Bedienoberfläche in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Umgang mit Dokumenten

Unter Allgemein > Umgang mit Dokumenten erhalten Sie nützliche Hinweise zum Umgang mit den Dokumenten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit.

Übersicht Ihrer Verträge zur Auftragsverarbeitung

Nachdem Sie auf den Reiter Verträge zur Auftragsverarbeitung klicken, gelangen Sie zunächst in die Übersicht. Hier sehen Sie alle angelegten Verträge. Sie erhalten einen Überblick über den Status der Verträge, die Bezeichnung und zu Ihrer Vertragsrolle. Außerdem Angaben zu Unternehmen/Behörde und Vertragspartner. Die Tags in der letzten Spalte dienen der besseren Auffindbarkeit bei der Suche nach einem bestimmten Vertrag.

Existierenden Auftragsverarbeitungsvertrag hochladen

Sofern Sie bereits ein existierendes Dokument dieses Dokumenttyps extern als Datei vorliegen haben, können Sie diese in preeco | datenschutz und informationssicherheit hochladen. Wählen Sie dafür in der Übersicht den Button Neu und wählen dann Datei hochladen aus.

Sie gelangen anschließend in ein Formular. Hier können Sie sowohl die allgemeinen Informationen eingeben als auch die entsprechende Datei über das Feld Dokument > Datei hochladen.

Die Inhalte einer hochgeladenen Datei können Sie nicht mehr bearbeiten. Sie können die Datei aber natürlich herunterladen, offline aktualisieren und wieder hochladen.

Nachdem Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung über diesen Weg hochgeladen haben, können Sie durch Klick auf den Button Als unterzeichnet markieren, den Status des Vertrags zur Auftragsverarbeitung auf Unterzeichnet stellen. In diesem Zuge wird auch eine Revision für Sie erstellt.

Aktuelle Liste der akzeptierten Dateiformate für den Upload

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit besteht keine Beschränkung der Dateiformate für den Upload.

Inhalte eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Das Formulare ist für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert. Für eine effiziente Eintragung der relevanten Informationen stehen Ihnen zahlreiche Textbausteine zur Verfügung. Textbausteine können Sie jederzeit ändern, neu anlegen oder löschen. Um einen Textbaustein aus der Bearbeiten-Ansicht heraus neu anzulegen, wählen Sie den Neu Button rechts neben dem Eingabefeld. Um einen Textbaustein zu editieren, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken anschließend auf den Stift Button.

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihren Rechten im System der Textbaustein ggf. nicht für Sie zur Bearbeitung freigegeben ist. In solchen Fällen können Sie den Textbaustein über das Icon Duplizieren für Ihr Unternehmen übertragen und anschließend wie gewünscht abändern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

In der oberen rechten Ecke, neben dem 3-Punkte-Menü und Speichern, werden Ihnen gleichzeitige Bearbeiter des Dokuments angezeigt. Diese können Sie anhand der Initialen identifizieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie zu weiteren Bearbeitern Kontakt aufnehmen, da nur die letzte Speicherung im System erfasst wird.

Allgemeiner Teil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

  • Neu (rot)
  • In Bearbeitung (gelb)
  • Zur Unterschrift vorliegend (gelb)
  • Unterzeichnet (grün)
  • Archiviert (grau)
  • Webformular (grün)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument erstellt aber noch nicht bearbeitet haben.

In Bearbeitung meint einen fortgeschritteneren Ausfüll-Prozess, der jedoch nicht final abgeschlossen ist. Es fand noch keine Interaktion mit dem Vertragspartner statt.

Sobald Sie den Vertrag selber unterzeichnet und Ihrem Vertragspartner zum Unterzeichnen zugesandt haben, ändert sich der Status automatisch in Zur Unterschrift vorliegend.

Wurde der Vertrag von Ihrem Vertragspartner unterzeichnet, wechselt der Status automatisch in Unterzeichnet.

Die Auftragsverarbeitung ist abgeschlossen oder der Vertrag nicht mehr relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus.

Um Verträge zur Auftragsverarbeitung auch über Ihre Webseite abzuschließen, können Sie ein Webformular des Vertrags auf Ihrer Seite einbetten. Ist ein solches Webformular aktiv, wechselt der Status entsprechend.

Zugehörigkeit zu Unternehmen / Behörde

Wählen Sie bitte, zu welchen Unternehmen / Behörde ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Unternehmensebene beschränkt sein können.

Zugehörigkeit zu Abteilungen / Ämter

Wählen Sie bitte, zu welchen Abteilungen / Ämtern ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist ebenfalls entscheidend für das Rollen- und Rechtesystem.

Vertragsrolle definieren

Sie können den Vertrag als Auftragnehmer/ Auftragsverarbeiter oder als Auftraggeber/ Verantwortlicher erstellen. Legen Sie Ihre Rolle fest, indem Sie das Auswahlfeld Vertragsrolle entsprechend ausfüllen.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können über die Suche durch optional vergebene Stichworte gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Vertragspartner des Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Geben Sie hier Ihren Vertragspartner ein oder laden Sie diesen aus den Kontakten über das 3-Punkte-Menü neben Vertragspartner. Um eine automatische Verknüpfung mit den in einer Verarbeitungstätigkeit angegebenen Datenempfänger/-lieferanten herzustellen, achten Sie bitte auf die Verwendung der selben Inhalte in den Feldern für Name des Unternehmens / der Behörde, Vorname und Nachname.

Geben Sie folgende Informationen zu Ihrem Vertragspartner ein:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Position
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail für Dokumentenzusendung

Die E-Mail für Dokumentenzusendung wird auch für den Feedback- und den Unterschriften-Prozess verwendet.

Vertragsinhalte des Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Die Vertragsinhalte können Sie völlig frei gestalten. Verwenden Sie dazu den preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit Vertragseditor. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen. Jeder Abschnitt kann dabei entweder ein Freitext, Textbaustein oder Daten aus den Stammdaten beinhalten. Jeder Abschnitt stellt eine Überschrift im Dokument dar.

Sie können beliebig viele Abschnitte einfügen und diese über das Verschieben Icon, links neben dem Abschnitt, auch in Bezug auf die Reihenfolge und Hierarchie beliebig anordnen.

Anhang: Vertragspartner des Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Legen Sie fest, ob die Vertragspartner als Titelblatt angezeigt werden sollen. Sobald Sie den Haken der Checkbox Vertragspartner als Anhang anzeigen und Titelblatt ausblenden setzen, werden Ihnen die Vertragspartner im Anhang angezeigt und das Titelblatt ausgeblendet.

Anhang: Technisch und organisatorische Maßnahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Sie haben je nach Vertragsrolle verschiedene Möglichkeiten, die TOM Dokumente an den Vertrag zur Auftragsverarbeitung anzuhängen. Wählen Sie die für Sie passende Option aus diesen Möglichkeiten aus:

  • Keine TOM hinzufügen
  • Vorhandene TOM für das oben ausgewählte Unternehmen / die oben ausgewählte Behörde als Anhang anfügen
  • Vertragspartner soll TOM hochladen. Die Option ermöglicht das Befüllen des TOM Feldes durch den Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses.
  • Durch Auswahl von Existierende Dateien als Anhang hochladen haben Sie die Möglichkeit, eine Datei direkt hier hochzuladen.

Anhang: Subunternehmer des Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Tragen Sie hier, falls bekannt, die Subunternehmer des Auftragnehmers ein. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie für jeden Subunternehmer die folgenden Informationen ein:

  • Name des Unternehmens / der Behörde
  • Vorname
  • Nachname
  • Position
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail
  • Leistung, die der Subunternehmer erbringt

Anhang: Gegenstand der Auftragsverarbeitung des Vertrags zur Auftragsverarbeitung

In diesem Abschnitt tragen Sie die Informationen zum Gegenstand der Auftragsverarbeitung ein.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie Art der Daten, Art und Zweck der Datenverarbeitung und die Kategorien der betroffenen Personen ein.

Anhang: Weisungsberechtigte Person/en bzw. Weisungsempfänger des Vertragspartners eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Sofern Sie Auftragnehmer sind, sollten Sie die weisungsberechtigten Personen Ihres Vertragspartners dokumentieren.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie in das Textfeld die Namen und Kontaktdaten der weisungsberechtigten Person oder Personen ein.

Anhang: Datenschutzbeauftragter des Vertragspartners eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Dokumentieren Sie hier die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Ihres Vertragspartners.

Alternativ haben Sie die Option, diese Information vom Vertragspartner im Rahmen des Feedback-Prozesses anzufordern. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Ja, der Vertragspartner soll... . Sie können auch erste Eintragungen vornehmen, welche der Vertragspartner bei aktivierter Checkbox bearbeiten darf.

Geben Sie in das Textfeld den Namen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Ihres Vertragspartners ein.

Feedback des Vertragspartners eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Sie haben die Option, durch aktivieren der Checkbox Ja, der Vertragspartner soll..., Feedback vom Vertragspartner in Form eines Freitextfeldes einzuholen.

Auftragsverarbeitungsverträge abschließen

preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit unterstützt papierlose Prozesse für die Vervollständigung und auch die Unterzeichnung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung.

Feedback von Vertragspartner des Vertrags zur Auftragsverarbeitung einholen

Die Funktion Feedback von Vertragspartner einholen startet den Feedback-Prozess zu einem Vertrag. Dabei wird dem Vertragspartner eine E-Mail mit einem Einmal-Link zu einem Online-Formular für diesen Vertrag geschickt. Für Anhänge, bei denen Sie die Option zur Vervollständigung durch den Vertragspartner aktiviert haben, erhält der Vertragspartner in dem Online-Formular die Felder zur Bearbeitung der gewünschten Informationen.

Rufen Sie diese Funktion über das 3-Punkte-Menü in der Lese-Ansicht eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung auf. Nachdem Sie auf Feedback von Vertragspartner einholen geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie hier eine Nachricht für den Vertragspartner ein. Diese Nachricht wird dem Vertragspartner zusammen mit dem Einmal-Link per E-Mail zugesandt.

Sobald der Vertragspartner das Online-Formular ausgefüllt und gespeichert hat, erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung.

Unterzeichnen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung

Wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit zur Unterschrift ist, können Sie in der Lese-Ansicht des Vertrages über den Button Unterzeichnen den Online-Unterschriftenprozess starten.

Im sich nun öffnenden Fenster zur Unterzeichnung können Sie die Art der Unterzeichnung wählen, diese kann durch Sie selbst erfolgen oder durch eine zeichnungsberechtigte Person angefordert werden.

Selbst unterschreiben

Haben Sie sich dazu entschieden die Unterschrift selbst zu setzen, gelangen Sie durch Weiter in ein neues Dialogfenster. Hier können Sie eine Nachricht für den Vertragspartner eintragen. Diese Nachricht wird dem Vertragspartner zusammen mit dem Einmal-Link per E-Mail zugesandt. Außerdem geben Sie Ihren Ort, Ihren Namen und Ihre Position ein. Die Unterschrift können Sie entweder direkt mit der Maus durch Klicken und Ziehen durchführen oder Sie laden Ihre eingescannte Unterschrift als PNG-Bild über Bild hochladen hinein.

Unterschrift von zeichnungsberechtigter Person anfordern

Haben Sie sich dazu entschieden die Unterschrift durch eine zeichnungsberechtigte Person zu setzen, gelangen Sie durch Weiter in ein neues Dialogfenster. Tragen Sie nun die E-Mail-Adresse der zeichnungsberechtigten Person ein und übermitteln Sie ihr den Unterschriftenprozess mit einem Einmal-Link per E-Mail. Zudem können Sie eine optionale Nachricht für den Empfänger anhängen und anschließend durch Versenden den Prozess einleiten. Die Zeichnungsberechtigte Person muss ebenfalls Angaben zu Ort, ihrem Namen und der Position machen. Die Unterschrift kann direkt per Maus durch Klicken und Ziehen oder in Form eines PNG-Bilds hochgeladen werden. Sobald die zeichnungsberechtigte Person den Vertrag unterzeichnet hat, wird die Unterschrift auf dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung hinterlegt.

Unterschrift vom Vertragspartner

Nachdem Sie Unterzeichnen und zum Vertragspartner senden betätigen oder die zeichnungsberechtigte Person ihre Unterschrift gesetzt hat, erhält Ihr Vertragspartner im Anschluss einen Einmal-Link zur Ansicht und Unterzeichnung des Vertrages. Der Vertrag wechselt nach dem Absenden der Unterschrift durch Sie oder der zeichnungsberechtigten Person in den Status Zur Unterschrift vorliegend und nach Unterzeichnung durch den Vertragspartner in den Status Unterzeichnet. Zu diesem Zeitpunkt wird auch eine Revision des Vertrages erstellt und in der Seitenleiste für Sie zur Verfügung gestellt. Sollten Sie kein Feedback durch den Vertragspartner erhalten oder um erneute Zusendung gebeten werden, können Sie über das 3-Punkte-Menü durch Unterschrift erneut anfordern den Einmal-Link per E-Mail erneut an den Vertragspartner senden.

Vertrag offline unterzeichnen

Sollten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag in preeco erstellt haben, aber die Unterzeichnung offline auf Papier erfolgen, können Sie den Vertrag nun über das 3-Punkte-Menü "Als unterzeichnet markieren". Nachdem Sie Als unterzeichnet markieren betätigen, können Sie den Vertrag als PDF-Datei hochladen und auswählen, ob Sie den Vertrag als E-Mail an Ihren Vertragspartner übersenden möchten. Optional können Sie eine Nachricht an Ihren Vertragspartner anhängen und durch als unterzeichnet makieren den Prozess abschließen. Der Vertrag erhält anschließend den Status Unterzeichnet.

Unterzeichnung des Vertrags zur Auftragsverarbeitung durch einen anderen Benutzer

Sollten Sie die Unterschrift nicht selbst durchführen, empfiehlt sich an dieser Stelle über die Seitenleiste eine entsprechende Aufgabe direkt für den Mandanten oder Vorgesetzten zu erstellen.

Duplizieren eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung und Unterschrift anfordern

Verträge zur Auftragsverarbeitung in der Sie die Rolle Auftragnehmer / Auftragsverarbeiter innehaben, können Sie aus der Lese-Ansicht über das 3-Punkte-Menü für beliebig viele Kontakte duplizieren und deren Unterschriften anfordern.

Mit Klick auf Duplizieren und Unterschriften anfordern gelangen Sie in ein Pop-Up-Fenster. Verfassen Sie eine optionale Nachricht und geben Sie Ort, Name und Position an. Die Unterschrift können Sie direkt mit der Maus/Touchpad hinterlegen oder als Bild hochladen. Abschließend wählen Sie die Kontakte aus, deren Unterschriften angefordert werden sollen. Die Kontakte können Sie zuvor z.B. aus einer Excel-Datei im Bereich Kontakte importieren. Mit Klick auf Duplizieren und Unterschriften anfordern werden die E-Mails an Ihre Vertragspartner versandt.

In der Übersicht finden Sie nun die duplizierten Verträge zur Auftragsverarbeitung, gekennzeichnet mit (Kopie) und dem Status Zur Unterschrift vorliegend.

Webformular für Vertrag zur Auftragsverarbeitung erzeugen

Sollten Sie eine große Anzahl gleichartiger Verträge zur Auftragsverarbeitung erstellen müssen, in denen Sie die Auftragsrolle "Auftragnehmer" haben, können Sie die Funktion Webformular erstellen nutzen. Diese finden Sie im 3-Punkte-Menü der Lese-Ansicht eines Vertrags.

Wählen Sie die Funktion aus, und geben Sie im erscheinenden Fenster für die Felder Ort, Name und Position die Daten des Unterzeichners auf Ihrer Seite des Vertrages ein. Klicken Sie anschließend auf Webformular erstellen. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung hat nun den Status Webformular und Sie finden in der Lese-Ansicht unter dem Kapitel Allgemein den neuen Bereich Webformular. Darin enthalten ist der Einbettungs-Code, den Sie nun auf Ihre Internet- oder Intranetseite einbinden können. An der Stelle der Einbindung erscheint eine Vorschau auf den erstellen Vertrag und alle nötigen Formularfelder, um den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen abzuschließen. Das sind vor allem die Felder für die Angabe des Vertragspartners und natürlich alle Felder für die Bearbeitung der Informationen von Anhängen, die Sie per Checkbox im Vertrag zur Auftragsverarbeitung für die Bearbeitung durch den Vertragspartner freigeschaltet haben.

Füllt ein Vertragspartner dieses Formular nun aus und klickt auf Unterzeichnen und zum Vertragspartner senden so erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung und ebenso haben Sie einen neuen Vertrag zur Auftragsverarbeitung direkt in Ihrer Übersicht..

Bestehendes Webformular bearbeiten

Sollten Sie Änderungen an Ihrem Webformular vornehmen, kann der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nicht im Status Webformular abgespeichert werden. Stellen Sie hierzu den Status auf Neu oder In Bearbeitung um. Anschließend können Sie in der Lese-Ansicht über das 3-Punkte-Menü Ihr Webformular erneut erstellen. Der Einbettungs-Code bleibt hierbei unverändert.

Hinweise zur Einbindung eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung als Webformular

Der Einbettungs-Code wird beim Erstellen des Webformulars, nicht beim Erstellen des Dokuments als solches erzeugt.

Welches Dokument wird über den Code geladen?

Sie generieren das Webformular im Zusammenhang mit einem in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit erstellten Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Code steht folglich mit diesem Vertrag zur Auftragsverarbeitung in Beziehung. Der eingebettete Code nutzt immer das Webformular, das Sie zuletzt im Kontext dieses Vertrags zur Auftragsverarbeitung erzeugt haben.

Wollen Sie das Webformular bearbeiten, bearbeiten Sie zunächst den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sie speichern diesen ab und wählen erst anschließend erneut die Option Webformular erstellen, um eine aktualisierte Version zu hinterlegen.

Was wird über den Code angezeigt, wenn der Status nicht auf Webformular steht?

Der Code wird ungültig, wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu dem er führt nicht in dem Status Webformular gespeichert ist.

Wie findet die Authentifizierung/ der Zugriff statt?

Wir verwenden eine tokenbasierte Authentifizierung, um einer Anwendung den Zugriff auf eine API zu ermöglichen. Dieses Access Token wird einmal erstellt und nicht mehr gelöscht. Achten Sie beim Einbetten in eine Website darauf, dass ggf. die Content Security Policy den Zugriff auf widget.preeco.de aktiv erlauben muss.

Revision und Bearbeitung unterzeichneter Verträge zur Auftragsverarbeitung

Eine Revision wird immer dann erstellt, wenn ein Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht.

Die Revisionen dienen der besseren Nachvollziehbarkeit. Hat Ihr Vertrag den Status Unterzeichnet erreicht, ist eine Bearbeitung der Inhalte nicht mehr möglich. So wird der Vertrag in der unterzeichneten Version final abgespeichert und es kommt nicht zu Missverständnissen aufgrund verschiedener Versionen.

Die Revision ist kein Dokument im Abrechnungssinn.

Verknüpfungen der Verträge zur Auftragsverarbeitung mit anderen Dokumenten

In der Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten sehen Sie für dort angegebene Empfänger von persönlichen Informationen je einen Punkt in der Spalte Verträge.

Für Empfänger, die sich als Auftragsverarbeiter gekennzeichnet haben, überprüft preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit nun automatisch, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Vertragspartner vorhanden ist und zeigt entsprechend den Punkt in der Farbe des Vertragsstatus an.

Achten Sie hier darauf, dass die Felder Unternehmen / Behörde sowie Name und Vorname, in denen Daten des Vertragspartners und Daten des Datenempfängers vorhanden sind, gleich sein müssen.

Die Inhalte dieser Seite und der beschriebenen Software unterliegen stetiger Weiterentwicklung. Für die Richtigkeit wird keine Gewähr übernommen.
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Für Ihre offene Frage oder Ihr Feedback sind wir gerne unter support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 51 für Sie da.

Danke für Ihr Feedback.
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